ACTA N.º 66-2022

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del siete de julio de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Magistrados Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla, Hugo Ernesto Picado León y Zetty María Bou Valverde.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Gisela Montes Herrera de la Oficina Regional de Pérez Zeledón. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1644-2022 del 29 de junio de 2022, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 4 de julio de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, se eleva para su consideración, oficio ORPZ-0366-2022 en el cual se permite remitir nota suscrita por la señora Gisela Montes Herrera, destacada en la Oficina Regional de Pérez Zeledón, mediante la cual solicita que se le conceda una licencia sin goce de salario por espacio de seis días, dados los motivos que se sirve exponer, contados a partir del 24 de agosto de los corrientes. La señora Montes Herrera labora para la institución desde el 1° de abril de 2003, actualmente ocupa el puesto número 47859, de Asistente en Servicios Regionales, de la clase Asistente Funcional 3, en esa oficina.

Con respecto a la solicitud que nos ocupa, la funcionaria en cuestión, durante su trayectoria laboral no ha solicitado una licencia como la que ahora pretende, misma que pudiera encontrar su asidero, de forma supletoria, en lo dispuesto en el artículo 33 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, inciso C, punto 1, el cual dicta, para este tipo de licencia, lo siguiente: “1) Seis meses para asuntos personales del servidor. Esta licencia podrá ser prorrogada hasta por seis meses más en casos muy especiales a juicio del Ministro o máximo jerarca de la Institución.” (lo subrayado no corresponde al original).

De aprobarse la presente solicitud, conforme es usual tratándose de licencias sin goce de salario, la señora Montes Herrera debería previamente disfrutar las vacaciones ordinarias y proporcionales a las que tiene derecho, de conformidad con el siguiente detalle:

Días	Periodo	Tipo
17	2021-2022	Proporcionales

 

 

 

Expuesto lo anterior, previo a las indagaciones que se estimen pertinentes, bien puede aprobarse el disfrute de las vacaciones proporcionales (17 días) del 28 de julio al 23 de agosto de 2022, siendo que el permiso sin goce salarial sería efectivo a partir de la fecha solicitada por la servidora-24 de agosto 2022-.

Finalmente, puede apreciarse que la gestión cuenta con el visto bueno de la señora Yudleny Brenes Fonseca, jefa de la Oficina Regional de Pérez Zeledón y del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, salvo superior criterio, bien puede aprobarse el permiso sin goce salarial pretendido y por el lapso que la funcionaria de cita requiere.".

Se dispone: Aprobar la licencia sin goce de salario, conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Cancelación parcial de vacaciones de la señora Magistrada Presidenta Eugenia María Zamora Chavarría. La señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría solicita verbalmente la cancelación parcial de las vacaciones otorgadas en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 62-2022, celebrada el 28 de junio de 2022, para en definitiva disfrutarlas del 18 al 22 de julio de 2022.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. En consecuencia, se modifica la designación del señor Magistrado Luis Diego Brenes Villalobos, para sustituirla en los días indicados. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Instructivo para el mantenimiento de la información contenida en el MAI. De la señora Karla Duarte Azofeifa, Profesional Asistente 2 de la Secretaría General de este Tribunal, se conoce oficio n.° CDIR-0206-2022 del 5 de julio de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 34-2022, celebrada el 5 de julio de 2022 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1830-2022 del 1.° de julio de 2022, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En Sesión Ordinaria n.° n.º 46-2021, celebrada el 28 de setiembre de 2021, el Consejo de Directores dispuso aprobar el Informe de evaluación del Modelo de Arquitectura de la Información (MAI), destacando, entre otras, la recomendación de que, en el primer semestre del 2022, la Dirección Ejecutiva remita a aprobación del CDIR una propuesta metodológica que permita actualizar y dar mantenimiento a la información contenida en el MAI.

En razón de lo anterior, el Área de Planificación Institucional (API), ha elaborado un instructivo que tiene por objeto establecer las disposiciones que aseguren la actualización y el mantenimiento de la información de los principales productos obtenidos durante el proceso de implementación del modelo. 

En consecuencia y para lo que a bien tenga disponer el estimable órgano colegiado, se recomienda:

1. Que se apruebe el instructivo propuesto por el Área de Planificación Institucional, el cual deberá ser de aplicación inmediata por la totalidad de las dependencias involucradas.

2. Que tomen nota las unidades administrativas involucradas en cada uno de los procesos institucionales identificados por el MAI, respecto de la necesidad de mantener actualizados los flujogramas asociados a los procedimientos, y contar con su diligente colaboración a fin de asegurar la oportunidad en el envío de la información a los responsables del proceso, así como atender los requerimientos del equipo coordinador MAI, de manera que se facilite el cumplimiento de las actividades establecidas en el instructivo.

3. Que se apruebe la siguiente lista con el nombre de las personas funcionarias designadas como responsables por cada proceso, pues resulta imprescindible que la persona designada cuente con los conocimientos técnicos necesarios para que sea el enlace entre el equipo coordinador MAI y las dependencias involucradas, con el fin de ejecutar eficientemente las labores de mantenimiento:

Procesos institucionales	Responsables de los procesos
Identificación de la persona	Gustavo Morales Quesada
Registración del estado civil
Gestión documental
Intervención de la labor registral civil
Realización de elecciones	Jose Leonel Obando Vargas
Registración de actos inscribibles
Fiscalización de las finanzas partidarias
Gestión de la consulta popular
Gestión del conocimiento	Marco Antonio Moraga Núñez
Formación en democracia
Gestión de los inventarios	Karen Monge Olivares
Gestión de las Contrataciones	Karen Monge Olivares Mariana Gómez Bolaños
Gestión de la planificación	Diana Rodríguez Barrantes
Gestión de la Infraestructura	Izayda Duarte García
Gestión Financiera	Abraham Paniagua González
Gestión del Recurso Humano	Cinthya Solano Monge".

 

Se dispone: Elevar al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la actividad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, periodo 2021. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, para entonces Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-0230-2022 del 29 de junio de 2022, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos pertinentes, me permito remitir el Informe n.º IPAC-004-2022, relativo al Informe sobre la Autoevaluación de Calidad de la actividad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones del Período 2021.

El referido informe tiene su origen en la Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna del periodo 2021 -proyecto n.° 5 del Plan Anual de Trabajo de Auditoría 2022-, se desarrolló en observancia de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna, concretamente en su numeral 1.3 que señala: “El auditor interno debe instaurar y velar por la aplicación de los procesos necesarios para el aseguramiento de la calidad en el ejercicio de la auditoría interna, mediante evaluaciones internas y externas.”.".

Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.

B) Informe de evaluación del proceso de implementación del informe estandarizado de labores. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1824-2022 del 30 de junio de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, según lo dispuesto en el acuerdo adoptado en la sesión ordinaria n.° 88-2019, celebrada el 17 de setiembre de 2019, rinde informe correspondiente al proceso de implementación del formato estandarizado de los informes mensuales de labores en todas las dependencias de este organismo electoral y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"VI. Conclusiones

Los principales resultados identificados del proceso de implementación del nuevo formato estandarizado, para la presentación del informe de labores se enlistan a continuación:

1. Se logró atender con buen suceso lo solicitado por el ente auditor, en torno a la elaboración e implementación de una herramienta estandarizada de informe de labores para uso de toda la organización. Dichos esfuerzos han posibilitado la disminución de herramientas de planificación que sin duda contribuyen a simplificar la gestión de las dependencias institucionales, incorporando el seguimiento a las métricas PEI, POI y POA de cada dependencia, lo cual facilita y agiliza la recolección de información relevante para la toma de decisiones.

2. La aplicación del nuevo formato para la presentación de los informes mensuales de labores, permitió depurar la información presentada, identificar duplicidades, e incluir información relevante que no había sido incorporada anteriormente, lo cual facilita el seguimiento y análisis de datos, sin demerito de considerar oportunidades de mejora y eventuales ajustes.

3. Se tiene identificado que algunas dependencias no remiten el informe de labores en el plazo establecido en la normativa interna -primeros 15 días naturales del mes-, lo que ha provocado atrasos en el seguimiento, análisis de datos, generación de estadísticas y remisión del archivo para completar el informe del mes siguiente.

 4. La firma digital de la Jefatura en el informe de labores de cada mes, es requisito esencial para que el Área de Planificación Institucional dé por recibido el informe, ya que esta acción es garante de que la información remitida contiene los datos oficiales de la producción y el cumplimiento de metas, de las cuales son responsables las unidades administrativas.

5. En los casos específicos de las comisiones y comités institucionales, así como el Departamento de Recursos Humanos y Dirección Ejecutiva, se continúa utilizando la matriz semestral de seguimiento del POA.

VII. Recomendaciones

1. Que se reitere a las Jefaturas institucionales que la información que consignan en sus informes mensuales de labores, constituye el insumo definitivo y oficial de la unidad a su cargo para la elaboración de estadísticas institucionales, verificar el nivel de cumplimiento alcanzado en las metas institucionales que conforman la Estructura Programática del TSE, contenidas en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, de las líneas de acción del Plan Táctico del PEI y de las métricas establecidas en sus Planes Operativos Anuales, razón por la cual  debe velarse por la consistencia, integridad y validez de los datos aportados en todo momento, los cuales son sujetos de verificaciones internas y externas.

2. Que a más tardar el 18 de julio del 2022, las unidades administrativas que tienen pendiente la remisión de informes mensuales de labores, remitan copia al Área de Planificación Institucional de los informes correspondientes al primer semestre del presente año (enero-junio).

3. Que el Tribunal instruya a las unidades administrativas institucionales, para que se dé fiel cumplimiento a lo establecido en el artículo 3, inciso b, del Reglamento Autónomo de Servicios, de manera tal que en los primeros quince días naturales de cada mes se remita al Área de Planificación Institucional, copia del informe de la labor realizada en el mes anterior -en el formato establecido- debidamente firmado por la Jefatura, pues la información ahí consignada será insumo para la presentación de informes requeridos no solo por el Superior sino también por entes y autoridades externas, así como para la generación de estadísticas institucionales.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. Hágase del conocimiento de las jefaturas institucionales. ACUERDO FIRME.

C) Contestación al informe de control interno n.° ICI-04-2022, relacionado con el servicio de impresión de papeletas para las Elecciones Nacionales 2022. Del señor José Andrés Blanco Chaves, Auditor Interno a. i., se conoce oficio n.° AI-0247-2022 del 5 de julio de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con oficio n.° AI-0208-2022 del 09 de junio de 2022, esta Auditoría Interna remitió a ese estimable Órgano Colegiado el “Informe de control interno n.° ICI-04-2022, relacionado con el servicio de impresión de papeletas para las Elecciones Nacionales 2022”, como complemento a ese documento se requiere que, la Instancia a la que se le giraron las recomendaciones, elabore y remita dentro del plazo legal correspondiente, el cronograma para la implementación de las recomendaciones incluidas en el informe de cita, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su ejecución.".

De los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce conjuntamente oficio n.° DGRE-792-2022 del 5 de julio de 2022, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en la sesión ordinaria n.º 60-2022, se refieren a dicho informe de control.

Se dispone: 1.- Incorporar ambos asuntos al orden del día. 2- Tener por rendido el informe, el cual se hará de conocimiento de la Auditoría Interna. Tomen nota las direcciones informantes de lo indicado por el señor Auditor Interno a. i. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre situación presentada por la desconexión de equipo informático en la Sección de Análisis. De la señora Armenia Masís Soto, para entonces Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-210-2022 del 1.° de julio de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere a la situación presentada por la desconexión de equipo informático en la Sección de Análisis, según expone.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Hágase del conocimiento de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC). ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Solicitud de prórroga para referirse a modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. De las señoras Ilenia Linoa Ortiz Ceciliano y Arlene Castro Jiménez, Secretaria General y Secretaria General Adjunta, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-018-2022 del 5 de julio de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención del oficio STSE- 1413-2022, de fecha 21 de junio de 2022, en el cual conceden diez días hábiles a fin de presentar observaciones a la propuesta de Modificación del Manual Descriptivo de Puestos Institucional, respecto del puesto de Profesional en Derecho 1, de la Clase Profesional Ejecutor 3; respetuosamente, solicitamos nos concedan una prórroga por un tanto similar.".

Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría.

A) Invitación a participar de la Misión de Avanzada en Brasil. Siendo que las autoridades del Centro de Asesoría y Promoción Electoral del Instituto Interamericano de Derechos Humanos han informado que, la invitación a integrar la misión de avanzada en el marco de las elecciones en Brasil de octubre próximo, se dirigía a la señora Magistrada Presidenta Eugenia María Zamora Chavarría.

Se dispone: De mejor acuerdo, autorizar la participación de la señora Magistrada Presidenta Eugenia María Zamora Chavarría, dejando sin efecto lo acordado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 65-2022, celebrada el 5 de julio de 2022. Para sustituirla durante su ausencia, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado suplente Luis Diego Brenes Villalobos.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 2 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

 

ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría.

A las doce horas terminó la sesión.