ACTA N.º 16-2023

 

 

Sesión extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas y treinta y un minutos del veintidós de febrero de dos mil veintitrés, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO ÚNICO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales. De la señora Paola Alvarado Quesada, Coordinadora de la Comisión Institucional de Consulta sobre Aspectos Administrativos y Organizacionales, se conocen oficios números DE-4022-2022 del 19 de diciembre de 2022 y DE-0131-2023 del 18 de enero de 2023, recibidos en la Secretaría General de este Tribunal los días 20 de diciembre de 2022 y 23 de enero de 2023, relativos al informe final del proceso consultivo encargado a dicha Comisión.

Se dispone: Para cada uno de los aspectos que se detallan, se toman los acuerdos que se dirán.

I. Gestión de Recurso Humano:

1.- La Dirección Ejecutiva informará, a más tardar el 31 de mayo de 2023, el estado de avance de los estudios técnicos y administrativos que está desarrollando el Departamento de Recursos Humanos a su cargo, relativos al mejoramiento en la calidad del servicio y en la disminución en los tiempos de gestión de los procesos a cargo de ese departamento.

2.- El Departamento de Recursos Humanos, en los procesos de nombramiento de puestos de jefatura y de supervisión de personal evaluará, con sustento en instrumentos técnicos idóneos, las habilidades, aptitudes, competencias y liderazgo necesarias para el ejercicio de cargos de esa responsabilidad.

3.- Las direcciones generales atenderán con prioridad, las recomendaciones emanadas de los estudios de clima organizacional ya concluidos y, a más tardar el 31 de marzo de este año, presentarán un informe de avance ante la magistratura. En el caso de la Dirección General de Registro Civil, el informe incluirá, el estado de la implementación de las recomendaciones en el Departamento Electoral, la Sección de Opciones y Naturalizaciones y el Archivo Civil.

4.- En los futuros estudios de clima organizacional y modelo de diagnóstico de buenas prácticas laborales que se realicen en las unidades administrativas de este Tribunal, las direcciones generales darán oportuna atención a las recomendaciones aprobadas y velarán porque se implementen las acciones efectivas que generen un ambiente laboral seguro y óptimo para el personal y la ejecución de sus labores. El informe del avance, con el detalle de las medidas y plazo de cumplimiento, se presentará ante el Tribunal en un plazo no mayor a seis meses después de recibidos los resultados del estudio.

5.- La Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos procederán a:

5.a.- Diseñar un modelo de diagnóstico de buenas prácticas laborales que permita identificar los temas que requieran particular atención en las diferentes dependencias de la institución. Esta propuesta será presentada ante el Tribunal en el primer semestre del año 2024.

5.b.- Establecer un mecanismo efectivo que garantice que las jefaturas institucionales, promuevan la participación equitativa de su personal en las actividades formativas, considerando, entre otros, variables de horarios, sexo, grupo etario, unidad administrativa.

6.- La Dirección Ejecutiva presentará al Tribunal el 28 de febrero de este año, un informe actualizado sobre el estado del concurso de los nombramientos de los cargos en las oficinas regionales y en la Dirección General de Estrategia Tecnológica

II. Comunicación e Información

7.- El Consejo de Directores deberá:

7.a.- Mantener actualizada la publicación de sus actas en el sitio web institucional.

7.b.- Requerir al Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas para que diseñe un proceso de divulgación, orientado a que el funcionariado conozca las labores del Consejo de Directores (CDIR).

8.- Las jefaturas institucionales realizarán reuniones mensuales (virtuales o presenciales) de control interno con el personal a su cargo, en la que se compartirá información relevante sobre la gestión de su servicio. Este espacio debe ser aprovechado por la jefatura, para crear un ambiente de trabajo que le permita recibir la alimentación de su personal.

9.- A la luz de las nuevas dinámicas laborales, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas deberá ajustar el plan de comunicación interna con los contenidos y canales que resulten más efectivos. Dicho plan se presentará ante la Secretaría General del TSE en el primer semestre de 2023.

III. Gestión administrativa

10.- El Consejo de Directores deberá:

10.a.- Incorporar en el acta, cuando así proceda, referencia expresa a los informes y criterios técnicos que sustentan sus acuerdos.

10.b.- Presentar al TSE, a partir del segundo semestre de 2023, un informe de gestión semestral, que será publicado en la página web institucional.

IV. Oficinas Regionales

11.- La Secretaría General, en coordinación con el Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, propondrá a más tardar el 30 de abril de 2023 lo siguiente:

11.a.- Un cronograma de visitas de las Magistradas y los Magistrados a las oficinas regionales -de acuerdo con sus posibilidades materiales y circunstancias-, dando prioridad a las sedes que no han sido visitadas en los últimos tres años.

11.b.- Un mecanismo de comunicación fluido entre el personal de las oficinas regionales y la alta dirección.

12.- La Dirección General del Registro Civil deberá:

12.a.- Informar qué medidas se han adoptado para asegurar la comunicación efectiva con las oficinas regionales. Dicho informe se deberá entregar a más tardar el 30 de abril de 2023.

12.b.- Establecer, a más tardar el 30 de abril de 2023, un mecanismo efectivo de comunicación directa entre las oficinas regionales y el Registro Civil, en particular Actos Jurídicos, Opciones y Naturalizaciones e Inscripciones, que facilite la atención inmediata de los requerimientos de información de las regionales en relación con los expedientes y trámites radicados en la sede central, para garantizar un servicio eficiente a las personas usuarias externas.

12.c.- Informar qué medidas han sido adoptadas para estandarizar los procedimientos, instrucciones y asesoría que se aplican en oficinas regionales en relación con la sede central. Dicho informe se deberá entregar a más tardar el 31 de mayo de 2023.

12.d. Ante la implementación de trámites y servicios digitales, mantener alternativas a la virtualidad que permitan atender las necesidades de poblaciones en situación de vulnerabilidad o que no están familiarizadas con dicha modalidad.

13.- La Dirección Ejecutiva realizará un estudio técnico administrativo que permita determinar la viabilidad de asignar vehículos a las oficinas regionales que requieran del traslado de su personal a diversas comunidades, bajo un criterio de zonificación, que contribuya a mejorar la atención de los servicios que les son propios y requieren.

14.- La Dirección Ejecutiva, junto con el Departamento de Coordinación de Servicios Regionales y la Sección de Servicios Generales, dotarán a las oficinas regionales de teléfonos celulares con línea de internet, para el uso de las funcionarias y los funcionarios que atienden, fuera de la sede, los servicios de regionalización y registración auxiliar. Deberá rendir un informe sobre el estado de esta gestión al Tribunal a más tardar al 31 de mayo de 2023.

15.- El Departamento de Recursos Humanos y su Área de Capacitación ajustarán, en la medida de las posibilidades, el actual Plan Anual de Capacitación para optimizar el acceso efectivo del personal de las oficinas regionales a las actividades formativas, considerando las modalidades y horarios que mejor se ajusten a la realidad de cada oficina regional. De igual manera se procederá con los siguientes planes anuales.

16. La Dirección General del Registro Civil recordará a todas sus jefaturas, en especial a las jefaturas de las oficinas regionales, su obligación de facilitar la participación del personal a su cargo que requiera la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para atender las necesidades del proceso electoral municipal 2024.

V. Bienestar integral

17.- La Dirección Ejecutiva presentará, a más tardar el 30 de abril de 2023, un informe sobre la viabilidad de habilitar espacios de trabajo simultáneo y compartido por el personal institucional (co-working), que incluya a las oficinas regionales.

18.- El Consejo de Directores, ante las nuevas dinámicas laborales, elaborará una propuesta sobre la factibilidad de aplicar horarios flexibles y escalonados con sus correspondientes mecanismos de control, que incidan positivamente en el servicio las personas usuarias y en el personal, documento que deberá presentarse, ante el Tribunal, a más tardar el 31 de agosto de 2023.

19.- Con el fin de promover el bienestar y fomentar la convivencia social entre las personas funcionarias, a más tardar el 30 de junio de 2023, este Tribunal conformará una Comisión que, entre sus funciones, tendrá la programación y coordinación actividades deportivas y sociales para todo el personal de la sede central, anexos y oficinas regionales.

20.- La Dirección Ejecutiva procederá, durante el primer semestre de 2024, a revisar el modelo de prestación de los servicios de atención médica y odontológica, considerando oportunidades de mejora que incluyan la evaluación del servicio y la posibilidad de alianzas estratégicas con otras instituciones prestadoras de esos servicios, que permitan ampliar su cobertura al personal de sede central, anexos y oficinas regionales.

21.- La Secretaría General de TSE, en el plazo de seis meses, con el apoyo de las oficinas pertinentes:

21.a.- Revisará la normativa vigente sobre el uso de los espacios de estacionamiento institucional y elaborará una propuesta que tome en consideración los cambios generados a partir de las nuevas modalidades de trabajo.

21.b.- Implementará las medidas de control que garanticen el cumplimiento de la normativa.

22.- La Unidad de Género y PRESAL, en coordinación con la Inspección Electoral, elaborarán una propuesta para el fortalecimiento de la atención efectiva de los temas de acoso laboral y de acoso u hostigamiento sexual en la institución. La propuesta deberá ser presentada ante el Tribunal a más tardar el 30 de setiembre de 2023.

VI. Asuntos Generales.

23.- Se establece un mecanismo de seguimiento del más alto nivel para asegurar el cumplimiento de las decisiones adoptadas. Dicho mecanismo estará a cargo de la señora Magistrada Mary Anne Mannix Arnold, quien informará mensualmente al TSE sobre su avance.

El Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas difundirá los resultados del proceso consultivo 2022 entre la población funcionaria.

Para lo de su cargo, trasládese este informe a cada una de las direcciones generales. La Dirección Ejecutiva coordinará lo pertinente con el Área de Planificación Institucional y la Unidad de Género, para que consideren lo que corresponda en el marco de la formulación del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2025-2030 y de la Política de No Discriminación por Orientación Sexual e Identidad de Género, respectivamente.

Descárguese de los asuntos pasados a estudio individual de las señoras Magistradas y del señor Magistrado. ACUERDO FIRME.

Interviene la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría: “Muchísimas gracias. Es un artículo único de esta sesión, largo pero muy importante. Lo hemos debatido y discutido por mucho rato. Una gran alegría que podamos hoy haber concluido esta primera fase del proceso consultivo”.

A las nueve y cuarenta y cinco minutos terminó la sesión.