ACTA N.º 76-2024

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y diez minutos del dieciocho de julio de dos mil veinticuatro, con asistencia del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron –quien preside–, y de las señoras Magistradas Zetty María Bou Valverde y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorporan al orden del día los siguientes asuntos:

•        Informes de gestión del segundo semestre de 2023 y del primer semestre de 2024 del Consejo de Directores.

•        Solicitud de iluminación de fachada del edificio central en conmemoración del bicentenario de la Anexión del Partido de Nicoya a Costa Rica.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 75-2024.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Recargo de funciones del señor Director del Instituto de Formación y Estudios en Democracia. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1521-2024 del 15 de julio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer el encargo de funciones del señor Hugo Picado León, Director del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, en el señor Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del IFED, del 24 de julio al 1.° de agosto de 2024.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe del Departamento Legal respecto de la propuesta de Reglamento para el seguimiento de recomendaciones y acciones de mejora emitidas en informes de la Auditoría Interna. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-471-2023 SUSTITUIR  del 8 de diciembre de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 94-2023, celebrada el 10 de octubre de 2023, remite propuesta del “Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones” y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"III. Conclusión

Conforme lo expuesto, este departamento estima viable la aprobación, de la solicitud de reforma al Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones remitida por el señor Franklin Mora González, Auditor Interno, para lo cual adjuntamos el proyecto de decreto correspondiente, texto en el que constan los ajustes de forma sugeridos por este Departamento Legal.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge; en consecuencia, emítase el respectivo decreto, con las observaciones realizadas de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral;

CONSIDERANDO

                  I.                          Que el artículo 10 de la Ley General de Control Interno, Ley n.º 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.° 169 del 4 de setiembre de 2002, establece la responsabilidad del Jerarca y el titular subordinado para instituir, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

                II.                          Que el numeral 12, inciso c) de la Ley citada supra, establece el deber del Jerarca y de los titulares subordinados de analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna.

               III.                          Que el artículo 17 de la misma Ley, dispone que el seguimiento del Sistema de Control Interno (SCI), se realiza para valorar la calidad del funcionamiento de este sistema, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

              IV.                          Que el numeral 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno establece la competencia de la Auditoría Interna para verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del Sistema de Control Interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

                V.                          Que en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, aprobadas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.° 28 de febrero de 2010, dispone en la norma 2.11 “Seguimiento de acciones sobre resultados”, que el Auditor Interno deberá establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la Auditoría Interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la Administración. 

              VI.                          Que en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, aprobadas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-DC-064-2014 del 11 de agosto de 2014, publicadas en La Gaceta n.° 184 el 25 de setiembre de 2014, dispone en la norma 206 “Seguimiento”, que, cada organización de auditoría del sector público deberá establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones emitidas, así como, establecer con claridad las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada.

            VII.                          Que, de conformidad con el marco normativo indicado, la Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento.

          VIII.                          Que las Normas de Control Interno para el sector público aprobadas en la resolución n.° R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada en La Gaceta n.° 26 del 6 de febrero de 2009, instituye en la norma 6.1 “Seguimiento del Sistema de Control” que, el Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

              IX.                          Que el artículo 52 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, publicado en La Gaceta n.° 221 del 16 de noviembre de 2007 establece que, para el seguimiento de recomendaciones de informes, el Auditor Interno deberá establecer, mantener y velar, como parte de las actividades de administración de la actividad de la Auditoría Interna, que se aplique un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios brindados, con el propósito de cerciorarse de la adecuada y oportuna implementación por parte de la Administración.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA EMITIDAS EN LOS INFORMES DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Del Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular lo concerniente al desarrollo, documentación y cierre del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones y demás instituciones de control y fiscalización -según proceda-, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y demás normativa relacionada.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Este Reglamento resulta aplicable a la Auditoría Interna, en el ejercicio de las competencias conferidas por ley, para velar por el desarrollo del seguimiento de las recomendaciones contenidas en los servicios de auditoría y las acciones de mejora comunicadas en los servicios preventivos, así como a las recomendaciones realizadas por las Auditorías Externas, las disposiciones informadas por la Contraloría General de la República y demás observaciones giradas por otras instituciones de control y fiscalización. Del mismo modo, para la Administración en cuanto al cumplimiento y seguimiento de estas.

Artículo 3.- Contenido. Este Reglamento contiene los criterios y las formalidades que se deben cumplir para el proceso del seguimiento a las observaciones, disposiciones, recomendaciones y acciones de mejora, emitidas en los diferentes servicios la Auditoría Interna y las demás instituciones de control y fiscalización.

Artículo 4.- Definiciones. Para efectos de la debida comprensión de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a)                    Acción correctiva: Medida adoptada por el destinatario del servicio de auditoria o preventivo para subsanar las debilidades de control comunicadas.

b)                   Acción de mejora: Observaciones dirigidas a la Administración derivadas de la prestación del servicio de advertencia de la Auditoría Interna.

c)                    Auditoría Interna: La Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

d)                   Administración: Administración Activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

e)                    Constancia: Documento escrito, mediante el cual la instancia responsable de la implementación de las recomendaciones o acciones de mejora adoptadas en los servicios de auditoría acredita el estado de cumplimiento de estas.

f) Disposiciones: Orden emanada de la Contraloría General de la República, dirigida al sujeto fiscalizado para que, de manera obligatoria, lleve a cabo las acciones pertinentes a efecto de subsanar las deficiencias comunicadas en el informe de auditoría.

g)                   Informe de auditoría: Documento escrito, mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivos hallazgos, conclusiones y recomendaciones, el que puede comprender según el objetivo, auditorías de tipo financiera, operativa y de carácter especial, según proceda.

h)                   Recomendación: Acciones emanadas de la Auditoría Interna dirigidas a la Administración para subsanar las debilidades de control determinadas durante la auditoría.

i)  Relación de Hechos: Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de carácter administrativo, o a la determinación de responsabilidades, y que se constituye como un insumo para la acreditación de dichas responsabilidades, a fin de que se valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que se considere pertinente.

j)  Titular subordinado: Persona funcionaria de la Administración Activa, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

k)                    Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Institución.

Artículo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)                    Ley General de Control Interno.

b)                   Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

c)                    Normas generales de Auditoría para el Sector Público.

d)                   Normas de control interno para el Sector Público.

e)                    Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

f) Otra normativa que sobre el particular resulte aplicable.

Artículo 6.- Actualización del Reglamento. Corresponderá a la Auditoría Interna a través del Auditor Interno proponer ante el Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento.

CAPÍTULO II

INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA

Artículo 7.- Materias sujetas a informes de auditoría. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para las personas funcionarias, ex funcionarios de la Institución y terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones o acciones de mejora sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la Auditoría Interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada materia.

Los hallazgos, las conclusiones, recomendaciones o acciones de mejora resultantes de los estudios realizados por la Auditoría Interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al Tribunal o a los titulares subordinados de la Administración, con competencia y autoridad para ordenar la implementación de estas. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por el marco normativo relacionado, así como por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 8.- Informes dirigidos al Tribunal. El Tribunal, dentro del plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido del documento de Auditoría, ordenará al titular subordinado que corresponda, implementar las recomendaciones contenidas en el informe de Auditoría.

El titular subordinado, dentro del plazo establecido al efecto por el Tribunal, elaborará y remitirá a ese Órgano Colegiado un informe que contenga el análisis de cada una de las recomendaciones y el plan de implementación que contemplará las acciones correctivas a ejecutar, su calendarización, la instancia y las personas funcionarias responsables de la ejecución de cada una de esas acciones.

Una vez recibido el informe, el Tribunal lo remitirá a la Auditoría Interna, junto con el acuerdo correspondiente.

 Si el Tribunal discrepa de las recomendaciones dadas por la Auditoría, deberá, dentro del plazo de treinta días hábiles indicado, ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga, comunicando a la Auditoría Interna y al titular subordinado lo correspondiente.

Artículo 9.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe girará, por escrito, las instrucciones correspondientes, a las instancias de su competencia que sean destinatarias de las recomendaciones o acciones de mejora, a fin de que elaboren un informe que contenga el análisis de cada una de estas, así como un plan de implementación, que contemple las acciones correctivas a ejecutar, su calendarización y responsables. El informe, junto con los documentos de referencia, debe remitirse a la Auditoría Interna.

b) Si el titular subordinado discrepa de las recomendaciones o acciones de mejora, en el transcurso de dicho plazo, elevará el informe respectivo de Auditoría Interna al Tribunal, con copia a la Auditoría, exponiendo por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. Para tal efecto se deberá seguir el procedimiento que sobre el particular establece el artículo 36 incisos a), b) y c) de la Ley General de Control Interno.

Transcurrido el plazo antes indicado, sin especial manifestación por parte del destinatario del informe, las recomendaciones se dan por aceptadas siendo las mismas de acatamiento obligatorio

Artículo 10.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. En los casos que exista inconformidad de las soluciones alternas planteadas por el Jerarca y que sean distintas de las propuestas por la Auditoría Interna, se remitirá el asunto en conflicto a la Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido en el artículo 38 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 11.- De la implementación de recomendaciones. De conformidad con el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, es deber del Jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implementar, de inmediato, las observaciones y recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna, así como, las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, la Auditoría Externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

Las recomendaciones una vez aprobadas por la instancia competente son vinculantes, es decir, de acatamiento obligatorio para quien corresponda su implementación y deberán ejecutarse dentro del plazo previsto. 

Artículo 12.- De la responsabilidad en la implementación de las recomendaciones. Es responsabilidad de la Administración la adopción de todos los medios y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implementación de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría en el plazo determinado de cumplimiento, de conformidad con la normativa vigente y en atención al presente Reglamento.

CAPÍTULO III

ATENCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA POR LA ADMINISTRACIÓN

Artículo 13.- Del procedimiento Control del seguimiento. Las instancias del Tribunal responsables de la atención de las recomendaciones y acciones de mejora de los informes de auditoría deberán:

a)                    Llevar un control actualizado de las recomendaciones y acciones de mejora para cada informe remitido por la Auditoría Interna, Auditoría Externa y la Contraloría General de la República, en el que se detalle al menos lo siguiente:

a.1.   Nombre del producto y número del servicio.

a.2.   Número y fecha del oficio de remisión. 

a.3.  Transcripción de cada una de las recomendaciones o acciones de   mejora, incluyendo el número de esta.

a.4.   La fecha determinada para su implementación.

a.5. La acción correctiva determinada para cada una de las recomendaciones o acciones de mejora y su plazo de atención.

a.6.   La persona funcionaria responsable de su implementación.

a.7.  El estado de la recomendación o acción de mejora (cumplida, en   proceso, pendiente, no aplica).

a.8. La información relativa al seguimiento que haya efectuado la Auditoría Interna, que indique: número y fecha del oficio de remisión del informe, el estado de la recomendación o acción de mejora y el criterio de la Auditoría que justifica dicho estado.

a.9.  Los demás aspectos que se consideren pertinentes.

b)                   Mantener el control del cumplimiento de los plazos determinados en los servicios de auditoría para la implementación de las recomendaciones y de las acciones de mejora.

c)                    Remitir a la Auditoría Interna una constancia que acredite el estado de cumplimiento de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora una vez vencido su plazo de implementación. Dicha constancia deberá enviarse con la documentación completa, verificable, suficiente y apropiada que evidencie el estado de cumplimiento, la cual deberá estar firmada por la instancia competente.

d)                   Por su parte, la instancia competente deberá mantener un expediente en el que se consigne, de forma cronológica, toda la información recopilada, que a su vez permita evidenciar el estado de cumplimiento de cada una de las recomendaciones y acciones de mejora.

Artículo 14.- Solicitud de prórroga. En caso de que se determinaren problemas u obstáculos concretos de índole administrativo, legal, técnico o presupuestario, la instancia responsable de implementar las recomendaciones o acciones de mejora podrá solicitar una única prórroga del plazo de cumplimiento por cada recomendación, cuando medien circunstancias debidamente justificadas que se fundamentan en términos de razonabilidad, lógica y conveniencia, que le imposibiliten cumplir en el plazo establecido la implementación de estas. Para ello, deberá presentar ante la Auditoría Interna los siguientes requisitos:

a)                    Solicitud formal de la prórroga con al menos quince días hábiles previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento de la recomendaciones o acciones de mejora.

b)                   Justificación de la solicitud por cada recomendación o acción de mejora.

c)                    La evidencia completa, verificable, suficiente y apropiada que respalde la solicitud de la prórroga de cada recomendación o acción de mejora.

d)                   Un nuevo plan de implementación que contemple las acciones correctivas a ejecutar, su calendarización, la instancia y funcionarios responsables de la ejecución de estas.

Artículo 15.- Admisibilidad de requisitos de la solicitud de prórroga. Recibidos los requisitos determinados en el artículo anterior, la Auditoría Interna realizará una revisión para verificar su cumplimiento, de lo contrario, se apercibirá a la instancia responsable para que en un plazo de tres días hábiles subsane lo que se requiere.

La Auditoría Interna rechazará aquellas solicitudes de prórroga presentadas de forma extemporánea conforme al plazo establecido en el inciso a) del artículo 14 del presente Reglamento, así como, aquellas que no cumplan con la prevención de admisibilidad de requisitos en el plazo establecido en el párrafo anterior o cuando se evidencie la materialización del riesgo por el incumplimiento de la implementación de las recomendaciones o acciones de mejora.  

Artículo 16.- Trámite de la solicitud de prórroga. Efectuado el análisis de la solicitud de prórroga de plazo, la Auditoría Interna resolverá la procedencia de esta bajo parámetros de lógica, excepcionalidad, razonabilidad y proporcionalidad, ponderando el caso concreto, y comunicará a la instancia responsable lo resuelto. De rechazarse la solicitud, seguirá corriendo el término aprobado en el plan de implementación y una vez finalizado, aplicará lo establecido en el apartado V de este marco normativo.

Artículo 17.- Comunicación del cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. Las Jefaturas del Tribunal deberán contemplar en sus informes anuales, las recomendaciones o acciones de mejora producto de los servicios de auditoría y el estado de cumplimiento de estas, en concordancia con el numeral 3 inciso b) del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones.

El Jerarca o titulares subordinados que dejen su cargo deberán cumplir con lo que sobre el particular disponen las directrices relativas a los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, relativo a la información del estado actual del cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

CAPITULO IV

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORAS POR LA AUDITORÍA INTERNA

Artículo 18.- Control de recomendaciones y acciones de mejora. La Auditoría Interna mantendrá un control de las recomendaciones contenidas en sus informes y de las acciones de mejora emitidas en los servicios preventivos (advertencias), así como de las recomendaciones emitidas por las Auditorías Externas y disposiciones de la Contraloría General de la República para su respectivo seguimiento.

Artículo 19.- Programación del seguimiento. Corresponde a la Auditoría interna, el seguimiento de las recomendaciones como actividad permanente conformante de su proceso de auditoría, por lo que ésta dará seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora, conforme con el Plan Anual de Trabajo que se determine y los recursos disponibles.

Artículo 20.- Ejecución del seguimiento. La Auditoría Interna evaluará la documentación remitida por la Administración y verificará las acciones correctivas realizadas para la implementación de recomendaciones y acciones de mejora las que se clasificarán de la siguiente manera:

a)                    Cumplida: si la recomendación o acción de mejora acogida por la Administración es atendida en su totalidad.

b)                   No Cumplida: si la recomendación o acción de mejora acogida por la Administración no se ha ejecutado.

c)                    Parcialmente cumplida: si la recomendación o acción de mejora acogida por la Administración, se encuentra en proceso de implementación.

d)                   No aplica: se considerará una recomendación o acción de mejora sin efecto en los siguientes:

d.1. Por la solicitud formal debidamente justificada de la instancia competente de su atención, una vez valorada por la Auditoria Interna.

d.2. Cuando del resultado del análisis se determine que no es viable su cumplimiento debido a cambios que se hayan presentado en las condiciones internas o externas de la instancia responsable de su atención.

d.3. Cualquier otro aspecto que sea considerado por la Auditoría Interna.

Finalizada la evaluación de las recomendaciones y acciones de mejora de los servicios que fueron objeto de seguimiento, se informará, mediante oficio, a las instancias responsables de su implementación, el resultado del estado de cumplimiento y el criterio que justifica dicha condición.

Artículo 21.- Cierre de recomendaciones y acciones de mejora. Efectuada la revisión por parte de la Auditoría Interna de la documentación suministrada por la Administración para la atención de las recomendaciones o acciones de mejora y realizada la verificación in situ según proceda, así como evidenciado su cumplimiento total, la Auditoría Interna tramitará un oficio a la instancia pertinente para comunicar la finalización del proceso del seguimiento.

Una vez cumplida la totalidad de recomendaciones o acciones de mejora, la Auditoría Interna comunicará al Tribunal o al Consejo de Directores -según corresponda-, tal situación, con el propósito de que se descargue de los acuerdos pendientes de esos Órganos Colegiados.

En los casos en que se determine que las acciones ejecutadas por la Administración no solventen el cumplimiento total de las recomendaciones y acciones de mejora de conformidad con el plazo determinado en el plan de implementación realizado, la Auditoría Interna realizará lo que al efecto dicte el presente Reglamento, en lo relativo al incumplimiento de la atención de estas.

Artículo 22.- Estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. La Auditoría Interna dos veces al año -según los recursos disponibles con que se cuente-, informará al Tribunal del estado general de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en sus informes, de conformidad con el marco normativo que lo regula.

CAPITULO V

INCUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA

Artículo 23.- Del régimen de responsabilidad. La inobservancia a lo dispuesto en este Reglamento, o de evidenciarse el incumplimiento en la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría o acciones de mejora previstas en el servicio preventivo, emitidos por la Auditoría Interna, la Auditoría Externa o la Contraloría General de la República, podrá implicar:

a)                    Debilitamiento del Sistema de Control Interno.

b)                   Materialización del riesgo detectado.

c)                    Obstaculización o retraso de las potestades del Auditor, el Subauditor y demás funcionarios de la Auditoría Interna establecidas en la Ley General de Control Interno.

En caso de verificarse alguna o varias de estas causales, lo procedente será aplicar el régimen de responsabilidad previstos en los artículos 39 y 42 de la supra citada Ley de Control Interno.

CAPITULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 24.- Normativa complementaria. Para las situaciones no previstas en este Reglamento, se aplicará lo establecido en la Ley n.° 8292, Ley General de Control Interno y demás normativa conexa.

Artículo 25.- Derogatoria. El presente reglamento deja sin efecto el Decreto 9-2022 aprobado por el Tribunal en sesión ordinaria n.° 86-2022, celebrada el 08 de setiembre de 2022, publicado en La Gaceta n.° 188 de 4 de octubre de 2022.

Artículo 26.- Vigencia. Este Reglamento entrará a regir a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

TRANSITORIO ÚNICO.- Las prórrogas del plazo para implementar las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los servicios preventivos y de auditoría, otorgadas al amparo del Decreto derogado n.° 9-2022 del 04 de octubre de 2022, mantendrán su vigencia hasta que finalice el término aprobado para su cumplimiento. En los demás extremos, aplicará lo dispuesto en el presente reglamento.". ACUERDO FIRME.

B) Estudio Administrativo del Departamento Legal. Del señor Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-1598-2024 del 9 de junio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo establecido en el artículo segundo, inciso c) del Reglamento de la Dirección Ejecutiva en cuanto a su función de “Efectuar y dirigir estudios e investigaciones administrativas para el mejoramiento y modernización de la estructura institucional…” y a lo dispuesto por el Superior en sesión ordinaria n.^° 054-2011 y comunicado en oficio STSE-1586-2011 del 7 de junio de 2011, que señala “la reorganización, transformación o creación de puestos de estos organismos electorales serán atendidas únicamente por la Dirección Ejecutiva”, remito adjunto el “Estudio Administrativo Departamento Legal”.

No omito indicar que, el citado informe responde a solicitud planteada en oficio DL-99-2023 por el señor Ronny Jiménez Padilla, jefe a.i. del Departamento Legal, donde solicita realizar “el estudio de las plazas n.º 368542 y n.° 72876”, con la finalidad de “maximizar el recurso humano existente y procurar la eficiencia y eficacia de la labor que desarrolla este departamento por medio de sus diferentes áreas”.

Las conclusiones y recomendaciones del estudio se consignan de seguido.

9.            Conclusiones

9.1.      La estructura orgánica que presenta el Departamento Legal en general es adecuada en términos de jerarquía, especialización y departamentalización

9.2.      La Ficha de Unidad Administrativa del Departamento Legal muestra una estructura orgánica diferente a la aprobada por el Superior con base en las recomendaciones resultantes de los estudios administrativos realizados por la Dirección Ejecutiva en los años 2017 y 2021.

9.3.      El Departamento legal [sic] interactúa a nivel interno (ambiento interno) prácticamente con todas y cada una de las unidades administrativas institucionales desde los estratos superiores e intermedios (TSE-CDIR-Direcciones) y las unidades administrativas subordinadas, así como aquellas comisiones institucionales creadas para el cumplimiento de objetivos específicos ya sean estas de orden permanente o temporal y los organismos e instituciones del estado a lo externo de la institución.

9.4.      Las modificaciones de reciente data en la estructura orgánica institucional, así como los cambios a nivel normativo han incidido en las labores que ejecuta el Departamento Legal.

9.5.      Las tareas que debe atender el Departamento Legal por medio de sus diferentes áreas, se han visto incrementadas en cantidad y complejidad, lo que hace necesario contar con el recurso humano calificado que pueda asumir la atención de las labores, bajo los plazos establecidos.

9.6.      El esquema actual aplicado por el Departamento Legal para atender las tareas asignadas, podría disminuir la capacidad de respuesta de esa unidad administrativa, por lo que requiere del recurso humano adecuado según sus competencias, para el logro de sus metas y objetivos.

10.        Recomendaciones

Con base en los argumentos y conclusiones expuestos, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:

10.1.  Aprobar la propuesta para el Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en el punto 11 del presente informe.

En consecuencia de la anterior recomendación:

10.2.  Reclasificar el puesto n.° 368542 y transformar el puesto n.° 72876 con rige a partir del 16 de agosto de 2024 que lucen en el siguiente cuadro, basado en la propuesta consignada en el punto 11.2, acción que cuenta, según las disposiciones vigentes, con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos (oficio RH-1558-2024).

 

10.3.    Aprobar estructura ocupacional del Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en la tabla 6 del punto 11.2 del presente informe.

Al Departamento de Recursos Humanos:

10.4.    Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones preparen el proyecto de resolución para concretar la reclasificación antes mencionada a partir del rige citado, a efectos de que se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional y se le dé contenido económico con base a la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” con cargo al subprograma presupuestario 850-01.

10.5.    Que el Departamento de Recursos Humanos proceda, según corresponda, con la actualización del puesto descrito en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE, según las tareas que se muestran en la tabla 5 del punto 7.7 del presente informe.

A la Dirección Ejecutiva:

10.6.    Que la Dirección Ejecutiva tome nota de las acciones planteadas a efecto de considerarlas en la actualización del Módulo de Relación de Puestos en el Sistema de Formulación Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

10.7.    Que la Dirección Ejecutiva tenga por atendida la solicitud planteada por el Departamento Legal en oficio DL-99-2023, comunicando lo que corresponde a los interesados.

Al Departamento Legal:

10.8.    Que el Departamento Legal proceda con la actualización de su Ficha de Unidad Administrativa y Manual de Procedimientos donde se refleje correctamente su organigrama, así como los cambios producto del presente estudio y las posibles consecuencias para el Sistema de Validación de Riesgos (SIVAR).".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. Procedan con lo de sus cargos los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de iluminación de fachada del edificio central en conmemoración del bicentenario de la Anexión del Partido de Nicoya a Costa Rica. De la señora Vera Beatriz Vargas León, Viceministra de Cultura del Ministerio de Cultura y Juventud, se conoce oficio n.° MCJ-DVC-113-2024 del 10 de junio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Durante el mes de julio de 2024 conmemoramos los 200 años de la Anexión del Partido de Nicoya a Costa Rica, para lo cual estaremos realizando diferentes actividades en la provincia de Guanacaste y en San José. Con este espíritu, el Ministerio de Cultura y Juventud desea invitarles muy respetuosamente, a unirse a esta celebración con la iluminación de la facha [sic] del Tribunal Supremo de Elecciones con los colores alusivos a la bandera de Guanacaste, y cualquier otra medida que estimen oportuna para ser parte de tan importante conmemoración.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden de día. 2.- Para lo que corresponda, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Informes de gestión del segundo semestre de 2023 y del primer semestre de 2024 del Consejo de Directores. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Coordinador del Consejo de Directores del TSE, se conocen oficios n.° CDIR-0126-2024 del 9 de mayo de 2024 y n.° CDIR-0184-2024 del 8 de julio de 2024, mediante los cuales remite los informes de gestión del segundo semestre del 2023 y primer semestre del 2024 del Consejo de Directores.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendidos los informes; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

A las diez horas y dieciséis minutos terminó la sesión.