ACTA N.º 5-2023

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y cuarenta minutos del diecisiete de enero de dos mil veintitrés, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

Interviene la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría: “Muy buenos días don Max, doña Zetty. Buenos días don Luis. Es mi primera sesión en el año nuevo porque, gracias a su autorización, estuve de vacaciones las dos semanas previas, así que aprovecho para unirme a los saludos de ustedes de año nuevo, que sea un año venturoso, próspero y por supuesto que nos vaya muy bien en todos los preparativos de los comicios municipales de febrero del 2023. Tema al que estamos ya abocados toda la institución y todas las direcciones.”

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el orden del día de la presente sesión ordinaria, así como el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de regreso a puesto en propiedad del funcionario Ronny Villalta Jiménez. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0181-2023 del 11 de enero de 2023, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 77-2020, celebrada el 9 de agosto de 2022 por el Tribunal Supremo de Elecciones, comunicado mediante oficio STSE-1758-2022 de la misma fecha, el superior aprobó, el ascenso interino del señor Ronny Adrián Villalta Jiménez en el puesto n.° 370730 de la clase Profesional Ejecutor 3, en la Auditoria [sic] Interna, sin embargo, mediante nota personal de 5 de enero de 2023 – el funcionario Villalta Jiménez solicita el regreso a su puesto en propiedad, n° 368547 de la clase Profesional Asistente 2 en el Departamento de Contaduría, a partir del 16 de enero del 2023.

Ahora bien, en caso de que el Superior autorice el regreso del funcionario al puesto de cita, esta petición genera los siguientes movimientos de personal:

Elaborado por:  Gestión del Empleo. Enero 2023

 

Como se muestra en el cuadro anterior, producto del eventual regreso del señor Ronny Adrián Villalta Jiménez al puesto n.° 368547, Profesional Asistente en Contabilidad, clase Profesional Asistente 2, adscrito al Departamento de Contaduría, genera revertir la cadena de movimientos involucrados, entre ellos corresponde el cese de la funcionaria María Fernanda Sánchez Villegas, quién labora para la institución desde el 4 de enero de 2021, por tal razón, al aplicarle lo estipulado en el artículo 28, inciso c) del código de trabajo, referente al preaviso que la ley establece, en tesis de principio, debe notificársele la finalización de su relación laboral con un mes de antelación, según lo que indica el referido artículo, que a la letra dice “En el contrato por tiempo indefinido cada una de las partes puede ponerle término, sin justa causa, dando aviso previo a la otra, de acuerdo con las siguientes reglas: (…)  c) Después de un año de trabajo continuo con un mínimo de un mes de anticipación.”

En virtud de lo anterior, se somete a consideración del Tribunal la solicitud del señor Villalta Jiménez y en caso de ser procedente su regreso al puesto en propiedad como lo pretende, se sugiere que el rige sea a partir del 16 de febrero de 2023.".

Se dispone: Aprobar conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos, a partir de la firmeza del acuerdo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Informe sobre el estudio para traslado, transformación y reubicación de plazas. De la señora Glenda Victoria Moreno Murillo, Profesional en Derecho 1 del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0017-2023 del 11 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 02-2023, celebrada el 11 de enero de 2023 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-0018-2023 del 4 de enero de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite el informe relativo al “Estudio para traslado y transformación de la plaza n.° 90232 y reubicación de la plaza n° 357809” y con fundamento en una sería de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

"7. Conclusiones

7.1. La Dirección Ejecutiva, ha asumido una serie de funciones, surgidas por cambios en el entorno, que han impactado la dinámica institucional, siendo que algunas de estas se encuentran vinculadas a la ejecución de labores profesionales de alto nivel, relacionadas con la investigación, desarrollo y evaluación organizacional, análisis administrativo y supervisión de los procesos y sus dependencias adscritas. Asimismo, en cuanto a las mejores prácticas para la actualización y mejoramiento continuo de los manuales de procedimientos, tema relevante en el marco del mantenimiento y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno institucional.

7.2. Las funciones permanentes de la Dirección Ejecutiva, demandan una importante labor intelectiva, de igual forma, imponen sobre la Unidad de Mando (Director/a y Secretario/a General), considerable tiempo de su jornada laboral para articular el recurso humano con el que disponen, de acuerdo a la naturaleza y alcance de cada intervención, iniciativa, estrategia, investigación o estudio a realizar. Es de allí que, surge la necesidad de contar con recursos que le colaboren en ese sentido, escenario en el cual, la incorporación del puesto n.° 90232 y la reubicación a lo interno de la dependencia de la plaza n.° 357809, aportarían considerablemente.

7.3. El traslado a la Dirección Ejecutiva y la respectiva transformación del puesto n.°90232, se consideran acciones necesarias, ya que sus labores son de importancia y acordes con la clasificación recomendada, siendo que están dirigidas a mejorar la gestión gerencial de la Dirección Ejecutiva. Del mismo modo, la reubicación de la plaza n.° 357809 en la Unidad de Control Interno, para la atención de temas medulares de esa unidad.

8. Recomendaciones

8.1. Que se apruebe el traslado de la plaza n.° 90232 de la Sección de Actos Jurídicos a la Dirección Ejecutiva, para que se integre al grupo de puestos que asisten y colaboran con la Unidad de Mando de ese despacho ubicándose en el componente de su organigrama, denominado como “Asistencia Administrativa, de Costos y Apoyo Secretarial”; además, que se encuentre a cargo del Profesional Especializado /a de la Dirección Ejecutiva. Esto, con rige a partir del 16 de enero del 2023.

8.2. Que se apruebe la transformación de la plaza n.° 90232, correspondiente a la clase Asistente Administrativo /a 1, cargo Oficinista 1, a la clase Profesional Ejecutor 3, con la nomenclatura Profesional Ejecutivo /a 1. Lo anterior, con rige a partir del 16 de enero del 2023.

8.3. Que el Departamento de Recursos Humanos, conforme a su programación ordinaria de labores, proceda con las modificaciones que estime pertinentes al perfil del puesto Profesional Ejecutivo /a 1, de la clase Profesional Ejecutor 3.

8.4. Que con rige, 16 de enero de 2023, se reubique la plaza n.° 357809, correspondiente a la clase Técnico /a Funcional 2, con nomenclatura Técnico /a en Publicidad Registral Civil, ubicada actualmente en Asistencia Administrativa, de Costos y Apoyo Secretarial, en la Unidad de Control Interno. Asimismo, que, con plazo a marzo de 2023, el Departamento de Recursos Humanos actualice la descripción y nomenclatura de esta plaza como Técnico /a en Gestión, conservando su clasificación actual. Para tal fin, a enero de 2023, la Dirección Ejecutiva por intermedio de la Unidad de Control Interno, facilitará al citado departamento el formulario F03-v02-RH-P020 “Cuestionario para la definición de Puestos.”

8.5. Que la Dirección Ejecutiva tome nota para las acciones subsiguientes y de su competencia, tales como la actualización de la Relación de Puestos, y normalización documental, actualización de su organigrama suplementario y de puestos, Manual de Procedimientos y cualquier otro instrumento que resultare necesario.".

Se dispone: Elevar al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Aprobación del Plan Operativo Institucional de 2023. De la señora Glenda Victoria Moreno Murillo, Profesional en Derecho 1 del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0018-2023 del 11 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 02-2023, celebrada el 11 de enero de 2023 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-0019-2023 del 3 de enero de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite Plan Operativo Institucional correspondiente al año 2023 y literalmente manifiesta:

"Como es usual, me permito remitir para conocimiento del Consejo de Directores -con la respetuosa sugerencia de que sea elevado para aprobación del Superior- el Plan Operativo Institucional (POI) 2023, en el que se incluyen, entre otros temas, los productos, indicadores y metas que sustentan la programación presupuestaria institucional para el año 2023.

No se omite indicar que, una vez aprobado el documento de referencia, la Dirección Ejecutiva procederá a remitir un ejemplar al Centro de Documentación, comunicarlo a la población institucional y coordinar con el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas su respectiva publicación en el sitio web institucional.".

Se dispone: Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.».".

Interviene la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría: “Nos informaba don Luis que en los próximos días ellos estarán solicitando, los responsables de la elaboración del POI, una audiencia para exponer, ya con mayor detalle, todos los indicadores, metas y productos que se han incluido.”

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de utilización obligatoria de la mascarilla en el área de Servicios Médicos Institucional. De la señora Glenda Victoria Moreno Murillo, Profesional en Derecho 1 del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-0021-2023 del 11 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 02-2023, celebrada el 11 de enero de 2023 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De los señores Manrique Luna Jiménez, Odontólogo Institucional y Juan Manuel Sancho Bolaños, Médico Institucional, se conoce correo electrónico del 5 de enero de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de enero de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 67-2022  celebrada por este Consejo el 20 de diciembre de 2022 y aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.° 119-2022 celebrada el 22 de diciembre de 2022, en relación con la excepción del uso obligatorio de la mascarilla para el primer trimestre del año 2023 para los funcionarios en la Institución, solicitan que de dicha excepción se excluya el área de Servicios Médicos Institucional y que se mantenga de manera obligatoria el uso de la mascarilla para el ingreso de personas usuarias así como del personal que labora en dicha área y de esta forma seguir la línea que se tomó a nivel nacional en donde se mantiene el uso de este equipo de protección personal en todos los centros de salud y de atención primaria.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. En consecuencia, todo funcionario que requiera de la atención de los servicios médicos y odontológicos deberá portar obligatoriamente la mascarilla. Elévese al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Atención de informes de control interno n.° ICI-009-2022 e ICI-010-2022, relativo a los procesos de gestión de la Unidad de Transportes del Tribunal Supremo de Elecciones (primero y segundo entregable). Del señor Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-0066-2023 del 10 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 114-2022, celebrada el 6 de diciembre de 2022, se refiere a los informes de control interno n.° ICI-009-2022 e ICI-010-2022, relativos a los procesos de gestión de la Unidad de Transportes del Tribunal Supremo de Elecciones (primero y segundo entregable).

Se dispone: Tener por rendido el informe; el cual se hará de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

B) Atención de Informe de control interno n.º ICI-011- 2022 sobre los inventarios a partir de la NICSP n.° 12. Del señor Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-0068-2023 del 10 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 118-2022, celebrada el 20 de diciembre de 2022, relativo al informe de control interno n.° ICI-011-2022 correspondiente a los inventarios a partir de las NICSP n.° 12, para lo cual remite el cronograma para la implementación de las recomendaciones del citado informe.

Se dispone: Tener por rendido el informe; el cual se hará de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de adquisición de sellos automáticos, vía Fondo Fijo de Caja Chica. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0075-2023 del 11 de enero de 2023, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual solicita la adquisición de recursos vía excepción de caja chica y literalmente manifiesta:

"Con el objetivo de contar con el aval Superior, se hace de conocimiento la necesidad de atender la adquisición de 56 sellos automáticos con fechador, según solicitud presentada ante esta Dirección por el señor Nicolás Prado Hidalgo, Director General a.i. del Registro Civil, mediante oficio n.° DGRC-0888-2022 del 14 de diciembre de 2022.

Al respecto, el señor Prado Hidalgo indica en el documento de referencia, del que se adjunta copia, que:

“Con el fin de proponer alternativas que permitan atender lo requerido por el Tribunal Supremo de Elecciones en la resolución n.° 5547-A1-2022 del 19 de agosto de 2022, que literalmente indica:

Entre otras medidas, deberán garantizar que exista una trazabilidad impecable y completa y en la debida identificación, que incluye nombre y cédula, de los funcionarios involucrados en cada expediente (incluyendo a quienes los manipulen o trasieguen) y que la nomenclatura de las órdenes de los oficiales calificadores esté absolutamente estandarizada y unificada.”

Continúa en el citado oficio:

“Esta Dirección General solicita de manera atenta y respetuosa que valore la posibilidad de realizar la compra de 56 sellos automáticos con fechador, vía excepción de caja chica, para ser asignados a las personas funcionarias destacadas en la Sección de Inscripciones, cuyos datos personales fueron consignados en el oficio n.° O-INS-861-2022 del 31 de octubre de 2022, de modo que la sección cuente con recursos que permitan cumplir con lo solicitado por la Magistratura de manera ágil y estandarizada, sin generar mayor afectación en el tiempo de atención de los trámites.

El costo unitario de cada sello automático con fechador ronda los ₡10.000 (diez mil colones), por lo que el monto total requerido sobrepasa el límite de ₡300.000 (trescientos mil colones) avalado para compras por caja chica; no obstante, los artículos solicitados resultan necesarios, dado el amplio volumen de trámites que ingresan diariamente a la sección y las necesidades expuestas por el Superior, relacionadas con los registros de trazabilidad en la atención de trámites de inscripción de hechos vitales.”

Debido a la urgencia que reviste a esta solicitud, así como al requerimiento económico que se estaría generando, resultaría oportuno avalar un monto de ¢700.000,00 (estimado previendo el IVA y un posible incremento de los costos de mercado de ese insumo), lo que estaría sobrepasando lo establecido para atender compras vía Fondo Fijo de Caja Chica, por lo que se recurre por el aval de la Magistratura.

No omito indicar que se está procediendo con lo concerniente a los recursos presupuestarios necesarios para el año 2023, una vez estos sean habilitados por la Autoridad Presupuestaria. Bajo los razonamientos expuestos, se da por fundamentada la presente solicitud.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Invitación para participar del Foro Global sobre la Democracia Directa Moderna. De los señores Roberto Heycher Cardiel Soto, Director Ejecutivo de Capacitación Electoral y Educación Cívica del Instituto Nacional Electoral, y Alberto Guevara Castro, Director General de Relaciones Institucionales Internacionales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación de los Estados Unidos Mexicanos, se conoce oficio n.° 1-67/2022 del 28 de diciembre de 2022, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 5 de enero de 2023, mediante el cual cursan cordial invitación para participar del Foro Global sobre la Democracia Directa Moderna, según detallan.

Se dispone: Agradecer a los señores Cardiel Soto y Guevara Castro la cordial invitación que cursan, la cual debe declinarse por motivos presupuestarios. ACUERDO FIRME.

A las doce horas y nueve minutos terminó la sesión.