ACTA N.º 55-2023

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las once horas y diecisiete minutos del veinte de junio de dos mil veintitrés, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorpora al orden del día el siguiente asunto:

•        Informe de la Dirección General del Registro Civil relativo a lo manifestado por el señor Contralor de Servicios, respecto del proceso de otorgamiento de citas para la presentación de trámites de naturalización por primera vez.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 53-2023 y la de la sesión extraordinaria 54-2023, excepto por el señor Magistrado Esquivel Faerron quien no participó en ellas.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Renuncia por pensión del funcionario Víctor Vargas Mora de la Sección de Servicios Generales. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1943-2023 del 13 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se remite para su consideración misiva sin número recibida en este departamento el día 12 de junio del corriente, suscrita por el funcionario Victor [sic] Vargas Mora, cédula de identidad 105290665, quien desempeña un puesto de Auxiliar en Mecánica, perteneciente a la clase Asistente Administrativo 2, destacado en la Sección de Servicios Generales, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión estipulado por el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social, siendo que ese ente de seguridad social le ha informado que cumple los requisitos para ello.

Dicho funcionario labora para este organismo electoral desde el 1° de noviembre de 2017 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° de julio de 2023, motivado en la “Comunicación de Cumplimiento de Requisitos para optar a una Pensión por vejez en el seguro de IVM”, emitida por la Gerencia de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social el día 12 de junio de 2023. En virtud de lo anterior, el gestionante solicita el pago de las prestaciones legales - de acuerdo con la legislación laboral vigente-. Para notificaciones indica el siguiente correo electrónico […] 

Así las cosas, salvo superior criterio, bien puede aprobarse la renuncia del señor Vargas Mora, a partir de la fecha solicitada.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Vargas Mora, a quien se le agradecen los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Renuncia por pensión de la funcionaria Lucrecia Mora Marín del Departamento de Proveeduría. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1936-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se remite para su consideración misiva sin número recibida en este departamento el día 09 de junio del corriente, suscrita por la funcionaria Lucrecia Mora Marín, cédula de identidad 302470411, quien desempeña un puesto de Subproveedora, perteneciente a la clase Profesional Funcional 1, destacado en el Departamento de Proveeduría, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión estipulado por el Régimen de Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social, siendo que ese ente de seguridad social le ha informado que cumple los requisitos para ello.

Dicha funcionaria labora para este organismo electoral desde el 1° de diciembre de 2009 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° de julio de 2023, motivado en la “Comunicación de Cumplimiento de Requisitos para optar a una Pensión por vejez en el seguro de IVM”, emitida por la Gerencia de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social el día 25 de mayo de 2023. En virtud de lo anterior, la gestionante solicita el pago de las prestaciones legales - de acuerdo con la legislación laboral vigente-. Para notificaciones indica el siguiente correo electrónico […]

Así las cosas, salvo superior criterio, bien puede aprobarse la renuncia de la señora Mora Marín, a partir de la fecha solicitada.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia de la señora Mora Marín, a quien se le agradecen los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario de la señora Flor Leiva Montero. De la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1950-2023 del 14 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, se remite a consideración nota recibida en este departamento el día 6 de junio de 2023, suscrita por la señora Flor Leiva Montero, cédula de identidad 304400051, destacada en el Departamento de Proveeduría, mediante la cual solicita que se le conceda una nueva prórroga a la licencia sin goce salarial que actualmente disfruta, por espacio de seis meses adicionales, por los motivos que se sirve exponer, a partir del 2 de julio del año en curso.

Es menester rescatar que la señora Leiva Montero labora para la institución desde el 2 de octubre del 2009, y actualmente posee un nombramiento en propiedad en el puesto  número 45448, de Profesional en Gestión Administrativa, de la clase Profesional Ejecutor 2, en ese departamento. Durante su trayectoria laboral ha solicitado dos licencias sin goce salarial similares, la primera desde el 1° de julio de 2022 y hasta el 31 de diciembre de ese mismo año, aprobada en sesión ordinaria n° 51-2022 de fecha 26 de mayo de 2022 y comunicada en oficio STSE-1255-2022 de igual data y la que actualmente disfruta que comprende el periodo del 1° de enero de 2023 al 1° de julio del corriente y comunicado en oficio STSE-2863-2022.

Aunado a lo anterior, es válido rescatar que la funcionaria en mención al próximo 1° de julio de 2023 alcanzaría los doce meses de licencia sin goce de salario para asuntos personales, plazo máximo que establece la normativa supletoria utilizada para estos casos, sea el Reglamento al Estatuto del Servicio Civil,  artículo 33, específicamente inciso c, punto 1, el cual dicta, para este tipo de licencia, lo siguiente: “1) Seis meses para asuntos personales del servidor. Esta licencia podrá ser prorrogada hasta por seis meses más en casos muy especiales a juicio del Ministro o máximo jerarca de la Institución.” (lo subrayado no corresponde al original). Si bien en el punto 6 del inciso anterior, se indica que: “No podrán concederse licencias continúas argumentando motivos iguales o diferentes, hasta después de haber transcurrido por lo menos seis meses del reintegro del servidor al trabajo, excepto casos muy calificados a juicio del Ministro o máximo jerarca de la institución sin que se perjudiquen los fines de la administración.” (lo resaltado no corresponde al original(, [sic] queda a criterio del Superior aprobar la excepción respectiva.

Puede apreciarse que la gestión cuenta con el visto del señor Allan Herrera Herrera, jefe del departamento de Proveeduría y de la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva. 

Ante tal tesitura, considera este departamento, salvo superior criterio, valorar la solicitud de prórroga solicitada a la luz el artículo 33 supracitado, específicamente inciso c, punto 1, por cumplir el próximo 1° de julio, siendo que alcanza el tiempo máximo que la normativa supletoria establece para las licencias de carácter personal y las excepciones aplican para casos muy calificados a criterio del Superior.  No se omite indicar, que a solicitud de la petente y previendo una posible negativa para aprobarle la prórroga de la licencia pretendida, presenta de forma simultanea [sic] su renuncia a partir del día en que finaliza su actual licencia sin goce salarial.

Ahora bien, de tener que hacer efectiva la renuncia, con respecto a la aplicación del artículo 28 del Código de Trabajo relativo al preaviso de ley, el cual por la permanencia de la funcionaria de cita en estos organismos electorales, debería considerar un mes de previo a su salida, sin embargo, éste sería innecesario, ya que mediante oficio PROV-0229-2023 de fecha 8 de junio del corriente, recibido en este Departamento, suscrito por el señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, indica que “…referente a la solicitud de la señorita Flor Leiva Montero para que se le extienda excepcionalmente la licencia sin goce de salario que tiene y la posibilidad ante la negativa del Superior que dicha gestión conlleve la renuncia, le informo que de materializarse ese escenario no causa perjuicio a la Administración, pues las tareas y actividades actualmente son desarrolladas por la persona que la suple ”.

Es deber informar, que ante la aprobación de la licencia o la aceptación de la renuncia a partir de la fecha solicitada por la señora Flor Leiva Montero, a efectos de no afectar la cadena asociada a esta licencia sin goce salarial, se requiere que de forma simultánea a esa gestión, se apruebe la prórroga de la señora Karla Vanessa Maroto Sibaja, quien está actualmente ocupando la plaza número 45488, propiedad de la señora Leiva Montero; por un lapso de 6 meses prorrogables según artículo 9 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que se concrete el trámite respectivo para designar a la nueva persona propietaria.".

Se dispone: En virtud de lo informado por el Departamento de Recursos Humanos, denegar la solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario en los términos pretendidos y, en tal virtud, tener por presentada la renuncia de la señora Leiva Montero a partir de la fecha indicada. Prorrogar el nombramiento de la funcionaria Maroto Sibaja, conforme lo propone el mismo departamento. ACUERDO FIRME.

D) Sustitución de la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde para integrar el TSE.

Interviene el señor Secretario General Chinchilla Mora: “Vamos a realizar el sorteo para la sustitución de la señora Zetty María Bou Valverde, de acuerdo con el sorteo número 487 que vamos a realizar a continuación. Magistrada a sustituir sería doña Zetty y, en este caso, no participaría la señora Mary Anne Mannix porque se encuentra integrando en ese momento, para las fechas de sustitución, el Tribunal. A doña Mary Anne la vamos a excluir. Quedarían participando para el sorteo de esta sustitución doña Luz de los Ángeles Retana Chinchilla, don Luis Diego Brenes Villalobos y don Hugo Ernesto Picado León, a quienes vamos a procesar, para que puedan participar en el sorteo. En observaciones lo que vamos a poner es “sustitución por participación en la Misión de Observación Electoral en la República de Guatemala” y con ello iniciaríamos lo que es el proceso del sorteo. Para esta ocasión quien resultó seleccionado es el Magistrado Hugo Ernesto Picado León.”

Se dispone: En virtud de la designación de la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde para atender la invitación de la Presidencia del Tribunal Supremo Electoral de la República de Guatemala, para formar parte de la Misión Internacional de Observación de UNIORE en las Elecciones a realizarse en ese país -según lo dispuesto en el artículo único de la sesión extraordinaria n.º 54-2023, celebrada el 16 de junio de 2023- y previo sorteo de rigor, el número 487, se designa en su lugar, para integrar el Tribunal del 22 al 26 de junio de 2023, al señor Magistrado Hugo Ernesto Picado León. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CUERPO NACIONAL DE DELEGADOS.

A) Comunicación de renuncias de personas integrantes del Cuerpo Nacional de Delegados, así como de defunciones y petición de revocatoria de nombramiento. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-453-2023 del 15 de junio de 2023, mediante el cual informa sobre la revocatoria de nombramientos, renuncias y de la defunción de miembros del Cuerpo Nacional de Delegados, según enlista en cada caso.

Se dispone: Revocar los nombramientos, tener por presentadas renuncias y tomar nota de la defunción indicada de los miembros del Cuerpo de Delegados, con la excepción de lo indicado por el señor Edwin Adrián Olivares Agüero. Al haber presentado ese ciudadano la dimisión antes de que ingresara la solicitud de la Administración Electoral, se entiende que su cese lo es por renuncia. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de designación de representante ante el Comité Municipal de Emergencias de Cañas. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0405-2023 del 1.° de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los fines pertinentes, elevo a conocimiento del Superior el oficio n.° CME-506-OF-006-2023 de fecha 27 de abril de 2023, suscrito por la señora Gricelda Vargas Segura, en su condición de Coordinadora del Comité Municipal de Emergencias (en adelante CME) de Cañas, mediante el cual solicita a la Oficina Regional del Tribunal Supremo de Elecciones de ese cantón, que realice el nombramiento de una persona funcionaria -y su suplente- para que participe en las actividades ordinarias y extraordinarias realizadas durante el año por el CME de Cañas y, además, que informen sobre los recursos disponibles que pueden ser facilitados por esa oficina en caso de emergencias.

Aunado a ello, se adjuntan los oficios n.° DGRC-0354-2023 de fecha 18 de mayo de 2023 y n.° CCE-013-2023 de fecha 30 de mayo de 2023, mediante los cuales esta Dirección General y el coordinador a.í. del Comité Central de Emergencias de esta institución, respectivamente, brindan su criterio en relación con la solicitud incoada por ese CME.".

Se dispone: Aprobar conforme lo indica el señor Cristhian Javier Alvarado Hidalgo, en su condición de Coordinador a. i. del Comité Central de Emergencias de estos organismos electorales, según oficio n. ° CCE-013-2023. Proceda la Dirección General del Registro Civil a informar y tramitar oportunamente, lo necesario ante el Comité Municipal de Emergencias de Cañas. ACUERDO FIRME.

B) Informe especial n.° IES-002-2023 relativo a la obligatoriedad para el TSE de contar con un gobierno corporativo definido de conformidad con las Normas técnicas para la gestión y el control de las TI emitidas por el MICITT. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-172-2023 del 7 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los fines pertinentes, remito a ese estimable Órgano Colegiado el “Informe especial n.° IES-002-2023 relativo a la obligatoriedad para el TSE de contar con un gobierno corporativo definido de conformidad con las Normas técnicas para la gestión y el control de las TI emitidas por el MICITT”.

En observancia a lo dispuesto por el artículo n.° 37 de la Ley General de Control Interno, n.° 8292, respecto del plazo en el que deben ser analizados los informes de auditoría que se envían al jerarca, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los treinta días hábiles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal para atender la recomendación 4.1 del presente informe. ACUERDO FIRME.

C) Designación de funcionario como representante ante la Comisión institucional para la atención de los asuntos asociados a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico. Del señor Ronald Chacón Badilla, Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DFPP-0510-2023 del 14 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo informado en oficio n.° STSE-1393-2023 del 8 de junio de 2023, me permito designar como representante de este Departamento ante la Comisión Institucional conformada para la atención de los asuntos asociados a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, al servidor Nelson David Rodríguez Mata; sin demérito de que esta jefatura pueda, eventualmente, participar en las discusiones y revisiones que se realicen en el seno de esta Comisión.".

Interviene la señora Magistrada Presidenta Zamora Chavarría: “Él designa como representante ante la Comisión, entonces nosotros tendríamos que aprobar esa designación. Los miembros de las comisiones los aprueba el Tribunal.”

Se dispone: Aprobar la designación del señor Rodríguez Mata, la cual se hará de conocimiento de la comisión indicada. ACUERDO FIRME.

D) Informe respecto de la gestión del funcionario Adrián Miranda Miranda para el reconocimiento de intereses e indexación. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-240-2023 del 14 de junio de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 41-2023, celebrada el 9 de mayo de 2023, rinde informe relativo a la gestión del funcionario Adrián Miranda Miranda –quien labora en la Contaduría institucional– en el que refiere a nota presentada con anterioridad en la que solicitó reconocimiento de intereses e indexación provenientes del trámite de reasignación de su plaza n.° 45437 y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"D. Conclusión.

Debido a que la gestión del funcionario Adrián Miranda Miranda debe ser concluida con un acto final de decisión, esta asesoría jurídica estima necesario no dictar la resolución final antes de que la Procuraduría General de la República se pronuncie sobre lo consultado por el Tribunal en oficio TSE-1241-2022 del 30 de mayo de 2022, pues, de hacerlo antes de ese evento, se corre el riesgo de desacatar el eventual criterio de dicho órgano asesor, siendo este de carácter obligatorio y vinculante para esta administración consultante.

E. Recomendación.

En virtud de lo anterior se recomienda dictar auto de suspensión de trámite de la gestión presentada por el funcionario Adrián Miranda Miranda, hasta tanto se cuente con el criterio jurídico del órgano asesor del Estado. De ahí que una vez evacuada la consulta, se resuelva el fondo del asunto.

Cabe resaltar que con el dictado del “auto de suspensión de trámite” no se estaría poniendo fin al proceso por el fondo, sea la pretensión material del gestionante, sino que procura asegurar posteriormente un fallo ajustado a derecho, pues a la fecha, no se cuenta con el criterio jurídico de la PGR, situación que impide emitir conclusiones anticipadas sobre la cuestión sustancial planteada.

Se deja de esta forma atendido, el oficio de referencia.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión y recomendación se acogen. Proceda la Secretaría General de este Tribunal de conformidad con lo indicado por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

E) Solicitud de prórroga para atender recomendación del “Estudio administrativo para la conformación de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional”. Del señor Iván Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, se conoce oficio n.° DGEP-0013-2023 del 14 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por medio de la presente le saludo a la vez que hago de su conocimiento que la Dirección de Estrategia y Gestión Político-Institucional inició un diagnóstico preliminar del ambiente laboral, los procedimientos y cargas de trabajo, las necesidades y requerimientos de las dependencias adscritas, tanto a nivel organizacional como de cada funcionario, así como la incorporación de nuevos métodos de trabajo a partir del uso de los sistemas brindados por la plataforma Office 365.

Este proceso ha sido laborioso dado que implica efectuar diversas reuniones para que el personal pueda transmitirnos el conocimiento que posee respecto cada una de las aristas antes señaladas.

La razón lo anterior radica en la necesidad de conocer la realidad organizacional del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas y de la Oficina de Comunicación de previo a incorporar la información en la ficha técnica y de crear los manuales de procedimientos, dado que ambos instrumentos deben sustentarse con los datos recabados en el proceso de repetida mención.

 Actuar de manera distinta podría conllevar que la ficha técnica y los procedimientos carezcan de un fundamento técnico, se encuentren desfasados con la realidad o que sean de imposible cumplimiento, al no valorar las cargas de trabajo de quienes se designarían como responsables de algunas de las tareas que componen los micro procesos (por citar algunas circunstancias perniciosas que podrían presentarse).

Por tales motivos, se solicita hacer del conocimiento del Superior lo expuesto con la petición de conceder una prórroga de un mes para cumplir con la recomendación 10.14 del “Estudio administrativo para la conformación de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional”.

No se omite indicar que, parte del plazo requerido servirá para organizar una dinámica de grupo que aglutine a todo el personal de la Dirección a efecto de que la misión y la visión sea construida por todas y todos, a efecto de identificarnos con ello y generar cohesión de equipo.".

Se dispone: Conceder la prórroga en los términos solicitados por el señor Secretario General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional. ACUERDO FIRME.

F) Informe respecto de la gestión de la funcionaria Jinny Melissa Funes Blanco para el reconocimiento por rubro de prohibición y diferencias salariales. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-241-2023 del 14 de abril de 2023, mediante el cual rinde informe relativo a la gestión de la funcionaria Jinny Melissa Funes Blanco, con la cual solicita reconocimiento por el rubro de prohibición, así como las diferencias salariales generadas de ese concepto y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"E. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN. Con fundamento en lo expuesto, se concluye que la gestión de la funcionaria Jinny Melissa Funes Blanco carece de sustento jurídico y, consecuentemente, se recomienda rechazarla en todos los extremos. Para la respectiva valoración del Tribunal, se adjunta un proyecto de resolución que podría servirle de base para resolver su petición. Para tales efectos, también se allega el expediente que sobre dicha gestión confeccionó este departamento, el cual consta de 5 folios útiles; legajo que, respetuosamente, se solicita devolver una vez finalizado el trámite.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusión y recomendación se acogen. Díctese la resolución respectiva. ACUERDO FIRME.

G) Informe de designación de representante ante el Comité Municipal de Emergencias de Golfito. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0442-2023 del 15 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los fines pertinentes, elevo a conocimiento del Superior el oficio n.° CNE-UGOOF-0163-2023 de fecha 19 de mayo de 2023, suscrito por la señora Ana Gabriela Mora Matarrita, Oficial de Enlace, Comisión Nacional de Emergencias, Región Brunca, mediante el cual solicitó que se nombrara a una persona funcionaria suplente para que representara a la institución ante el Comité Municipal de Emergencias de Golfito, así como sus anexos (oficio n.° CME-GOL-004-2023 y oficio n.° MG-VA-CCCI-01-2023).

Aunado a ello, se adjuntan los oficios n.° DGRC-0380-2023 de fecha 25 de mayo de 2023 y n.° CCE-014-2023 de fecha 12 de junio de 2023, mediante los cuales esta Dirección General y el coordinador a. i. del Comité Central de Emergencias de esta institución, respectivamente, brindan su criterio en relación con la solicitud incoada por ese Comité Municipal de Emergencias.".

Se dispone: Aprobar conforme lo indica el señor Cristhian Javier Alvarado Hidalgo, en su condición de Coordinador a. i. del Comité Central de Emergencias de estos organismos electorales, según oficio n. ° CCE-014-2023. Proceda la Dirección General del Registro Civil a informar y tramitar oportunamente, lo necesario ante el Comité Nacional de Emergencias. ACUERDO FIRME.

H) Observaciones de la Dirección General del Registro Civil respecto a la prórroga del plazo establecido para el cumplimiento de recomendaciones de informes de auditoría. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0444-2023 del 15 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación con lo dispuesto por el Tribunal en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 50-2023, celebrada el 8 de junio de 2023, comunicado mediante oficio STSE1394-2023 de la misma fecha, relativo a la autorización como fechas improrrogables para el cumplimiento de las recomendaciones de auditoria [sic] mencionadas en los oficios DGRC0297-2023, DGRC-0300-2023 y DGRC-0303-2023, de manera muy respetuosa y únicamente para efectos de conocimiento de las señoras Magistradas y señores Magistrados, me permito aclarar lo siguiente.

La atención de todas las recomendaciones para las cuales se solicitó prorroga por parte del suscrito para su cumplimiento a través de dichos oficios, dependen estrictamente del desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas, tal y como se puede observar a continuación:

1. Para el cumplimiento de la recomendación 4.4 del Informe n. ° ICI-06-2019 y contenida en el Informe de seguimiento n. ° SRICI-05-2021 (Oficio DGRC0297-2023), se requiere del desarrollo de un software o aplicación que permita ejercer un control automatizado de los trámites de denuncias de nulidades de matrimonios. Dicho software o aplicación, fue desarrollado en la herramienta de gestión documental Filenet, llegándose incluso a realizar pruebas de usuario. Posteriormente se indicó que no se pondría en producción en virtud de que todos los desarrollos en Filenet serían migrados a Microsoft SharePoint. El hecho de no ponerse en producción interfiere en el cumplimiento de la recomendación de la auditoría interna, pero eso no depende del suscrito.

2. Para el cumplimiento de las recomendaciones 4.1.a, 4.1.b y 4.1.c del Informe n.° ICI-04-2019 y 4.5 del Informe n.° ICI-05-2019 (Oficio DGRC-0300-2023), se requiere del desarrollo de un software o aplicación, que permita ejercer el control automatizado de los documentos que ingresan para ser custodiados en la Sección de Archivo del Registro Civil. El suscrito, como parte usuaria, realizó la solicitud del aplicativo, depende de la DGET el cronograma para la construcción y en las diferentes etapas del desarrollo, en que se requiera la intervención de la parte usuaria, se asignarán sin demora los recursos humanos necesarios por parte de este Registro. Según el PETI 11 que se encuentra incluido dentro del portafolio de proyectos del PETI 2020-2024, programado por la DGET para su implementación de octubre de 2023 a octubre 2024.

3. Para el cumplimiento de la recomendación 4.7 de los Informes n.° ICI-03-2012 y de seguimiento n.° SRICI-08-2019 (Oficio DGRC-0303-2023), se requiere de la implementación del desarrollo del software denominado “Matrimonio en línea”. Ese aplicativo se encuentra desarrollado y en etapa de pruebas técnicas. La DGET indicó que estas se realizarían en el mes de mayo, sin que, con posterioridad a ello, la parte usuaria haya sido llamada a realizar las pruebas funcionales. El Registro Civil, de inmediato preparará los guiones de pruebas y asignará el recurso humano necesario, sin que, hasta ese momento, podamos realizar gestión alguna y por ende, se tornaría imposible el cumplimiento de la recomendación de la Auditoría Interna.

Dicho lo anterior, se puede afirmar que, para atender realmente y subsanar las debilidades detectadas en su oportunidad por el órgano auditor, que dieron pie al planteamiento de tales recomendaciones, es indispensable el desarrollo de las actividades que son competencia única y exclusivamente de la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

Cuando se trata de desarrollos informáticos, el rol y la competencia de la Dirección General del Registro Civil se limita esencialmente a la formulación de los requerimientos, participación en calidad de usuarios en todas las etapas en las que la DGET así lo requiera, dentro de sus cronogramas de proyectos y a dar el seguimiento respectivo sobre los avances en la implementación de esas soluciones tecnológicas.

Con base en lo expuesto, el suscrito mantendrá la posición de que cuando se analicen informes de la Auditoría Interna relacionados con el Registro Civil, pero a su vez con desarrollos tecnológicos, se dividan los roles de cada Dirección y que el cumplimiento de una ellas, no dependa del cumplimiento de la otra. Es por ello que, el suscrito solicitó al CDIR, al conocer el oficio de la Auditoría Interna AI-135-2023 del 10 de mayo de 2023, en el que se denegó una solicitud de prórroga conjunta entre la DGET y la DGRC, que se acordara que el informe que se le solicitaría a ambas dependencias, se brindara en forma individual. Ahí el suscrito indicó, mediante oficio DGRC-0392-2023 del 30 de mayo de 2023, lo siguiente:

“Dicho lo anterior, se puede afirmar que cuando las recomendaciones del ente Auditor se refieran a desarrollos informáticos, la actividad de la parte usuaria se limita a aspectos tales como la solicitud del proyecto (actividad cumplida), pruebas de usuario y aceptación del desarrollo, entre otros, escapando de la posibilidad de cumplimiento, que corresponde a la DGET, la construcción del aplicativo y las pruebas funcionales, etapa en la que se encuentran las citadas recomendaciones.

Dado lo anterior, se reitera que el rol y competencia por parte de esta Dirección General, en relación con recomendaciones que se refieran al desarrollo de soluciones tecnológicas, es la solicitud del proyecto y el involucramiento en todas aquellas etapas que requieran, durante el desarrollo, de la participación de la parte usuaria, etapas que dependen del cronograma que proponga la Dirección General de Estrategia Tecnológica.”.".

Se dispone: Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

I) Informe de la Auditoría Interna sobre el cumplimiento de recomendaciones de informes de control. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-0174-2023 del 16 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con el propósito de darle a conocer a ese Órgano Colegiado, lo manifestado por la Contraloría General de la República, en el oficio n.° DFOE-GOB-027-2023, en relación con la consulta realizada por esta Auditoría Interna relativa al seguimiento de recomendaciones y el otorgamiento reiterado de prórrogas de plazo para el cumplimiento de ellas, entre otros; me permito señalar lo siguiente:

El Reglamento para el Seguimiento de las Recomendaciones y Acciones de Mejora Emitidas en los Informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, en su artículo 14.- Solicitud de prórrogas, indica:

“(…) En los casos que por razones debidamente justificadas la Administración no pueda cumplir con la implementación de la recomendación o acción de mejora en el plazo establecido, previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento de estas, deberá solicitar formalmente la aprobación ante la instancia competente que autorizó el plan de implementación, la nueva fecha de cumplimiento, esta deberá contener la justificación correspondiente, la prueba que respalde la solicitud y el nuevo plan de implementación. La instancia competente tramitará la solicitud de prórroga y notificará formalmente a la dependencia solicitante, el resultado del análisis realizado, así mismo, deberá remitir copia a la Auditoría Interna de la solicitud y decisión determinada con sus respectivos documentos de respaldo.” (El subrayado es del original).

Por su parte el artículo 23 del referido Reglamento, señala:

“(…) Las recomendaciones y acciones de mejora emitidas previo a la entrada en vigencia de este Reglamento, que no estén cumplidas en su totalidad y su plazo esté vencido de conformidad con el plan de implementación por la Administración, se establecerá un término de seis meses para su ejecución, por lo que, finalizado ese plazo, se aplicara lo dispuesto en el Capítulo V de este marco normativo. En caso de que no sea viable la implementación del plan de recomendaciones o acciones de mejora en el plazo otorgado en el párrafo anterior, la instancia responsable de su ejecución, deberá aplicar el procedimiento señalado en el artículo 14 del presente Reglamento.” (El subrayado no es del original).

De lo transcrito anteriormente se extrae, que esa Norma faculta a la instancia competente -entendida esta como el jerarca o titular subordinado, que aprobó en primera instancia el plazo original de las recomendaciones-, a otorgar una prórroga mediante la aprobación de la nueva fecha de cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría interna, debiéndose cumplir con los siguientes aspectos:

A.         Que medien razones debidamente justificadas para aprobar una nueva fecha para el cumplimiento de las recomendaciones.

B.         Que exista una solicitud formal, previa a la fecha original de vencimiento de la recomendación, conteniendo: I. La justificación correspondiente. II. La evidencia que respalde la solicitud. III. El nuevo plan de implementación.

C.         Remitir a la Auditoría Interna la solicitud y decisión determinada con sus respectivos documentos de respaldo.

De igual forma refiere, a que en un plazo de seis meses -a partir de la vigencia del referido Reglamento-, se deben implementar las recomendaciones que no estén cumplidas en su totalidad, o aplicar el procedimiento que indica el numeral 14 de cita.

Dicha situación, en el marco de las recomendaciones pendientes de implementación, conllevó por parte de la Administración activa, la solicitud al Tribunal o al Consejo de Directores (CDIR)¹, la reprogramación de su ejecución, aspecto que podría configurar un debilitamiento del Sistema de Control Interno institucional (SCI), pues éstas, contribuyen al perfeccionamiento de ese sistema y a mejorar la gestión de la organización.

En dicho contexto, el suscrito, ante la duda razonable sobre la concesión de prorrogas de los plazos de las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna, entre otras preguntas, solicitó criterio a la Contraloría General de la República². Sobre el particular, mediante oficio n.° DFOE-GOB-0227-2023 (7223), del 08 de junio de 2023, de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa del Área de Fiscalización para el Desarrollo de la Gobernanza del Órgano Contralor (se adjunta copia), atedio [sic] la consulta presentada, concluyendo -en lo que interesa- lo siguiente:

1.          No es jurídicamente viable por vía de reglamento o mediante otros instrumentos de gestión, establecer prórrogas reiteradas a los plazos establecidos en las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría, siendo que la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público regulan plazos concretos y de razonabilidad temporal en que deben ser atendidas las recomendaciones de la auditoría, bajo parámetros de inmediatez y prontitud; ya que podrían impactar de forma negativa en el seguimiento de las recomendaciones como actividad conformante del proceso de auditoría, según Norma 202 y 206 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. (El subrayado no es del original).

2.          (…) la concesión de ampliaciones de plazo en el cumplimiento de las recomendaciones deberán estar enmarcadas sobre todo por lo dispuesto en la LGCI y las coordinaciones pertinentes entre la administración activa y la auditoría. (El subrayado no es del original).

3.          Si la falta de implementación de las recomendaciones, cuyo plazo de implementación se encuentra vencido, pero prorrogado por la administración implica un debilitamiento del Sistema de Control Interno a juicio de esa auditoría, la LGCI dispone un elenco de competencias que puede ejercer la auditoría interna (art. 22 LGCI) o valorar la aplicación del régimen de responsabilidades establecido en los artículos 39 y 42 de la LGCI. No obstante, lo indicado, es indispensable llegar a acuerdos coordinados y suficientemente deliberados entre la administración activa y la auditoría como componentes orgánicos del SCI; antes de acudir a medidas de última ratio. (El subrayado no es del original).

4.          El diseño establecido por el legislador en la LGCI respecto de la atención de las recomendaciones del auditor contenidas en informes de auditoría por parte de la administración activa; previene su cumplimiento de forma pronta e inmediata o al menos dentro de plazos razonables; y no regula al menos de forma directa una facultad del jerarca o los titulares subordinados para autoimponerse prórrogas, o bien prórrogas reiteradas de los plazos originalmente concedidos para el cumplimiento de las recomendaciones sin la intervención de la auditoría que emitió el informe, siendo más bien competencia de la auditoría valorar dicha procedencia bajo parámetros de lógica, razonabilidad y proporcionalidad del caso concreto y atendiendo las razones justificantes de la solicitud de la prórroga del plazo esgrimidas por la administración; en el correcto entendido que corresponde a la auditoría el seguimiento de las recomendaciones como actividad conformante de su proceso de auditoría, según Norma 202 y 206 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. (El subrayado no es del original).

5.          Si la negativa de la administración en aceptar que la Auditoría Interna, ostenta la potestad –previa definición de procedimientos y demás instrumentos de gestión–, de conceder y aprobar prórrogas a los plazos establecidos en las recomendaciones contenidas en los informes que emite; implica un debilitamiento del Sistema de Control Interno a juicio de esa auditoría, la LGCI dispone un elenco de competencias que puede ejercer la auditoría (art. 22 LGCI) o valorar la aplicación del régimen de responsabilidades establecido en los artículos 39 y 42 de la LGCI. No obstante, lo indicado, es indispensable llegar a acuerdos coordinados y suficientemente deliberados entre la administración activa y la auditoría como componentes orgánicos del SCI; antes de acudir a medidas de última ratio.

6.          Si la concesión de prórrogas reiteradas por la administración; configuran un incumplimiento injustificado de instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, o bien obstaculizan o retrasan el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en la LGCI; efectivamente tales acciones podrían configurar causales de responsabilidad administrativa, según el artículo 39 de la LGCI. (El subrayado no es del original).

7.          (…) En consecuencia corresponde a esa auditoría interna ponderar el efecto de sus actuaciones, de conformidad con el marco de sus competencias (artículo 22 y 32 LGCI); igualmente ante la verificación de un incumplimiento injustificado de las recomendaciones emitidas, establecer con claridad, de conformidad con el marco legal aplicable, las acciones que proceden. Cualquiera que sea la decisión que tome esa Auditoría respecto del seguimiento de sus recomendaciones; como bien se explica en las Normas de Control Interno para el Sector Público; el control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la administración de todo tipo de organización obtenga una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las personas interesadas en ella. En la Administración Pública, esa gestión debe regirse por los principios constitucionales y legales vigentes; además, la rendición de cuentas correspondiente tiene como destinatario último a la ciudadanía considerada de manera integral, pues las instituciones se crean para satisfacer necesidades de la colectividad, la cual tiene el poder supremo en una sociedad democrática. El seguimiento de las recomendaciones como imperativo legal debe coadyuvar al cumplimiento y fortalecimiento de los objetivos del SCI (art. 8 LGCI y Norma 1.6 “Responsabilidad de la auditoría interna sobre el SCI”) (…). (El subrayado no es del original).

Como epílogo de lo anterior, se tiene que jurídicamente (…) La LGCI no contiene regulaciones específicas sobre otorgamiento de prórrogas de plazos de cumplimiento de las recomendaciones tanto al jerarca como a los titulares subordinados (…), además que vía reglamento -como instrumento jurídico-, no es factible modificar, adicionar o suprimir -entre otros-, actuaciones que la ley no prevé, por lo que el artículo 14 y el segundo párrafo del numeral 23 del Reglamento para el Seguimiento de las Recomendaciones y Acciones de Mejora Emitidas en los Informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones -arriba transcrito-, no tendrían eficacia jurídica; así como, se tendría que analizar el otorgamiento de prórrogas de los plazos definidos para el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, al amparo de estos numerarios; lo anterior, de conformidad con lo estatuido en el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública³.

De lo señado por el Órgano de Fiscalización Superior, se puede colegir, que es admisible en casos concretos, excepcionales y debidamente documentados, cuando medien circunstancias de razonabilidad, lógica y conveniencia, sin que ello se convierta en un proceso automático o práctica habitual, prorrogar los plazos de las recomendaciones, aspecto que tendría que ser valorado por la Auditoría Interna, como parte de sus competencias.

Es importante resaltar el hecho de que si se giran recomendaciones, es porque en el ejercicio de sus funciones de Auditoría Interna, ha detectado la existencia de debilidades o carencias, asociadas a un riesgo sobre la actividad atendida o el patrimonio de la Institución, por lo que, su atención debe ser en la inmediatez que indica el artículo 12, inciso c) de la LGCI, que dicta: “(...) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan(...).” (El subrayado no es del original)

De lo anterior, el hincapié que hace la Contraloría, al establecer el deber del jerarca y los titulares subordinados en materia de control, de analizar e implementar de inmediato o al menos con prontitud las referidas acciones, es decir, bajo parámetros de inmediatez y prontitud. Además, de (…) resaltar la sana comunicación y coordinación entre los distintos niveles jerárquicos que correspondan (…) y (…) es indispensable llegar a acuerdos coordinados y suficientemente deliberados entre la administración activa y la auditoría como componentes orgánicos del SCI (…), aspectos -valga indicar- que, en el caso particular del Tribunal, han sido regla en el Tribunal. 

Dentro de este ámbito de análisis, interesa indicar que entre el 2011 a la fecha de este documento, la Auditoría Interna ha emitido un total de 983 recomendaciones, siendo que 580 se encuentran implementadas, estadística que no incluye, las acciones de mejora que la Administración aprobó para la atención de los servicios preventivos -advertencias y asesorías-, emitidas por este Despacho.  Si bien, se debe reconocer los esfuerzos realizados por el Tribunal y el CDIR, en ordenar la implementación de tales acciones, también se debe considerar, que algunas dependencias de la Institución, han sido laxas en su valoración y en la definición de acciones para su ejecución, aspecto que, desde una perspectiva de control interno, riesgo, razonabilidad y proporcionalidad, no se justifica, ya que existen recomendaciones que, desde su emisión en el 2011, no se han implementado.

A partir del criterio y la jurisprudencia señalada por la Contraloría General de la República, en relación con la concesión de prorrogas de los plazos de recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna, y demás aspectos relacionados; así como, de la sana comunicación y coordinación entre la Administración Activa y la Auditoria Interna, en beneficio del perfeccionamiento del SCI Institucional -aspecto que ha sido norma en el Tribunal-, este Despacho, reitera estar en la mejor disposición de brindar el acompañamiento que requiera la Administración, con el propósito de buscar el consenso adecuado, a efecto de que las recomendaciones pendientes de implementar, se ejecuten y finiquiten de acuerdo con lo dictado en el oficio DFOE-GOB-0227-2023 (7223), referido; además, de aclarar cualquier consulta que sobre el particular se estime conveniente, de manera que se apoye y facilite dicho seguimiento.

¹Colegiados que aprobaron en primera instancia el plazo original de las recomendaciones.

²Oficio n.°AI-0118-2023 de 21 de abril de 2023, y oficio n. ° AI-0131-2023 de 08 de mayo de 2023.

³Ley General de la Administración Pública, “Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes. (…)”".

Se dispone: Reiterar el agradecimiento de este Tribunal con los servicios de asesoría que presta esa Auditoría Interna y la disposición de cumplir cabal y oportunamente con las recomendaciones que hace en sus informes. Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de quince días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

J) Informe de la Dirección General del Registro Civil relativo a lo manifestado por el señor Contralor de Servicios, respecto del proceso de otorgamiento de citas para la presentación de trámites de naturalización por primera vez. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0448-2023 del 16 de junio de 2023, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 52-2023, celebrada el 13 de junio de 2023, rinde informe relativo a lo manifestado por el señor Contralor de Servicios, respecto del proceso de otorgamiento de citas para la presentación de trámites de naturalización por primera vez, según detalla.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Pase a estudio individual de las señoras Magistradas y del señor Magistrado de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Solicitud de autorización de licencia sindical. De la señora Cindy Vega Figueroa, Secretaria General Adjunta del Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° SETSE-040-2023 del 15 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Solicito su colaboración con el propósito de conceder una licencia sindical a la señora Ana Yenci Gutiérrez Espinoza, para los días 29 y 30 de junio de los corrientes, para atender asuntos propios de su labor sindical, todo ello en el marco de la disposición prevista en el artículo 61 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, Decreto n.° 3-1996 y sus reformas 

 Ruego que, de ser aprobada la solicitud, se informe lo correspondiente a la jefatura de la Coordinación de Servicios Generales, oficina que se encuentra destacada la referida representante sindical.

  No se omite indicar que este grupo sindical se encuentra en la mejor disposición de atender cualquier inquietud que se presente respecto de lo planteado en este oficio, en todo caso para lo que se estime pertinente, queda a su disposición el correo electrónico del sindicato: sindicatoempleadostse@gmail.com.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. Tome nota la jefatura del Departamento de Recursos Humanos, así como la inmediata de la funcionaria Gutiérrez Espinoza. ACUERDO FIRME.

A las once horas y cuarenta y cuatro minutos terminó la sesión.