ACTA N.º 113-2024

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y cuarenta y un minutos del doce de noviembre de dos mil veinticuatro, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y de la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorporan al orden del día los siguientes asuntos:

•       Modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

•       Reglamento de protección y tratamiento de datos y Protocolo de despersonalización de documentos del TSE.

•       Reglamento para la conformación y renovación de las estructuras partidarias, transformación de escala y fiscalización de asambleas.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 112-2024.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario del funcionario Rony Salas Sánchez de la Auditoría Interna. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2641-2024 del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual remite a consideración nota suscrita por el señor Rony Salas Sánchez, destacado en la Auditoría Interna, con la cual solicita que se le conceda una prórroga a la licencia sin goce de salario que actualmente disfruta, según las razones y condiciones que expone.

Se dispone: Aprobar la prórroga de la licencia sin goce de salario, conforme a lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Nombramiento en propiedad en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2354-2024 del 6 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento a lo dispuesto en Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y la Ley Marco de Empleo Público y sus respectivos reglamentos y el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos -oficio n.° RH-2651-2024-, me permito proponer la aprobación del nombramiento en propiedad del señor Nelson David Rodríguez Mata, en el puesto número 101903 como Profesional Funcional 1, Encargado de Fiscalización Investigativa en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, quien obtuvo el mejor puntaje en el respectivo concurso, a partir del 16 de noviembre de 2024.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2355-2024 del 7 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Secretaría General, atendiendo a lo acordado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 4-2023, celebrada el 12 de enero de 2023 y mediante oficio n.° STSE-2296-2024, hizo de conocimiento de los personeros de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) y del Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), copia del oficio DE-2746-2024, con fecha del 29 de octubre de 2024, suscrito por la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, en el que se propone modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

Siendo que en el plazo otorgado a los personeros sindicales no se recibieron observaciones a lo indicado por la señora Mora Navarro, se somete la modificación referida a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, para lo que a bien tengan disponer.".

Se dispone: Aprobar las modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos, según lo indicado por la Dirección Ejecutiva en su oficio n.° DE-2746-2024. ACUERDO FIRME.

D) Modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2379-2024 del 11 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Secretaría General, atendiendo lo dispuesto en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 108-2024, celebrada el 24 de octubre de 2024, comunicado mediante oficio n.° STSE-2253-2024, en el que se dispuso conceder audiencia, por el plazo de cinco días hábiles, a los personeros de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) y del Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), con el propósito de conocer su criterio respecto a la solicitud de rectificación de perfil de puesto.

Siendo que en el plazo otorgado a los personeros sindicales no se recibieron observaciones, se somete la modificación referida a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, para lo que a bien tengan disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por hecha la rectificación al Manual Descriptivo de Clases de Puestos, indicada en el oficio n.° RH-2573-2024. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Justificación de ausencia a sesión del Consejo de Directores. De la señora Laura Brenes Ramírez, Profesional en Derecho 2 de la Secretaría General del TSE, se conoce oficio n.° CDIR-0303-2024 del 5 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 47-2024, celebrada el 5 de noviembre de 2024 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional, que dice:

«De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce correo electrónico del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual se excusa de presentarse a la sesión ordinaria n.° 47-2024, y en lo conducente manifiesta:

“[…] en virtud de que el día de mañana debo asistir a la sesión final de la capacitación “Círculos de Paz” dirigida por personas funcionarias de CONAMAJ, que se llevará a cabo en el salón Multiuso del TSE de 8 a.m. a 3 p.m., le solicito se justifique mi ausencia a la sesión del Consejo de Directores y se autorice para que en mi lugar asista el señor Jefferson Vargas, Secretario General a. i. de esta Dirección."

Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2.- Tener por justificada la referida ausencia. 3.- Hágase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Tener por justificada la referida ausencia. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Ampliación del monto de operación de la caja chica auxiliar del Departamento de Proveeduría. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2819-2024 del 5 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n.°CONT-0752-2024, de fecha 31 de octubre del presente año; en el cual se solicita a esta Dirección la aprobación para la ampliación del monto de operación de la caja chica auxiliar de la Proveeduría en ₡300.000,00, y dado que es viable efectuar lo requerido, según lo estipulado en el artículo n.°36 “Fijación del importe del fondo”, del Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del TSE, se requiere la autorización de este Tribunal.

Este requerimiento se tramita por solicitud del Departamento de Proveeduría, por lo que, la Contaduría realizó un estudio sobre la rotación de salidas y reintegros de dinero de esa caja en los últimos dos periodos; producto de dicho análisis y para mantener el equilibrio de dicha caja, recomienda adicionar ₡100.000,00 al monto ya existente.

Al respecto, no se omite indicar que este Despacho se encuentra en la mejor disposición de atender cualquier inquietud que se presente respecto de lo planteado en este oficio.".

Se dispone: Por las razones indicadas por la señora Mora Navarro, autorizar la ampliación del monto de operación de la caja chica auxiliar del Departamento de Proveeduría, conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Reglamento de protección y tratamiento de datos y Protocolo de despersonalización de documentos del TSE. De las señoras Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del TSE, y Arlette Bolaños Barquero, Ejecutiva Supervisora del Servicio de Jurisprudencia Electoral y Normativa del TSE del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, así como de los señores Gerardo Felipe Abarca Gómez, Secretario General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Registro Civil, y Juan Luis Rivera Sánchez Coordinador del Cuerpo de Letrados, se conoce oficio n.° IJN-028-2024 del 16 de octubre de 2024, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 91-2024, celebrada el 5 de setiembre de 2024, rinden propuesta del reglamento de protección y tratamiento de datos y del protocolo de despersonalización de documentos del TSE y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomiendan:

"Para finalizar, a continuación, presentamos las siguientes recomendaciones:

1. Considerar lo externado en el informe de esta comisión consignado en el oficio IJN-015-2024 de 30 de mayo de 2024 (se adjunta nuevamente).

2. Aprobar los textos del Reglamento para la protección y tratamiento de los datos personales incluidos en los documentos emitidos en el Tribunal Supremo de Elecciones y el Protocolo de actuación para la despersonalización de documentos del Tribunal Supremo de Elecciones que se aportan con este oficio.

3. Una vez aprobadas dichas normas y de conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley n.° 8968 Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, proceder con la inscripción, en la Prodhab, del Protocolo de actuación para la despersonalización de documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, sin perjuicio de también remitirle el Reglamento para la protección y tratamiento de los datos personales incluidos en los documentos emitidos en el Tribunal Supremo de Elecciones.

4. Aceptar la donación del Sistema de despersonalización de documentos creado por el Poder Judicial como herramienta para utilizar en el TSE, para lo cual se sugiere el acompañamiento de una persona especialista de la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

5. Generar procesos de divulgación, capacitación y sensibilización entre el funcionariado del TSE sobre los temas de protección y tratamiento de datos y despersonalización o anonimización de documentos, por ser de gran relevancia institucional.

6. Dar por finalizado el trabajo de esta Comisión, por cumplirse el objetivo para el cual fue instaurada.

Agradecemos la confianza depositada y quedamos en la mayor disposición de aclarar o ampliar lo que se estime procedente.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. En consecuencia, tener por aprobado el Protocolo de actuación para la despersonalización de documentos del Tribunal Supremo de Elecciones, según lo indicado por los informantes. De igual manera, emítase el correspondiente decreto, de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CONSIDERANDO

1.- Que, de conformidad con lo que establece el artículo 12 inciso ñ) del Código Electoral, el Tribunal Supremo de Elecciones goza de potestad reglamentaria, y en uso de esa facultad legal le corresponde actuar como jerarca administrativo de los demás órganos electorales y en ese carácter, dictar sus reglamentos autónomos de organización y servicio.

2.- Que es necesario uniformar y establecer normas claras y precisas para regular la recolección, almacenamiento, tratamiento y manejo de los datos personales incluidos en los documentos que se emiten en el Tribunal Supremo de Elecciones, acorde con lo dispuesto en la Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales (Ley n.° 8968 del 7 de julio de 2011, publicada en La Gaceta n.° 170 del 5 de setiembre de 2011), el Reglamento a la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y sus reformas (Decretos Ejecutivos n.° 37554-JP, publicado en el Alcance n.° 42 a La Gaceta n.° 45 del 5 de marzo de 2012 y n.° 40008-JP, publicado en el Alcance n.° 287 a la Gaceta 234 del 6 de diciembre de 2016), la Ley n.° 10475, Prevención de la violencia en personas menores de edad y personas jóvenes (publicada en el Alcance n.° 148 a La Gaceta n.° 159 del 29 de agosto de 2024) y la Ley n.° 10240 Ley para promover la transparencia en el suministro de información en el sector público (publicada en La Gaceta n.° 178 del 25 de setiembre de 2024).

3.- Que la Administración debe reglamentar los procedimientos y acciones para la protección y tratamiento de los datos personales y la despersonalización, cuando proceda, de los documentos que emite, para garantizar el absoluto respeto a los derechos fundamentales de las personas, concretamente, su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida y demás derechos de la personalidad, así como la defensa de su libertad e igualdad respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos personales, en armonía con las limitaciones y fines del principio de transparencia administrativa y en procura de la simplificación de trámites, todo de conformidad con lo establecido en la Ley n.° 8968.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES INCLUIDOS EN LOS DOCUMENTOS EMITIDOS EN EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

SECCIÓN I

Generalidades

Artículo 1.- Fundamento normativo.- El presente reglamento se dicta con fundamento en la Ley n.° 8968 Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales (en adelante la Ley n.° 8968) y las normas constitucionales y convencionales que regulen este tema, para, de conformidad con los parámetros allí establecidos, recolectar, almacenar, tratar, manejar y custodiar los datos personales incluidos en documentos administrativos, civiles y electorales producidos en el Tribunal Supremo de Elecciones (en adelante el TSE) que contengan datos sensibles.

Además, la protección de datos se regirá por los principios de autodeterminación informativa, consentimiento informado y de calidad de la información, así como por los subprincipios de actualidad, veracidad, exactitud y adecuación al fin, establecidos en la Ley n.° 8968.

Artículo 2.- Objeto. Este reglamento tiene como objeto establecer los lineamientos institucionales en relación con el tratamiento que deberá aplicarse a los datos personales contenidos en los documentos emitidos en el TSE previo a su publicación en Internet o por cualquier medio o base de datos de acceso público que administre, de forma tal que se garantice los derechos de acceso a la información pública de carácter administrativo, civil y electoral y transparencia, en equilibrio con el derecho a la privacidad y autodeterminación informativa, procurando evitar que se propicien acciones discriminatorias, mediante el manejo adecuado de los datos, la seguridad de la información y uso de herramientas tecnológicas.

Artículo 3.- Ámbito de aplicación. Este reglamento deberá ser acatado por las Direcciones Generales y sus dependencias y se aplicará a los datos personales contenidos en documentos emitidos en el TSE, indistintamente de la materia que se trate, que figuren en bases de datos automatizadas o manuales y que deban ser difundidos, publicados o puestos a disposición de terceras personas.

Artículo 4.- Definiciones. Para la aplicación de este reglamento, se deben considerar las siguientes definiciones:

a) Autodeterminación informativa: Derecho fundamental derivado del derecho a la privacidad, que tiene como objeto controlar el flujo de información que concierne a cada persona, para evitar que se propicien lesiones a los derechos fundamentales y acciones discriminatorias.

b) Base de datos de acceso público: Aquella que permite acceder a su contenido de forma total o parcial, por cualquier persona que lo solicite o busque.

c) Datos personales: Cualquier dato relativo a una persona física identificada o identificable, tal como el nombre, número de cédula, dirección domiciliaria, correo electrónico, número telefónico, entre otros, que la identifiquen plenamente o que faciliten su identificación.

d) Datos personales de acceso irrestricto: Los contenidos en bases de datos públicas de acceso general, según lo dispongan leyes especiales y de conformidad con la finalidad para la cual estos datos fueron recabados.

e) Datos personales de acceso restringido: Los que, aun formando parte de registros de acceso al público, no son de acceso irrestricto por ser de interés solo para su titular o para la Administración Pública, cuyos respaldos son físicos o electrónicos, escritos u orales, o en cualquier otro medio, de conformidad con lo establecido en la Ley de Protección de Datos vigente.

f) Datos sensibles: Toda aquella información del fuero íntimo de la persona física, cuya asociación con esta permita su plena identificación y que pueda ser utilizada en su contra para su discriminación o exclusión, por ejemplo, su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, convicciones religiosas, espirituales o filosóficas; así como la relativa a información biomédica, vida, salud, identidad de género y orientación sexual, entre otros.

g) Derecho al olvido: Es el derecho que tienen todas las personas para que, una vez transcurrido el plazo de 10 años desde la fecha de ocurrencia de los hechos o actos administrativos registrados, no estén disponibles para terceros los datos que le pudieran afectar, salvo disposición normativa especial que disponga otro plazo para datos concretos.

h) Despersonalización o anonimización: Tratamiento, automatizado o manual, dado a los datos sensibles y de acceso restringido, para proteger la identidad y personalidad de una persona física determinada y las condiciones fácticas relacionadas con ella en el marco de procesos y trámites realizados ante el TSE. Tiene como fin desvincular o desasociar a la persona física, identificada o identificable, de sus datos expuestos en los documentos de naturaleza administrativa y civil y, en los casos de excepción, electoral, mediante la eliminación o sustitución de los datos personales que no deban publicarse o transmitirse a terceros, ocultándolos en los documentos de acceso público con el uso de etiquetas y cualquier otra estrategia que los reserve.

i) Documentos a despersonalizar: Son todos aquellos documentos de acceso público emitidos en el TSE, tales como resoluciones, actas, oficios, memorandos, informes, circulares, tablas, u otros, cuyos respaldos sean físicos o electrónicos, escritos u orales, de conformidad con lo establecido en la Ley de Protección de Datos vigente.

j) Ley: Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley n.° 8968 del 7 de julio de 2011, publicada en La Gaceta n.° 170 del 5 de setiembre de 2011.

k) Persona interesada: Persona física, titular de los datos que sean objeto de tratamiento y despersonalización, automatizado o manual; o bien, quien esta autorice formalmente para su representación legal o quien sea su heredera o sucesora o albacea.

l) Persona identificada o identificable: Toda persona física cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, por ejemplo, mediante un número de identificación o uno o varios elementos específicos característicos de su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social.

m) Persona redactora: Persona que redacta el documento administrativo, civil o electoral.

n) Persona usuaria: Cualquier persona física o jurídica que acceda, por sí o a través de sus representantes o personas designadas, a la información con un interés personal, académico, laboral, de investigación, entre otros, y cuyo fin sea lícito.

o) Persona responsable de la protección de datos: Persona designada por cada unidad administrativa, que tiene a su cargo la identificación, administración, tratamiento o publicación de información sujeta a la protección de datos personales y que interviene en el acopio, almacenamiento y uso de estos.

p) Persona encargada de la despersonalización de documentos: Persona designada por cada unidad administrativa como encargada de analizar los documentos e implementar o realizar la protección material de los datos personales, anonimizándolos o despersonalizándolos de previo a su publicación o transmisión a terceras personas.

q) Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones aplicadas a datos personales, efectuadas mediante procedimientos automatizados o manuales, tales como recolección, registro, organización, conservación, identificación, extracción, protección, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a estos, el cotejo o la interconexión, así como su modificación, bloqueo, supresión o destrucción, entre otros.

Artículo 5.- Documentos de acceso público en las bases de datos del TSE. Son todos aquellos documentos de acceso público contenidos en las bases de datos oficiales del TSE, emitidos por el Tribunal, sus Direcciones Generales y sus dependencias, que se encuentren en firme. Se califican en esta condición los documentos en materia administrativa, civil y electoral que se produzcan en la institución.

No podrá publicitarse ni transmitirse a terceras personas aquella información que no haya sido protegida según lo dispuesto en la Ley n.° 8968, este reglamento y el protocolo respectivo.

SECCIÓN II

Responsabilidades y obligaciones de las personas designadas para la protección de datos y despersonalización o anonimización de documentos

Artículo 6.- Persona responsable de la protección de datos. Será responsable de la protección de datos la persona designada en cada dirección, oficina, programa o comisión del TSE para hacerse cargo de la base de datos, determinar las resoluciones o los documentos cuyos datos deben ser objeto de tratamiento, identificar los datos sensibles a despersonalizar, emitir alertas sobre documentos con datos sensibles, coordinar y remitir la información despersonalizada a ser publicada en internet o solicitada por terceros.

Artículo 7.- Obligaciones de la persona responsable de la protección de los datos. La persona responsable de la protección de datos deberá:

a) Cumplir con las políticas y temas estratégicos institucionales y generar los procedimientos para la implementación de lo dispuesto en este reglamento.

b) Adoptar las medidas de índole técnica y de organización necesarias para garantizar la seguridad y protección de los datos de carácter personal, así como la actualidad, veracidad y exactitud de los documentos contenidos en las bases de datos y evitar su alteración, destrucción accidental o ilícita, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, así como cualquier otra acción contraria a las normas que rigen la materia.

c) Determinar los documentos cuyos datos deben ser objeto de tratamiento e identificar los datos sensibles a despersonalizar.

d) Emitir las alertas correspondientes sobre los datos objeto de protección a lo interno de su unidad administrativa.

e) Transferir a la persona encargada de la despersonalización o anonimización, los documentos objeto de protección, con base en el procedimiento que se implemente al efecto.

f) Remitir la información despersonalizada a ser publicada en internet o solicitada por terceros.

g) Informar a la persona responsable de la protección de datos de cualquiera otra oficina institucional emisora acerca de los errores u omisiones detectados en documentos allí emitidos, a fin de que esta, en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de recibido ese reporte, corrija y comunique lo ejecutado.

h) Coordinar lo necesario para que la persona encargada de la despersonalización de documentos corrija los errores y omisiones que les reporten en relación con el tratamiento de los datos incluidos en documentos emitidos en su oficina y comunicar lo ejecutado en un plazo no mayor de dos días hábiles a partir del recibo del reporte.

Artículo 8.- Persona encargada de la despersonalización o anonimización de documentos. Cada dirección, oficina, programa o comisión institucional, según sea el caso, designará una persona como encargada de implementar o realizar la despersonalización material de los datos y de mantener actualizada la base de datos pública con todos los documentos despersonalizados, según lo identificado y determinado por la persona responsable, en aplicación de las reglas descritas en este reglamento y el protocolo respectivo.

Artículo 9.- Obligaciones de la persona encargada de la despersonalización de documentos. Son obligaciones de la persona encargada de la despersonalización o anonimización de documentos:

a) Implementar las medidas de seguridad necesarias para la protección e integridad de los datos y cumplir con lo dispuesto en la Ley n.° 8968, en el reglamento institucional, en el protocolo y demás disposiciones aplicables.

b) Analizar, conforme al protocolo e indicaciones de la persona responsable de la protección de datos, si procede la despersonalización de la información en los documentos que se han emitido en su dependencia o se les han trasladado para estudio.

c) Despersonalizar, en los documentos, los datos personales de acceso restringido y de carácter sensible, de conformidad con lo dispuesto en la Ley n.° 8968, este reglamento y el protocolo respectivo.

d) Elaborar y mantener actualizada una base de datos de documentos despersonalizados y otra de los documentos sin despersonalizar, según las especificaciones del artículo 17 de este reglamento.

e) Preparar lo pertinente para la publicación de los documentos despersonalizados.

f) Comunicar a la persona responsable de la protección de datos de su misma oficina, acerca de los errores u omisiones que detecte sobre el tratamiento de los datos contenidos en documentos de la propia o de cualquier otra oficina institucional, para la respectiva corrección, alerta y comunicación.

Artículo 10.- Prohibiciones en la protección de datos.- Es prohibido para las personas responsables de la protección de datos y las encargadas de la despersonalización, así como para cualquiera otra persona funcionaria que tenga acceso a documentos con datos restringidos y sensibles:

a)         Usar los datos sensibles para fines distintos a los autorizados.

b)         No guardar confidencialidad respecto de los datos sensibles tratados.

c)  Transferir o difundir los datos de acceso restringido y sensibles de acuerdo con la Ley n.° 8968 y demás normas aplicables.

SECCIÓN III

Despersonalización o anonimización de los documentos administrativos, civiles y electorales

Artículo 11.- Datos que deben protegerse. Para efectos de publicitar la información, divulgarla o facilitarla a terceras personas, deberán eliminarse, sustituirse u ocultarse los datos personales contenidos en un documento de naturaleza administrativa o civil que permitan identificar a una persona, cuando se haga alusión a datos sensibles o de acceso restringido a ella vinculados.

No podrá divulgarse, en ninguna circunstancia, la información personal relativa a personas menores de edad, víctimas de acoso laboral o sexual o de violencia política. De igual manera no se podrán publicar ni divulgar, en ningún caso, la dirección de la residencia, fotografías o imágenes, número de teléfonos privados y otros de igual naturaleza cuyo tratamiento pueda afectar los derechos y los intereses de la persona titular.

Siempre que en una base de datos de acceso público consten datos de acceso restringido o sensibles, se deberá realizar la despersonalización o anonimización u ocultamiento de los datos, según los procedimientos establecidos para el tipo de base de datos en específico.

Como norma general, cuando lo que consten sean datos de acceso restringido lo que se ocultarán serán estos datos, mientras que cuando lo que consten sean datos sensibles lo que se anonimizará serán los datos de identificación de la persona física titular, así como aquellos otros datos circunstanciales, fácticos o que por asociación permitan individualizarla.

Artículo 12.- Conservación de los datos sensibles. Los datos sensibles, totalmente desvinculados de las personas físicas titulares, se conservarán en el documento con fines institucionales, históricos, estadísticos, investigativos y académicos, y para rescatar temas de interés relacionados con derechos humanos, género, acoso laboral, acoso sexual, violencia política, accesibilidad, entre otros.

Artículo 13.- Reemplazo de datos personales. Únicamente serán objeto de protección, mediante su sustitución o reemplazo por las etiquetas que acá se describen, los datos personales en los documentos a publicitar o transmitir a terceras personas. Con el fin de uniformar los criterios para la despersonalización o anonimización, se utilizarán las siguientes etiquetas:

 

Artículo 14.- Datos en documentos electorales. Por su naturaleza y el interés públicos que revisten, no serán despersonalizados o anonimizados el nombre y número de cédula de las personas en los documentos electorales.

Se exceptúan los casos que involucren a personas menores de edad o cuando se encuentre en el documento información personal vinculada a datos sensibles o de acceso restringido, según el párrafo segundo del artículo 11 de este reglamento.

Artículo 15.- Datos que no deben despersonalizarse o anonimizarse. Se exceptúa de la protección y despersonalización prevista en este Reglamento:

a) Los nombres y números de cédula de quienes intervienen en su condición de persona funcionaria, representantes y militantes de los partidos políticos, integrantes de la estructura interna de la agrupación política, abogados y abogadas de las partes.

b) Los nombres y siglas de los partidos políticos, sociedades, empresas o establecimientos comerciales, números de cédula jurídica de partidos políticos, sociedades o empresas, marcas, nombres comerciales y financistas de las agrupaciones políticas, salvo que, existiendo datos sensibles, deban eliminarse con el fin de no identificar a personas físicas con derecho de protección o en caso de que exista norma legal especial que declare su confidencialidad.

c) Los datos personales de acceso irrestricto (datos públicos) relativos a la registración de los hechos vitales y actos civiles.

d) La información sensible o restringida de las personas que, expresamente, señalen su deseo de que sus datos no sean anonimizados, siempre que tengan capacidad jurídica para tomar dicha decisión, que esta conste y que no se comprometan los derechos de privacidad y autodeterminación informativa de otras personas.

Artículo 16.- Mecanismos, herramientas tecnológicas y recurso humano para despersonalizar o anonimizar datos. Se podrá utilizar y mejorar las herramientas tecnológicas que faciliten la labor de despersonalización, sin que esto sustituya la labor de revisión y supervisión en cuanto a la calidad y contenido de la información por parte de las personas encargadas y responsables de este proceso.

Corresponderá a la Dirección General de Estrategia Tecnológica valorar las opciones disponibles y de proporcionar al personal encargado de la despersonalización de documentos, las herramientas tecnológicas para la protección de datos, con garantías de seguridad, confidencialidad, disponibilidad, accesibilidad e integridad de la información se que emite y custodia en el TSE.

Las personas encargadas de la despersonalización o anonimización de documentos deberán emplear aquellos mecanismos tecnológicos con los que cuente la institución, y estos serán utilizados en estricto apego a las recomendaciones técnicas y de seguridad de la información que sean indicadas por la Dirección General de Estrategia Tecnológica.

Está prohibido el uso de herramientas tecnológicas no autorizadas o que no sean oficiales. No obstante, en casos donde se soliciten documentos o cualquier otro conjunto estructurado de datos que únicamente consten en formato físico y que no se puedan convertir a uno digital compatible con las herramientas de anonimización oficiales o autorizadas, se podrán adoptar medidas manuales para la despersonalización, siempre que sean idóneas para lograr un tratamiento de datos adecuado, así como para permitir la comprensión del documento o la base de datos.

La persona responsable de la protección y la persona encargada de la despersonalización o anonimización de documentos y de las diferentes bases de datos deberán hacer el análisis de riesgos previo y establecer las acciones mínimas a las que obliga la normativa que rige la materia, a efectos de prevenir deficiencias de seguridad de la información. Lo anterior, sin perjuicio de la valoración de riesgos permanente existente en la institución.

Artículo 17.- Bases de datos.- En cada Dirección General u oficina del TSE se mantendrán dos tipos de bases de datos:

a) Base de datos de acceso restringido: Contendrá toda la información en forma íntegra, sin ningún tratamiento de despersonalización o anonimización y será conservada para su uso y consulta interna, mediante los procedimientos y sistemas informáticos establecidos y bajo resguardo controlado, de acuerdo con las regulaciones de gestión documental.

b) Base de datos pública: En cuanto a la información que deberá ser publicada en Internet o de acceso a cualquier persona que la solicite o busque, se mantendrá una base de datos pública, que contendrá, cuando corresponda, la información despersonalizada o anonimizada según los parámetros de este reglamento y demás normativa relacionada. El documento publicado deberá coincidir fielmente con la versión existente en la base de datos de acceso restringido correspondiente.

La base de datos pública será el archivo oficial para el almacenamiento de documentos que contengan datos sensibles despersonalizados, y será la fuente oficial de la información a ser publicada, divulgada o transmitida a terceras personas.

No se registrarán datos personales en bases de datos que no reúnan las condiciones que garanticen plenamente su seguridad e integridad, así como la de los centros de tratamiento, equipos, sistemas y programas.

Artículo 18.- Almacenamiento y conservación de textos originales. Para efectos de uso institucional y para garantizar a las partes su derecho de acceso a la información, es deber de las Direcciones y de todas las oficinas del TSE emisoras de los documentos, conservar los textos originales, conforme a la Ley n.°8968, las políticas institucionales y demás regulaciones establecidas para la gestión documental.

Artículo 19.- Seguridad de los datos.- Para garantizar la seguridad e integridad de los datos de carácter personal almacenados y evitar su alteración, destrucción accidental o ilícita, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, así como cualquier otra acción contraria a la ley, la Dirección General de Estrategia Tecnológica establecerá un único procedimiento que contemple las medidas de índole técnica y tecnológica que deberá adoptar toda dirección, oficina, programa o comisión, personas responsables de la protección de datos y personas encargadas de la despersonalización o anonimización de documentos.

Artículo 20.- Datos que requieren especial atención. Además de lo dispuesto en este reglamento sobre datos sensibles y datos de acceso restringido, se deberá prestar especial atención y realizar la despersonalización o anonimización correspondiente cuando se trate de los siguientes datos:

1. De personas menores de edad, incluyendo situaciones en las que la persona era menor de edad, aunque ya no lo sea.

2. De personas con discapacidad.

3. De víctimas de acoso sexual o laboral, víctimas de delitos sexuales, violencia doméstica o violencia política.

4. De partes o intervinientes procesales cuya divulgación de datos permita identificar a una tercera persona de la cual deban despersonalizarse o anonimizarse datos.

5. Que, en virtud de disposiciones legales o de rango superior vinculantes, tengan carácter confidencial o privado.

6. Los datos agregados a bases de datos anonimizadas sobre poblaciones en condición de vulnerabilidad pueden ser tratados y divulgados, siempre y cuando, se establezcan las garantías oportunas para salvaguardar los derechos contemplados en la legislación.

Artículo 21.- Consentimiento informado. La persona titular de información que conste en las bases de datos del TSE tiene derecho a que se le requiera su consentimiento informado para efectos del uso y transferencia de su información, con las salvedades que establece este reglamento y la ley. 

No será necesario obtener consentimiento expreso para tratar datos personales suministrados por obligación legal o constitucional, siempre que esto se circunscriba exclusivamente a los fines registrales, electorales, procesales o administrativos para los que fueron recabados, o bien, a otros fines no incompatibles según el principio de adecuación al fin.

Si los datos entregados por disposición legal o constitucional se desean utilizar para fines distintos a los autorizados en el párrafo anterior, será indispensable obtener el consentimiento expreso de la persona titular.

Cuando una persona física o jurídica particular o institución pública soliciten la transferencia de información contenida en una base de datos del TSE en la que consten datos personales, requerirá consentimiento expreso y válido de las personas titulares, a excepción de los supuestos contemplados por ley. Dicho consentimiento informado ante el TSE será exigible en cualquier trámite administrativo o instrumento convencional o contractual que se suscriba y que tenga vinculación con datos personales, previo cumplimiento de los protocolos de actuación que al efecto se formulen.

Artículo 22.- Derecho al olvido. Toda persona tiene derecho a que los datos de carácter personal que pudieran afectarla de alguna forma no estén disponibles para terceros, en bases de datos públicas, una vez transcurrido el plazo de 10 años desde la fecha de ocurrencia de los hechos o actos administrativos registrados, salvo disposición normativa especial que disponga otro plazo para datos específicos.

Toda persona interesada o quien esté legitimada para ello, podrá solicitar que se eliminen de los documentos emitidos en el TSE, los datos personales que consten sobre su persona. Asimismo, podrá solicitar que se eliminen aquellos datos que permitan su identificación, transcurridos diez años desde la emisión del documento o de la base de datos que la contenga.

El plazo podrá variar en supuestos específicos si existe normativa o disposición jurídica vinculante que así lo avale.

Las solicitudes de anonimización deberán ser resueltas en un plazo no mayor a diez días hábiles.

Cada dependencia deberá llevar un archivo de control interno de todas las solicitudes con la finalidad de verificar el respeto a los plazos y demás derechos de la persona interesada.

Para efectos de aplicación en el presente reglamento, el derecho al olvido corresponderá exclusivamente a las bases de datos de acceso público del TSE.

Artículo 23.- Acceso a documentación que consta en el sitio web del Tribunal Supremo de Elecciones. Cuando alguna persona interesada solicite documentos que estén disponibles en el sitio web del TSE, se procurará entregar la información contenida en ese medio oficial, sea mediante el enlace de acceso específico, descarga digital o impresión. Lo anterior, toda vez que la información contenida en las bases de datos en línea ya ha debido pasar por el proceso de tratamiento de datos personales, caso contrario, la persona funcionaria que atiende el requerimiento de interés y detecta la omisión, no facilitará el documento, sino que deberá informarlo de inmediato a la persona responsable de la despersonalización de la oficina emisora para su corrección conforme lo establecido en el artículo 26 de este Reglamento.

Una vez despersonalizado o anonimizado el documento la persona responsable de la protección de datos solicitará la debida actualización en el sitio web y lo comunicará a quien informó de la omisión, a fin de que se pueda atender, sin mayor demora, la gestión.

Artículo 24.- Solicitudes de protección y recepción de consultas, dudas y quejas. Con las salvedades de ley, la persona interesada o quien esté legitimada, podrá solicitar el acceso a la información que conste sobre su persona, solicitar su rectificación, actualización, anonimización o eliminación, en atención a los derechos de acceso a la información y de rectificación de todas las personas con respecto a sus datos personales contenidos en la Ley n.° 8968.

Podrá plantear su solicitud, consulta, duda o queja de forma electrónica a través de los medios que para ese fin sean habilitados, o bien de forma presencial ante la Contraloría de Servicios del TSE. Dicha oficina será la encargada de tramitar y dar respuesta a las gestiones realizadas por ambas vías, para lo cual coordinará lo necesario con la oficina emisora del documento.

En caso de que la solicitud sea presentada en despacho u oficina distinta, deberá, en el término de 24 horas, orientarse el trámite y reenviarse a la Contraloría de Servicios para su atención.

Estas solicitudes se atenderán y resolverán en un plazo máximo de diez días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción, de conformidad con lo descrito en el protocolo respectivo.

De la entrega de los documentos de acceso público no disponibles en el sitio web institucional, tanto la persona responsable de la protección de datos como la Contraloría de Servicios, cuando corresponda, deberán llevar una bitácora o registro que permita dar trazabilidad al suministro de la información, donde se detalle, al menos, el nombre completo de la persona usuaria solicitante, tipo y número de identificación, breve descripción del documento suministrado, forma en la que se le entregó y confirmación, en caso de existir, de que se protegieron los datos sensibles y/o de acceso restringido.

Artículo 25.- Información publicada antes de la promulgación y entrada en vigor de la Ley n.° 8968. Los documentos emitidos antes del mes setiembre del 2011, fecha de entrada en vigor de la Ley n.° 8968, se despersonalizarán o anonimizarán a petición de parte, de conformidad con lo dispuesto en este reglamento y el protocolo respectivo.

Aquellas solicitudes de protección de datos que se reciban en la Contraloría de Servicios deberán ser remitidas de inmediato a la persona responsable o despacho encargado de la protección, para su trámite y resolución en un plazo no mayor de 10 días hábiles. Una vez finalizado el tratamiento de los datos, se informará a la Contraloría de Servicios para que esta le comunique formalmente a la persona petente.

Artículo 26.- Deber de informar y corregir errores y omisiones.- Toda persona funcionaria del TSE que detecte que algún documento no ha pasado por el proceso de despersonalización o anonimización deberá comunicarlo de inmediato a la persona responsable de la protección de datos de la oficina emisora del documento para que esta proceda con su pronto tratamiento y puesta a disposición pública.

La persona encargada de la despersonalización o anonimización en la oficina emisora de un documento que contenga errores u omisiones deberá de oficio o a petición de terceras personas, en coordinación con la persona responsable de la protección de datos de la misma oficina, corregirlos en un plazo no mayor a dos días hábiles, contados a partir de su propia detección o de recibido el reporte del error u omisión enviado por cualquiera otra dependencia o persona funcionaria del TSE.

SECCIÓN IV:

Seguimiento y aplicación de este reglamento

Artículo 27.- Protocolo para la despersonalización de documentos. Los procedimientos para la implementación de este reglamento serán desarrollados en un protocolo que se dictará al efecto y que será inscrito en la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), del Ministerio de Justicia y Paz, en los términos dispuestos por el artículo 12 de la Ley n.° 8968.

Artículo 28.- Capacitación. El Departamento de Recursos Humanos deberá incorporar, en los programas y cursos que impartan, el componente de protección de datos y el fomento de una cultura institucional enfocada a ello, así como todo lo relacionado con los conocimientos propios de la materia, las regulaciones legales establecidas al efecto, lo dispuesto en el presente reglamento y lo referente al protocolo y lineamientos internos que la regulan.

Artículo 29.- Control interno y gestión documental para el cumplimiento de las políticas de privacidad. Los despachos u oficinas, responsables y encargados, deberán establecer mecanismos de control interno, con el fin de verificar el cumplimiento de este reglamento, el protocolo y los procedimientos correspondientes, así como coordinar con el Archivo Central del TSE lo relativo a la gestión documental que corresponda.

Artículo 30.- Acatamiento de este reglamento y sanciones por incumplimiento. Este reglamento será de acatamiento obligatorio para todas las oficinas del TSE, para el personal encargado de elaborar, redactar y custodiar documentos emitidos en la institución, así como para las personas responsables y encargadas de la protección de datos y la despersonalización.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento y su protocolo por parte de la persona funcionaria institucional, podrá acarrear responsabilidad administrativa y sanciones de acuerdo con lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, así como las demás disposiciones vigentes y aplicables en la normativa que rige la materia; sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que conforme al ordenamiento jurídico le sean aplicables. Asimismo, facultará al jerarca institucional a adoptar medidas para limitar, total o parcialmente, el acceso a las bases de datos con datos personales a quien se determine como responsable de la respectiva acción u omisión, previa aplicación del procedimiento ordinario.

En caso de que se efectúe un procedimiento administrativo sancionatorio, se podrá adoptar cautelarmente la suspensión de acceso a las bases de datos durante su desarrollo y hasta que no se emita el respectivo acto administrativo firme.

Artículo 31.- Vigencia del reglamento. Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Transitorio único.- Cada una de las direcciones institucionales, en un plazo no mayor a quince días naturales, contados a partir de la publicación oficial de este reglamento, designará, de entre su funcionariado, a las personas responsables de la protección de datos personales y a las personas encargadas de la despersonalización o anonimización de documentos que considere necesarias a lo interno de sus dependencias, y dispondrá, formalmente, el plan de implementación de lo establecido en este reglamento y el protocolo respectivo para que su ejecución inicie dentro de los 30 días naturales siguientes a dicha publicación. Independientemente de que se haya o no estructurado lo anterior, si la información no ha sido protegida según lo dispuesto en la Ley n.° 8968 y demás normativa aplicable, esta no podrá publicitarse por ningún medio ni suministrarse a terceras personas; no obstante, la tardanza injustificada para proceder con el tratamiento de los datos podría acarrear responsabilidad por el incumplimiento.".

3.- Proceda el Departamento Legal con las gestiones necesarias para dar cumplimiento a lo indicado en las recomendaciones 3 y 4. 4.- La Dirección General de Estrategia y Gestión Política-Institucional y el Departamento de Recursos Humanos valorarán lo sugerido en la recomendación 5 de dicho informe. 5.- Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna, así como de demás jefaturas institucionales. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS ELECTORALES.

A) Informe de remanente de las liquidaciones de gastos partidarios correspondientes al proceso electoral municipal de 2024. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2783-2024 sustituir del 31 de octubre de 2024, mediante el cual rinde informe relativo al remanente de las liquidaciones de gastos partidarios correspondientes al proceso electoral municipal 2024.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del proyecto de “Reforma del artículo 146 de la Ley n.° 8765, Código Electoral, del 19 de agosto de 2009, para prohibir la beligerancia política en la Unión Nacional de Gobiernos Locales”, expediente n.° 24.597. De la señora Ericka Ugalde Camacho, Jefa de Área de Comisiones Legislativas III de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° AL-CPEMUN-1044-2024 del 7 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales, en virtud del informe de consulta obligatoria del Departamento de Servicios Técnicos, ha dispuesto consultarles su criterio sobre el proyecto de Ley Expediente n.° 24.597 “REFORMA DEL ARTÍCULO 146 DE LA LEY N.° 8765, CÓDIGO ELECTORAL, DEL 19 DE AGOSTO DE 2009, PARA PROHIBIR LA BELIGERANCIA POLÍTICA EN LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES”, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles que vence el 18 de noviembre y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital […].".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habrá de rendirse a más tardar el 15 de noviembre de 2024- pase al señor Andrei Cambronero Torres, Jefe del Despacho de la Presidencia del TSE. Para su examen se fijan las 11:15 horas del 14 de noviembre de 2024. Tome nota el referido funcionario y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 18 de noviembre de 2024. ACUERDO FIRME.

C) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de “Reforma del transitorio IX de la Ley n.° 10.159, Ley Marco de Empleo Público, del 08 de marzo de 2022 y sus reformas”, expediente n.º 24.655. Del señor Edel Reales Noboa, Gerente del Departamento de la Secretaría del Directorio de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° AL-DSDI-OFI-0143-2024 del 4 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con las disposiciones del Reglamento de la Asamblea Legislativa, se consulta el texto base de discusión sobre el “EXPEDIENTE LEGISLATIVO N.º 24.655 REFORMA DEL TRANSITORIO IX DE LA LEY N.° 10.159, LEY MARCO DE EMPLEO PÚBLICO, DEL 08 DE MARZO DE 2022 Y SUS REFORMAS,” que se adjunta.

De conformidad con el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, el plazo estipulado para referirse al proyecto es de ocho días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del presente oficio; de no recibirse respuesta de la persona o el ente consultado, se asumirá que no existe objeción por el asunto […].".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

I.-Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral”, la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elección popular, solo se podrán convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Órgano Constitucional ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. La iniciativa legislativa n.° 24.655 aspira a modificar el transitorio IX de la Ley Marco de Empleo Público (ley n.° 10.159), con el fin de ampliar el plazo en el que, por concurso de valoración de méritos, una persona funcionaria pública puede adquirir su puesto en propiedad si lo ha ocupado por más de dos años y la plaza está vacante.

III.- Sobre el proyecto consultado. El proyecto de ley en consulta pretende favorecer a las personas servidoras públicas que se encuentren en plazas vacantes: se habilita, por un plazo superior al inicialmente legislado, para que los funcionarios -con dos años de estar en un mismo puesto- puedan adquirirlo en propiedad si superan exitosamente un concurso de valoración de méritos.

Según lo entiende este Tribunal, esa medida, en tanto pretende modificar una norma transitoria, corresponde a aspectos de política legislativa. Por tal motivo, esta Magistratura omite pronunciamiento en cuanto al fondo de la iniciativa.

IV.- Conclusión. Este Tribunal omite pronunciamiento, por el fondo, en cuanto al proyecto de ley que se tramita en el expediente n.° 24.655. ACUERDO FIRME.

D) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de ley “Definición del límite entre los cantones de Alajuela y Belén de las provincias de Alajuela y Heredia.”, expediente n.° 24.625. De la señora Ericka Ugalde Camacho, Jefa de Área de Comisiones Legislativas III de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.° AL-CPEMUN-1016-2024 del 6 de noviembre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente Especial de Asuntos Municipales, en virtud de la moción aprobada en sesión 13, ha dispuesto consultarles su criterio sobre el proyecto de Ley Expediente N.°24.625 “DEFINICIÓN DEL LÍMITE ENTRE LOS CANTONES DE ALAJUELA Y BELEN DE LAS PROVINCIAS DE ALAJUELA Y HEREDIA.”, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles que vence el 19 de noviembre y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital […].".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

I.- Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral”, la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elección popular, solo se podrán convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, en punto a la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Órgano Constitucional ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electorales, electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. El proyecto de ley n.° 24.625 aspira a rectificar los límites entre los cantones Alajuela (provincia Alajuela) y Belén (provincia Heredia).

III.- Sobre el proyecto de ley objeto de consulta. La iniciativa no aspira a crear un nuevo cantón o distrito sino, más bien, supone la redefinición de límites de dos circunscripciones existentes; algunos territorios dejarían de ser parte del cantón Alajuela para integrar el cantón Belén.

El proyecto, como se indica en su exposición de motivos, afecta límites provinciales, puesto que territorios que actualmente pertenecen al cantón Alajuela de la provincia homónima se adscribirían a la provincia Heredia. Ese cambio, según lo ha determinado la jurisprudencia constitucional, no puede efectuarse por intermedio de una ley ordinaria.

La Sala Constitucional, en relación con los proyectos de ley que pretendan la modificación de límites provinciales, ha indicado:

“XXXV.- (…) Sobre este extremo, la Sala interpreta que, para modificar los límites de una provincia, traspasando territorios a otra, debe seguirse, por analogía, el mismo procedimiento fijado en la Constitución para la creación de nuevas provincias, dado que este procedimiento está previsto claramente como salvaguarda de las provincias que soportan la desmembración. Desde luego, debe entenderse que el plebiscito puede, pero no tiene que realizarse en toda la provincia o provincias afectadas, sino sólo en las poblaciones o territorios que serían traspasados (…)” (sentencia n.° 4091-94 de las 15:12 horas del 9 de agosto de 1994).

Esa tesis jurídica fue reiterada en el precedente n.° 01370-2003 de las 9:52 horas del 21 de Febrero del 2003, en el que se precisó: “… independientemente del resultado de la votación popular, la modificación de los límites de las dos provincias necesariamente deberá cumplir el trámite legislativo que estipula el artículo 168 de la Constitución Política…”.

A partir de lo anterior, se concluye que, en proyectos de ley como el que nos ocupa y en atención a lo dispuesto en el citado numeral 168 constitucional, la variación de los límites provinciales -por traslado de territorios de una unidad administrativa a otra- deberá tramitarse como una reforma parcial a la Constitución, previa aprobación del proyecto en un plebiscito por celebrarse entre los pobladores de la provincia o provincias que soporten la desmembración.

Por tal motivo, al no observar la lege ferenda el trámite previsto en ordinal 195 del texto político fundamental (en el que se regula el procedimiento de reforma parcial a la Norma Suprema), se detecta una incorrección que, a su vez, constituye un grave vicio de constitucionalidad.

IV.- Conclusión. Por lo expuesto, este Tribunal objeta, en los términos y con los alcances del artículo 97 de la Constitución Política, el proyecto de ley n.º 24.625. ACUERDO FIRME.

E) Reglamento para la conformación y renovación de las estructuras partidarias, transformación de escala y fiscalización de asambleas. Del señor Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce correo electrónico del 31 de julio de 2024, mediante el cual remite propuesta de “Reglamento para la conformación y renovación de estructuras partidarias y fiscalización de asambleas”, según indica.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone. Emítase el respectivo decreto de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en los ordinales nueve, párrafo tres; noventa y nueve y ciento dos de la Constitución Política y el numeral doce, inciso a), del Código Electoral; y

CONSIDERANDO

I.- Que este Tribunal goza de potestad reglamentaria en materia electoral y podrá regular aquellos aspectos que resulten necesarios, con la finalidad de establecer de forma oportuna las normas a las cuales deben someterse las agrupaciones políticas, a fin de cumplir con los procesos establecidos en el ordenamiento jurídico electoral.

II.- Que, mediante resoluciones 6380-E3-2010 de las ocho horas con treinta minutos del trece de octubre del dos mil diez; 2137-E1-2017 de las diez horas y cincuenta minutos del veintiocho de marzo de dos mil diecisiete; 5698-E1-2017 de las diez horas cincuenta minutos del seis de setiembre de dos mil diecisiete; 2434-E8-2021 de las diez horas del siete de mayo de dos mil veintiuno, este Tribunal Supremo de Elecciones se ha referido a la imposibilidad de que una persona en forma simultánea sea parte de las estructuras de dos o más agrupaciones políticas. De igual forma, se ha pronunciado sobre las renuncias tácitas que operan cuando se da la aceptación para ser postulado como candidato en un puesto de elección popular, con un partido político diferente a aquel en el cual se milita.

III.- Que esta instancia ha establecido, que para ocupar puestos dentro de las estructuras partidarias, es necesario que las personas tengan un arraigo electoral en la circunscripción respectiva, a fin de “…garantizar un claro conocimiento de las problemáticas territoriales y una mayor capacidad de posicionar al partido a nivel local, a lo que se suma el interés directo que puede proporcionar su mayor cercanía a las aspiraciones políticos-electorales de los correligionarios de esa jurisdicción. Esa medida también tiene la virtud de evitar o disminuir el riesgo de la concentración de poder en grupos o élites provenientes de otras regiones o de la misma cúpula partidaria, quienes -sin ningún arraigo electoral y a través de tales mecanismos directos- podrían extenderse y monopolizar la integración de comités ejecutivos de muchas unidades territoriales…” (ver resolución 2705-E3-2021 de las diez horas treinta minutos del veintisiete de mayo de dos mil veintiuno.)

IV.- Que este Tribunal Supremo de Elecciones a través de su jurisprudencia, ha reconocido la posibilidad que tienen los partidos políticos inscritos de transformar su escala de participación, haciéndose necesario establecer regulaciones para el desarrollo de este proceso.

V.- En atención a las interpretaciones anteriores, los plazos legalmente establecidos, el número de partidos políticos inscritos y el uso de nuevas tecnologías que permiten realizar trámites administrativos de forma ágil, oportuna y segura, resulta necesario derogar el Reglamento para la Conformación y Renovación de las Estructuras Partidarias y Fiscalización de Asambleas, Decreto n.° 02-2012 del 6 de marzo de 2012, a los efectos de incorporar dentro de una nueva reglamentación los criterios emitidos por este Colegiado y regular aspectos no contemplados a la fecha en el citado reglamento.

POR TANTO:

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA LA CONFORMACIÓN Y RENOVACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS PARTIDARIAS, TRANSFORMACIÓN DE ESCALA Y FISCALIZACIÓN DE ASAMBLEAS.

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- El presente reglamento tiene por objeto regular el proceso de conformación y renovación de estructuras internas de los partidos políticos, así como los procesos de transformación de escala y fiscalización de asambleas partidarias.

Artículo 2.- Los partidos políticos deberán contar obligatoriamente, dentro de su estructura interna, con los órganos que se establecen en el Capítulo IV del Código Electoral: asambleas territoriales de acuerdo con la escala de la agrupación política; un comité ejecutivo con sus suplencias y una fiscalía por cada una de esas asambleas territoriales; un tribunal de ética y disciplina con su respectiva instancia de alzada; y, un tribunal de elecciones internas, cuya conformación mínima de estos tribunales deberá ser de tres miembros. 

Los partidos políticos tienen la potestad de complementar su estructura interna con órganos adicionales y, además, pueden incrementar el número de personas delegadas territoriales que integran sus asambleas, siempre que ese aumento se cumpla, de manera igualitaria, en todas las asambleas de la circunscripción correspondiente.

De igual manera, los partidos podrán ampliar sus asambleas partidarias con personas delegadas adicionales a las territoriales, siempre que el total de miembros adicionales sea inferior al número de delegados territoriales. Todas las designaciones anteriores deberán realizarse mediante voto secreto.

Artículo 3.- En la conformación, transformación y renovación de estructuras partidarias deberá respetarse el principio de paridad de género, lo que implica que las asambleas partidarias y demás órganos pares se integrarán con un 50% de mujeres y 50% de hombres. En las asambleas u órganos que tengan una conformación impar, la diferencia entre el total de hombres y mujeres no podrá ser superior a uno. Dicha paridad deberá garantizarse tanto en los miembros propietarios como en los suplentes del órgano.

Artículo 4.- El proceso de conformación, transformación y renovación de estructuras iniciará siempre con la celebración de las asambleas de menor rango, según los estatutos respectivos. No podrá convocarse a una asamblea superior si antes no se han celebrado todas las asambleas inferiores. Sin embargo, cuando estas asambleas no puedan celebrarse por causas imputables exclusivamente a sus delegados, previa acreditación de lo sucedido por parte del partido político, el Registro Electoral podrá autorizar el avance del proceso. Esta excepción no aplicará a las asambleas de los partidos en vía de formación o en proceso de transformación de escala.

En todos los casos, el Departamento de Registro de Partidos Políticos dictará la resolución que dará por concluida cada etapa del proceso y, la agrupación política podrá continuar con la siguiente etapa.

Artículo 5.- Los partidos políticos no podrán celebrar en una misma fecha, una asamblea cantonal y sus respectivas asambleas distritales, en caso de que éstas últimas se encuentren previstas como parte de su estructura. La misma regla aplicará respecto de una asamblea provincial y sus cantonales, así como de la asamblea nacional y sus provinciales. Entre la celebración de esas asambleas deberá mediar un plazo no menor de ocho días hábiles, cuando los acuerdos de la asamblea inferior puedan incidir en la asamblea siguiente.

Artículo 6.- La asamblea superior de los partidos políticos será la encargada de designar a los miembros del comité ejecutivo superior y sus suplencias, del tribunal de ética y disciplina y su respectiva instancia de alzada, del tribunal de elecciones internas y al fiscal general.  En los casos en que se designe a una persona que no se encuentre presente, dicho acto será válido en el tanto conste por escrito su consentimiento o lo ratifique el designado ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos dentro de los tres días hábiles siguientes a la celebración de la asamblea.

Artículo 7- Para ser asambleísta o integrar cualquier órgano provincial, cantonal o distrital dentro de la estructura partidaria, se requiere ser elector de la respectiva circunscripción territorial

Las personas que integren los órganos internos de las estructuras partidarias podrán presentar en cualquier momento su carta de renuncia ante el Comité Ejecutivo Superior de la respectiva agrupación. Para acreditar su renuncia ante el Registro Electoral, deben remitir al Departamento de Registro de Partidos Políticos el documento original en el que conste su firma (físico o digital) y además debe acreditarse que la dimisión se presentó ante el partido político, sea mediante sello de recibido, constancia digital de recepción o acuse de recibo por parte de alguno de los miembros del Comité Ejecutivo Superior. En este último caso deberá constar el nombre y la firma (ológrafa o digital) del miembro correspondiente.

En caso de que el interesado se vea imposibilitado para presentar el documento referido en el párrafo anterior, por causas imputables a la agrupación política, podrá solicitar al Departamento de Registro de Partidos Políticos que otorgue un plazo de veinticuatro horas al partido político para que manifieste lo pertinente sobre la renuncia. En caso de no remitirse respuesta en el plazo otorgado, se procederá de manera oficiosa con la renuncia correspondiente.

Cuando una persona participante en una asamblea de un partido político acepte ser parte de la estructura o candidato a un puesto de elección popular, se asumirá que tal acto demuestra la afiliación a esa agrupación política, por lo que se entenderá que ha renunciado, en ese acto y de forma tácita, a cualquier otra agrupación en la que hubiera militado en el pasado y en la que estuviera ejerciendo un cargo partidario interno. En estos casos, el Departamento de Registro de Partidos Políticos procederá sin más trámite con su acreditación en el nuevo partido político. Igual procedimiento se seguirá cuando medie el consentimiento, por escrito, para formar parte de otra agrupación por tratarse de un nombramiento en ausencia.

Artículo 8.- Las sustituciones de integrantes de sus órganos internos que efectúen los partidos políticos antes de que finalice el plazo del nombramiento, se realizarán en estricto apego al procedimiento previsto en los estatutos partidarios. La agrupación política, a través de cualquier miembro de su comité ejecutivo superior, comunicará lo pertinente al Departamento de Registro de Partidos Políticos, indicando los nombres de la persona sustituida y del nuevo integrante, el motivo de la sustitución, la fecha de la asamblea en que se realizó la designación y cualquier otra información relevante, a los efectos de que dicho Departamento o la Dirección General de Registro Electoral se pronuncie sobre la nueva designación según corresponda.

CAPÍTULO II

DE LA FISCALIZACIÓN DE LAS ASAMBLEAS PARTIDARIAS

 Artículo 9.- El Tribunal Supremo de Elecciones fiscalizará, a través de su Departamento de Registro de Partidos Políticos, las asambleas cantonales, provinciales y nacionales en las que los partidos políticos discutan y decidan sobre la escogencia y ratificación de los candidatos para cargos de elección popular, la integración de los órganos internos, la modificación de su estatuto, la promulgación o reforma de sus reglamentos, la creación de órganos internos y cualquier otro asunto con incidencia electoral. También serán fiscalizadas las asambleas distritales de los partidos que las tengan previstas en sus estatutos, siempre y cuando el Tribunal tenga disponibilidad de recursos para ese fin.

Para realizar la fiscalización indicada, el Departamento de Registro de Partidos Políticos designará uno o varios delegados, quienes deben vigilar, verificar y dejar constancia de que dicha actividad se efectuó con observancia de las reglas establecidas en el ordenamiento jurídico electoral. Los delegados deben actuar de conformidad con lo regulado en el “Instructivo para la fiscalización de las asambleas de los partidos políticos” (aprobado por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión n.° 3-2012 el 10 de enero de 2012).

Se considerarán viciadas de nulidad absoluta aquellas asambleas no fiscalizadas por causas imputables a la agrupación política.

 Artículo 10.- Las solicitudes de fiscalización de asambleas partidarias deberán gestionarse únicamente en los formularios digitales que la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos ponga a disposición de los partidos para tales efectos y a través del sistema habilitado para este fin en la Plataforma Electrónica de Servicios para Partidos Políticos Dichas solicitudes deberán presentarse con al menos cinco días hábiles de antelación a la fecha de celebración de la respectiva asamblea y serán suscritas por cualquiera de los miembros del comité ejecutivo superior de la agrupación política o por quien indiquen los estatutos. Las solicitudes presentadas fuera de ese plazo o en formularios distintos a los indicados se tendrán por no presentadas y serán rechazadas de plano. Se exceptúa de la presentación en los formularios señalados las solicitudes planteadas conforme a lo dispuesto en el artículo 52 inciso g) del Código Electoral, cuando convoque la cuarta parte de los integrantes del órgano respectivo.

Artículo 11.- Las solicitudes de fiscalización deberán cumplir, obligatoriamente, con todos los requisitos que se detallan a continuación:

a)                Tramitarse en el formulario referido en el artículo anterior.

b)                Indicación del tipo de asamblea (conformación, transformación, renovación de estructuras, sustituciones, reformas estatutarias entre otras.)

c)                La circunscripción territorial (distrital, cantonal, provincial o nacional).

d)                Agenda a desarrollar.

e)                Convocatoria donde conste:

-Fecha y hora de su celebración.

-Dirección exacta del lugar en donde se celebrará.

- Agenda

f)  En caso de realizarse una segunda convocatoria, no deberá mediar más de una hora entre la primera y la segunda.

g)                Indicar el medio utilizado para la difusión de la convocatoria, de conformidad con lo establecido en el Código Electoral y en el estatuto del partido. El adecuado envío de la convocatoria a los militantes o delegados de la asamblea será responsabilidad del partido político.

h)                Nombre completo de una persona responsable de la actividad y número de teléfono que permita su localización.

i)   Adjuntar el permiso de uso de instalaciones en caso de utilizar edificios públicos, así como la autorización emitida por el administrador o dueño de un recinto privado de uso público (soda, restaurante, cafetería, entre otros).

j)  En caso de que la asamblea sea convocada por el veinticinco por ciento de los miembros del órgano respectivo deberá adjuntarse a la solicitud la lista de personas que realizan la auto convocatoria debidamente firmada, indicando una dirección de correo electrónico para atender notificaciones.

Las solicitudes que carezcan de alguno de los requisitos antes indicados serán rechazadas sin prevención alguna.

Únicamente se prevendrán, en el plazo de veinticuatro horas contadas a partir de la notificación respectiva, aquellas inconsistencias que se detecten en la documentación suministrada y que requieran de aclaración o corrección por parte del partido solicitante. El incumplimiento de lo prevenido implicará el rechazo de plano de la gestión.

Artículo 12.- Se tendrá por no realizada la asamblea que no pueda ser fiscalizada por errores en la dirección suministrada, sea porque resulte inexistente o imprecisa, supone un cambio del lugar establecido en la solicitud, así como por cualquier otra inexactitud atribuible al partido político.

Cualquier solicitud de cambio en la dirección, fecha u hora de la asamblea, se tramitará como una nueva solicitud que deberá cumplir con los requisitos señalados en el presente reglamento, salvo que la petición se formule antes de que se cumpla en el plazo de cinco días hábiles previsto en este reglamento.

Artículo 13.- Para su adecuada fiscalización, las asambleas partidarias sólo podrán ser convocadas para celebrarse entre las 08:00 y las 19:00 horas.

Los locales que se utilicen para tales efectos deberán estar ubicados en lugares de fácil acceso por medio de transporte público en la modalidad de autobús y contar con condiciones de seguridad, salubridad y orden que garanticen el desarrollo normal de la asamblea. El Departamento de Registro de Partidos Políticos podrá denegar la fiscalización por razones de lejanía del centro de población, dificultad de acceso, carencia del citado servicio público de transporte, cuando se trate de zonas caracterizadas como de alto riesgo para la integridad física o seguridad de las personas. La denegatoria fundada en los anteriores motivos podrá ser recurrida de conformidad con lo establecido en los artículos 240 y 241 del Código Electoral.

Será responsabilidad de la agrupación política garantizar el cumplimiento de las condiciones descritas en el párrafo anterior.

Artículo 14.- Las asambleas cantonales y provinciales se celebrarán en la respectiva circunscripción territorial, salvo que exista acuerdo de la totalidad de sus delegados para realizarla fuera de esa jurisdicción. En este caso, la solicitud de autorización, además de cumplir con los requisitos previstos en este reglamento, deberá incluir la lista de todos los delegados que manifiesten su consentimiento con su firma.

Esta posibilidad no resulta aplicable a las asambleas de los partidos políticos en proceso de inscripción, transformación de escala, ni a las asambleas distritales, cuando las últimas se encuentren previstas en los estatutos partidarios, o las cantonales cuando éstas sean la base de la estructura de la agrupación política.

Artículo 15.- El Departamento de Registro de Partidos Políticos conocerá las solicitudes de fiscalización, verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en este reglamento, aprobará la fiscalización solicitada y designará al funcionario que fungirá como delegado en dicha asamblea.

CAPITULO III

CONFORMACIÓN Y RENOVACIÓN DE ESTRUCTURAS PARTIDARIAS

Artículo 16.- Las agrupaciones políticas que deseen participar, individualmente o en coalición, en las elecciones presidenciales, legislativas o municipales, deberán haber concluido el proceso de renovación de sus órganos internos.

Las agrupaciones políticas podrán solicitar la fiscalización de asambleas para renovar sus estructuras y hasta antes del vencimiento del plazo previsto en el artículo 60 del Código Electoral para dictar resoluciones ordenando la inscripción de partidos políticos (hasta antes de los 6 meses previos a la respectiva elección). La Dirección General de Registro Electoral, a partir de esta fecha, no fiscalizará asambleas partidarias relacionadas con el proceso de renovación de estructuras.

Los partidos políticos declarados inactivos que pretendan participar en un proceso electoral deberán haber iniciado su proceso de integración de nuevas estructuras a más tardar un año antes de las votaciones en las que aspiren a presentar candidaturas. De no hacerlo dentro de ese plazo, no podrán presentar candidaturas para competir por los cargos de elección popular. 

Se tendrá por concluido el proceso cuando se realice la asamblea superior, según la escala del partido político, y el Registro Electoral haya acreditado los acuerdos adoptados, previa presentación del acta respectiva debidamente consignada en los libros de actas legalizados por el Departamento de Registro de Partidos Políticos y certificada por parte de la agrupación. Ningún acuerdo adoptado podrá surtir eficacia frente a terceros hasta su inscripción ante dicho Registro.

Artículo 17.- Dentro de los tres días posteriores a la celebración de una asamblea, el funcionario designado como delegado de este Tribunal deberá presentar un informe de su labor ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos, en los términos previstos en el “Instructivo para la fiscalización de las asambleas de los partidos políticos”.

Artículo 18.- El partido político deberá levantar un acta de todas las asambleas partidarias que celebre, en la que se harán constar todos los aspectos discutidos, así como el detalle de los acuerdos adoptados. Esas actas serán asentadas en los libros a que hace referencia el artículo 57 del Código Electoral.

Cuando se trate de los actos señalados en el numeral 56 del mismo Código, debe presentarse copia asentada en el libro de actas y certificada del acta correspondiente ante el Departamento de Registro de Partidos Políticos, para su acreditación.

De existir alguna inconsistencia u omisión, el Departamento de Registro de Partidos Políticos, previo a resolver lo correspondiente, prevendrá al partido para que lo subsane, para lo cual le otorgará un plazo prudencial que, en ningún caso, podrá exceder de quince días hábiles.

Artículo 19.- Concluidas todas las etapas del proceso de conformación o renovación de estructuras y una vez recibida la copia certificada del acta de la asamblea superior del partido político, se verificará el cumplimiento de todos los requisitos legales y la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos dictará una resolución motivada en la cual dará por concluido el proceso de renovación o conformación de estructuras y dispondrá el registro de los acuerdos definitivos atinentes a la integración de los órganos internos de la agrupación política.

No podrá darse por concluido el proceso de renovación de estructuras si están pendientes de nombramiento uno o varios delegados territoriales de alguna de las circunscripciones cuando la Administración Electoral, en alguna fase del proceso, haya otorgado dispensa para continuar con asambleas de una escala territorial superior, en los términos del artículo 4 de este reglamento.

Artículo 20.- De acuerdo con su potestad de autorregularse, los partidos políticos definirán en sus estatutos el plazo de los nombramientos de los miembros de sus órganos internos; sin embargo, en ningún caso éste podrá ser superior a cuatro años. La eficacia de esos nombramientos correrá a partir de la firmeza de la resolución que inscriba el nombramiento.

Artículo 21.- Transcurrido un año contado a partir del vencimiento de sus estructuras, sin que la agrupación política haya realizado gestiones para renovar sus asambleas y órganos internos, podrá ser declarado como inactivo mediante resolución dictada por la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, la cual se publicará, por única vez, en el Diario Oficial, ante la imposibilidad de notificar a personeros partidarios por encontrarse vencidos sus nombramientos. Además, se comunicará a la entidad bancaria en la que, según el último registro, la agrupación tenía abierta la cuenta única a que se refiere el artículo 127 del Código Electoral. Tal declaratoria no implica la cancelación del asiento de su inscripción.

Cuando un partido se encuentre inactivo, no será necesario notificarle las decisiones o circulares de alcance general, se suspende su deber de presentar los estados financieros que indican los artículos 132 y 135 del Código Electoral y en la referida cuenta única no podrá depositarse ningún aporte o contribución.

Para volver a considerarse "activo", el partido político deberá acreditar la designación del nuevo comité ejecutivo superior, una vez verificados satisfactoriamente todos los procesos internos para ello.

CAPÍTULO IV

TRANSFORMACION DE ESCALA

Artículo 22.- Las agrupaciones a escala cantonal o provincial, podrán ampliar el ámbito de su participación electoral por medio del respectivo proceso de transformación de escala, con el objeto de inscribirse en una superior a aquella en la que se encuentra registrado.

Artículo 23.- Para iniciar el procedimiento de transformación de escala, el partido político interesado deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Realizar una asamblea superior, la cual deberá ser fiscalizada por la administración electoral, en cuya convocatoria expresamente se indique la transformación de escala dentro de la agenda a tratar.

2. Copia certificada por la Secretaría General del Comité Ejecutivo Superior o por quien indique el estatuto partidario del acta de la asamblea superior en la que conste el respectivo acuerdo, el cual deberá estar asentado en el libro debidamente legalizado, correspondiente a ese órgano.

3. En el acta de la asamblea superior tendrá que estar transcrito el estatuto provisional adecuado a la escala a la que se pretenda transformar, debidamente aprobado por dicha asamblea.

El partido interesado podrá además cambiar de nombre o de divisa, para lo cual el acuerdo respectivo deberá estar inserto en el acta referida. En todo caso deberá respetarse el plazo señalado en el artículo 55 del Código Electoral.

Artículo 24.- En orden a solicitar la transformación de escala, las agrupaciones políticas interesadas deberán iniciar el proceso de conformación de estructuras, empezando con las asambleas de menor rango. Sólo podrá convocarse a una asamblea superior, una vez completadas todas las asambleas inferiores de la respectiva circunscripción.

Si las estructuras del partido político se encuentran vigentes, la asamblea superior, de acuerdo con la escala en que se encuentre inscrito, podrá designar los puestos faltantes conforme al estatuto provisional. Asimismo, la asamblea superior que adopte el acuerdo de transformación es la que debe autorizar al comité ejecutivo cantonal o provincial, a convocar las asambleas para la conformación de estructuras, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el estatuto partidario y para lo cual deberán también observar lo siguiente:

a)                   Las solicitudes de fiscalización deben realizarse por medio de los formularios dispuestos por la Administración Electoral para tales efectos.

b)                   Completar las estructuras partidarias según la escala a la que se desea transmutar y designar los órganos correspondientes conforme al estatuto provisional.

c)                   Completar las adhesiones de acuerdo con la cantidad requerida según la escala en la que se pretenda transformar, conforme lo establecido en el artículo 60 inciso e) del Código Electoral.

Artículo 25- Una vez conformadas todas las estructuras inferiores, el partido político interesado en la transformación de escala deberá celebrar la asamblea superior, que es el órgano competente para aprobar y ratificar los estatutos definitivos, designar el comité ejecutivo superior y sus suplencias, fiscalía general, tribunal de elecciones internas, tribunal de ética y disciplina con su respectiva instancia de alzada y demás órganos partidarios que señale el estatuto provisional. El acta correspondiente a esa asamblea deberá asentarse en el libro de actas legalizado para acuerdos de la asamblea superior del partido, según la escala en que se encuentre inscrito.

Artículo 26.- La solicitud de transformación de escala deberá presentarse ante la Dirección General del Registro Electoral.  El presidente del comité ejecutivo superior inscrito es el legitimado para ello y deberá hacerlo dentro de los dos años siguientes, contados a partir de la fecha del acuerdo de transmutación de escala, siempre que no sea dentro de los doce meses anteriores a la elección en que se pretenda participar.  Junto con la solicitud deberá presentarse copia certificada, por quien ostente el cargo de la Secretaría del Comité Ejecutivo Superior o por quien lo indique el estatuto, del acta indicada en el artículo anterior, así como las adhesiones requeridas.

En caso de que la agrupación política no concluya su transformación en el período señalado, se tendrá por caduco el proceso y se ordenará el archivo de las diligencias, sin perjuicio de que el partido interesado pueda iniciar nuevamente el proceso, de conformidad con lo establecido en este capítulo.

Artículo 27.- La Dirección General del Registro Electoral deberá revisar que la solicitud de transformación de escala se ajuste a los requisitos establecidos en este reglamento, pudiendo prevenir por una única vez a la agrupación política, en caso de advertir inconsistencias que deban ser subsanadas, para lo cual otorgará un plazo de hasta quince días hábiles contados a partir del día siguiente a su notificación. Una vez subsanados los defectos advertidos o cumplido el plazo otorgado para ello, se procederá a emitir la resolución que ordene la inscripción o denegatoria de la transformación de escala solicitada.

CAPITULO V

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 28.- Todos los actos atinentes a los procesos de inscripción de nuevas agrupaciones, renovación o conformación de estructuras partidarias o transformación de escala, se comunicarán de la siguiente manera:

a) A los partidos políticos gestionantes mediante correo electrónico, de acuerdo con las reglas establecidas en el “Reglamento de notificaciones a partidos políticos”, decreto n.° 06-2009 del 5 de junio de 2009, publicado en La Gaceta n.° 117 de 18 de junio de 2009.

 b) A terceros, por publicación en el sitio web del Tribunal Supremo de Elecciones, entendiéndose comunicados el día hábil siguiente al de su colocación.

Artículo 29.- Las resoluciones que dicten el Departamento de Registro de Partidos Políticos y la Dirección General del Registro Electoral en esta materia, tendrán recurso de revocatoria y de apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones. Ambos recursos deberán ser presentados ante la instancia que dictó el acto dentro del término de tres días hábiles posteriores a la notificación de la resolución recurrida.

Artículo 30.- Este reglamento deroga el “Reglamento para la conformación y renovación de las estructuras partidarias y fiscalización de asambleas”, decreto n.° 02-2012 publicado en La Gaceta n.° 65 del 30 de marzo de 2012.

Rige a partir de su publicación.". ACUERDO FIRME.

A las once horas y quince minutos terminó la sesión.