ACTA N.º 55-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del cuatro de junio de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Informe del estudio administrativo para el traslado definitivo de puesto. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1512-2019 del 27 de mayo de 2019, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 30 de mayo de 2019, mediante el cual somete a conocimiento de este Pleno el estudio administrativo para el traslado definitivo del puesto n.° 361347, y con base en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"8.- Conclusiones de la Dirección Ejecutiva

8.1.- El estudio administrativo, concluye necesario dotar de mayor recurso a la Contraloría de Servicios. No obstante, no es viable incluir en la formulación del proyecto de presupuesto para el 2020, una nueva plaza. En su lugar se propone trasladar definitivamente el puesto n.° 361347, para lo cual sería necesario un cambio de nomenclatura, en procura de facilitar los recursos necesarios para el cumplimiento de compromisos institucionales en materia de contraloría de servicios.

8.2.- El puesto en estudio contribuirá en el control y seguimiento de recomendaciones emanadas, producto de auditorías, sondeos de opinión, y otros mecanismos, que mantienen vigilante el derecho que asiste a las personas usuarias en recibir un servicio de calidad.

8.3.- Presupuestariamente el puesto, se encuentra adscrito a la Dirección Ejecutiva, sin embargo, en resolución N.° 0036-STSE-2018, y por disposición del Superior (STSE-0880-2018), fue cedido temporalmente a la Contraloría de Servicios, el 03 de mayo de 2018. Por otra parte, dado el acuerdo adoptado por el Consejo de Directores, según lo comunicado en CDIR-0142-2019, en el que se toma la decisión de no reactivar las labores del OTGC, y se solicita a este despacho considerar la permanencia de este y otros puestos que antes laboraban para ese Órgano, una vez se constate que han contribuido con los objetivos de la unidad administrativa donde se ubican; este despacho confirmó sus aportes con la jefatura, determinando conveniente ubicarlo definitivamente en esa Contraloría de Servicios, toda vez que traslado no representa afectación en el accionar de esta Dirección Ejecutiva, en virtud que las tareas que realizaba la funcionaria Marcela Retana Bejarano, estaban abocadas al Órgano Técnico de Gestión de Calidad.

8.5.- [sic] El criterio técnico vertido por el Departamento de Recursos Humanos, estableció acertado el traslado definitivo del puesto, a la Contraloría de Servicios; con el propósito de maximizar los recursos. Realizada la valoración de las tareas contenidas en el Cuestionario para la definición de puestos, se logra determinar acorde con la clase en que se ubica, por lo que no se requiere modificación. Sin embargo, es claro en indicar que, en el contexto de las tareas, se hace necesario contar con un profesional en Ingeniería Industrial, siendo procedente modificar su perfil, nomenclatura y requisito.

9.- Recomendaciones de la Dirección Ejecutiva

9.1.- Trasladar definitivamente el puesto n.° 361347, ocupado en propiedad por la señora Marcela Retana Bejarano de la Dirección Ejecutiva a la Contraloría de Servicios, a partir del 15 de junio de 2019.

9.2.- Que el Departamento de Recursos Humanos, proceda con el cambio de nomenclatura del puesto de Profesional Ejecutivo/a 1 a Profesional en Contraloría de Servicios, siempre dentro de su calificación actual de Profesional Ejecutor 3.

9.3.- Que el Departamento de Recursos Humanos, valore si es procedente realizar ajustes en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, aplicando las modificaciones que deriven del presente estudio.

9.4.- Que la Dirección Ejecutiva, tome nota para efectos de la actualización de la Relación de puestos del TSE.

9.5.- Que el Departamento de Recursos Humanos, proceda en el plazo que establece el procedimiento respectivo, brinde seguimiento ocupacional, al puesto.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Consulta de resolución de traslado temporal de puesto a la Dirección General del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta resolución n.° DGRA-156-2019 de las trece horas del treinta de mayo de dos mil diecinueve, recibida el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El suscrito, Director General del Registro Civil, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 15 y 16 de la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil y 37 de su respectivo reglamento, considerándolo oportuno para un mejor servicio público, en el tanto como Responsable de las Bases de Datos ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) y con el fin de realizar actualizaciones de registros de hechos vitales y civiles en forma masiva, dispongo efectuar el siguiente traslado temporal, a partir del acuerdo que así lo autorice y por un período de seis meses prorrogables:

Consúltese al Superior.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Trámites de la Comisión de Carrera Profesional. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CCP-065-2019 del 29 de mayo de 2019, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo que establece el artículo 28 del Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional de este organismo electoral, me permito hacer de su conocimiento lo resuelto por esta comisión, en sesión número 01-2019 celebrada el pasado 28 de marzo de 2019, con la finalidad de que el Tribunal se sirva resolver lo que estime pertinente de acuerdo al siguiente detalle:

Es importante indicar que las solicitudes de las personas funcionarias que se detallan en el cuadro que antecede, ingresaron para su estudio y resolución antes de la promulgación de la 1Ley 9635, no obstante, es el 2Reglamento del Título III de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N° 9635 del 03 de diciembre de 2018, referente al empleo público, el que señala las condiciones que deben tomarse en cuenta para su tramitación, que en los casos que nos ocupa, se enmarcan en lo que dice el artículo 15, inciso d) que reza:

“Artículo 15.- Carrera profesional. El incentivo por carrera profesional será otorgado en las siguientes condiciones:

a) [….]

b) […]

c) […]

d) Podrán reconocerse los puntos de carrera profesional, según los parámetros previos a la entrada en vigencia a la Ley N° 9635, única y exclusivamente en los casos de aquellas solicitudes presentadas ante las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos de previo a la publicación de dicha ley y que no hayan sido tramitadas por la Administración” (lo subrayado no es del original).

1 Ley N° 9635 – Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, publicado en Diario Oficial La Gaceta el martes 4 de diciembre del 2018.  Alcance N° 202

  2 Publicado el lunes 18 de febrero del 2019 en el Diario Oficial La Gaceta.  Alcance N° 38.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

D) Recargo de funciones del señor Jefe de la Sección de Servicios Generales y encargo de funciones del señor Auditor Interno. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1116-2019 del 3 de junio de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por las respectivas jefaturas y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer la aprobación del recargo y encargo de funciones que se detallan a continuación:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el recargo y el encargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.

A) Autorización para la realización de actividades de la Comisión de Ética y Valores. De la señora Ileana Vargas Arguijo, Coordinadora de la Comisión de Ética y Valores, se conoce oficio n.° CEV-017-2019 del 3 de junio de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión de Ética y Valores Institucional, tiene programadas para el segundo semestre del año en curso las siguientes actividades:

•        Charla-taller el lunes 17 del corriente de las 9:00 a.m. a las 12 md, en el “cubo” quinto piso del edificio electoral. 

•        Charla-taller el viernes 23 de agosto, en el salón multiuso en horario de las 9:00 a.m. a las 12 md. 

•        Para el 26 de setiembre del año en curso, y como celebración de la semana de valores, en horario de 9:00 a.m. a 12 md, se estará realizando una actividad –aún por definir- en el auditorio institucional: “Francisco Sáenz Meza”.

Las charlas-taller, están construidas considerando tres actividades, la primera: informativa narrando a las personas asistentes información perteneciente a la comisión, sus integrantes, funciones, tareas, entre otras, para la segunda parte se tendrá la participación del señor Rafael León, miembro de la Unidad de Ética del Poder Judicial, quien desarrollará el módulo “Desarrollo Moral”, y para concluir una dinámica a desarrollar entre todas las personas asistentes, de manera que, contribuya la interiorización del mensaje. Las actividades precitadas, buscan continuar con el proceso de sensibilización, perteneciente al plan ético, y al mismo tiempo fortalecer el marco filosófico institucional. 

Por lo anterior, se solicita al Superior se autorice a esta comisión a convocar a dichas actividades, al menos dos personas funcionarias por dependencia, siempre y cuando no se vea afectado el servicio a la población usuaria.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Autorización para firmar certificaciones del Registro Civil en oficinas regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0536-2019 del 30 de mayo de 2019, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Elevo a conocimiento del Tribunal, los oficios que se dirán, mediante los cuales el señor Alcides Chavarría Vargas, Jefe de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, solicita se autorice a firmar certificaciones de hechos vitales y civiles, a los siguientes funcionarios:

Por lo anterior, con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, muy respetuosamente solicito conceder la autorización requerida.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a los referidos funcionarios para que firmen certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense las firmas y los sellos que utilizarán. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de control interno, sobre los procesos operativos y de gestión de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales en lo relativo a las actividades correspondientes a Cedulación Ambulante y Notificación de Paternidad Responsable. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-136-2019 del 29 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los fines pertinentes, me permito remitir a ese estimable Tribunal el documento: “Informe de control interno, sobre los procesos operativos y de gestión de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales en lo relativo a las actividades correspondientes a Cedulación Ambulante y Notificación de Paternidad Responsable”.

Con el propósito de observar debidamente lo dispuesto por el artículo 37 de la Ley General de Control Interno, N.° 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditoría que se remiten al Jerarca, respetuosamente se les solicita disponer las acciones correspondientes, en el curso de los treinta días hábiles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a los señores Directores Ejecutivo y Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2020.

A) División Territorial Electoral para las Elecciones Municipales de 2020. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-346-2019 del 31 de mayo de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio CE-237-2019 del 2 de mayo de 2019 –se adjunta copia– el Licenciado Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, remitió a esta Dirección el proyecto de la División Territorial Electoral (DTE) que regirá para las Elecciones Municipales del año 2020.

Dicho proyecto es el resultado de los trabajos que ha desarrollado la Contraloría Electoral, que incluye estudios de campo y otras fuentes de información tales como: entrevistas a grupos vecinales, dirigentes comunales, personal docente y otros servidores públicos; asimismo se recolectaron datos de las distancias entre poblados, vías de comunicación, cantidad aproximada de electores, existencia de locales para que funcionen como centros de votación, entre otros. De esta manera se ha consolidado una propuesta que agrupa los principales cambios que deben de efectuarse en la DTE de cara al próximo proceso electoral. Las modificaciones que se promueven fueron el producto de las gestiones propias de la Contraloría Electoral, recomendaciones de esta Dirección, así como solicitudes efectuadas por la Coordinación de Servicios Regionales, consejos municipales y partidos políticos.

Cabe destacar que la propuesta de actualización fue revisada y avalada por el personal técnico en geografía electoral de esta Dirección, la cual consistió en la verificación de los límites, así como la comprobación de la correspondencia entre esos cambios respecto a las modificaciones en la propuesta de actualización de la División Territorial Administrativa (DTA), destacándose las creaciones de los distritos administrativos de Matambú (Hojancha, Guanacaste), Reventazón (Siquirres, Limón) y el cantón de Río Cuarto (con sus tres distritos Río Cuarto, Santa Rita y Santa Isabel). Con base en lo cual esta Dirección prohíja y apoya las modificaciones sugeridas por la Contraloría Electoral en el proyecto de la DTE.

Por lo anteriormente expuesto y de la manera más respetuosa le solicito eleve a conocimiento y aprobación del TSE este proyecto de la División Territorial Electoral; lo anterior a los efectos de que se promulgue el decreto de rigor que regirá para las Elecciones Municipales, se autorice el plan de trabajo propuesto y a la Contraloría Electoral iniciar la actualización del SINCE con la inclusión y eliminación de poblados, mientras se publica dicho decreto.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Promúlguese el decreto que interesa. ACUERDO FIRME.

B) Misión de observación acreditada por la OEA para las elecciones municipales 2020. Con ocasión de las elecciones municipales que se celebrarán el 2 de febrero de 2020, este Tribunal estima oportuno el concurso de una misión de observación, acreditada por la Organización de los Estados Americanos (OEA), que presencie y dé testimonio a la comunidad internacional de las condiciones en las que dicho proceso se desarrollará.

Se dispone: Autorizar al señor Presidente de este órgano electoral para que dirija atenta misiva a la representación de la OEA en el país para tales efectos. Hágase del conocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Tome nota la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Remisión de resultados del Índice de gestión institucional 2018. Del señor Daniel Sáenz Quesada, Gerente de Área de la Secretaría Técnica de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, se conoce oficio n.° 07529 (DFOE-ST-0062) del 30 de mayo de 2019, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con oficio N.° 18454 (DFOE-ST-0149) de 19 de diciembre de 2018, la Contralora General de la República remitió a los Jerarcas Institucionales una petición para suministrar los datos para actualizar el Índice de Gestión Institucional (IGI).

Este índice mide el avance en el establecimiento y la implementación de factores formales para potenciar la gestión pública, los cuales están relacionados con ocho procesos comunes a las instituciones1. La formulación del instrumento se realizó considerando la normativa jurídica y técnica vigente, así como buenas prácticas basadas en marcos de gestión y control; debe aclararse que la presencia de tales factores en una entidad no garantiza necesariamente la eficiencia en los resultados de la gestión, sino que representa que se han diseñado y aplicado acciones y mecanismos para crear las condiciones necesarias para mejorar el desempeño en los procesos evaluados. Estos factores se refieren a estandarización de los procesos, definición de mecanismos para la rendición de cuentas, utilización de herramientas para la definición de la estrategia y para elaborar el ejercicio de la planificación institucional así como de las acciones realizadas para garantizar el acceso a la información para los interesados.

Para la evaluación del período 2018, participaron 158 instituciones, cuyos resultados generales para el 2018 fueron publicados como parte de la Memoria Anual 2018 de la Contraloría General de la República, remitida a la Asamblea Legislativa el pasado 1° de mayo2. Es importante destacar que las respuestas de noventa y dos instituciones fueron verificadas por funcionarios del Órgano Contralor o de las respectivas Auditorías Internas, con el propósito de depurar la información y efectuar los ajustes que se consideraron necesarios.

De acuerdo con los resultados generales del IGI 2018, el Sector Público Costarricense alcanzó un promedio de 75,3%, con valores de cumplimiento institucional de 100% como valor máximo y 23,6% como mínimo3. Este nivel promedio muestra una reducción de 3,4 puntos porcentuales con respecto a la medición efectuada en el 2017, la cual tuvo como resultado 78,7; no obstante 34 instituciones alcanzaron notas globales superiores a 90.

En cuanto a los valores alcanzados por su institución, se adjunta una ficha que resume los puntajes para cada uno de los ocho temas del IGI 2018, además a fin de lograr un comparativo, se clasificaron a las instituciones por grupo presupuestario y se muestra la posición en la que se sitúa en el grupo correspondiente según los resultados del índice.

Finalmente, deseo expresarle nuestro agradecimiento por la colaboración brindada al Órgano Contralor para el éxito de este proceso y le invitamos a gestionar a lo interno de su institución el análisis de la información proporcionada.

1Los factores medidos en el IGI son planificación, financiero contable, control interno, contratación administrativa, presupuesto, tecnologías de información, servicio al usuario y recursos humanos, que se analizan en tres ejes temáticos, a saber: eficiencia, transparencia y ética y prevención de la corrupción.

2Para mayor detalle véase el documento en: https://www.cgr.go.cr/03-documentos/publicaciones/memoria-anual/memoria-anual.html

3Para el IGI 2017, los valores habían sido de 100% y 31.3%, en el mismo orden.".

Se dispone: Agradecer al señor Sáenz Quesada la remisión de dicha información. Para su atención, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.