ACTA N.º 25-2016

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del quince de marzo de dos mil dieciséis, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE FUNCIONARIOS DEL TRIBUNAL.

A) Informe de participación como observadora electoral en las Elecciones Municipales de la República del Paraguay. De la señora Anabelle León Feoli, Asesora emérita de este Tribunal, se conoce memorial del 9 de marzo de 2016, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a su participación como observadora electoral en las Elecciones Municipales de la República del Paraguay, celebradas en noviembre de 2015.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Remítanse las publicaciones y documentos que se adjuntan al Centro de Documentación y al Archivo del TSE, según corresponda. Proceda la Secretaría General de este Tribunal a remitir los agradecimientos que indica la señora León Feoli. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramiento en propiedad en la Dirección General del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0228-2016 del 10 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Visto el oficio RH-0511-2016 de fecha 07 de marzo del año en curso, suscrito por el señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en el que propone una nómina de candidatos elegibles para proceder a nombrar en propiedad, en la plaza de Profesional Ejecutor 3 en la Dirección General del Registro Civil, que se encuentra vacante, por lo que el suscrito recomienda y someto a consideración del Superior la terna siguiente:

PUESTO No. 361349

1.- Arias Arias Alexander

2.- Barquero Arce Kareen

3.- Arguedas Hernández Marianela

La persona que ocupa el primer lugar en la terna, se ha desempeñado interinamente en el puesto y ha realizado aportes sustanciales en asuntos de Control Interno, Sistema de Identificación y Valoración de Riesgos (SIVAR), en Materia de Tecnologías de Información, es auditor certificado de la Norma ISO 9001:2008, e incluso ha asistido en representación de esta Dirección General a diversas reuniones, aunado a lo anterior se ha distinguido por ser una persona innovadora, creativa y con un amplio conocimiento de la estructura y cultura del Registro Civil, entre otros, por lo que se considera el funcionario idóneo para el puesto.

Asimismo, cumple con los requisitos para el cargo y está debidamente incorporado al colegio profesional respectivo, con el número de carné 5523 desde el 24 de julio del año 2010.

Quien resulte seleccionado(a) podrá ubicarse en propiedad como Profesional Ejecutor 3 en la Dirección General del Registro Civil, a partir del próximo 01 de abril. Devengará un salario base de ¢746.000.oo por mes y anualidades a razón de ¢15.302.oo cada una y un complemento del 18% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Renuncia por pensión del funcionario Librado Molina Chaves, Jefe de la Oficina Regional de Orotina. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0558-2016 del 10 de marzo de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida en este despacho que suscribe el señor Librado Molina Chaves, Jefe de la Oficina Regional de Orotina, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social.

El señor Molina Chaves labora para este organismo electoral desde el 2 de mayo de 1985 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° de abril de 2016, motivado para ello en el comunicado que, con fecha 8 de marzo de 2016, le dirigió la Licda. Lilliam González Sancho, Jefa de la Oficina de Pensiones de la Sucursal de Orotina de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Solicita asimismo el pago de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Molina Chaves, a quien se agradece los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Informe respecto de la renuncia de la señora Verónica Sánchez Miranda. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-128-2016 del 10 de marzo de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 17-2016, celebrada por este Tribunal el 16 de febrero de 2016- rinde informe relativo a la renuncia de la señora Verónica Sánchez Miranda, funcionaria de la Oficina Regional de Coto Brus y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"III. Conclusión.

1. Respecto de la renuncia presentada por la señora Sánchez Miranda, consideramos que no correspondería cobro del preaviso dado que ella se trasladó en forma continua a laborar a otra institución estatal (Ministerio de Educación Pública). Por el contrario, corresponde reconocerle los extremos proporcionales de vacaciones en caso de que así lo solicite, así como el proporcional de aguinaldo y salario escolar.  En caso de que haya estado afiliada a la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones, le correspondería además el pago proporcional de cesantía, en virtud de lo dispuesto en el numeral 21 de la Ley de Asociaciones Solidaristas, n°. 6970 del  07 de noviembre de 1984.

2.Respecto del pago de la primera quincena de febrero de este año, dado que se encuentra retenido en virtud de esta situación, no tiene que devolver suma alguna al Tribunal, pues el pago de esa quincena lo percibirá por parte del Ministerio de Educación Pública, en donde se encuentra nombrada.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Póngase en conocimiento de la señora Sánchez Miranda, así como de las Jefaturas de los Departamentos de Recursos Humanos y de Contaduría. ACUERDO FIRME.

D) Encargo de funciones del señor Secretario General del TSE. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0587-2016 del 11 de marzo de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que disfrutaré de tiempo a compensar del 16 de marzo al 6 de abril de 2016, ambos días inclusive, me permito respetuosamente sugerir al Tribunal Supremo de Elecciones que durante mi ausencia, se encarguen mis funciones al señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

E) Renuncia por pensión del funcionario Dennis Mariano Gómez Gómez de la Oficina de Seguridad Integral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0581-2016 del 11 de marzo de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 14 de marzo de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida en este despacho que suscribe el señor Dennis Mariano Gómez Gómez, Técnico Funcional 1 de la Oficina de Seguridad Integral, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social.

El señor Gómez Gómez labora para este organismo electoral desde el 16 de noviembre de 1993 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 15 de mayo de 2016, motivado para ello en el comunicado que, con fecha 19 de febrero de 2016, le dirigió el Lic. Johnny Sanabria Solano, Jefe de la Oficina de Pensiones de la Sucursal La Unión de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Solicita asimismo el pago de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Gómez Gómez, a quien se agradece los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

F) Traslado de funcionario a otra oficina en calidad de préstamo. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0632-2016 del 14 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga resolver el Tribunal Supremo de Elecciones y de acuerdo con lo dispuesto en circulares números STSE-0029-2009 del 11 de junio de 2009 y STSE-0026-2011 del 6 de octubre de 2011, remito a consideración la resolución número DGRA-073-2016 que suscribe el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, a través de la cual dispone el traslado temporal en calidad de préstamo del funcionario Horacio Murillo Herrera a la Oficina Regional de Alajuela, a fin de que continúe prestando sus servicios en dicha unidad administrativa en virtud de los motivos que se sirve exponer.

El señor Murillo Herrera ocupa en propiedad el puesto número 45530 de Asistente en Archivística, el cual se ubica en la clase Asistente Funcional 1 y presupuestariamente pertenece a la Sección de Archivo del Registro Civil.

Según puede apreciarse, tal gestión cuenta con la anuencia del Lic. Francisco Rodríguez Siles como Director Ejecutivo, de la Licda. Laura Quesada Ramírez como Jefa de la Sección de Archivo del Registro Civil y del señor Horacio Murillo Herrera.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

G) Nombramientos interinos en distintas oficinas del TSE. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0580-2016 del 11 de marzo de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 14 de marzo de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que han presentado ante este despacho diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los siguientes nombramientos interinos:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, tales designaciones se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.  En cuanto a los nombramientos en plazas de servicios especiales, así como en las que temporalmente quedan vacantes como producto de las mismas, se sugiere que se efectúen por el plazo de la vigencia presupuestaria que cada una de ellas tiene.

Puede apreciarse que las presentes solicitudes de nuevos nombramientos interinos cuentan con el visto bueno de la correspondiente Dirección General.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal; lo anterior con excepción del numerado 3, dado que se trata de una plaza vacante que debe llenarse en propiedad, acudiendo a los mecanismos establecidos en la normativa interna. ACUERDO FIRME.

H) Encargo de funciones del señor Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0639-2016 del 15 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio DC-0914-2016 que suscribe el Lic. Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, mediante el cual informa que el Lic. German Rojas Flores, Jefe a.í.  de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, se acogerá a la licencia que le otorga el Reglamento Autónomo de Servicios por el nacimiento de su hijo, la cual disfrutará a partir de hoy y hasta el 18 de marzo inclusive.

Como producto de tal situación, solicita que las funciones del señor Rojas Flores se encarguen al Lic. Carlos Luis Brenes Molina, Jefe de la Sección de Actos Jurídicos.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Informe sobre la reforma al reglamento de fotografías para cédula de identidad. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-107-2016 Sustituir del 24 de febrero de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 29 de febrero de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Superior en el artículo cuarto de la sesión ordinaria número 10-2016 celebrada el 4 de febrero de 2016, comunicado mediante oficio STSE-0326-2016 de esa misma fecha, mediante el cual trasladó para su estudio e informe el proyecto de reforma del reglamento de fotografías para cédula de identidad, me permito informar:

Mediante oficio DGRC-0089-2016 del 1° de febrero del año en curso, el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, puso en conocimiento del Tribunal la propuesta realizada por la señora Ana Lorena Flores Salazar, Encargada de la Unidad de Género, tendiente a la reforma de los artículos 2, 3 y 4 del reglamento de fotografías para cédula de identidad, en los términos señalados en su oficio DE-0252-2016.

De la lectura del referido oficio se desprende que la reforma propuesta procura el cambio en el reglamento del concepto “genero registral” por el de “sexo registral” (artículo 3), además de la variación del concepto “identidad sexual” por el de “identidad de género” (artículos 2, 3 y 4), ambas modificaciones con la finalidad de -según los motivos expuestos- precisar los conceptos utilizados en el reglamento.

En punto a la primera de las modificaciones objeto de estudio, este Departamento coincide con lo indicado por la proponente en cuanto a que el concepto “género” es más amplio y refiere más al sentido de pertenencia o identificación que la persona puede tener hacia uno u otro género y sus diferentes manifestaciones, amén de que el concepto “género registral” no es conteste con la normativa existente (artículos 51 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y 19 del Registro del Estado Civil), que establece como requisito para la inscripción de nacimientos –base del asiento registral de cada persona- la indicación del sexo, sin que haga alusión alguna al llamado “género registral”, razón por la cual estimamos que desde la perspectiva técnico-jurídica, la modificación sugerida resulta procedente.

Respecto a la segunda de las variaciones planteadas por la señora Flores Salazar, vistos los motivos expuestos en su oficio, la misma resulta atendible, pues contrario al supuesto antes analizado, la utilización del concepto “identidad sexual” en el reglamento que interesa, podría entenderse como un aspecto que limita a la persona a que su imagen en el documento de identidad, no refleje –como lo cita la proponente- la autopercepción asumida de su género.

En apoyo a la propuesta y como otro elemento a considerar en su análisis, se puede citar la utilización que de dicho concepto realizan diversos foros, organismos o entes internacionales dedicados a la protección de los derechos humanos, en instrumentos tales como la Declaración sobre orientación sexual e identidad de género adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 18 de diciembre de 2008, los Principios de Yogyakarta sobre la Aplicación de la Legislación Internacional de Derechos Humanos en Relación con la Orientación Sexual y la Identidad de Género, resolución AG/RES. 2435 (XXXVIII-O/08) aprobada por la Asamblea General de la Organización de Estados Americanos y abundante documentación e informes emitidos por las diferentes Relatorías conformadas al efecto en los citados organismos.

Con base en lo expuesto, este Departamento considera que desde la perspectiva legal los cambios sugeridos resultan procedentes.".

Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce conjuntamente oficio n.° DL-121-2016 del 7 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite propuesta de reforma de los artículos 2, 3 y 4 del Reglamento de Fotografías para la Cédula de Identidad.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge; en consecuencia, promulgar el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, conforme al siguiente texto:

"N.° XXX-2016

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

Decreta la siguiente:

REFORMA A LOS ARTÍCULOS 2, 3 Y 4 DEL REGLAMENTO DE FOTOGRAFÍAS PARA LA CÉDULA DE IDENTIDAD

ARTÍCULO 1.- Refórmanse los artículos 2, 3 y 4 del Reglamento de Fotografías para la Cédula de Identidad, decreto n.° 08-2010, publicado en La Gaceta n.°127 del 1° de julio de 2010, para que se lean de la siguiente manera:

"Artículo 2.- Alcance.- Toda persona tiene derecho a que se respete su imagen y su identidad de género al momento de tomarse la fotografía que se inserta en la cédula de identidad. Ese derecho debe conciliarse con el interés público de contar con un documento de identificación idóneo, seguro y confiable. Lo anterior hace necesario que, en la fotografía, se muestren los rasgos faciales, de forma tal que permitan la identificación de la persona portadora del documento de identidad.

Artículo 3.- Definiciones.- Para facilitar la interpretación y aplicación de este reglamento, se integran los siguientes conceptos:

- Aditamento o accesorio: cualquier objeto ajeno al cuerpo del gestionante de cédula de identidad, que sea portado por la persona en forma ocasional o permanente, que pueda ocultar o distorsionar los rasgos faciales, entre ellos: turbantes, sombreros, gorras, pelucas, anteojos, piercing, aretes, audífonos, parche en uno o ambos ojos, vendas en la cara, uso de cosméticos que no permitan una identificación idónea de la persona y otros.

- Aplicación de excepciones: códigos informáticos que permitan alertar a los funcionarios encargados de la tramitación de la cédula, sobre algún cambio o variación en los datos que componen la solicitud de cédula actual y los datos registrados anteriormente en las bases de datos.

- Cédula de Identidad: documento de identificación, necesario para el ejercicio del derecho al sufragio y requisito indispensable para garantizar la identificación legal de los costarricenses mayores de edad.

- Comentarios o excepciones: anotaciones que realiza el funcionario que recibe la gestión de cédula de identidad con la finalidad de que, el funcionario que estudie la solicitud, cuente con aclaraciones y mayores elementos de juicio y resuelva eficiente y eficazmente.

- Cubículo: espacio designado para la toma de fotografías y que debe contar con las condiciones idóneas a fin de garantizar la calidad de la imagen.

- Distorsión del rostro: alteración en la imagen final plasmada tras la toma de la fotografía que imposibilita la plena identificación del titular de la cédula de identidad.

- Fotografía: elemento en la cédula de identificación que corresponde a la imagen de la persona a quien se le expidió el documento.

- Sexo Registral: sexo declarado por las personas progenitoras o por la autoridad competente en la declaración de un nacimiento y que consta en el Registro Civil.

- Identidad de género: Es la vivencia interna e individual del género, que no necesariamente corresponde con el sexo asignado al momento del nacimiento. Alude a la autopercepción y al cómo se asume la persona en su identidad, funciones y atributos.

- Imagen de la persona: “(…) forma en la cual se presenta (el ciudadano) ante el resto de las personas, es un rasgo determinante de su personalidad y, por ende, de su identidad (…)” (Defensoría de los Habitantes - Oficio N° 1251-2009-DHR-PE. Lo escrito entre paréntesis no corresponde al original).

- Dirección General del Registro Civil: organismo electoral dependiente del Tribunal Supremo de Elecciones y superior jerárquico del Departamento Electoral encargado de la tramitación y expedición de la cédula de identidad.

- Tribunal o Institución: Tribunal Supremo de Elecciones y todas sus dependencias.

- Persona usuaria: quien gestiona cédula de identidad.

- Sede Central: Oficinas del Departamento Electoral del Registro Civil, encargado de la recepción de solicitud, expedición y entrega de la cédula de identidad en la sede Central del Tribunal Supremo de Elecciones, en San José.

- Sedes Regionales: Oficinas del Tribunal Supremo de Elecciones en todas las localidades del país, a excepción de la Sede Central.

Artículo 4.- Deberes de las personas funcionarias. Las personas encargadas de la recepción e ingreso de los datos suministrados por la persona gestionante de la cédula de identidad, así como quienes llevan a cabo su estudio, velarán porque cada gestión se resuelva en el marco de una filosofía de pleno respeto al derecho a la imagen y a la identidad de género de la persona usuaria y acatando las disposiciones de la Ley Orgánica y de este reglamento.".

ARTÍCULO 2.- Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.". ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Respuesta a las observaciones al estado de las recomendaciones contenidas en informe de seguimiento de la Auditoría Interna. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DE-0706-2016 del 7 de marzo de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Superior en oficio STSE-0478-2016 del 23 de febrero de 2016, donde se conoce el oficio AI-0042-2016 del 18 de febrero del mismo año, relativo al Informe de seguimiento sobre las recomendaciones contenidas en los informes de control interno, emitidos por el Área de Auditoría Operativa y de Gestión de la Auditoría Interna, Nos. ICI-01-2013, ICI-04-2013 y No.SRICI-01-2016; y dado que las observaciones emitidas hacen referencia a acciones a realizar por parte de la Dirección General del Registro Civil (DGRC), en un plazo claramente definido, a continuación el pronunciamiento correspondiente:

En lo concerniente a la DGRC:

Observación 4

En punto a las recomendaciones n° 4.1.1, 4.3.1 y 4.4 del Informe ICI-04-2013 en donde se señala que el plazo para cumplir con estas recomendaciones es de “varios años”, es procedente informar lo siguiente:

Referente a la revisión y depuración de la información contenida en la base de datos, sobre la fecha de recepción e inscripción de los certificados de comunicación de hechos vitales, es necesario indicar, que las extracciones de datos ejecutadas por el DTIC, se llevaron a cabo de manera paulatina.

Lo anterior, debido a los recursos limitados con los que cuenta la Unidad de Actualización de Base de Datos de la Sección de Inscripciones, ya que es una labor compleja que requiere de mucha atención dada la relevancia que reviste la tarea. Es preciso señalar, que se han buscado iniciativas o herramientas por medio de las cuales se logre la depuración total de Base de Datos.

Con la finalidad de que se pueda establecer una meta global y un seguimiento debido al proceso se establece un plazo de cumplimiento de 5 años, fragmentado en tres fases dos de 2 años y una tercera fase de un año, contadas a partir del inicio del presente año para el cumplimiento del objetivo propuesto.

Observación 5 y 6

En atención a las recomendaciones 4.1.1, 4.4.1 y 4.5.2 del informe ICI-01-2013 referentes a efectuar un análisis de la base de datos, a efectos de identificar y cuantificar las inconsistencias presentes, es preciso informar que en los casos en que se depura un registro de matrimonio, se lleva a cabo la verificación, corrección y depuración de los registros de nacimiento, y de los registros de defunción y a la depuración de la información contenida en el registro de matrimonio propiamente dicho (cuando así sea requerido), es por ello, que se dice que cada caso individual generaría un estudio integral.

Con la finalidad de que se pueda establecer el seguimiento debido al proceso se establece un plazo de cumplimiento de 3 años divididos en tres fases de un año cada una contados al inicio del presente año para el cumplimiento del objetivo propuesto.

Es menester destacar que es un objetivo primordial de la Dirección General del Registro Civil la mejora continua, con la finalidad de que se pueda garantizar la integridad de la base de datos institucional, es por ello que se han establecido canales de comunicación con la Dirección General de Estrategia Tecnológica de manera que optimicen los procesos de depuración de la base de datos institucional.

En lo concerniente a la DGET:

Por otra parte, en cuanto a las observaciones 7 y 8 emitidas en oficio STSE-0478-2016, la Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET), coincide con la Auditoría Interna con el hecho de que las recomendaciones No. 4.1.7 del informe ICI-01-2013 y Nos. 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.1.6, 4.1.8, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 4.2.5, 4.2.6, 4.2.7, 4.2.8, 4.2.10, 4.2.11, 4.2.12, 4.2.13 y 4.3.1 del informe No. ICI-01-2013, así como las recomendaciones Nos. 4.1.2, 4.3.2, 4.4 párrafo II, 4.5.3, 4.6.2 b-) y 4.6.4 del informe No. ICI-04-2013, se mantengan como “parcialmente cumplidas”, dado que en oficio DE-0260-2016 se expusieron actividades para completar las recomendaciones de la Auditoría Interna; a saber revisión del ambiente de homologación para matrimonios digitales y el desarrollo de la solución para la modernización de los sistemas que soportan los procesos civiles.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna en atención a su oficio n.° AI-042-2016 del 18 de febrero de 2016. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre la dotación de recursos para la Auditoría Interna. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-715-2016 del 8 de marzo de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 25-2015, celebrada por este Tribunal el 17 de marzo de 2015- rinden informe relativo a las Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías internas, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"3. Conclusiones

3.1 En el TSE existe un modelo de planificación operativa oficializado y estructurado, conducido por la Dirección Ejecutiva  que ayuda a instrumentalizar el principio de programación establecido en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (ley No. 8131 de 18 de setiembre del 2001), principio que se operacionaliza por medio del Plan Operativo Anual (POA), el que a su vez es regido por lineamientos que son comunicados cada año y que recogen principios, normas, directrices y otros preceptos técnicos, lo que, luego de todo un ejercicio de análisis, finaliza con la formulación del presupuesto institucional, proceso, que debe originarse en necesidades, planes y metas para finalmente determinar un costo individual, el que, sumado al de todas las dependencias, conforma el plan de gastos institucional.

3.2 La Auditoría Interna considera conveniente continuar con el uso del Plan Operativo Anual como el mecanismo para la solicitud y asignación de los bienes y servicios, así como de las necesidades de recurso humano y recursos afines, pero sí se requiere que se determinen los plazos dadas las particularidades de ese órgano de fiscalización sobre todo por los argumentos relacionados con los requerimientos de recurso humano y recursos afines, así como de aquellos recursos que por alguna razón no resulte posible su aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva y que genere desacuerdos con la Auditoría Interna. De ahí que consecuentemente, será innecesario generar más directrices.

3.4 [sic] No obstante lo expuesto en el punto anterior, en virtud de las características de ese órgano de fiscalización, se determinó que deberá incorporarse dos pasos adicionales en el proceso de la planificación operativa, solo para el caso de la Auditoría Interna, readecuando los aspectos relacionados con los requerimientos de recurso humano de cargos fijos y recursos afines. Para lo cual, esa Auditoría deberá hacer la gestión ante el jerarca, para que el resultado sea incluido oportunamente dentro de su POA, propuesta que a su vez podría incluir la solicitud de plazas de servicios especiales que requiera para el cumplimiento de algún objetivo específico, lo que, dada la dinámica institucional debería estar definido a finales del mes de febrero de cada año, con el propósito de no afectar los plazos establecidos dentro del ciclo de la formulación del presupuesto.

3.5 Se determinó que, producto del análisis administrativo que haga la Dirección Ejecutiva del POA de la Auditoría Interna, dentro del proceso de formulación presupuestaria se incluirá un segundo paso, a efecto de comunicar a esa dependencia el resultado de los recursos que se estime no podrán incluirse en el anteproyecto de presupuesto, para que en caso de que exista desacuerdo lo comunique al Superior y este en definitiva resuelva, por lo tanto, dados los plazos dispuestos para el presupuesto será necesario definir fechas específicas con el propósito de que no se afecten las ya establecidas de previo al cierre del anteproyecto de presupuesto. Por lo tanto, la Dirección Ejecutiva comunicará al órgano de fiscalización los recursos no aprobados a más tardar el 15 de abril de cada año, siendo necesario que la Auditoría Interna, en caso de que lo requiera, someta a consideración del Superior dicho resultado al 30 de abril, resultando ineludible que al 7 de mayo de cada año, esa Dirección conozca lo dispuesto por el Tribunal con el fin  de incorporar lo correspondiente en el anteproyecto de presupuesto.

4 Recomendaciones 

4.1 Que la Auditoría Interna utilice el Plan Operativo Anual (POA) para la solicitud y dotación de recursos, por tratarse del mecanismo oficializado dentro de la planificación operativa institucional, el cual deberá cumplir con los lineamientos de formulación establecidos, los que contemplan -entre otros- la presentación de las respectivas justificaciones y los estudios técnicos o de mercado en los casos que se requiera.

4.2 Que la Auditoría Interna presente oportunamente ante el Superior  la propuesta de requerimiento de recurso humano de cargos fijos y recursos afines, a efecto de que dicho resultado sea conocido a más tardar en el mes de febrero de cada año, para que lo pueda incluir en su POA.

4.4 [sic]        Que los recursos de la Auditoría Interna incluidos en el POA, que producto del análisis administrativo que efectúe la Dirección Ejecutiva no hayan sido aprobados, y que a criterio de esa dependencia sean considerados imprescindibles, sean  sometidos a consideración del Superior por parte de esa Auditoría, para que en definitiva resuelva, por lo que, será necesario que la Dirección Ejecutiva efectúe el comunicado de los recursos no aprobados a más tardar el 15 de abril de cada año; asimismo; que la Auditoría Interna, si así lo requiere, al 30 de abril, someta a consideración del Superior dicho resultado, siendo ineludible que a más tardar el 7 de mayo de cada año, esa Dirección conozca lo dispuesto por el TSE al respecto, a fin de incorporar lo pertinente en el anteproyecto de presupuesto.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre la advertencia de la Auditoría Interna relativa a la aplicación de cláusula penal en el contrato para la Modernización del Sistema Electoral. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Gerardo Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DE-0718-2016 del 9 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual –según lo ordenado en el acuerdo del artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 22-2016, celebrada por este Tribunal el 3 de marzo de 2016- rinden informe relativo a la advertencia de la Auditoría Interna sobre la aplicación de la cláusula penal en el contrato para la Modernización del Sistema Electoral.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna en atención a su oficio n.° AI-046-2016 del 2 de marzo de 2016. ACUERDO FIRME.

D) Modificación al Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna. Del señor Óscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-053-2016 del 11 de marzo de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para  su conocimiento y trámite de aprobación correspondiente, me permito remitir la matriz contentiva de la propuesta de modificación al Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, aprobado por ese Órgano Colegiado en sesión ordinaria No. 81-2007, celebrada el 4 de setiembre de 2007,  publicado en La Gaceta No. 221 de 16 de ese mismo mes, según esta Auditoría lo ha estimado pertinente.

Los artículos que se están proponiendo modificar son los siguientes: 1, 2, 5, 6, 9, 10, 12, 14, 17, 22, 28, 29, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 48, 49, 51, 52, 56 y el párrafo segundo del apartado de “Presentación”, así como la inclusión del artículo 59 y la eliminación del “Transitorio único”.

Cabe señalar que, en su mayoría, las modificaciones tienen su origen a partir de los cambios que ha promulgado la Contraloría General de la República en la normativa atinente al accionar de las auditorías internas, con posterioridad a la entrada en vigencia del referido reglamento, según se indicó anteriormente.

Por otra parte, en cuanto al trámite a seguir respecto de la presente solicitud, los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos,  las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las  auditorías internas del Sector Público” y sus reformas (Resolución de la Contraloría General de la República No. R-CO-91-2006 del 17 de noviembre de 2006, publicada en La Gaceta No. 236 del 8 de diciembre de 2006, señalan en su aparte No. 7.3, lo siguiente:

“Modificaciones al reglamento. Para la debida actualización del reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna, el auditor interno debe proponer al máximo jerarca institucional las modificaciones que estime necesarias. Habiendo sido aprobadas éstas por el jerarca, el auditor interno debe presentar a la Contraloría General una certificación de que lo aprobado cumple con la normativa aplicable, para que la Contraloría General otorgue su aprobación con base en esa certificación./ Para el trámite de modificaciones debe observarse lo dispuesto en las normas precedentes en cuanto a la resolución de discrepancias y los plazos aplicables.”.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla.

A) Integración de los directorios provisionales de las municipalidades. Se dispone: De conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Código Municipal, este Tribunal procede a integrar los directorios provisionales de cada una de las municipalidades del país, los cuales actuarán en la primera sesión de los respectivos concejos municipales, a celebrarse el 1.° mayo de 2016, de la siguiente forma:

Se advierte que, si alguna de las personas mencionadas no se presentare a la sesión del 1.º de mayo próximo, entrará a ocupar el cargo de que se trate el regidor propietario de mayor edad que se encuentre presente, quien comprobará con su cédula de identidad su fecha de nacimiento. Póngase lo anterior en conocimiento de los alcaldes y las secretarías de las respectivas municipalidades, del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, de la Unión Nacional de Gobiernos Locales, de los partidos políticos y de la Dirección General del Registro Electoral. Publíquese en el sitio Web de estos organismos electorales. ACUERDO FIRME.

Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Retana Chinchilla.

A las doce horas terminó la sesión.