ACTA Nº 1-2011

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por parte del señor Magistrado Rodríguez Chaverri, quien no participó de dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Nombramiento en propiedad en la Oficina Regional de San Ramón. Del señor Oscar Mena Carvajal, Director General a.i. del Registro Civil, se conoce oficio n.º DGRC-0832-2010 del 22 de diciembre de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Visto el oficio RH-2992-2010 de fecha 17 de diciembre del año en curso, suscrito por el Lic. Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en el que propone nómina de 5 candidatos elegibles para ocupar en propiedad la plaza de Auxiliar de Operación en la Oficina Regional de San Ramón, en la plaza número 45645 que se encuentra vacante, aunque ocupada en forma interina, en virtud del ascenso en propiedad de la señora Silvia Elena Zamora Corrales a un puesto de mayor nivel en esa misma oficina, respetuosamente someto a consideración del Superior la terna siguiente:
1.- Valverde Chavarría Carlos Manuel
2.- Mora Hernández John Davis
3.- Delgado Madrigal Heriberto
La persona que ocupa el primer lugar en la terna, ha sido recomendada por escrito por la Licda. Carmen Nuria Campos Jara, Jefe de la Oficina Regional de San Ramón, quien en lo que interesa, manifiesta: “…Tiene licencia para motocicleta: para el puesto es requisito indispensable, pues es la persona encargada de hacer el servicio a domicilio y notificaciones de la Ley de Paternidad Responsable. / Tiene experiencia en labores de Oficina Regional, pues laboró en las Sedes Regionales de Puriscal y Puntarenas. / Esta (sic) muy bien recomendado por su anterior jefatura Licda. Dunia Khnor, Jefe de la Oficina Regional en Puntarenas…”
La persona que resulte seleccionada se ubicará en propiedad a partir del próximo 16 de febrero de 2011, como Auxiliar de Operación en la Oficina Regional de San Ramón, en el puesto número 45645, donde devengará un salario base de ¢335.400.oo por mes y anualidades a razón de ¢7.090.oo cada una y un complemento del 10% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente.".
Se dispone: Nombrar en propiedad al señor Carlos Manuel Valverde Chavarría en la plaza número 45645, a partir del 16 de febrero de 2011. ACUERDO FIRME.
B) Prórroga de vacaciones y recargo de funciones en la Dirección General del Registro Civil. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio N.º RH-0001-2011, del 03 de enero de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En sesión 122-2010 celebrada el pasado 14 de diciembre de 2010, oficio STSE-3913-2010 de esa misma fecha, el Tribunal Supremo de Elecciones autorizó a la Licda. Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, once días de vacaciones a partir del 20 de diciembre de 2010, asimismo dispuso que sus funciones fuesen encargadas en el Lic. Oscar Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil.
Mediante nota recibida hoy en este despacho, la cual se adjunta, la señora Castro Dobles solicita que se le autoricen ocho días más de vacaciones a partir del próximo 5 de enero, dados los motivos que se sirve exponer. Siendo así, su ausencia se extendería hasta el 14 del presente mes, por lo que se solicita que se autorice el recargo de sus funciones en el Lic. Mena Carvajal a partir de hoy y hasta esa fecha.".
Se dispone: Aprobar la prórroga de vacaciones que solicita la señora Castro Dobles y el recargo de sus funciones en el señor Mena Carvajal, conforme se propone. ACUERDO FIRME.
C) Nombramientos interinos en la Oficina Regional de Cartago. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-006-2011 del 3 de enero del 2011, recibido en la Secretaría del Tribunal el 4 de este mes, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número CSR-001-2011 de hoy que suscribe el Lic. Rodolfo Villalobos Orozco, Coordinador de Servicios Regionales, con el cual acompaña la solicitud formulada por la señora María Olga Torres Ortiz, Jefa de la Oficina Regional de Cartago, para que  – en virtud de la incapacidad otorgada a la funcionaria Kattia Somarribas Salgado hasta el 31 de enero de 2011 con posibilidades de prórroga – se autoricen los siguientes nombramientos interinos en su despacho:

Los dos candidatos que se proponen cumplen los requisitos académicos que los cargos exigen y cuentan con experiencia en las tareas a realizar, pues ambos ocuparon el año pasado por espacio de varios meses en forma interina precisamente esos mismos puestos.
Puede apreciarse que la gestión cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil y el aval presupuestario de parte de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría. Por consiguiente, si el Tribunal no tiene objeciones, los nombramientos que aquí se proponen bien pueden aprobarse con fundamento en los artículos 9 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos y por los períodos que se citan en el cuadro anterior.”.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar los nombramientos interinos conforme se proponen. ACUERDO FIRME.
D) Vacaciones y sustitución de la señora Magistrada Zamora Chavarría. La señora magistrada Zamora Chavarría solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones para los días 24 al 28 de enero de 2011.
Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.
Se dispone: Conceder conforme se solicita. Para sustituirla, previo sorteo de rigor, se designa a la señora magistrada Castro Dobles. Para sustituir a la señora Castro Dobles durante su ausencia como Directora General del Registro Civil, se designa al Lic. Oscar Mena Carvajal. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.
E) Vacaciones y sustitución del señor Magistrado Esquivel Faerron. Sale del salón de sesiones el señor magistrado Esquivel Faerron. En virtud de que el señor magistrado Casafont Odor manifestó que le asiste imposibilidad para suplir al señor magistrado Esquivel Faerron durante los días 06 y 07 de enero de 2011, fechas que le fueron concedidas a éste último a título de vacaciones, además de los días 20 y 21 de enero, la segunda mitad de la jornada del 02 y los días 03 y 04 de febrero, todos de 2011, y dado que durante los días 06 y 07 de enero de 2011 el magistrado Rodríguez Chaverri integrará este Tribunal y la señora magistrada Castro Dobles estará disfrutando también de vacaciones;
Se dispone: Designar al señor magistrado Del Castillo Riggioni para sustituir al señor magistrado Esquivel Faerron durante los días 06, 07, 20 y 21 de enero, así como para la segunda mitad de la jornada del 02 y los días 03 y 04 de febrero, todos de 2011. Se deja sin efecto el sorteo n.º 101 de esta misma fecha. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones el señor magistrado Esquivel Faerron.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe sobre el estudio para contratar un profesional en medicina general. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-1742-2010 del 21 de diciembre de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Me permito hacer del estimable conocimiento del Superior, que como parte del estudio de referencia que esta Dirección está llevando a cabo, según lo dispuesto en Sesión Ordinaria N. 52-2010 del 15 de junio del año en curso, oficio N. STSE-1619-2010, aunado al oficio N. DE-1202-2010 del 6 de octubre del presente año, este último en el que se informó sobre el avance del estudio y que otras gestiones se estaban llevando a cabo al respecto, en el que se citó que una de ellas era una reunión con la Dirección de la Clínica Central, con el objetivo de valorar la posibilidad de establecer algún convenio u alguna otra alternativa que permitiera brindar servicios médicos a los funcionarios de esta Institución.
Nos es grato informar que como resultado de ésta, la cual se sostuvo con el Dr. Héctor Araya Zamora, Director de la Clínica Central, hemos recibido el aval donde se nos indica que nos dan la colaboración para atender hasta un máximo de 10 pacientes diarios en el Servicio de Emergencias, para lo cual el funcionario que sea remitido deberá presentar cédula, orden patronal vigente, carnet de asegurado y una boleta de referencia firmada por la doctora institucional o por la enfermera.
No omito indicar, que esta será una alternativa para que se remitan pacientes que no puedan ser atendidos mediante cita previa o bien, en aquellos casos que ameriten un diagnóstico especializado. Además, de que se convierte en una opción para que en caso de incapacidades de la doctora institucional o por vacaciones por periodos cortos, se puedan trasladar a esa sede médica nuestros funcionarios o funcionarios (sic), previa valoración de la enfermera.
Ahora bien, dado que esto es un logro que se ha alcanzado como parte de estudio que se tiene pendiente, se incluirá en el informe final que está pronto a ser remitido al Superior, como alternativa de mejora y puesta en marcha en el servicio de atención de pacientes en medicina general de Servicios Médicos Institucional.".
Se dispone: Tomar nota y quedar a la espera de la remisión del informe final al que hace alusión el señor Director Ejecutivo. Hágase del conocimiento de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles. ACUERDO FIRME.
B) Informe sobre el diagnóstico efectuado en el Área de Expedientes. Del señor Walter Meza Dall’Anese, Letrado de este Tribunal, se conoce oficio sin número del 21 de diciembre de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 23 de diciembre de 2010, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Reciba un cordial saludo, al tiempo que me permito adjuntar el informe del diagnóstico efectuado en la Sección de Expedientes de la Secretaría del Tribunal Supremo de Elecciones así como el informe de labores realizadas en esa Sección.
Se trata, por un lado, de trasladar de manera sistematizada los principales hallazgos -muchos de ellos ya conocidos- acompañados de propuestas orientadas a remozar el trabajo que allí se realiza; y, por otro, de informar las medidas adoptadas en el período comprendido entre el 16 de setiembre y el 16 de diciembre, ambos del 2010, todo ello en aras de brindar un mejor servicio y, ante todo, de gestionar los expedientes de manera más ágil y oportuna para afrontar y disminuir la dilación que se ha venido presentado.
Deseo destacar desde ya, por un lado, la urgencia de atender la cantidad de expedientes en trámite por medio de una serie de alternativas que se proponen en el documento adjunto, y, por otro, la necesidad de implementar un sistema de expediente electrónico que permita, entre otras cosas, agilizar el trámite y garantizar resoluciones protegidas de simples errores de forma.
Con el propósito de ahondar en las consideraciones esbozadas en los documentos adjuntos, le solicito una audiencia, y desde ya le agradezco la valoración que se sirva hacer de ellos.".
Se dispone: Dentro del plazo de quince días, rinda informe sobre el particular el señor Secretario del Tribunal. A las 14:30 horas del 5 de enero se recibirá al Lic. Meza, audiencia a la que también concurrirá el Lic. Bermúdez Mora. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Propuesta de reforma integral al Reglamento del Registro del Estado Civil. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Rodrigo Fallas Vargas y la señora Mary Anne Mannix Arnold, por su orden, Jefe de la Sección de Inscripciones, Oficial Mayor del Departamento Civil y Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-860-2010 del 21 de diciembre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En el artículo sexto de la Sesión Ordinaria n.° 100-2010, del 2 de noviembre del año en curso, comunicada mediante oficio  STSE-3432-2010 de la misma fecha, el Tribunal dispuso que el Jefe de la Sección de Inscripciones y la señora Jefa a.i. del Departamento Legal, rindieran informe conjunto en el plazo de un mes, a fin de determinar eventuales oportunidades de mejora en el procedimiento de declaración de defunciones, por parte de los registradores auxiliares.
En atención a lo dispuesto por el Superior y en virtud de que el Departamento Legal y la Oficialía Mayor del Departamento Civil ya estudiaban en forma conjunta la posibilidad de reforma del citado Reglamento a fin de implementar el “Tomo Electrónico” como forma de inscripción de los nacimientos, matrimonios y defunciones, así como de sus anotaciones marginales (sesión ordinaria n.º 066-2010, artículo cuarto, del 29 de julio del año en curso, comunicada mediante oficio n.º STSE-2147-2010), se consideró oportuno, de cara a los estudios encomendados, impulsar una reforma integral del reglamento, debido a la ingente necesidad de adaptar esta normativa a la realidad social y tecnológica actual.
Para lograr este cometido y utilizando como marco de referencia el proyecto de reforma integral remitido al Tribunal mediante oficio AJ 185-98 del 11 de setiembre de 1998, suscrito por el entonces Jefe del Departamento Legal, señor Héctor Fernández Masís y el señor Carlos Luis Brenes Molina como Jefe a.i. de la Sección de Inscripciones, avalado por la señora Directora General y el señor Oficial Mayor del Departamento Civil, se elaboró un nuevo borrador de reforma que se eleva a conocimiento de las señoras y señores Magistrados.
Dentro de los principales cambios, destacan los siguientes.
•   TOMO ELECTRÓNICO: Se adecúan los artículos a efecto de permitir su implementación tanto a nivel de inscripciones principales, como en las rectificaciones que resulten posteriormente y que modifiquen el estado civil de las personas. Se eliminan las menciones a los libros impresos y se incorporan las figuras del libro y las anotaciones electrónicas y la posibilidad, cuando estén implementados, de los formularios electrónicos para declarar los hechos vitales. Las reformas propuestas llevarán a la desaparición de los tomos en papel a partir de la fecha en que se realicen los cambios en el Sistema Integrado de Información Civil y Electoral.
•   FIRMA DE RESOLUCIONES: Se propone autorizar al Oficial Mayor del Departamento Civil para que, en forma conjunta las Jefaturas de la Sección de Inscripciones o Actos Jurídicos, según corresponda, firmen las resoluciones que se dicten en las materias que conocen. Dicha autorización ya se encuentra contenida en el artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal y los acuerdos del Tribunal n.º 9194 del  27 de junio 1989 y el n.º 4 del 1º de julio de 1991. Se exceptúa de lo anterior la firma de las resoluciones que se dicten en materia de naturalizaciones, las cuales serían firmadas por la Dirección General del Registro Civil y la Jefatura de la Sección de Opciones y Naturalizaciones. La delegación de firmas en la Oficialía Mayor Civil ya operó durante más de una década. Dicho mecanismo busca racionalizar las cargas de trabajo a fin de lograr una mayor celeridad y funcionalidad en los servicios que presta el Registro Civil.
•   INVESTIDURA DE REGISTRADORES AUXILIARES: Se propone investir como Registradores Auxiliares del Registro Civil a los funcionarios del Registro Civil debidamente autorizados, a los responsables de las autoridades de policía, a los Directores de Hospitales Públicos y a los Médicos. Además, se autoriza a la Dirección General del Registro Civil para investir con ese carácter a las personas que deseen realizar las labores correspondientes en forma ad honórem, a los directores de hospitales privados, clínicas públicas y privadas, cementerios y funerarias, de acuerdo con un estudio previo que debe realizar para valorar su conveniencia. La Dirección General tendrá la capacidad de revocar la investidura en caso de que se compruebe un uso inadecuado. Con este cambio se pretende reducir la carga de trabajo al Tribunal, habida cuenta que el Registro Civil ya realiza los estudios aludidos donde se recomendaba investir o no a algún interesado. Esta función resulta congruente con la especialidad de la materia y las competencias específicas del Registro Civil en torno a la inscripción de los hechos vitales y los actos jurídicos que afecten el estado civil de las personas.
•   DE LA FUNCIÓN CALIFICADORA: Se conceptualiza y explica la función calificadora de los Oficiales de Inscripción y su rol en la inscripción de los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas. Además se establecen una serie de causas de devolución de documentos.
•   TRÁMITES PARA LA INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTOS: Se modifica el actual artículo 21 del Reglamento del Registro del Estado Civil, a efecto de separar la forma en que deben tramitarse las inscripciones de nacimiento declarados en el mes siguiente a su ocurrencia; aquellos que ocurren en el extranjero de hijos/as de progenitores/as costarricenses; de personas indígenas menores de diez años y de personas cuyo nacimiento sea declarado después de cumplir diez años.
•   RELACION DE ASIENTOS REFERIDAS AL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS: Se establece la obligatoriedad de relacionar las inscripciones que afecten el estado civil de las personas, lo que representa para nuestros usuarios de la página web, gran seguridad a la hora de realizar estudios.
•   INSCRIPCIÓN DE PERSONAS MAYORES DE 10 AÑOS Y DEFUNCIONES NO DECLARADAS OPORTUNAMENTE: Se propone que las inscripciones de nacimientos ocurridos en el hogar, de personas mayores de diez años, sean tramitados por la Sección de Inscripciones, al igual que la tramitación de defunciones no inscritas oportunamente. Como es de conocimiento del Tribunal, la Sección de Inscripciones en la actualidad cuenta con una estructura profesional que se encarga de la calificación de documentos, además de realizar trámites muy similares a aquellos que se realizan en la unidad que hoy se encuentra a cargo de la Oficialía Mayor Civil y en la Sección de Padrón Electoral, que es la encargada de la tramitación de las declaraciones de defunciones citadas.
Con este proyecto se pretende racionalizar y mejorar el aprovechamiento de los recursos públicos con la disminución de papeleo, requisitos innecesarios y el tiempo de espera de los usuarios, lo cual está en consonancia con las disposiciones de la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos (Ley n.º 8220).
Por último, debemos mencionar que esta propuesta fue revisada en aspectos filológicos por el señor Olivier López Jiménez y en cuanto al lenguaje inclusivo por la señora Sary Montero Cabezas.".
Se dispone: Pase a estudio individual de las señoras magistradas y los señores magistrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.
A) Informe de verificación del aporte patronal cedido por el Tribunal a la Asociación Solidarista del TSE. Del señor Carlos Umaña Morales, Contador, se conoce oficio n.º CONT-1054-2010 del 22 de diciembre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en Sesión  Nº 70-2008, oficio STSE-2558-2008 de 07 de agosto de 2008 donde la periocidad (sic) en que se deben conciliar los montos del aporte patronal entregado por el Tribunal Supremo de Elecciones a la Asociación Solidarista, será con corte 30 de setiembre me permito informar que esta Contaduría procedió a realizar  lo ordenado con el siguiente resultado.

Detalle de cada una de las cuentas que componen la conciliación:

1. Montos registrados por la Contaduría de aporte patronal con corte al 30 de setiembre de 2010.
2. Reporte de la Asociación Solidarista del aporte patronal con corte al 30 de setiembre de 2010.
3. El reporte de aporte patronal de la Asociación en general coincide con los montos registrados por esta Contaduría, sin embargo existen registros con diferencias de redondeo originados por la forma en que los sistemas procesan la información, y lo van acumulando.
4. Aportes de períodos anteriores, que algunos funcionarios autorizaron que dicho acumulado no le fuese reintegrado, sino que la Asociación Solidarista los siga administrando estos son registros que mantenemos en nuestro sistema.

Es menester informar que la parte liquidada a funcionarios que se acogen a su pensión y que forman parte de la Asociación Solidarista, su aporte es rebajado de lo correspondiente al pago de Cesantía como es de ley, y a su vez es devuelto por la Asociación en su liquidación correspondiente. Por lo que a la hora de conciliar no van a aparecer en los registros correspondientes ya que son excluidos del sistema.
Además el Tribunal aprobó implementar un control para determinar el uso de los recursos por concepto de aporte patronal, mediante el análisis de los estados financieros proporcionados por la Asociación Solidarista en donde se llega a la conclusión que los recursos se están utilizando conforme el artículo 18 de la Ley de Asociaciones Solidaristas.".
Se dispone: Tener por rendido el informe del señor Contador. Continúese informando sobre el particular, según la periodicidad señalada en el acuerdo adoptado en la sesión ordinaria n.° 70-2008, artículo cuarto, comunicado mediante oficio n.° STSE-2558-2008 del 07 de agosto del 2008. Hágase del conocimiento de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones y de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de renovación de permiso sindical. De la señora Ilenia Ortiz Ceciliano, Secretaria General de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.º UNEC-104-2010 del 23 de diciembre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En relación con el permiso concedido por seis meses con base en el artículo 61 del Reglamento Autónomo de Servicios con el fin de atender asuntos sindicales los días jueves en forma alterna tanto a la suscrita como al señor Carlos Murillo Alvarado, Secretaria General y Secretario General Adjunto, respectivamente, solicitamos la renovación del mismo.".
Se dispone: Conceder la prórroga solicitada por seis meses a partir de la firmeza del presente acuerdo. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Denuncia del señor Carlos Alberto Mendoza Gómez contra la Jefatura de la Oficina Regional de Alajuela. Del señor Carlos Alberto Mendoza Gómez, se conoce memorial sin fecha, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 23 de diciembre de 2010, mediante el cual denuncia a la jefatura de la oficina regional de estos organismos electorales en Alajuela por presuntas irregularidades respecto al trato a su persona. 
Se dispone: Proceda la Inspección Electoral con la apertura de una investigación administrativa preliminar, a fin de determinar si existe mérito para ordenar la apertura de un procedimiento administrativo disciplinario contra algún funcionario de estos organismos electorales por los hechos denunciados. Hágase del conocimiento del gestionante. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.