ACTA Nº 35-2011

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Informe sobre encargos y recargos de funciones de la Oficial Mayor Electoral y el Secretario General del Registro Civil. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-0654-2011 del 05 de abril de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones y en relación con el acuerdo adoptado por el Superior en sesión 031-2011 del 31 de marzo de este año, oficio número STSE-0824-2011 de igual fecha, me permito informar que la incapacidad otorgada a la Licda. Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor del Departamento Electoral, es por los 15 días comprendidos entre el 29 de marzo y el 12 de abril del año en curso, según puede apreciarse en la copia que se adjunta de la boleta de incapacidad. Siendo así y bajo el supuesto de que no exista prórroga de dicho impedimento laboral, la señora Oficial Mayor Electoral se incorporará a su oficina a partir del 13 de abril.
De acuerdo con lo anterior y lo dispuesto por el Tribunal, en el caso del Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños lo que procedería sería un encargo de funciones, pues estaría como Oficial Mayor a.i. del Departamento Electoral por espacio de 8 días hábiles. Por su parte, en lo que respecta al Lic. Carlos Luis Brenes Molina sí procedería recargo de funciones como Secretario General a.i. del Registro Civil, ya que desempeñaría ese puesto durante 10 días hábiles por cuanto las vacaciones del titular concluyen el próximo 15 de abril.".
Se dispone: Con fundamento en lo que se informa a este Tribunal, se modifica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 031-2011, celebrada el 31 de marzo de 2011, en el sentido de que en el caso del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, lo que se aprueba es un encargo y no un recargo de funciones de Oficial Mayor del Departamento Electoral, en virtud de que el período es menor a diez días hábiles. ACUERDO FIRME.
B) Renuncia por pensión de los funcionarios Antonio Barquero Méndez, Ernesto Castro González, Adrian Cubero Hernández y Rafael Ángel Durán Barboza. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-0657-2011 del 06 de abril de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, me permito elevar a consideración cuatro notas que suscriben igual número de funcionarios de la institución, mediante las cuales presentan la renuncia a los cargos que ocupan, todos a partir del 1° de mayo de 2011, para acogerse al beneficio de Pensión por el Régimen General de Pensiones Ley Marco (Ley N. 7302 del 15 de julio de 1992).

Asimismo, los servidores solicitan el pago tanto de las prestaciones legales que pudieran corresponderles de acuerdo con la legislación laboral vigente, como de las vacaciones que no hayan disfrutado a la fecha de su retiro.".
Se dispone: Se tiene por presentada la renuncia de los señores Antonio Barquero Méndez, Ernesto Castro González, Adrián Cubero Hernández y Rafael Ángel Durán Barboza, a quienes se les dan las gracias por los servicios prestados por tantos años a la Institución, deseándoles el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Proceda oportunamente la Contaduría a realizar los cálculos de rigor para el pago de las prestaciones legales que pudieran corresponderles, así como de las vacaciones a que tengan derecho a la fecha de su retiro, cuyos informes trasladará oportunamente al Departamento Legal, para la confección de los respectivos proyectos de resolución. ACUERDO FIRME.
C) Incapacidad médica del señor Magistrado Presidente Sobrado González. El señor magistrado Presidente Sobrado González, informa que estará ausente durante la tarde del 26 de abril de 2011 y los días 27 y 28 del mismo mes, por incapacidad médica.
Sale del Salón de Sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.
Se dispone: Para sustituir al señor Magistrado Presidente Sobrado González durante las fechas referidas -previo sorteo de rigor- se designa al señor magistrado Casafont Odor. ACUERDO FIRME.
Reingresa al Salón de Sesiones el señor Magistrado Presidente Sobrado González.
D) Vacaciones de la señora Magistrada Vicepresidenta Zamora Chavarría. La señora magistrada Zamora Chavarría solicita verbalmente se le conceda el  disfrute de vacaciones para los días 14 y 15 de abril de 2011.
Sale del salón de sesiones la señora magistrada Zamora Chavarría.
Se dispone: Conceder conforme se solicita. Para sustituirla, previo sorteo de rigor, se designa a la señora magistrada Marisol Castro Dobles. Durante tales fechas, fungirá como Director General a.i. del Registro Civil el Lic. Erick Guzmán Vargas. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones la señora magistrada Zamora Chavarría.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe sobre mejoras del área laboral en el inmueble arrendado en el Almacén Las Brisas. De los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DE-0898-2011 del 05 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En atención a lo dispuesto por el Superior en sesión n.° 023-2011 del 8 de marzo de 2011, Oficio n.° STSE-0544-2011, relativo al Oficio UNEC-16-2011 sobre informe  técnico 078-2010 del Lic. Rudy González Madrigal, Funcionario de Salud Ocupacional del Departamento de Medicina, Higiene y Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, elaborado el 10 de diciembre de 2010, en el que expone una serie de observaciones y recomendaciones del inmueble arrendado en el Almacén Fiscal Las Brisas, sita (sic) en San Rafael Arriba de Desamparados, donde actualmente se ubican la unidad de almacenamiento de la Proveeduría, bodega de materiales electorales y parte del Archivo del Registro Civil, que ha (sic) criterio de la UNEC requiere se le informe las medidas que la administración va a tomar.  Sobre el particular los suscritos nos permitimos rendir el siguiente informe.
Es importante denotar que el Superior concedió una prórroga por 10 días hábiles a fin de preparar el informe, mediante oficio n.º STSE-0685-2011 del 22 de los corrientes, y de previo a elaborarlo los suscritos visitamos el lugar el 15 de marzo de 2011 y sostuvimos una provechosa reunión con los representantes del inmueble, señores Gaspar Ortuño de la Goublaye de Mernoval y Julio Acosta Ramírez, quienes estuvieron anuentes a realizar la mejoras acordadas y que más adelante se señalan.
Una vez realizado el análisis pormenorizado del referido informe, para iniciar destacamos que cuando el Consejo de Salud Ocupacional del citado Ministerio elaboró dicho estudio (diciembre de 2011 (sic)), operaba en el citado sitio el Programa Empaque de Material Electoral con bastante personal y a la fecha han variado muchas de las condiciones descritas, entre ellas la cantidad de funcionarios (trabajan actualmente tan solo 26 personas para las tres áreas ya mencionadas).
De seguido se detallan, en el mismo orden, los aspectos que describen de (sic) las condiciones del sitio al momento de estudio con las actuales, sujetas a mejoras con la empresa dueña del inmueble.
CONDICIONES EXTERNAS
a)  Han variado las condiciones descritas, ya se han pavimentado diversas áreas circundantes a la zona industrial y la empresa tiene contemplado acondicionar adecuadamente la entrada principal por el frente de la bodega, justo a un lado del inmueble construido como comedor, de forma tal que se independice la llegada a la bodega del TSE de las otras, pronto van a enzacatar los alrededores y taludes, justo al lado del citado comedor. Se tiene el espacio previsto para colocar 2 mezzanines (un segundo nivel) para el Archivo y área de empaque de material electoral, y se contemplado (sic) habilitar servicios de telecomunicaciones (Internet y correo electrónico). La empresa se comprometió a cotizar la construcción de los mezzanines bajo dos modalidades, lo cual ya hicieron y tales documentos están en poder de la Jefa del Archivo del Registro Civil.
b)  La empresa colocó sistema de drenajes y ductos para el manejo de aguas pluviales. Señalaron además que se va a eliminar el acceso por la parte trasera de la bodega, una vez se (sic) habilite el ingreso por el frente a fin de independizar la bodega del TSE de las otras.
c)  Construyeron un pasillo de concreto entre la bodega y el comedor. La empresa hará una cotización a fin de techar el pasillo, dado que esto no forma parte del contrato, lo que permitirá que no se mojen los transeúntes al trasladarse al comedor.
d)  Los terrenos del frente mejorarán una vez se (sic) acondicione el sitio como acceso principal, de forma tal que se enzacatará (sic) sus alrededores (incluyendo el talud).
e)  Se han aislado las líneas de colindancia (área de salida de emergencia) con cedazos de malla y de tipo “saran” (sic), que permite aislar los olores y diminutas partículas que procedan de la bodega vecina donde elaboran recipientes. La empresa mencionó que trasladaron el área de soldadura a otro sector, esto en la bodega contigua.
CONDICIONES INTERNAS
Se han girado instrucciones para acondicionar el sitio a lo interno del galpón, tanto las descritas considerando medidas de seguridad e higiene, estrategias de evacuación, señalización, etc.
a)  Concluida la labor del empaque de material electoral de los procesos eleccionarios del año pasado, se ha  mejorado la distribución de los racks de almacenaje, de forma tal que los pasillos ya no se obstruyen con materiales.
b)  Se han girado instrucciones para acondicionar las salidas de emergencia con la respectiva señalización y planes de evacuación.
c)  Se ha girado instrucciones para mejorar las condiciones eléctricas, considerando eliminar extensiones eléctricas expuestas y colocación de apagadores en sitios inadecuados. En la reunión se dieron las instrucciones respectivas para eliminar las cocinetas improvisadas y se siga utilizando el comedor.
d)  El almacenamiento de cajas ya no existe y actualmente todo se (sic) colocado ordenadamente en los racks, considerando aspectos de forma y peso para el almacenaje de productos. Ya se han girado las instrucciones para la compra y colocación de espejos cóncavos, de forma tal que le permita a los operadores de los montacargas una mejor orientación sobre los pasillos.
e)  Los propietarios indicaron que la razón básica por las que las rejillas de ventilación se habían condenado eran por seguridad para el TSE, a fin de evitar la salida de papeletas o cualquier otro tipo de documentación. Que estaban anuentes a modificarlas si se les solicitaba, para lo cual se han girado las instrucciones a fin de mejorar la ventilación en los servicios sanitarios.
f)  Los anaqueles metálicos de los archivos es cierto que están parcialmente anclados  por cuanto la empresa no permite perforaciones en los pisos, pero en todo caso se ha (sic) girado instrucciones para mejorar el anclaje entre sí, evitando su caída en bloque (efecto dominó) o su deslizamiento individual descontrolado, en un eventual sismo. En cuanto a la forma de la custodia y conservación de la documentación en los anaqueles, el sitio alquilado reúne buenas condiciones y se tiene contemplado ampliar en uno o  dos niveles (con mezzanines), dado que la bodega tiene bastante espacio a lo alto. Ya la empresa ha cotizado la construcción de dos mezzanines, bajo dos modalidades y nos mostró los planos preliminares, lo que permitirá acondicionar mejor los documentos y prever el crecimiento de archivos. Ya se han girado las instrucciones para lograr su construcción y buscar el contenido económico.
g)  Como ya se indicó ya existe un pasillo cementado entre el galpón y el área de comedor. Además la empresa estará cotizando los trabajos de techar el pasillo, dado que esto no forma parte del contrato. Se ha (sic) girado instrucciones respectivas a fin de que se coloquen dispensadores de papel higiénico y basureros metálicos (eliminar cajas de cartón utilizadas para esos fines).
En resumen, tenemos que se han contemplado diversas acciones a fin de mejorar las condiciones y el área de trabajo en ese lugar (mayores detalles en anexo fotográfico) y se han girado las instrucciones del caso a fin de cumplir con la normativa vigente y corregir a corto plazo los aspectos señalados, esto mediante Oficio DE-0835-2011 del cual se adjunta copia. Se han previsto también mejoras a lo externo e interno del inmueble, tales como: vías de acceso al sitio, enzacatado, techado de pasillos, construcción de dos mezzanine (sic), acondicionamiento de anaqueles, rotulación y planes de evacuación, de comunicaciones (habilitar correo electrónico e Internet), entre otros.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento de los estimables representantes de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC). Proceda la propia Dirección Ejecutiva a tramitar lo correspondiente ante el Departamento de Medicina, Higiene y Seguridad Ocupacionales, con la colaboración del Departamento Legal. También dará seguimiento a la efectiva implementación de las medidas remediales previstas. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE COMITES Y COMISIONES INSTITUCIONALES.
A) Modificación del artículo 7 del Reglamento de Emergencias y Evacuación del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil. Del señora Mercedes Barrantes Solórzano, Coordinadora del Comité Central de Emergencias, se conoce oficio n.º CCE-005-2011 del 31 de marzo de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En oficio STSE-0713-2011 del 24 de marzo del presente año, se me indica que se limita mi participación como Coordinadora de las diferentes comisiones de las cuales formo parte, entre ellas el Comité Central de Emergencias.
Según lo dispone el Artículo 7 del Reglamento de Emergencias y Evacuación del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, literalmente: “Corresponderá a la secretaría del consultorio médico, ejecutar las tareas secretariales del Comité, como lo son recibir y enviar correspondencia, llevar archivos al día y transcribir actas, entre otras afines”. En el momento de la creación del Reglamento se tomó esta decisión en virtud de la facilidad para tener control sobre todo lo referente a dicho Comité.
Tomando en cuenta que ya no estaré a cargo de la coordinación del Comité Central de Emergencias, les solicito con todo respeto se exima a la Secretaria del Consultorio Médico de la responsabilidad que establece el artículo citado anteriormente y además que éste sea modificado, a mi juicio dicha responsabilidad debería asumirla la secretaria de la Oficina de Seguridad Integral.".
 Se dispone: Aprobar conforme se propone. Proceda la Secretaría de este Tribunal con el trámite del respectivo decreto. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Acta de donación del Sistema de Automatización del Registro de Matrimonio Civil (I Fase). Del señor Roberto Guillén Pacheco, Delegado Ejecutivo de la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación (FUNDEVI), se conoce oficio n.º FUNDEVI-445-2011 del 31 de marzo de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 05 de abril de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Por este medio y en mi calidad de Delegado Ejecutivo de la fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación (FUNDEVI), le adjunto el acta de donación DFP-03-2011.
No omitimos manifestarles, que estamos en la mejor disposición de ampliar o aclarar cualquier información relacionada con ese particular.”.
Se dispone: Agradecer al señor Guillén Pacheco y a FUNDEVI la atención dispensada a estos organismos electorales. Atenderán lo correspondiente el Departamento Legal y la Sección de Inscripciones. ACUERDO FIRME.
B) Informe de colaboración de transporte para realizar la Encuesta Nacional de Hogares. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0907-2011 del 06 de abril de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Tribunal Supremo Elecciones, en sesión ordinaria N. 31-2011, celebrada el treinta y uno de marzo de este año, al conocer el oficio N. GE-124-2011 suscrito por el señor Jaime Vaglio Muñoz, Gerente del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) por medio del  cual solicita a este Organismo Electoral colaboración para la realización del censo  nacional 2011,  dispuso que de previo a resolver, esta Dirección estudie y  recomiende lo pertinente, lo cual fue comunicado en oficio   STSE-0821-2011.  En virtud de lo anterior, elevo a conocimiento del Superior el presente informe.
1. Solicitud del INEC
Conforme a los términos de referencia del oficio suscrito por el señor Vaglio Muñoz, se ha determinado que la colaboración solicitada conlleva el préstamo de vehículos doble tracción tipo pick up, aptos para ingresar en zonas de difícil acceso, cuatro puertas, con sus respectivas personas conductoras, a los efectos de apoyar la realización del censo nacional 2011 que se llevará a cabo del 4 al 18 de julio y del 20 de julio al 5 de agosto de este año. Además de lo anterior, requiere que de ser posible el Tribunal asuma los gastos operativos y financieros que deriven de la actividad, tales como combustible, mantenimiento, viáticos y tiempo extraordinario.
2. Valoración institucional
La gestión formulada por el INEC surge de la necesidad que afronta ese Instituto en aumentar su flotilla vehicular para efectuar de manera eficaz el censo nacional previsto para este año, lo cual constituye una actividad que bien puede catalogarse como de excepción, la cual se refleja en la temporalidad de la situación y la naturaleza del proceso en sí mismo que debe cumplir.  En ese sentido, se ha determinado que el Tribunal ya ha colaborado con el INEC en eventos anteriores de igual naturaleza, por lo que no se encuentra motivo alguno que impida proceder diferente a ocasiones anteriores, considerando además que se trata de una labor de carácter nacional que interesa al Estado como un todo por la conveniencia que para el país representa ese trabajo, sin que constituya para la institución afectación alguna en asumir los gastos indicados.
Ahora bien, con la finalidad de establecer la cantidad de vehículos y choferes a prestar, sin que ello afecte la correcta ejecución de los planes de trabajo de las diversas unidades administrativas de la institución, se consultó al Lic. Gustavo Fitoria Mora, Jefe de Servicios Generales sobre la disponibilidad vehicular, quien expresó que en ocasiones anteriores se ha facilitado un vehículo con su respectivo operador móvil y que en este momento se podría proceder de la misma manera, lo cual comparte esta Dirección puesto que, por otro lado, en los próximos días se estará colaborando también con el INEC con el préstamo de dos camiones y una panel para la distribución del material que habrá utilizarse en los distintos puntos del país en la realización del censo, lo cual está coordinando el señor Eric Schmidt Fonseca, Coordinador de Programas Electorales, al tenor (sic) del “Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre el Tribunal Supremo de Elecciones y el Instituto Nacional de Estadística y Censo (sic)”, en el que figura como contraparte técnica.
3. Recomendación
Por lo expuesto, esta Dirección, salvo criterio Superior, recomienda que para los periodos que van del 4 al 18 de julio y del 20 de julio al 5 de agosto de este año, se le preste al INEC un vehículo doble tracción con su respectiva persona conductora, lo que incluye los gastos asociados de combustible, mantenimiento del vehículo, viáticos y tiempo extraordinario. En caso de que lo anterior se acoja, se sugiere que dicho préstamo forme parte de una carta de entendimiento derivada del “Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre el Tribunal Supremo de Elecciones y el Instituto Nacional de Estadística y Censo (sic)”, para lo deberá dársele (sic) traslado al señor Schmidt Fonseca para lo de su cargo.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya recomendación se acoge. Procedan en consecuencia el Departamento Legal y el señor Schmidt Fonseca. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
A) Asistencia técnica al Tribunal Electoral de Guatemala. Del señor José Thompson, Director del Centro de Asesoría y Promoción Electoral (CAPEL), se conoce oficio n.º CA 027-2011 del 12 de abril de 2011, recibido el mismo día -vía correo electrónico- en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Me dirijo a usted para remitirle los mejores saludos desde el Centro de Asesoría y Promoción Electoral (CAPEL), sección permanente del Instituto Interamericano de Derechos Humanos (IIDH).
En esta oportunidad muy respetuosamente deseo solicitar a usted la ayuda del Tribunal a su digno cargo, para realizar una misión de asistencia técnica urgente al Tribunal Supremo Electoral de Guatemala.  En concreto, solicitamos que de ser posible se permita el viaje en misión de la funcionaria María Auxiliadora Protti Quesada, para los días 18, 19 y 20 de abril, quien sería acompañada por nuestro consultor, Andrés Araya Montezuma, a cargo de la misión.  Cabe mencionarle que la Sra. Protti Quesada ha sido consultora de CAPEL tiempo atrás.
El propósito que tiene esta misión es llevar a cabo una asesoría en procesos informáticos y procedimientos de emisión de datos relativos al documento de identificación personal y la elaboración del padrón electoral. Se adjunta la solicitud del Tribunal Supremo Electoral de Guatemala, oficio no. 203-2011.
Aprovecho la oportunidad para reiterarle las muestras de mi más distinguida consideración y estima.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- En el marco de la cooperación horizontal entre organismos electorales, este Tribunal accede con gusto a la solicitud planteada.
De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
A las doce horas con quince minutos terminó la sesión.