ACTA Nº 36-2011
Sesión extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del trece de abril de dos mil once, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González, quien preside, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría y el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron.
ARTÍCULO PRIMERO. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0933-2011 del 13 de abril del 2011, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual, por las razones que indica, presenta propuesta de reorganización de la Oficina de Comunicación y del proceso de comunicación institucional. De conformidad con los aspectos enumerados, el señor Director Ejecutivo concluye y recomienda lo que se transcribe a continuación:
“(…) 4. Conclusiones
1. Conforme a las evidencias señaladas en los documentos: “Resumen Taller Kompartido Fases 1, 2 y 3: Análisis inicial, identificación de objetivos y definición de proyectos” y “Aportes al proceso de diagnóstico de la Oficina de Comunicación”, hay debilidades institucionales que son de interés atender por el impacto adverso que a futuro podrían repercutir en la imagen institucional.
2. Dado que el entorno es dinámico, la administración flexible y las debilidades constituyen variables endógenas que están bajo el control de la organización, ésta puede tomar acciones de mitigación que le permitan superarlas de manera exitosa, para lo cual se ha planteado la estrategia de reubicar la gestión de prensa, a cargo de la Oficina de Comunicación, bajo la órbita de la Secretará (sic) del TSE, lo que permitirá contrarrestar las debilidades detectadas y señaladas en este informe, en procura de que el Tribunal se vea beneficiado puesto que la gestión de prensa se ubicaría más cerca del nivel Superior.
3. Al colocar la función de Prensa más cerca del Jerarca, las líneas de comunicación interna se acortarían con lo cual se produce mayor economía, así como una reducción de posibles demoras en los procesos de toma de decisiones ya que el flujo se volvería más ágil porque la interrelación con el máximo nivel estratégico y asesor sería más inmediata.
4. La implementación de la propuesta contribuirá a que la Oficina de Comunicación se libere de cargas de trabajo generadas por prensa, de forma tal que a partir de ello pueda atender con mayor equilibrio las otras áreas que la conforman.
5. Recomendaciones
Con base en lo anterior, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:
1) Que la actividad de Prensa que actualmente tiene a cargo la Oficina de Comunicación (puestos números 86315 y 97550), a partir de la firmeza del acuerdo del Superior, pase a formar parte de la Unidad de Protocolo de la Secretaría del TSE, para lo cual las jefaturas de ambas dependencias deberán realizar los ajustes que ello implique en sus métodos, procesos y procedimientos administrativos, lo que incluye lo aprobado en la planificación operativa de este año como lo previsto para el 2012, de manera tal que no se afecten los sistema (sic) de control interno.
2) De acogerse lo anterior, que la Unidad de Protocolo que se encuentra adscrita a la Secretaría del TSE, se denomine, en lo sucesivo: Unidad de Prensa y Protocolo.
3) Que la Oficina de Comunicación continúe llamándose de esa forma, en tanto con la modificación de su estructura los procesos que seguiría ejecutando son naturales de ese nombre. Para tal efecto, se requerirá aprobar el organigrama suplementario que se propuso según Diagrama N° 5.
4) Que la Dirección Ejecutiva coordine las acciones necesarias para el traslado físico de la Unidad de Prensa de modo tal que se le busque un espacio adecuado para su correcto funcionamiento.
5) Que la Jefatura de la Oficina de Comunicación y el Encargado de la Unidad de Prensa y Protocolo, cada quien en su ámbito de acción, continúen la cooperación entre el TSE y la Fundación KAS para el buen desarrollo de los proyectos indicados en el punto 1.1 de este informe, de lo cual se deberá mantener informado al Superior del avance y sus logros.
6) Que la Dirección Ejecutiva, doce meses después de la aprobación de los cambios organizacionales aquí propuestos, informe al Tribunal si se logró mayor productividad tanto en la gestión de la Oficina de Comunicación, como en la de Prensa y recomiende lo que estime pertinente en aras de mejorar la estructura institucional.
7) Que el Departamento de Recursos Humanos proceda con la actualización de la descripción de las tareas del Encargado de la Unidad de Prensa y Protocolo, así como de la Jefatura de la Oficina de Comunicación.
8) Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría del Tribunal preparen el proyecto de resolución respectiva para concretar las reclasificaciones de los puestos números 55709 a Profesional de Apoyo directo al TSE y el 55711 a Analista de Operación, ambos a partir del 1 de julio de este año, mientras que los puestos números 86315 a Profesional de Área y el 97550 a Profesional de Apoyo, los dos a partir del 1 de enero de 2012. Dicha resolución deberán remitirla a la Dirección General de Presupuesto Nacional para que se le dé contenido económico con base en la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101. Tome nota la Dirección Ejecutiva a los efectos de practicar los movimientos respectivos en la relación de puestos del 2012.”.
Se dispone: Tener por rendido el informe que somete el señor Director Ejecutivo, cuyas recomendaciones se acogen. Procedan de conformidad los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEGUNDO. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0909-2011 del 07 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La Unidad de Género, en conjunto con la Comisión de Asuntos Culturales, la Unidad de Prevención y Salud Laboral y la Oficina de Comunicación de este Tribunal, ha organizado un ciclo de Cine Foros sobre Derechos Humanos, en cumplimiento al (sic) Objetivo 6, Acción 3 del Plan de Acción de la Política Institucional para la igua dad (sic) y Equidad de Género.
Este ciclo inicia el día 15 de abril próximo a las 9 de la mañana y se realizará una vez por mes durante todo el año, con la excepción de setiembre, mes en que se celebran las actividades de la Semana del Personal Electoral.
Por el impacto que reviste este Ciclo en la sensibilización y formación en derechos humanos, solicito de la forma más respetuosa, autorización del Tribunal para que los colaboradores que así lo deseen puedan asistir a todo el ciclo anual; cada jefatura velará para que no se afecte el desarrollo normal de la acción institucional y de la prestación de los servicios a personas usuarias.".
Se dispone: Aprobar conforme a los términos expuestos. Tomen nota para lo de sus cargos las jefaturas institucionales. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.º RH-0686-2011 del 13 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos consiguientes, remito a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número DEL-0765-2011 de ayer que suscribe el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Oficial Mayor a.i. del Departamento Electoral, mediante el cual remite nueva incapacidad otorgada a la señora Ana Isabel Fernández Alvarado, titular de ese mismo puesto, por el período comprendido entre el 13 y el 15 de abril en curso.
En virtud de lo anterior, se solicita al Superior prorrogar la designación interina del Lic. Bolaños Bolaños como Oficial Mayor de dicho departamento, motivo por el cual, al alcanzar ahora 11 días hábiles en el puesto, procedería recargo de funciones de acuerdo con el instructivo que al efecto aprobó el Tribunal.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
A las diez horas con cincuenta minutos terminó la sesión.
Luis Antonio Sobrado González |
Eugenia María Zamora Chavarría |
Max Alberto Esquivel Faerron |