ACTA Nº 87-2011

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE LAS SEÑORAS Y SEÑORES MAGISTRADOS.
A) Informe de participación como observadores en las Elecciones Generales y al Parlamento Centroamericano 2011 en la  República de Guatemala. De la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde y del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce memorial del 19 de setiembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual rinden informe relativo a la Misión de Observación de las Elecciones Generales y del Parlamento Centroamericano, en la que participaron en este mes en la República de Guatemala; a dicho informe adjuntan documentación relacionada y solicitan cursar agradecimiento al Tribunal Supremo Electoral de dicha nación por las atenciones brindadas.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Proceda la Secretaría de este Tribunal a cursar el agradecimiento respectivo, así como a remitir la documentación adjunta al Centro de Documentación del Instituto de Formación y Estudios en Democracia o al Archivo de este Tribunal, según corresponda. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Permuta de cargos de los funcionarios Pedro Barrantes Fonseca y Luis Alfonso Chinchilla Umaña. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-0257-2011 de las trece horas del nueve de setiembre de dos mil once, recibida en la Secretaría de este Tribunal el 19 de setiembre de 2011, mediante la cual se dispone permutar en sus cargos en propiedad -a partir del próximo 1° de octubre- a los funcionarios Pedro Barrantes Fonseca, puesto  número 45549 y  Luis Alfonso Chinchilla Umaña, puesto número 45551, Analistas de Operación del Departamento Civil.
Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.
B) Solicitudes de incorporación y exclusión al Régimen de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-095-2011 del 21 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En sesión número 07-2011 celebrada el pasado 8 de setiembre, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron varios funcionarios de la institución para ser incorporados o excluidos del Régimen de Dedicación Exclusiva. Todos ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.
Realizados los estudios que corresponden, considera esta Comisión que en efecto las solicitudes de la señora María Amelia Gutiérrez Espinoza y los señores Nicolás Prado Hidalgo y Ricardo Pérez López  son procedentes, pues se trata de colaboradores que han sido nombrados interinamente o en propiedad en cargos de nivel profesional para los cuales se requieren los grados académicos de bachillerato o licenciatura, condición que todos poseen en diferentes disciplinas. Por otro lado, un funcionario solicita la exclusión del régimen con el propósito de que se le reconozca el 25% por especialidad en computación y el caso restante corresponde a un funcionario a quien lo procedente es aplicar un porcentaje del 65% por concepto de Prohibición.
De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomiendan aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada funcionario se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva. Asimismo, de acuerdo con pronunciamiento vertido por el Departamento Legal, conocido en el artículo primero de la sesión número 05-2011, en los casos de incorporación al régimen dicho complemento regiría a partir de la suscripción del contrato correspondiente por parte del funcionario y del Director Ejecutivo.  Se adjunta también copia del acta de dicha sesión.".
Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.
C) Recargo de funciones de la Jefatura de la Sección de Inscripciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1943-2011 del 19 de setiembre del 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 21 de setiembre de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio INS-0784-2011 que suscribe el Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Jefe de la Sección de Inscripciones, mediante el cual informa que disfrutará diez días de vacaciones a partir del próximo 14 de octubre, por lo que solicita que durante su ausencia las funciones que le corresponden se recarguen en la señora Carolina Phillips Guardado, Profesional de Gestión de esa misma Sección y quien ostenta el grado académico de Licenciada en Derecho.
Puede apreciarse que la solicitud cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil y con el aval presupuestario de la Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría. ".
Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
D) Sustitución por vacaciones del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron. El señor Magistrado Esquivel Faerron solicita verbalmente se le conceda el disfrute de vacaciones para los días 28 y 29 de setiembre de 2011.
Sale del salón de sesiones el señor Magistrado Esquivel Faerron.
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para sustituirlo, previo sorteo de rigor, se designa al Mag. Casafont Odor. Se deja sin efecto el sorteo n.º 135, por haber recaído en la Mag. Castro Dobles y encontrarse esos días de permiso. ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones el señor Magistrado Esquivel Faerron.
E) Licencia sin goce de salario de la señora Wendy González Araya. De la señora Wendy González Araya, funcionaria de este Tribunal, se conoce memorial del 16 de setiembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal -vía correo electrónico- el 21 de setiembre de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a los acuerdos adoptados en la sesiones n° 120-2009 y n° 88-2010, en los que se me concedió licencia sin goce de salario en el puesto de Prosecretaria –recientemente reclasificado-, hasta el 1º de octubre de 2011, para cursar el plan de estudios del Máster en Ciencias Jurídicas Avanzadas, en la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona, me complace informarles que, con la presentación del trabajo de investigación titulado: “El derecho al sufragio: Análisis comparativo de la jurisprudencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos y de la Corte Interamericana de Derechos Humanos”, he dado por finalizado el programa.
Mi intención es continuar con los estudios de Doctorado en Derecho en la misma Casa de Enseñanza, con esa finalidad solicito prórroga de la licencia sin goce de salario por tres años más.
Agradezco el apoyo brindado por el Tribunal en el alcance de mis metas profesionales y personales.
Adjunto Carta de Aprovechamiento en que se acredita la conclusión del Máster y Certificación de la Calificación del Trabajo de Investigación.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar la ampliación de la licencia sin goce de salario conforme se solicita y externar a la señora González Araya los mejores deseos de éxito en su plan de estudios doctorales. Tome nota para lo de su cargo el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe sobre el Sistema de Identificación, Valoración y Administración del Riesgo Institucional (SIVAR). Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-2304-2011 del 19 de setiembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual -según lo ordenado en el acuerdo del artículo noveno de la sesión ordinaria n.º 072-2011, celebrada el 04 de agosto de 2011- integra las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna en el "Informe sobre el Sistema de Identificación, Valoración y Administración del Riesgo Institucional (SIVAR) y de las Autoevaluaciones Anuales de Control Interno, correspondiente al período 2006-2009" y literalmente manifiesta:
"[…] 2. Recomendaciones del informe No. ICI-02/2011 de la Auditoría Interna.
Luego de revisar los antecedentes relacionados con la temática que motiva el presente informe y siguiendo el atinado criterio de la Auditoría Interna para mejorar las debilidades encontradas, derivaron en las siguientes recomendaciones, que serán analizadas de forma individual y en el orden en que fueron formuladas.
Recomendación 4.1 “Evaluar la conveniencia de centralizar en la Unidad de Control Interno, las funciones relativas a la autoevaluación de control interno que actualmente son desempeñadas por la Comisión de Administración de Riesgo Institucional, así como –en lo que concierne al SIVAR– lo relativo a la obtención de información de riesgos y acciones de mejora, la verificación de la oportunidad con que son atendidas estas acciones, además de la comunicación al Jerarca de los resultados obtenidos de la evaluación, tal como se tiene estructurado el proceso de autoevaluación de control interno. Lo anterior con el propósito de disponer de información consolidada que brinde una visión integral de los riesgos a nivel institucional, que coadyuve en toma de decisiones.”.
En aras de fortalecer la planificación, ejecución y evaluación de las actividades vinculadas con el mantenimiento del sistema de control interno institucional, esta Dirección Ejecutiva estima acertado implementar lo recomendado por la Auditoría Interna, toda vez que tal acción, redundaría en la agilización de los mecanismos de aprobación interna, que atañen a los instrumentos, metodologías y otros elementos de apoyo que la Unidad de Control Interno aplica en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, facilitando además, la integración de los datos e información general atinentes a los ejercicios que la Administración ha venido realizando para cumplir con la autoevaluación anual de control interno y el SIVAR. Esto permitiría además, contar con una clara referencia cada vez más consistente comprendida en una serie de esfuerzos administrativos desplegados por las diferentes dependencias institucionales en el abordaje de ambos tópicos, a saber, autoevaluación de control interno y SIVAR, con el apoyo asesor de esta Dirección Ejecutiva mediante la Unidad de Control Interno.
Recomendación 4.2 “Valorar la conveniencia de que, en la medida de lo posible, en las distintas unidades administrativas se conserven los funcionarios que fueron designados por las respectivas jefaturas para colaborar con las tareas relativas al SIVAR y la autoevaluación del Sistema de Control Interno y que fueron capacitados en estos temas, con el propósito de que coadyuven en la realización de las actividades relativas a esta labor y con el fin de maximizar los recursos de la Institución.”.
Sobre el particular, es menester indicar que en la presentación realizada por la Auditoría Interna –mencionada en el aparte de antecedentes del presente documento–, el suscrito manifestó su criterio respecto de la imposibilidad de mantener inamovibles a las personas funcionarias asignadas por las jefaturas, para colaborar en el seguimiento del SIVAR, lo anterior dada la promoción interna del capital humano, lo que es  armónico con las política (sic) institucionales.
No obstante, lo anterior y en procura de aplicar la medida remedial propuesta por la Auditoría Interna, esta Dirección por intermedio de su Unidad de Control Interno, emitirá atenta directriz a las jefaturas institucionales, a efectos de que conforme a las posibilidades, se considere la continuidad de las personas funcionarias en las que han delegado tal labor de apoyo; así como procurar una efectiva transfarencia (sic) de conocimiento a las personas funcionarias de nuevo ingreso  que asumen este tipo de tareas.
Aunado a  lo anterior, resulta de importancia fortalecer el grado de conocimiento en la temática que nos ocupa, lo que requiere de un proceso de formación continuo, tanto en la sede central como en las oficinas regionales, promoviendo la materia de control interno como componente de un cambio cultural, por lo que la Unidad de Control Interno dará continuidad a las acciones que en tal sentido, ha venido realizando, para lo que coordinará lo pertinente con el Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos y canalizará la asignación de los recursos económicos necesarios mediante el proceso de planificación operativa,  según sea el caso.
Recomendación 4.3 “Analizar la necesidad de emitir directriz, con el propósito de que las dependencias del Tribunal, en un plazo a definir por ese Órgano Colegiado, procedan a elaborar sus Manuales de Políticas, de manera similar a lo acordado en Sesión Ordinaria No.100-2010, celebrada el 2 de noviembre de 2010, para actualizar los Manuales de Procedimientos (en atención a las recomendaciones que en tal sentido efectuó la Dirección Ejecutiva sobre la autoevaluación del 2010), a fin de que estos instrumentos contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno e, implícitamente, al mejoramiento del desempeño de las dependencias de la Institución.”.
Resulta pertinente acoger lo indicado por la Auditoría Interna en su informe, no obstante, de previo a que el Superior emita tal directriz, es necesario que se conceptualice institucionalmente el instrumento como tal, de igual forma que se definan las pautas a considerar por parte de  las unidades administrativas para su elaboración, sobre lo que deberán contemplarse las actividades que en mismo sentido se encuentra desarrollando la Acción Estratégica A.E. 2.3 “Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad”, por tal razón se adiciona a lo recomendado por la Auditoría Interna lo expuesto así como que tales tareas serán atendidas por la Unidad de Control Interno con la prontitud posible.
Recomendación 4.4 “En virtud de la importancia que reviste el SIVAR y las autoevaluaciones para el fortalecimiento del sistema de control interno de estos Organismos Electorales, valorar la conveniencia de que en un plazo razonable, se dote a la Unidad de Control Interno de los recursos necesarios, entre ellos de un sistema que apoye su gestión, de modo que les permita obtener, procesar y comunicar la información de manera más compleja y ágil, lo que redundará en una oportuna toma de decisiones.”.
Al respecto cabe indicar que la Unidad de Control Interno ha realizado esfuerzos por adquirir sistemas que permitan armonizar los conceptos para implementar acciones que mejoren el sistema de control interno, sin embargo los costos de dichos sistemas han superado considerablemente las estimaciones económicas. En tal sentido, ha de tomarse en cuenta las limitaciones presupuestarias a las que está expuesta nuestra institución como depositaria de recursos públicos. No obstante, se ha instruido a la mencionada unidad, con el fin de que canalice esta necesidad por medio de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, con el fin de hacer uso racional de  recursos propios institucionales para desarrollar una aplicación informática a la medida.
Recomendación 4.5 “Estimar la posibilidad de girar instrucciones a los titulares subordinados, sobre la responsabilidad de éstos en cuanto a la presentación oportuna a la instancia respectiva, de los resultados obtenidos en la aplicación de las herramientas del SIVAR, de las autoevaluaciones del sistema de control interno  y del seguimiento respectivo, advirtiendo también de las implicaciones que conlleva su incumplimiento.”.
Esta Dirección por medio de la Unidad de Control Interno girará las instrucciones del caso en los términos planteados en la recomendación 4.5 de lo que informará oportunamente lo propio al Superior y a la Auditoría Interna.
Recomendación 4.6 “Girar las instrucciones que consideren necesarias a las instancias que de seguido se indican, a fin de que implementen las recomendaciones que se detallan a continuación: Al Secretario del Tribunal, a la Directora General del Registro Civil y al Director Ejecutivo, o  solamente a la Unidad de Control Interno en caso de que el Superior acoja la primera recomendación de este informe.
Recomendación 4.7 “Instruir a las unidades administrativas a su respectivo cargo, para que conforme se vayan cumplimiento las acciones de mejora propuestas por éstas, según los plazos establecidos, se actualicen oportunamente las matrices de autoevaluación de control interno y del SIVAR. Adicionalmente, procede incluir en esas herramientas, una columna que indique el estado de avance en el cumplimiento de éstas, según estén pendientes, en proceso o concluidas.”.
Recomendación 4.8 “Implementar el uso de un instrumento formal (en el caso de la Secretaría del Tribunal y de la Dirección General del Registro Civil), que permita documentar y evidenciar la gestión de seguimiento que se realiza sobre el estado de cumplimiento de las acciones de mejora propuestas por el SIVAR, en razón de la importancia que tiene esta labor en la valoración de la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema de control interno y de la gestión institucional.”.
Debido a que se acoge en todos sus aspectos la primera recomendación, (4.1) será la Unidad de Control Interno la que velará por el cumplimiento a nivel institucional de las  disposiciones consignadas en las recomendaciones que anteceden (4.6, 4.7 y 4.8).
Recomendación  4.9 “Incorporar en la Guía para Completar el Manual de Referencia”, la descripción de cómo utilizar el apartado denominado Plan de Acción, del Sistema de Valoración de Riesgo Institucional.”
Se procederá con recomendación propuesta, de igual forma con las comunicaciones que resulten necesarias como derivación de la adecuación del instrumento, como parte de la materia de control interno a cargo de la unidad respectiva de esta Dirección Ejecutiva.
Sobre el tema cabe señalar que el Plan de Acción contenido en la Guía para Completar el Manual de Referencia, corresponde a un resumen esquemático y conceptual de las actividades enumeradas de mayor a menor relevancia, que han sido identificadas como riesgosas y las respectivas acciones correctivas o de mejora.  Consiste en una lista de acciones de mejora propuestas para darle tratamiento a los riesgos de acuerdo a su importancia o criticidad para la Institución y/u Oficina.
Recomendación  4.10 “Incluir en el informe anual de la autoevaluación de control interno y del SIVAR que se remite al Jerarca, en el informe de la autoevaluación del control interno y del SIVAR, un resumen por cada unidad administrativa, contentivo del estado de cumplimiento (pendiente, en proceso y concluidas) de las acciones propuestas correspondientes a evaluaciones anteriores.”.
Se incluirá en el informe correspondiente a la Autoevaluación de Control Interno 2011 y en el Informe del Seguimiento a las matrices de riesgos del SIVAR un acápite referido al estado de cumplimiento en: pendiente, en proceso o concluida, según sea el caso.
Recomendación 4.11 “Revisar el procedimiento 4.3.1:Procedimiento de Autoevaluación del Sistema de Control Interno”, del Manual de Procedimientos de la Dirección Ejecutiva, en lo relativo a la elaboración de informes que debe rendir la Unidad de Control Interno a la referida Dirección, a fin de que se defina si éstos se deben preparar mensualmente, como está establecido en la actualidad, o se establezca un período diferente que se considere razonable, de manera que la comunicación sobre el avance de las acciones de mejora propuestas por las diferentes instancias institucionales, sea efectuada oportunamente y en función del período que se llegue a definir.
 Es procedente modificar el manual de procedimientos de la Dirección Ejecutiva, específicamente el Procedimiento de Autoevaluación del Sistema de Control Interno,  para que se cumpla en los términos propuestos.
Recomendación 4.12 “Excluir del informe de Autoevaluación Anual del Sistema de Control Interno que se presenta al Tribunal, en cuanto al apartado Autoevaluación anterior, la descripción del procedimiento de obtención y presentación de la información relativa al SIVAR, con el propósito de que ese documento guarde relación con el tema que corresponde”.
Es procedente aplicar las modificaciones propuestas por la Auditoría Interna en el Informe que se presenta al Superior a partir del resultado de la Autoevaluación 2011.
Rindo así el informe requerido  a esta Dirección Ejecutiva,  manifestando además la mayor disposición para coordinar lo que se estime pertinente con la Auditoría Interna en la implementación de las acciones de mejora aquí contempladas, las que sin duda redundarán en un importante valor agregado en la gestión organizativa de estos Organismos Electorales.".
Se dispone: Acoger las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna en el "Informe sobre el Sistema de Identificación, Valoración y Administración del Riesgo Institucional (SIVAR) y de las Autoevaluaciones Anuales de Control Interno, correspondiente al período 2006-2009", de conformidad con los términos expuestos por la Dirección Ejecutiva; esta última dará el debido seguimiento al particular. ACUERDO FIRME.
B) Asistencia a módulos de capacitación de “Implementación de un modelo de liderazgo y trabajo en equipo”. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2272-2011 del 09 de setiembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 12 de setiembre de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Como es de su estimable conocimiento, la Acción Estratégica AE-1.1 “Implementación del modelo de liderazgo y trabajo en equipo”, se encuentra ejecutando un programa de charlas y talleres, en aras de cumplir con el objetivo estratégico que dicha acción pretende materializar , (sic) en el marco del Plan Estratégico Institucional 2008-2012, a saber; “Desarrollar e implementar un modelo de liderazgo y trabajo en equipo para fortalecer la comunicación interna y crear así una cultura organizacional democrática” y en ese sentido, ha desplegado una serie de acciones y esfuerzos administrativos.
No obstante lo anterior, con fundamento en la labor de seguimiento de las acciones estratégicas en ejecución, que realiza esta Dirección Ejecutiva por intermedio del Equipo PEI, se ha logrado identificar un grado considerable de ausentismo por parte (sic) las personas funcionarias convocadas a tales actividades, situación confirmada por la Encargada de dicha Acción, señora Kattia Zamora Guzmán, quien además aportó cuadro de asistencia que se anexa al presente oficio.
Dado que tal situación indefectiblemente, incide en el logro de los objetivos propuestos y en la ejecución de los recursos que la Administración ha provisto para su cumplimiento, muy respetuosamente solicito la intervención de la Señora y Señores Magistrados, a los efectos que si a bien lo tienen, comuniquen atenta instancia a las Jefaturas Institucionales, con el fin de recalcar la importancia de  su participación en los módulos de capacitación, así como respecto de la colaboración que deben prestar en función de facilitar la participación de los funcionarios bajo sus dignos cargos.".
Se dispone: Proceda la propia Dirección Ejecutiva, en nombre del Tribunal, a realizar la instancia propuesta. ACUERDO FIRME.
C) Informe sobre el procedimiento utilizado para dotar de financiamiento a las sesiones de trabajo del Cuerpo Nacional de Delegados. De los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Carlos Umaña Morales, Contador, se conoce oficio n.º DE-2366-2011 Sustituir del 21 de setiembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan: 
"En atención a lo dispuesto por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión ordinaria Nº 085-2011 del trece de setiembre de dos mil once, comunicado por Oficio Nº STSE-2739-2011, respecto a la advertencia formulada mediante oficio Nº AI -137-2011 del 07 de setiembre del año en curso, suscrito por el señor Juan Vicente García Matamoros, Auditor Interno a.i, en relación al procedimiento utilizado para dotar de financiamiento al Cuerpo Nacional de Delegados para solventar necesidades relacionadas con sus sesiones de trabajo, nos permitimos indicar lo siguiente:

• Sobre el Cuerpo Nacional de Delegados

De conformidad con el Decreto del Tribunal Supremo de Elecciones Nº 8-2008 de 13 de diciembre de 2008, publicado en La Gaceta Nº 8 de 13 de enero de 2009,  Reglamento del Cuerpo de Delegados, estos constituyen “un grupo de funcionarios públicos de carácter permanente que coadyuva al Tribunal Supremo de Elecciones en el ejercicio de su función, en los términos del inciso 6) del artículo 102 constitucional y de este Reglamento”.
Está integrado por ciudadanos nombrados por el Tribunal Supremo de Elecciones,  su cargo es ad honorem y se considerarán funcionarios de confianza, pudiendo representarle por delegación ante los diferentes actores que participan en los procesos electorales o consultivos con ocasión de las facultades que la normativa le imponen.
Para  sus funciones el Cuerpo Nacional de Delegados como entidad de naturaleza permanente cuenta con una oficina en la sede central del TSE, cuya organización y funcionamiento se ejecuta bajo la tutela de la Coordinación de Programas Electorales dependencia quien (sic) funge como enlace entre el Cuerpo de Delegados y el Tribunal, además de ser la oficina responsable de conformidad con el reglamento, ya citado,  de “proveer a la Jefatura Nacional de Delegados, previa valoración y en la medida de las posibilidades institucionales, de todos los recursos materiales y técnicos que se requieren para el adecuado desempeño de sus funciones” (lo resaltado no es del original) y se tiene que tomar en cuenta que la función de enlace a partir de la creación de la Dirección de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos fue asumida por esa Dirección).

• Sobre la autorización  de recursos

Respecto a la dotación de recursos materiales  por parte de la Coordinación de Programas Electorales hacia el Cuerpo Nacional de Delegados, es que desde el año 1997 y por  diversos intervalos de tiempo -algunos de ellos propios de procesos  electorales- esa dependencia ha solicitado al Tribunal Supremo de Elecciones para que instruya a la Contaduría realizar el giro de una dotación económica de ¢30.000 (treinta mil colones exactos) a dicho cuerpo de funcionarios, cuyo fin ha sido la compra de productos alimenticios para la atención de las diferentes reuniones, las cuales como se indicó en algunos de los oficios de solicitud al Superior, se justifican debido a que normalmente las reuniones son extensas y llegan a prolongarse hasta altas horas de la noche.
Sobre ello se tienen las autorizaciones emitidas por el Tribunal mediante oficios números 2064-2002, 4662-TSE-2005 y 5091-TSE-2006.
Adicionalmente mediante memorando CPE-034-2009 de 27 de enero de 2009, el entonces Coordinador de Programas Electorales a.i, señor Francisco Rodríguez Siles, solicitó a la Contaduría el giro del monto ya citado a efectos de atender las reuniones del Cuerpo Nacional de Delegados de cara al proceso electoral febrero 2010.
Con posterioridad el señor Héctor Fernández Masís, Coordinador de Programas Electorales, remite el oficio CPE-053-2009  de 05 de febrero de 2009, dirigido a la Secretaría del Tribunal en el que solicita el giro de los recursos indicando que “esa suma se renovaría contra la presentación de las facturas respectivas cada vez que fuera necesario”. Esa solicitud, fue conocida por el Tribunal Supremo de Elecciones en la sesión ordinaria Nº 014-2009 del diez de febrero del dos mil nueve concediéndose la autorización según lo requerido.
Más recientemente, en sesión ordinaria Nº 21-2011 celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del primero de marzo de dos mil once, se conoció oficio n.º DGRE-068-2011 del 08 de febrero de 2011 suscrito por el señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, mediante el cual indicó: "Como es de su conocimiento, el Cuerpo Nacional de Delegados es un órgano auxiliar permanente del Tribunal Supremo de Elecciones. Desde las elecciones celebradas en el año 2002, se ha venido autorizando una dotación mensual de treinta mil colones para los refrigerios de las sesiones de trabajo que llevan a cabo los miembros de dicho órgano auxiliar. Ahora bien, habiéndose agotado el monto girado por última vez en el mes de noviembre de 2010 y hecha la solicitud para el nuevo giro, la Contaduría señaló que para proceder de conformidad, dado que ya concluyó el proceso electoral, deberá contar con la autorización del Superior.
En virtud de lo anterior esta Dirección en forma respetuosa se permite solicitar al Tribunal que se autorice el giro de la mencionada partida para la atención de las reuniones de los Delegados, bajo el entendido que el monto respectivo se giraría a nombre del servidor Jorge Luis Varela Rojas, Profesional de Apoyo de la oficina del Cuerpo Nacional de Delegados, quien llevaría el control del mismo y sería el encargado de llevar a cabo su posterior liquidación y gestionar su renovación contra la presentación de las facturas respectivas cada vez que fuere necesario." 
Lo anterior fue así autorizado por el Tribunal en oficio Nº STSE-483-2011.
La última autorización al respecto fue brindada por el Tribunal Supremo de Elecciones en la sesión ordinaria celebrada a las nueve horas del cinco de julio de dos mil once,  en la cual se conoció  el oficio n.° DGRE-246-2011 de 30 de julio (sic) de 2011,  suscrito por el  señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y Financiamiento de los  (sic) Partidos Políticos en el que, con base en la autorización  dada por el Tribunal en oficio STSE-483-2011, del 1° de marzo del 2011, ya citado,  solicita que el cheque sea girado a nombre del Lic. Gerardo Abarca Guzmán, Secretario General de Registro Electoral.

• Sobre el mecanismo actual de ejecución de los recursos

Tal como indica la Auditoría Interna en su oficio A.I-137-2011 el monto autorizado al Cuerpo Nacional de Delegados es girado, al funcionario designado, mediante un cheque con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica del TSE.  La suma se renueva contra la presentación de las respectivas facturas cada vez que se considera necesario, esto de conformidad con lo solicitado en su momento por la Coordinación de Programas Electorales y la Dirección General del Registro Electoral y así fuera autorizado por el Superior.
Posterior a la presentación de los comprobantes, y una vez revisados éstos se procede a la generación del nuevo cheque y a la liquidación de dichos comprobantes, esto como parte del mecanismo de reintegro al Fondo Fijo.
El uso del mecanismo de cheque contra el Fondo Fijo es la forma más expedita de traslado de recursos hacia el fin ya definido, aunque se comparte con la Auditoría el criterio de que el procedimiento que nos ocupa, bajo el esquema de autorizaciones y giro de los recursos mediante un cheque contra el Fondo Fijo de Caja Chica no es el idóneo.

• De las acciones administrativas a aplicar:

Tomando en consideración los anteriores elementos se recomienda al Tribunal:

• Se instruya al señor Contador para que se suspenda en forma inmediata el giro de recursos al Cuerpo Nacional de Delegados mediante el mecanismo de cheque contra el Fondo Fijo de Caja Chica.
• Que la Contaduría solicite al Cuerpo Nacional de Delegados los comprobantes (facturas) en donde se liquide el último giro realizado, recibiendo si es del caso la devolución de dineros sobrantes a la fecha.
• Que se comisione a  la Contaduría y la Dirección Ejecutiva en forma conjunta con la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos para que se analice, a la luz de las necesidades de ésta última y del ya manifiesto requerimiento del Cuerpo Nacional de Delegados, la conveniencia de recomendar al Tribunal Supremo de Elecciones el que autorice realizar el trámite, ante el Ministerio de Hacienda, para la apertura de una caja chica auxiliar para esa Dirección, para lo cual se deberán analizar las situaciones de previsibilidad, oportunidad, urgencia y justificación de los gastos que contra ella se autorice ejecutar, así como los períodos de tiempo en que esta debe funcionar, siendo recomendable que su uso esté orientado a las necesidades de los procesos electorales y consultivos aunque no de forma exclusiva.
• Durante el tiempo que dure el estudio indicado en los puntos anteriores, los productos requeridos por el Cuerpo Nacional de Delegados deberán ser suplidos por la Proveeduría institucional por los mecanismos usuales.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. 3.- Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.
A) Informe sobre la realización de curso por parte de la OEA. Del señor Ronald Chacón Badilla, Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos y las señoras Marta Castillo Víquez, Jefa del Departamento de Registro de Partidos Políticos y Ana Mariela Castro Ávila, funcionaria del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.º IFED-337-2011 del 20 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Hemos sido notificados que del 24 al 28 de octubre, se realizará la semana presencial del Diplomado en Procesos Electorales en las Américas, desarrollado por la Secretaría de Asuntos Políticos de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (OEA).
La OEA cubrirá los costos del el (sic) pasaje aéreo, alojamiento, alimentación, transporte local y un seguro médico contra accidentes con cobertura limitada durante la semana presencial del curso.
En virtud de lo anterior, de la manera más atenta solicitamos la debida autorización por parte del Tribunal para asistir al curso mencionado. En el caso de:

• Ronald Chacón Badilla, Jefe Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, se encargarían las labores a Guiselle Valverde Calderón.
• Marta Castillo Víquez, Jefa Departamento de Registro de Partidos Políticos, se encargarían las labores a Kathia Rojas Vargas.
• Ana Mariela Castro Ávila, Encargada de Proyectos del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, no requiere de recargo de funciones a ningún funcionario.".

Se dispone: Autorizar la participación de los referidos funcionarios en la actividad de capacitación indicada, de conformidad con los términos expuestos, así como los respectivos encargos de funciones, según se propone.
De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
B) VIII Encuentro del Consejo Latinoamericano de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIVEV). De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0776-2011 del 20 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Dirección General ha recibido cordial invitación para que la suscrita participe  en el  VIII Encuentro del Consejo Latinoamericano de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV), a realizarse en la ciudad de Antigua, Guatemala, del 18 al 22 de octubre de 2011, organizado por el Registro Nacional de las Personas (RENAP), la Organización de los Estados Americanos y el CLARCIEV.
No obstante, en razón de las labores propias de mi cargo, no me sería posible asistir, por lo que muy respetuosamente solicito autorización al Tribunal Supremo de Elecciones, para que el Lic. Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor del Departamento Civil, participe en mi representación.  Dado el conocimiento y la experiencia en materia de Registro Civil que posee el Lic. Fallas Vargas,  quien ha manifestado su anuencia, resulta ser un funcionario idóneo para participar activamente en las sesiones de trabajo del citado Encuentro.
De contar con la anuencia del Superior, respetuosamente solicito se le pueda otorgar el pasaporte de servicio al Lic. Rodrigo Fallas Vargas.".
Se dispone: Autorizar la participación del señor Rodrigo Fallas Vargas en la actividad referida, según los términos expuestos. Durante su ausencia, se encargan sus funciones en el señor Carlos Luis Brenes Molina.
De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
A) Proyecto de Ley para la Participación Política y Electoral del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras. De los señores Enrique Ortez Sequeira, José Saúl Escobar, David Matamoros Batson y Denis Fernando Gómez, Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras, se conoce oficio del 07 de setiembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 13 de setiembre de 2011, dirigido al señor Magistrado Presidente, Dr. Luis Antonio Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Reciba del pleno de Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de Honduras, nuestros mejores deseos de éxitos en sus funciones diarias, a la vez que le hacemos llegar un documento impreso y un CD con la copia digital del Proyecto de Ley para la Participación Política y Electoral que este Pleno de Magistrados ha entregado recientemente al Poder Legislativo hondureño.
En la experiencia de nuestro país, es primera vez que se entrega al Congreso Nacional un Ante Proyecto de Ley que ha sido consultado y consensuado en gran parte de la población.
Esta nueva Ley se nutre de la experiencia acumulada en pasadas elecciones, de nuestras convicciones como Magistrados y muy especialmente de las demandas y sugerencias que recogimos en las reuniones de socialización y consulta realizadas con más de 3000 representantes de todos los sectores sociales entre agosto de 2010 y marzo de 2011 en 14 ciudades de Honduras y busca establecer el marco legal adecuado para que la participación de los ciudadanos y ciudadanas se perfecciones (sic), sea más consciente, efectiva y beneficie al conjunto de la Nación hondureña.
Reciba del pleno de Magistrados del TSE de Honduras, nuestra más alta y distinguida consideración.".
Se dispone: Agradecer a los señores Magistrados del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras por la información suministrada y desear éxito con el Proyecto de Ley que impulsan. Proceda la Secretaría de este Tribunal a remitir la documentación adjunta al Centro de Documentación del Instituto de Formación y Estudios en Democracia o al Archivo de este Tribunal, según corresponda. ACUERDO FIRME.
Sale del salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.
B) Seminario “Reformas Electorales en Uruguay. Balance de una década y media a partir de la experiencia latinoamericana”. Del señor Ronald Herbert, Presidente de la Corte Electoral de la República Oriental del Uruguay y del señor Daniel Zovatto, Director Regional para América Latina y el Caribe de IDEA Internacional, se conoce memorial del 20 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal y dirigido a la señora Magistrada Vicepresidenta Zamora Chavarría, mediante el cual le cursan cordial invitación para participar como expositora en el seminario “Reformas Electorales en Uruguay. Balance de una década y media a partir de la experiencia latinoamericana”, a celebrarse los días 26 y 27 de octubre de 2011, para lo cual, la organización asumirá los costos de transporte aéreo, hospedaje y alimentación así como el otorgamiento de un honorario simbólico de $500.00 (quinientos dólares estadounidenses netos).
Se dispone: Agradecer a los señores Herbert y Zovatto la cordial invitación que cursan. Se autoriza la participación de la señora Magistrada Vicepresidenta Zamora Chavarría en la referida actividad, según los términos expuestos. Asimismo, se agradece, pero se declina, el reconocimiento de los referidos honorarios, por estar proscrito por el ordenamiento jurídico costarricense. Para sustituir a la señora Magistrada Zamora Chavarría, previo sorteo de rigor, se designa al Mag. Rodríguez Chaverri.
De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
Reingresa al salón de sesiones la señora Magistrada Zamora Chavarría.
C) Reunión Técnica Bilateral Costa Rica-Panamá del proyecto “Mejorando la Administración de la Migración Laboral en Centroamérica y República Dominicana”. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0778-2011-SUSTITUIR del 20 de setiembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Esta Dirección General ha recibido el oficio MAML/11/17 de fecha 14 de setiembre de 2011, suscrito por el señor Salvador Gutiérrez, Oficial de Política Migratoria y Enlace Oficina Regional para Centroamérica, Norteamérica y el Caribe, mediante el cual y en relación con la implementación del proyecto “Mejorando la Administración de la Migración Laboral en Centroamérica y República Dominicana (MAML-CA-RD), solicita a la suscrita designar un representante del Registro Civil, para que participe en la actividad denominada “Reunión Técnica Bilateral Costa Rica-Panamá” la cual tendrá lugar los días 3, 5, 6 y 7 de octubre de octubre del año en curso en David, Panamá, cuyos costos de participación estarían siendo cubiertos por el proyecto.
En razón de lo anterior,  muy respetuosamente solicito autorización al Superior, para designar al señor Francisco Monge Arroyo, Coordinador de Gestión de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, quien ha manifestado su anuencia, y dado el conocimiento y la experiencia que posee en la materia a tratar,  resulta ser el funcionario idóneo para participar activamente en las sesiones de trabajo del citado proyecto.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Autorizar conforme se solicita.
3.- De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) VI Jornada sobre Tecnología y Seguridad en Latinoamérica: experiencias y nuevos retos en proyectos de identificación. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.º DGET-0118-2011 del 21 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El señor Ángel Esteban Pául, Presidente-Director General de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), cursó invitación para la participación de un representante de la institución en la “VI Jornada sobre Tecnología y Seguridad en Latinoamérica: experiencias y nuevos retos en proyectos de identificación” que tendrá lugar los días 3 y 4 de noviembre, 2011. El Superior en  Sesión Ordinaria Nº 074-2011, celebrada el 09 de agosto del año en curso, designó al suscrito para atender tan cordial invitación. 
Para tal efecto, contacté -vía correo electrónico- a la señora Alicia Díaz, quien amablemente me indicó que debido a las excelentes relaciones entre el Tribunal Supremo de Elecciones y la  Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM),  existe la posibilidad de que a la actividad asista otro funcionario, bajo el patrocinio de los anfitriones.
De esta manera, considerando la relevancia de la jornada de cara a los proyectos relacionados con los Sistemas de Identificación de Personas, le solicito autorización para comunicarle a la señora Díaz, que como segundo participante se ha designado a la señora Armenia Masis Soto, ejecutiva supervisora de TI de la Dirección a mi cargo, responsable de la supervisión estratégica de la ejecución de los proyectos de modernización de los sistemas de identificación de personas, SICI y TIM.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Autorizar conforme se solicita.
3.- De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.
B) Consulta legislativa del proyecto “Para crear más distritos en un cantón”. De la señora Nery Agüero Montero, Jefa de la Comisión de Asuntos Jurídicos de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° CJ-200-09-11 del 21 de setiembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos tiene para su estudio el   proyecto, Expediente Nº 17.994, “Para crear más distritos en un cantón”, publicado en La Gaceta  128 del 4 de julio del 2011. En sesión de esta fecha se acordó, según moción aprobada, consultar el proyecto a su representada.
Apreciaré remitir, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la recepción de esta solicitud, la correspondiente opinión y hacerla llegar a la Secretaría de la Comisión, ubicada en el tercer piso del edificio central (Comisión de Jurídicos), […]".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habrá de rendirse a más tardar el 28 de setiembre de 2011- pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. Para su examen se fijan las 11:00 horas del 27 de setiembre de 2011. ACUERDO FIRME.
Sale del Salón de Sesiones el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron.
C) Estrategia de IDEA Internacional 2012-2017. De la señora Carol Viviana Arce Echeverría, funcionaria de la Unidad de Asuntos Globales de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, se conocen los oficios n.º DGPE/PIII/1094-11 y n.º DGPE/PIII/1118-11, recibidos -vía correo electrónico- en la Secretaría de este Tribunal el 12 y el 22 de setiembre de 2011, respectivamente, mediante los cuales remite a conocimiento de este Tribunal documento relativo a la estrategia de IDEA Internacional 2012-2017, el cual fue recibido en la representación diplomática costarricense en Noruega, con la solicitud de que se planteen las eventuales observaciones al respecto a más tardar el 23 de setiembre de 2011.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer a la señora Arce Echeverría y al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto la remisión de tan relevante documento, respecto del cual, este Tribunal no tiene observación alguna, lo cual se agradece a dicho Ministerio, se haga saber a los representantes de IDEA Internacional. ACUERDO FIRME.
Reingresa al Salón de Sesiones el señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron.
ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS DEL REGISTRO ELECTORAL.
A) Proyecto de “Reglamento para la conformación y renovación de estructuras partidarias”. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce nuevamente el oficio n.º DGRE-233-2011 del 20 de junio de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 22 de junio de 2011, al cual adjunta proyecto de “Reglamento para la conformación y renovación de estructuras partidarias” y que en sesión ordinaria n.° 61-2011 del 28 de junio de 2011 se dispuso pasar a estudio individual de los señores Magistrados de este Tribunal.
Se dispone: De conformidad con lo señalado por este Tribunal en la resolución n.° 4651-E3-2011 de las diez horas con cinco minutos del nueve de setiembre de dos mil once y por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia en su sentencia n.° 9340-2010, publicada en el Boletín Judicial n.º 181 del 21 de setiembre de 2011, mediante la cual se anuló por inconstitucional el inciso a) del artículo 67 del Código Electoral, proceda el señor Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos a adecuar el referido proyecto. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los señores Magistrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
A las trece horas terminó la sesión.