ACTA Nº 108-2011

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. INFORMES DE LOS SEÑORES MAGISTRADOS DEL TSE.
A) Informe de observación de Elecciones Presidenciales en Nicaragua. Del señor Magistrado Mario Seing Jiménez, se conoce memorial del 16 de noviembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a la Misión de Observación de las Elecciones Nacionales para elegir Presidente y Vicepresidente, Diputados Nacionales, Diputados Departamentales y Diputados al Parlamento Centroamericano, en la que participó en este mes en la República de Nicaragua y solicita cursar agradecimiento al Consejo Supremo Electoral de la República Nicaragua de dicha nación por las atenciones brindadas.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Proceda la Secretaría de este Tribunal a cursar el agradecimiento respectivo. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe conjunto relativo a la Ley de "Protección a la persona frente al tratamiento de sus datos personales". De las señoras Patricia Chacón Jiménez, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica y Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal y los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Oscar Fernando Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil, se conoce oficio n.º DE-2942-2011 del 11 de noviembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 14 de noviembre de 2011, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En atención a los oficios STSE-2518-2011 y STSE-2940-2011 de 6 de setiembre y 6 de octubre de 2011, remitimos el informe y recomendaciones relativas a la reciente promulgación de la ley n.º 8968 “Protección a la persona frente al tratamiento de sus datos personales”, en los siguientes términos:

• Objeto del informe.

Que en forma conjunta, el Departamento Legal, las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica y la Secretaría General del Registro Civil, analicen el impacto y las eventuales medidas que corresponda adoptar en estos organismos electorales con respecto a la reciente promulgación de la ley n.º 8968 “Protección a la persona frente al tratamiento de sus datos personales”.

• Análisis conjunto.
• Objeto de la ley n.º 8968:

Garantizar a todas las  personas el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente a su derecho a la autodeterminación informativa en relación con sus actividades privadas, la defensa de su libertad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos personales o de sus bienes.

•  Observancia a la Ley:

2a)  CAPÍTULO I: De las disposiciones generales:
En este capítulo se regula el ámbito de aplicación de la ley (art. 2) dirigido a proteger los datos personales registrados en las bases de datos automatizadas o manuales de organismos públicos y privados, y se estipula que es de orden público (art. 1). Por ello, este Tribunal debe acatarla en lo que le resulte aplicable en nuestras bases de datos, especialmente en lo que se refiere a la transferencia de datos a otras instituciones y a la eventual venta de éstos.
Con respecto a los datos públicos y privados referidos en el artículo 3 de esta ley, en varias resoluciones el Tribunal ha categorizado y definido cuáles datos son públicos y cuáles considera de carácter privado.  A partir de la promulgación de esta ley, nos permitimos recomendar que el Tribunal revise esas definiciones a fin de que emita, eventualmente, una nueva resolución sobre el particular.
En el numeral 3, inciso f), la ley analizada hace referencia al deber de confidencialidad que deben poseer los responsables de bases de datos y personal a su cargo, entre otros, cuando accedan principalmente a información de datos personales y sensibles, por lo que consideramos necesario que todo el personal que tenga acceso a las bases de datos del Tribunal, queden formalmente enterados de este deber de confidencialidad.  En relación a algunos puestos específicos, con competencia para manipular información, solicitamos criterio a este Tribunal en cuanto a si es recomendable que esos funcionarios firmen un compromiso en este sentido.
2b)  CAPÍTULO II: De los principios y derechos básicos para la protección de datos personales:
En relación al artículo 5, “Principio de consentimiento informado”, punto 1., la ley establece que cuando se soliciten datos de carácter personal a las personas titulares o a sus representantes, a través de cuestionarios u otros medios, la administración tiene la obligación de informarles, de forma previa, clara y legible sobre una serie de aspectos plasmados en ese numeral en cuanto al tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos de la institución.  Por ello, se recomienda que el contenido sea divulgado a todos los funcionarios y al público en general. Sugerimos que esta acción sea realizada en conjunto por los que suscribimos el presente informe, con la colaboración de la Oficina de Comunicación.
En el punto 2.- “Otorgamiento del consentimiento” del mismo artículo citado, inciso c), se establecen los supuestos en que no requieren consentimiento expreso de la persona titular de los datos o de su representante, cuando éstos deban ser entregados por disposición constitucional o legal.  En este sentido, el Tribunal no requiere de ello para solicitar datos a sus usuarios, toda vez que los datos se recolectan amparados en disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias (fotografías, dirección, huella digital, etc.).
Otro aspecto relevante es que por disponerlo así la ley, en su artículo 7, los responsables de las bases de datos deben cumplir con lo solicitado por toda persona que desee acceder a sus datos personales, rectificaciones o supresión de estos, consintiendo la cesión de sus datos, de forma gratuita y en un plazo de cinco días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.
En este punto sería importante que el Tribunal defina claramente cómo se debe canalizar el derecho de petición en este caso, siendo que el plazo para suministrar esta información es muy corto, apenas cinco días hábiles. Cualquier persona puede solicitar que le informen qué datos se tiene de él en todas las bases de datos del Tribunal: civil, electoral, de partidos políticos. Esta información está en manos de diversas instancias  (Tribunal propiamente, Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Departamentos Civil y Electoral, entre otros) pero no se puede exigir al ciudadano que se dirija a cada una de ellas y realice la petición por separado.  Por eso, nuestra sugerencia es que esas solicitudes se canalicen a través de la Secretaría del Tribunal (por ser el Tribunal el propietario de todas las bases, puede ordenar a las diversas instancias que envíen a la mayor brevedad la información requerida).
En el punto 1.- “Acceso a la información”  del citado artículo 7, inciso a) dispone que las personas interesadas en acceder a sus datos, deben obtener la confirmación o no de la existencia de datos de los archivos o bases de datos en intervalos razonables, por ejemplo cada seis meses, según se establezca por reglamento. En este punto consideramos que el Tribunal debe reglamentar estos aspectos a la mayor brevedad posible para cumplir con esa disposición, a fin de evitar que los usuarios requieran la información con frecuencia.   
De igual forma, en el inciso 2) del mismo artículo se refiere al derecho de rectificación por las personas interesadas, sin embargo en el caso de información que consta en las bases de datos del Tribunal, la forma y los procedimientos para rectificar datos está previsto por ley, no obstante se deberá consultar el tema en cuanto a la información en las bases de datos de la Dirección de Partidos Políticos, para saber si  requieren reglamentación.
Con respecto a las excepciones a la autodeterminación informativa del ciudadano contenidas en el artículo 8, podría considerarse que faculta al Tribunal a entregar con mayor facilidad y sin mayores requisitos, la información que soliciten las autoridades públicas en los supuestos que ahí se indican.
En cuanto a la seguridad y confidencialidad del tratamiento de datos de carácter personal mencionados en el artículo 10 y las medidas que el responsable de la base de datos debe adoptar para evitar alteraciones, destrucción accidental, accesos no autorizados, o cualquier acción que vaya en contra de esta ley, creemos que el Tribunal debe aclarar mediante acuerdo o resolución, quién es el responsable de las bases de datos. En principio, consideramos, salvo mejor criterio del Superior, que el responsable debería ser el Director General de Estrategia Tecnológica.
En el último párrafo del citado artículo, se dispone que los requisitos y condiciones que deben reunir las bases de datos automatizadas y manuales, así como de las personas que intervengan en el acopio, almacenamiento y uso de los datos, deben definirse mediante reglamento, mismo que consideramos, debe desarrollarlo la Dirección General de Estrategia Tecnológica.
Acerca de los protocolos de actuación referidos en el artículo 12, se estipula que los responsables de la recolección, almacenamiento y uso de datos personales podrán emitir un protocolo de actuación instaurando las pautas a seguir en estos procedimientos y que además para que sean válidos deben ser inscritos ante la Prodhab (órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz denominado Agencia de Protección de Datos de los Habitantes), así como sus posteriores modificaciones, con el fin de autorizar la cesión de los datos contenidos en alguna base de datos a los que hace referencia el artículo 7, este grupo de trabajo recomienda que la Dirección General de Estrategia Tecnológica determine si es o no necesario hacer este protocolo o si ya tenemos los instrumentos suficientes para regular la materia.
2 c)  CAPÍTULO IV: De la Agenda de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab):
Siendo que en el artículo 21 señala que la Prodhab fue creada, entre otra cosas, con el fin de llevar un registro de las bases de datos públicas o privadas con fines de difusión o comercialización y por ser el órgano encargado de velar por el cumplimiento de la normativa examinada, consideramos que si el Tribunal  incursiona en la venta de datos de cualquier índole, debe inscribirse en Prodhab y someterse a sus regulaciones.  Ante ello, se propone que, una vez puesto en marcha el Departamento de Comercialización de Servicios de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se le encargue todo lo referente a la relación con Prodhab.
2 d)  CAPÍTULO V: De los procedimientos:
El artículo 26 ordena -en los casos en que se compruebe que la información del interesado ha variado de acuerdo con las normas sobre protección de datos personales-, su inmediata rectificación o impedimento de su transferencia o difusión. No obstante lo anterior, en el Tribunal, sólo la autoridad judicial podrá ordenar variaciones en las bases de datos, salvo en los casos de comercialización de datos.
Consideramos que el Prodhab no podrá ordenar al Tribunal la rectificación, sino recomendar que adopte las medidas legales pertinentes para realizar ésta.  
Precisamente sobre las potestades sancionatorias de la Prodhab vale la pena indicar que el Tribunal en oficio TSE-3337-2010, a propósito de la consulta que sobre este proyecto de ley realizó la Asamblea Legislativa, externó su preocupación por el posible roce de tal disposición con la Constitución Política y la legislación actual,  en tanto otorga a Prodhab una competencia sancionatoria sobre el Tribunal y sus registros, incluso con la posibilidad de ordenar de oficio o a petición de parte, la supresión, rectificación, adición o restricción en la circulación de las informaciones contenidas en los archivos y bases de datos. En este sentido, conforme se indicó en el citado oficio, lo anterior no resulta aplicable a las bases de datos del Tribunal, salvo aquellos casos en que la Ley Orgánica del Tribunal permite corregir errores, únicamente por orden judicial podrían modificarse los datos contenidos en las bases que por mandato constitucional corresponden al Registro Civil.
Las sanciones incurridas por faltas tipificadas en esta ley, están reguladas en el artículo 28 y van desde multas de cinco a treinta salarios base (según la gravedad) del cargo de un auxiliar judicial I, de acuerdo a la Ley de Presupuesto de la República. Con respecto a este punto el señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil sugiere, que no sólo debe difundirse todo lo relacionado con esta ley, sus infracciones y sanciones a los funcionarios de esta institución, sino que eventualmente sea necesario reformar el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones para tenerlo como causales de sanción o despido.
2 e)  Transitorio:
En el transitorio I, se señala el plazo que existe para que los propietarios o administradores de las bases de datos adecuen sus procedimientos y demás acciones al establecido en esta ley en un plazo máximo de un año a partir de la creación de la Prodhab y siendo que este órgano aún no ha sido creado, recomendamos tener presente este vencimiento.

• CONCLUSIONES.
• Por ser ley de orden público, el Tribunal debe acatar esta ley en la medida de lo que resulte aplicable en nuestras bases de datos, especialmente en lo que se refiere a la transferencia de datos a otras instituciones y a la eventual venta de datos.
• Que el Tribunal, con la promulgación de esta ley, revise las definiciones que en resoluciones pasadas dispuso para distinguir cuáles  datos son públicos y cuáles considera de carácter privado a fin de que emita, eventualmente, una nueva resolución sobre el particular.
• En relación a algunos puestos específicos, con competencia para manipular información, solicitamos criterio a este Tribunal en cuanto a si es recomendable que esos funcionarios firmen compromiso de confidencialidad.
• Este grupo de trabajo propone que en conjunto con la Oficina de Comunicación, podríamos encargarnos de la divulgación del contenido del artículo 5 referente a la solicitud de datos de carácter personal y su tratamiento.
• Sobre lo mencionado en el inciso c) del punto 2.- artículo 5 de la ley, referente a los supuestos en que no requieren consentimiento expreso de la persona titular de los datos o de su representante, cuando éstos deban ser entregados por disposición constitucional o legal, consideramos que el Tribunal no requiere consentimiento expreso, toda vez que los datos se recolectan al amparo de disposiciones constituciones, legales y reglamentarias (fotografías, dirección, huella digital, etc.).
• En relación con el plazo estipulado en el artículo 7 (cinco días hábiles a partir de la recepción de la solicitud) para brindar la información, nuestra recomendación es que el Tribunal defina claramente cómo se debe canalizar este derecho de petición, siendo que éste es muy corto, nuestra sugerencia es que se canalice a través de la Secretaría del Tribunal.
• Reglamentar a la mayor brevedad posible, el procedimiento sobre la existencia o no de datos personales, sin demora, de forma gratuita, y en intervalos razonables, por ejemplo cada seis meses (art. 7, inciso a), punto 1. de la ley), a fin de evitar que los usuarios requieran la información con frecuencia.
• En cuanto al derecho de rectificación por parte de las personas interesadas, mencionado en el artículo 7, punto 2., como el Tribunal ya tiene previsto la forma y los procedimientos para rectificar la información de la base de datos del Tribunal, sugerimos que se consulte, en cuanto a la información en las bases de datos de la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, para determinar si requieren reglamentación.
• Con respecto a las excepciones a la autodeterminación informativa del ciudadano contenidas en el artículo 8, se considera que este faculta al Tribunal a entregar con mayor facilidad y sin mayores requisitos, la información que soliciten las autoridades públicas.
• Se sugiere al Tribunal aclarar mediante acuerdo o resolución, quién es el responsable de las bases de datos. En principio, consideramos, salvo mejor criterio del Superior, que el responsable debería ser el Director General de Estrategia Tecnológica.
• Los requisitos y condiciones que deben reunir las bases de datos automatizadas y manuales, así como de las personas que intervengan en el acopio, almacenamiento y uso de los datos, según el artículo 10, deben establecerse mediante vía de reglamento, mismo que consideramos, debe desarrollarlo la Dirección General de Estrategia Tecnológica, con la colaboración del Departamento Legal.
• Acerca de los protocolos de actuación referidos en el artículo 12 de la presente ley para los responsables del tratamiento de datos personales y su inscripción ante la Prodhab, este grupo de trabajo recomienda, que la Dirección General de Estrategia Tecnológica determine si es necesario o no hacer este protocolo o si ya tenemos los instrumentos suficientes para regular la materia.
• Consideramos que si el Tribunal  incursiona en la venta de datos de cualquier índole, debe inscribirse en Prodhab y someterse a sus regulaciones. Proponemos que una vez puesto en marcha el Departamento de Comercialización de Servicios de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se le encargue de todo lo referente a la relación con Prodhab.
• Consideramos que en el Tribunal sólo una autoridad judicial podrá ordenar variaciones en las bases de datos que por mandato constitucional corresponde al Registro Civil, salvo en los casos de comercialización o aquellos en los que la Ley Orgánica del Tribunal permite corregir errores. Precisamente sobre las potestades sancionatorias de la Prodhab vale la pena indicar que el Tribunal en oficio TSE-3337-2010, a propósito de la consulta que sobre este proyecto de ley realizó la Asamblea Legislativa, externó su preocupación por el posible roce de tal disposición con la Constitución Política y la legislación actual, en tanto otorga a Prodhab una competencia sancionatoria sobre el Tribunal y sus registros, incluso con la posibilidad de ordenar de oficio o a petición de parte, la supresión, rectificación, adición o restricción en la circulación de las informaciones contenidas en los archivos y bases de datos.  En este sentido, conforme se indicó en el citado oficio, lo anterior no resulta aplicable a las bases de datos del Tribunal, salvo aquellos casos en que la Ley Orgánica del Tribunal permite corregir errores, únicamente por orden judicial podrían modificarse los datos contenidos en las bases que por mandato constitucional corresponden al Registro Civil.
• En cuanto a la sugerencia del señor Mena Carvajal relativa a las sanciones reguladas en el artículo 28 de la ley en estudio, que no sólo debe difundirse todo lo relacionado con esta ley a los funcionarios de esta institución, sino que eventualmente sea necesario reformar el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones para tenerlo como causales de sanción o despido, lo cual se propone sea revisado por el Departamento Legal.
• Sobre el plazo que existe para que los propietarios o administradores de bases de datos adecuen sus procedimientos y demás acciones al establecido en esta ley, es de un año a partir de la creación de la Prodhab y siendo que éste órgano aún no ha sido creado, recomendamos tener presente este vencimiento.".

Se dispone: De previo a conocer de este informe, proceda a la brevedad el Departamento Legal a pronunciarse sobre el impacto jurídico que tuvo la promulgación de la ley que interesa respecto de las definiciones tradicionales de la Institución en punto a cuáles de los datos que custodia son públicos y cuáles ostentan carácter privado o de acceso restringido. ACUERDO FIRME.
B) Asistencia a Celebración del Día Internacional de la Eliminación de la Violencia Contra las Mujeres. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3023-2011 del 14 de noviembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La Unidad de Género, en conjunto  con  la Comisión de Asuntos Culturales, la Oficina de Comunicación y el Area (sic) de Prevención y Salud Laboral,  ha organizado  un evento para conmemorar el Día Internacional de la Eliminación de la Violencia  Contra las Mujeres. En esta oportunidad,  se presentará en el Auditorio la Película hindú AGUA y se desea contar con la presencia de la Magistrada Eugenia María Zamora como anfitriona del evento.
Esta actividad forma parte de las celebraciones que todas las instituciones del Estado realizan en ocasión de esta fecha, para sensibilizar al personal institucional en el fomento de una cultura de paz y se realizará el 24 de noviembre a las 9 a.m.
Por el impacto que reviste  en la  formación en derechos humanos  del personal institucional, deseamos solicitar un acuerdo del Tribunal, para que asistan a dicha actividad, de manera obligatoria, al menos la jefatura acompañada por personas  de cada unidad administrativa.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita, con la siguiente variación: en representación de la señora Magistrada Zamora Chavarría asistirá el señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), dado que la primera debe atender la sesión ordinaria de este Tribunal en tal fecha y hora. Se aclara que a dicha actividad las jefaturas se harán acompañar por funcionarios de sus respectivas oficinas, en el tanto no se afecte la continuidad del servicio público. ACUERDO FIRME.
C) Recordatorio de las Normas de Internet y Correo Electrónico. De las señoras Patricia Chacón Jiménez, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica y Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación, se conoce oficio n.º DGET-168-2011 del 15 de noviembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Con el propósito de procurar el mejoramiento continuo de los procesos de comunicación interna de estos organismos electorales y aprovechar en correcta forma los recursos institucionales, se hace recordatorio y gestión de orden para uso de los medios de comunicación disponibles para difusión de mensajes de interés general.
En ese sentido resulta importante que se recuerde a todos los funcionarios que la Oficina de Comunicación es la única facultada y autorizada para difundir por medio de correo electrónico, altoparlante y pizarras informativas las comunicaciones internas, con excepción del servicio de noticias que brinda el Centro de Documentación del IFED y de las circulares propias de su giro que emitan la Secretaría del Tribunal, las Direcciones Institucionales y las Jefaturas en lo que respecta asuntos de interés organizacional.
De tal forma que, por ejemplo, los boletines, alertas, comunicados, avisos, obituarios y, en general, cualquier comunicación de carácter general que resulte de interés institucional, deberá ser difundida por ese único canal, previa solicitud formal que en definitiva se estime y valore como pertinente, para lo cual se estima necesario que la Secretaría de este Tribunal supervise el cumplimiento de esta disposición.
Asimismo, se hace ver a todos los funcionarios de estos organismos electorales la responsabilidad que tienen de utilizar de forma adecuada el correo electrónico y el Servicio de Internet, conforme a la normativa vigente en la Institución, por lo que se recuerda que el envío de correos electrónicos con presentaciones, documentos u otros adjuntos, así como la consulta a Internet deben dirigirse en la atención de asuntos oficiales y para este particular será la Dirección General de Estrategia Tecnológica la que brindará seguimiento a esta disposición y comunicará a las instancias correspondientes sobre su eventual inobservancia, en apego a lo que establecen las Normas de uso de Correo electrónico e Internet de este Tribunal.". 
Se dispone: Proceda la Secretaría de este Tribunal a dirigir atenta circular a todos los funcionarios de estos organismos electorales sobre dichos particulares. ACUERDO FIRME.
D) Aclaración al Informe sobre el cumplimiento de la normativa que rige la presentación de los informes de gestión. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-3040-2011 del 16 de noviembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención al Oficio No. STSE-3268-2011 del 15 de noviembre del año en curso, me permito verter criterio solicitado en el sentido de que se designe al Departamento de Recursos Humanos para que asuma la responsabilidad de que los informes finales de gestión sean presentados por los funcionarios y comunicados a sus respectivos destinatarios de conformidad con lo señalado en la normativa y directrices vigentes así como para que se ajusten al prototipo de estructura y contenido establecido por la Unidad de Control Interno.".
Se dispone: Aprobar conforme se propone. Tome nota para lo de su cargo el Departamento de Recursos Humanos. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.
E) Informe del reclamo por presunto extravío de teléfono celular. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-589-2011 del 16 de noviembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, al cual -según lo ordenado en el acuerdo del artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 074-2011, celebrada el 09 de agosto de 2011- adjunta informe relativo al reclamo presentado por el señor Jorge Luis Bolaños Vargas relativo al presunto extravío de un teléfono celular al momento de ingresar a la sede central de estos organismos electorales, en el cual literalmente concluye y recomienda:
"De conformidad con lo expuesto, este Departamento recomienda que el Tribunal ordene a la Inspección Electoral dar inicio a una investigación preliminar o un procedimiento administrativo ordinario a fin de determinar las eventuales consecuencias o responsabilidades por parte del Tribunal ante la petición del señor Jorge Luis Bolaños Vargas de ver el video de seguridad y la devolución del teléfono celular o del monto correspondiente. De igual forma, en dicho procedimiento se deberá establecer la verdad real sobre las actuaciones de los funcionarios involucrados.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Proceda la Inspección Electoral con la apertura de una investigación administrativa preliminar sobre los hechos en cuestión. Hágase del conocimiento del señor Bolaños Vargas. ACUERDO FIRME.
F) Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2012. Del señor Óscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.º AI-166-2011 del 18 de noviembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para su estimable conocimiento, me permito remitir el listado de proyectos correspondiente al Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría Interna para el año 2012, el cual se  generó del “Sistema de Planes de Trabajo de las Auditoría Internas del Sector Público”.
El referido plan se elaboró en cumplimiento, entre otra normativa, de la Ley General de Control Interno, del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, ambos emitidos por la Contraloría General de la República, así como del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del TSE.
Para la elaboración del indicado plan se utilizó un enfoque sistémico, fundamentado en la valoración de riesgos,  y contempla los servicios de fiscalización que brindaría esta Auditoría Interna durante el año 2012, de conformidad con nuestras competencias.
Procede indicar que el listado de referencia es producto de la puesta en operación del sistema a que se hizo mención en el primer párrafo de este oficio, sistema que fue diseñado e implementado por la Contraloría General de la República para automatizar el contenido y envío del mismo al Órgano Contralor a partir del presente año, con lo cual se modificó la estructura del plan vigente a la fecha, tal como se aprecia en el documento que se adjunta, donde los diferentes estudios se identifican como proyectos, con su respectivo objetivo general, tema, proceso y origen.".
Se dispone: Tener por presentado el plan de trabajo de la Auditoría Interna para el año 2012, en el entendido que se han contemplado en su respectivo Plan Operativo Anual los recursos para su ejecución y cumplimiento. ACUERDO FIRME.
G) Informe sobre notificación errónea de expedientes civiles. Del señor Walter Meza Dall’Anese, Letrado a cargo del Área de Expedientes de la Secretaría de este Tribunal, se conoce oficio n.º AE-STSE-016-2011 del 21 de noviembre de 2011, recibido el día siguiente en dicha Secretaría, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Me permito hacer de su conocimiento que en los expedientes que indicaré, los cuales se refieren a diligencias de naturalización por matrimonio y por residencia (ley n.º 1155), se ha notificado a la parte gestionante un voto que no fue el aprobado por el Tribunal Supremo de Elecciones.
En tales expedientes el proyecto de resolución aprobado en el Área, suscrito luego por el Tribunal y debidamente foliado, es el correcto; empero, se presentaron las siguientes dos situaciones:

• en algunos casos, la resolución impresa y que se encuentra adjunta a la contraportada del expediente, no es la que corresponde al voto aprobado;
• en otros casos, la versión electrónica del documento no corresponde al voto aprobado.

Los expedientes a los cuales se hace referencia, y que se entregan en este mismo acto, son los siguientes, con la aclaración de que fueron trasladados a la Sección de Opciones y Naturalizaciones y han sido solicitados con el propósito de proceder conforme corresponda: […]".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Proceda de inmediato la Inspección Electoral con el inicio de una investigación administrativa preliminar en relación con los hechos sobre los cuales informa el señor Meza Dall’Anese. Se ordena a la Secretaría de este Tribunal tramitar -en el plazo de 48 horas- lo relativo a la rectificación de las actuaciones. ACUERDO FIRME.
H) Comunicación de acuerdos del Tribunal mediante el uso de firma digital. Se dispone: Se autoriza a la Secretaría de este Tribunal para que a partir del mes de diciembre de 2011 dirija, vía correo electrónico y mediante el uso de firma digital, las comunicaciones a lo interno de estos organismos electorales, incluidas las relativas a los acuerdos de este órgano colegiado. Para tal efecto, a más tardar el 30 de noviembre de 2011, todas las jefaturas institucionales y coordinadores de Comités y Comisiones deberán remitir a dicha Secretaría una dirección de correo electrónico principal y otra accesoria. La Dirección General de Estrategia Tecnológica colaborará con tal propósito, en lo que resulte necesario. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Informe sobre el proceso registral en Opciones y Naturalizaciones. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-3007-2011 SUSTITUIR del 17 de noviembre de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención al acuerdo tomado por el Superior en sesión ordinaria No. 096-2011, Oficio No. STSE-3034-2011 del 18 de octubre del año en curso, me permito referir al informe de auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones.
La Sección de Opciones y Naturalizaciones cuenta con varios estudios administrativos realizados en aras de mejorar el servicio y productividad en el proceso de registro de naturalizados y de acuerdo a esos análisis se les ha asignado personal, equipo informático y distribución del espacio físico necesario para desarrollar su función primordial; no obstante, continua el incremento de solicitudes en proceso por parte de esta unidad administrativa.
Además, se han realizado los ajustes necesarios para establecer las tareas que debe desarrollar el Coordinador de Gestión en cuanto a las labores entre los diferentes equipos de trabajo, llevar informes de producción, de entradas y salidas de expedientes, así como de inventario, sumado la elaboración de los planes operativos anuales y su respectivo seguimientos, actualización del Manual de Procedimientos y el análisis de valoración de riesgos, según lo informaron al Superior en su oportunidad el jefe de Opciones y Naturalizaciones y esta Dirección (oficio No. STSE-1508-2011 del 31 de mayo del año en curso).
Aunado a lo anterior, la Dirección General del Registro Civil remitió Circular DGRC-0010-2011 el 10 de febrero del 2011 a las Oficialías y Secretaría General con el fin de dar seguimiento a las acciones de mejora pendientes identificadas en cada una de esas dependencias, posteriormente, se retoma esta actividad en Circular DGRC-0069-2011 del 1 de setiembre del año en curso.
Con base en una solicitud de la Dirección General del Registro Civil, la Oficialía Mayor Civil pide informe a las jefaturas del Departamento los avances en cuanto al SIVAR (Oficio No. DC-4599-2011 del 12 de octubre de 2011) y los manuales de procedimientos (Oficio No. DC-4910-2011 del 31 de octubre de 2011), lo que demuestra que se han emprendido acciones de seguimiento y control en los temas relacionados.
No obstante lo anterior, el informe de Auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones presentado el 12 de octubre del año en curso, indica que el estudio abarcó los años 2008, 2009 hasta abril 2010, el cual se amplió al 2011 cuando consideraron necesario, emite varias recomendaciones que han sido implementadas en la Sección. Sin embargo, debe reiterarse la necesidad de realizar una revisión exhaustiva del proceso de naturalización con el fin de actualizar el manual que dispone la oficina así como los riesgos presentados y eventuales planes de acción para minimizarlos, todo lo cual deberá mantenerse en constante revisión por parte de la jefatura de Opciones y Naturalizaciones.
En relación con los formatos de cartas de naturalización en blanco almacenadas como inventario, deberá evaluarse la conveniencia de mantener saldos ajustados a emisión mensual y anual de cartas, evitando la permanencia de documentos propensos al deterioro y/o extravío.
Por su parte, se comparte la recomendación de automatizar algunos procesos, en tal sentido se deberán girar las instrucciones del caso para que se dé una solución integral al proceso de naturalización.
En virtud de lo anterior, se solicita al Superior salvo mejor criterio aprobar las siguientes recomendaciones:
1. Que la Oficina de Opciones y Naturalizaciones realice una revisión exhaustiva de los manuales de procedimientos así como de los riesgos presentados y establecer los planes de acción que permita minimizarlos, lo cual deberá mantenerse en constante revisión por parte de esa Jefatura. La Dirección General del Registro Civil, con un plazo de tres meses, informará a la Dirección Ejecutiva sobre los resultados obtenidos al respecto. 
2. Que la Oficina de Opciones y Naturalizaciones realice una evaluación y justificación del inventario de formatos de cartas de naturalización en blanco almacenadas, para lo cual deberá estimarse la cantidad real requerida anualmente.
3. Que la Oficina de Opciones y Naturalizaciones diseñe el procedimiento apropiado para la manipulación y archivo de los expedientes, garantizado la debida preservación de los documentos, incluyendo la forma en que deben enumerar los folios en dichos expedientes respetando el orden numérico y cronológico de documentos incorporados, para tal propósito coordinará con el Archivo Central los aspectos de mejora que deberán implementarse.
4. Que la Dirección General de Estrategia Tecnológica dé una solución integral al proceso de naturalización que incluya entre otros: a) control de los expedientes relativos al ingreso, registro, asignación, distribución, calificación y seguimiento (tramitados en oficinas centrales y sedes regionales); b) emisión de las cartas de naturalización y su respectivo comprobante de entrega (talón); c) control de los expedientes por trascendencia; d) control de claves, control de tiempos en las diferentes etapas del proceso de naturalización y permisos de accesos a las Oficinas de Opciones y Naturalizaciones, Dirección General del Registro Civil y Secretaría del Tribunal Supremo de Elecciones.
5. Que la Dirección General de Estrategia Tecnológica analice la posibilidad de crear una aplicación que permita capturar la foto y la huella digital al momento que se tramita la solicitud de naturalización y posterior integración al sistema del punto anterior, tal y como lo recomendó la Auditoría Interna.
6. Que el Departamento de Recursos Humanos, por medio de la Unidad de Capacitación formule un plan de capacitación para aquellos funcionarios de las unidades involucradas: Opciones y Naturalizaciones, Dirección General del Registro Civil y Secretaría del Tribunal de manera que se unifiquen criterios en la emisión de resoluciones, para tal efecto la Secretaría del Tribunal elaborará un reglamento sobre el proceso de naturalización.". 
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se aprueba. En consecuencia, se acogen las recomendaciones formuladas por la Auditoría Interna en el "Informe de auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones de la Dirección General del Registro Civil", n.º ICI-06/2011, de conformidad con los términos expuestos por la Dirección Ejecutiva, la cual dará el debido seguimiento al particular. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.
A) Conferencia Mundial de Justicia Constitucional. Del señor Gianni Buquicchio, Presidente de la Comisión Europea para la Democracia por el Derecho (Comisión de Venecia), órgano consultivo del Consejo de Europa, se conoce memorial del 15 de noviembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal -vía correo electrónico- el 17 de noviembre de 2011, dirigido al señor Magistrado Presidente, Dr. Luis Antonio Sobrado González, al cual adjunta el estatuto de la Conferencia Mundial de Justicia Constitucional, del cual destaca el procedimiento que permitiría a este Tribunal y a la Corte Suprema de Justicia de Costa Rica incorporarse a dicha Comisión. 
Se dispone: Agradecer al señor Buquicchio la remisión de tan relevante información. Conforme a lo dispuesto por este Tribunal en el acuerdo del artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 105-2011, celebrada el 15 de noviembre de 2011, este particular será atendido por el señor Magistrado Presidente Sobrado González, con la colaboración de la Asesoría de la Gestión Político - Institucional. ACUERDO FIRME.
B) Invitación al encuentro "La contribución de FLACSO Costa Rica al Desarrollo Nacional y regional: compartiendo nuestra labor”. Del señor Jorge Mora Alfaro, Director de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales (FLACSO) Costa Rica, se conoce oficio n.º SCR 179/11 del 07 de noviembre de 2011, recibido -vía correo electrónico- en la Secretaría de este Tribunal el 21 de noviembre de 2011, dirigido al señor Magistrado Presidente, Dr. Luis Antonio Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La Sede Académica de la FLACSO Costa Rica tiene el agrado de invitarle, muy cordialmente, al encuentro titulado “La contribución de FLACSO Costa Rica al desarrollo nacional y regional: compartiendo nuestra labor”. Esta actividad  tiene como objetivo compartir con nuestras contrapartes e instituciones amigas los aportes conceptuales y metodológicos sobre temas estratégicos para el desarrollo nacional y regional y la labor desarrollada por FLACSO-Costa Rica durante el período 2008-2011.
El encuentro se llevará a cabo el próximo lunes 5 de diciembre de  8.30 a.m. a 1:00 p.m. en el Hotel Aurola Holiday Inn. Para nosotros será de gran relevancia contar con su participación, o la de un representante de su institución, en una actividad académica e institucional con la cual buscamos dar a conocer nuestra labor y estrechar las positivas  relaciones  mantenidas a lo largo del tiempo entre nuestras organizaciones.
Al finalizar el intercambio le convidamos a compartir un almuerzo con los miembros de FLACSO-Costa Rica y a continuar con la conversación sobre los temas objeto de nuestras reflexiones. […].".
Se dispone: Agradecer al señor Mora Alfaro la cordial invitación que cursa. Asistirá a dicha actividad, en representación de estos organismos electorales, la Licda. Mariela Castro Ávila, Profesional Especializada del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED). ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
 A) Documento “Aproximación a un Marco Referencial de criterios comunes y procedimientos óptimos que los organismos y autoridades electorales utilizan para garantizar la gestión y control de los procesos electorales”. De la señora Tibisay Lucena Ramírez, Presidenta del Consejo Nacional Electoral de la República Bolivariana de Venezuela, se conoce oficio n.º PRES/Nº0745/2011 del 16 de noviembre de 2011, recibido -vía correo electrónico- el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En nombre del Poder Electoral de la República Bolivariana de Venezuela, tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de saludarle y remitirle el documento “Aproximación a un Marco Referencial de criterios comunes y procedimientos óptimos que los organismos y autoridades electorales utilizan para garantizar la gestión y control de los procesos electorales”.
Este material ha sido sistematizado por el Concejo Nacional Electoral, siguiendo las conclusiones y recomendaciones del “Tercer Encuentro Interamericano de Expertos y Representantes de Organismos Electorales de los Estados Miembros de la Organización de los Estados Americanos (OEA)” realizado en Caracas, los días 29 y 30 de julio de 2010.
A los fines de validar la información contenida en el documento, requerimos su revisión y el envío de sus observaciones antes del día 15 de diciembre del 2011 […]".
Se dispone: Agradecer a la señora Lucena Ramírez la remisión de dicho documento. De previo a resolver, pase este asunto a estudio e informe de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, el cual habrá de rendirse a más tardar el 02 de diciembre de 2011. ACUERDO FIRME.
B) Invitación de IDEA Internacional para participar en la "20ª Sesión del Consejo de Estados Miembros". De la señora Carol Viviana Arce Echeverría, funcionaria de la Unidad de Asuntos Globales de la Dirección General de Política Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, se conocen oficios n.° DGPE/PIII/1166-11, n.° DGPE/PIII/1305-11 y n.º DGPE/PIII/1352-11, por su orden, del 04 de octubre de 2011 y del 04 y 16 de noviembre de 2011, recibidos -vía correo electrónico- en la Secretaría de este Tribunal los días 04 de octubre de 2011 y 04 y 18 de noviembre de 2011, respectivamente, mediante los cuales remite atenta invitación de IDEA Internacional para participar en la "20ª Sesión del Consejo de Estados Miembros del Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral (IDEA Internacional)", a celebrarse los días 29 y 30 de noviembre de 2011 en Madrid, España. En conjunto con la reunión del Consejo de Estados Miembros, IDEA organizará su Foro Anual de Democracia los días 28 y 29 de noviembre en la misma ciudad, en el cual se estará tratando el tema: "Sosteniendo el momento de Democratización en el Mundo Árabe".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer a la señora Arce Echeverría y al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto por la información relativa a la cordial invitación cursada, la cual lamentablemente se declina por razones presupuestarias. ACUERDO FIRME.
C) Pasantía en la Unidad de Fiscalización del Instituto Federal Electoral de México. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DGRE-459-2011 del 21 de noviembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, Sr. Ronald Chacón Badilla, ha venido coordinando con autoridades del Instituto Federal Electoral de México (en adelante IFE), la posibilidad de que funcionarios de esta Institución puedan realizar una pasantía en la Unidad de Fiscalización del citado  Instituto, a los efectos de conocer la experiencia de ese organismo en el tema de fiscalización y control del financiamiento de los partidos políticos, tema en el cual son una institución de vanguardia.
Mediante correo electrónico recibido el pasado 16 de noviembre, el Sr. Manuel Carrillo Poblano, Coordinador de los Programas de Cooperación del Centro Internacional de Capacitación e Investigación Electoral (CICIE), nos informa que el CICIE ofrece cubrir los costos relativos al hospedaje, alimentación y transporte local durante la estancia en la Ciudad de México, a un máximo de cuatro funcionarios del TSE, para que puedan realizar la mencionada pasantía en la Unidad de Fiscalización, a cargo del C.P Alfredo Cristalinas, del 23 al 27 de enero de 2012. Manifiesta el Sr. Carrillo Poblano que si vienen más funcionarios son bienvenidos para participar en todas las actividades que se realicen, pero el costo de su estancia correría por parte del TSE. Finalmente, señala que para proceder a la realización de la pasantía, sería necesario que la presidencia de este Tribunal envíe una carta formal al Dr. Leonardo Valdés Zurita, en la cual solicite la participación de nuestros funcionarios en el programa de cooperación del CICIE, señalar las fechas en que se realizaría y el nombre de todos los delegados que acudirían, para lo cual adjunta un cuestionario de valoración para conocer más a detalle el interés de la delegación, de forma que se organice la agenda de trabajo y se cumplan los objetivos y expectativas institucionales.
Dentro del presupuesto institucional del presente año, existen recursos suficientes para sufragar el costo de los pasajes aéreos para cuatro o más funcionarios y jurídicamente es posible hacer la compra de los respectivos tiquetes  con recursos de este año, aunque el viaje se concrete en el mes de enero, para lo cual el único requisito es que la fechas del viaje estén definidas. Ahora bien, aun cuando el interés de la Jefatura de Financiamiento de Partidos Políticos era que más funcionarios pudieran aprovechar la pasantía, los viáticos en el exterior para los funcionarios extra si deberían cubrirse con recursos del presupuesto del año 2012, el cual no solo no está aprobado a esta fecha, sino que el monto previsto, de ser aprobado, prácticamente alcanzaría solo para dos funcionarios adicionales, razón por la cual nuestra recomendación es que solo se envíen a los cuatro funcionarios para quienes el IFE ofrece el pagos de gastos de alimentación y hospedaje.
Mediante correo electrónico recibido el día de hoy, el señor Chacón Badilla propone que a la mencionada pasantía asistan él y los siguientes funcionarios:
a) La Licda. Guiselle Valverde Calderón quien se desempeña como Profesional Especializada y tiene a su cargo la coordinación general de los procesos de fiscalización y control de calidad que desarrolla el Departamento.
b) La Bach. Ana Cristina Piedra Ugarte quien tiene bajo su coordinación el proceso de atención de denuncias y estudios especiales, desarrollado por un equipo de trabajo de 8 personas.
c) El Bach. Reinaldo González Zúñiga quien actualmente forma parte de los encargados de diferentes procesos de fiscalización y brinda apoyo directo a la Jefatura en la atención de requerimientos relativos a dicha temática, todos de naturaleza compleja.
Recomendamos al Superior la aceptación del ofrecimiento del CICIE, a los efectos de que nuestros funcionarios puedan conocer de cerca la experiencia del IFE en la temática de fiscalización de partidos políticos, teniendo en cuenta que existen recursos suficientes para cubrir pasajes, por lo que sugiero, con todo respeto, que la Presidencia de este Tribunal envíe formal solicitud al Dr. Leonardo Valdés Zurita para concretar la citada pasantía, para lo cual me permito anexar el respectivo borrador para valoración de la señora y los señores magistrados.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2- Aprobar conforme se recomienda. Proceda la Secretaría de este Tribunal a preparar y dirigir la comunicación y los cuestionarios que interesan, con la colaboración de la propia Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Designación de contraparte técnica, en referencia al Convenio con el Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial. Del señor Eric Schmidt Fonseca, Coordinador de Programas Electorales, se conoce oficio n.° DCPE-343-2011 del 09 de noviembre de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 14 de noviembre de 2011, el cual cuenta con el visto bueno del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante oficio Nº STSE-2393-2009, del 23 de julio del 2009, el Superior remitió al Departamento Legal el Convenio Marco de Cooperación entre el TSE y el Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial, para su trámite de suscripción respectivo, y en el cual se designó como contraparte responsable por parte del TSE a la señora Ana Hazel Villar Barrientos.
El objetivo del convenio es aunar esfuerzos entre ambas instituciones para garantizar a las personas con discapacidad el ejercicio de sus derechos políticos en igualdad de condiciones, además en él están amparadas actividades de asesoramiento en materia de discapacidad al Tribunal y a otras instancias o personas relacionadas.
Como es del conocimiento del Superior, la señora Villar Barrientos a partir del 1° de febrero de 2010 se acogió al beneficio de la pensión por el Régimen General de Pensiones Ley Marco, motivo por el cual esta dependencia recomienda designar una nueva contraparte para dicho convenio.
En virtud de lo anterior y salvo superior criterio, respetuosamente le solicito instruir al Departamento Legal, con el fin de variar el citado convenio designe como  contraparte de nuestra Institución al suscrito.
No omito indicar que la sustitución debe realizarse con base en el cargo que represento “Coordinador de Programas Electorales”.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita, por lo que se tiene por modificado el acuerdo del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 71-2009, celebrada el 23 de julio de 2009, en cuanto a que, en adelante se tendrá como contraparte responsable del Convenio referido, al señor Schmidt Fonseca. Procedan en consecuencia el Departamento Legal y el propio Coordinador de Programas Electorales. ACUERDO FIRME.
B) Invitación al foro “La Apostilla en Costa Rica”. Del señor Luis Fernando Salazar, Presidente de la Comisión Interinstitucional para la aplicación de la Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros (Apostilla) y la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado (COHADIP) del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, se conoce oficio n.º DVMA-1035-2011 del 16 de noviembre de 2011, recibido -vía fax- en la Secretaría de este Tribunal el 18 de noviembre de 2011, dirigido al señor Magistrado Presidente Dr. Luis Antonio Sobrado González, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Reciba un atento saludo de parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, el Ministerio de Justicia y Paz, la Comisión Interinstitucional para la aplicación de la Convención para la Eliminación del Requisito de Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros (Apostilla) y la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (COHADIP), en ocasión de extenderle una cordial invitación para participar en el Foro: "La Apostilla en Costa Rica" (según programa adjunto)
Teniendo en cuenta la entrada en vigor del Convenio de la Apostilla en Costa Rica a partir del 14 de diciembre de 2011, el Secretario General, el Secretario General Adjunto y expertos de La Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, estarán visitando el país y realizando presentaciones sobre la implementación nacional del Convenio el próximo 23 de noviembre, de 8:00 a.m. a 12:00 m.d. en el Auditorio de la Corte Suprema de Justicia.
El Foro está dirigido a funcionarios públicos que tendrán a cargo la tramitación de documentos emitidos en el exterior, asesores legales, contralores de servicio y abogados y usuarios en general.".
Se dispone: Agradecer al señor Salazar por la cordial invitación cursada, a la cual asistirán en representación de estos organismos electorales los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Oficial Mayor a.i. del Departamento Civil, Oscar Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil, Walter Meza Dall’Anese, Letrado de este Tribunal y Luis Guillermo Chinchilla Mora, Profesional Especializado del Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
C) Informe sobre sobreseimiento definitivo en la causa en la que aparece como imputada Nidia Barrantes Murillo. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-593-2011 del 18 de noviembre de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Con relación al oficio STSE-3224-2011 del 8 de noviembre del 2011, referente a la resolución de las 10:55 horas del 27 de octubre de este año, dictada por el Juzgado Penal de Hatillo que ordenó el sobreseimiento definitivo en la causa seguida en el expediente 11-44-615-PE en el que aparece como imputada Nidia Barrantes Murillo contra el Tribunal Supremo de Elecciones, por infracción al Código Electoral, me permito indicar lo siguiente:
En oficio DL-564-2011 del 9 de noviembre de este año, este despacho remitió al señor José Enrique Castro Marín, Procurador Director del Área Penal de la Procuraduría General de la República, copia de la documentación del caso a efectos de considerar qué acciones emprender en cuanto al sobreseimiento ordenado por el mencionado Juzgado.
El señor Castro Marín, responde en oficio ADP-1408-11 del pasado 10 de noviembre que  estima conveniente, no proceder a interponer recurso de apelación contra la resolución del Juzgado Penal de Hatillo, toda vez que aunque no comparten los criterios expuestos, habría dificultad para demostrar la existencia de mala intención por parte de la imputada dado que su conducta no incurrió en maniobras fraudulentas que perjudicarán el resultado del sufragio.".
Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y del Área de Letrados de la Secretaría de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
D) Informe, conclusiones y recomendaciones para la tarea de comunicación institucional por parte del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica. De la señora María Teresa Peña Borrero, consultora OCPLA-KAS, se conoce el Informe, conclusiones y recomendaciones para la tarea de comunicación institucional por parte del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica, que en su momento fuera remitido al Asesor de la Gestión Político Institucional y en el que se realizan una serie de recomendaciones para el fortalecimiento de la comunicación de estos organismos electorales.
Se dispone: Agradecer a la señora Peña y a la Fundación Konrad Adenauer (KAS) su valiosa colaboración en los procesos de fortalecimiento de la comunicación institucional. Sobre las recomendaciones dadas, se acuerda:
1. Crear el Consejo Estratégico de Comunicación como instancia adscrita a la Presidencia del Tribunal responsable de diseñar y orientar un sistema de comunicación institucional que, con enfoque estratégico, apoye la gestión y proyección institucional del Tribunal a la ciudadanía costarricense. Ese Consejo estará integrado por los siguientes funcionarios:
a. Asesor de la Gestión Político Institucional, quien presidirá el Consejo.
b. Jefatura de Comunicación.
c. Encargado de la Unidad de Prensa y Protocolo.
d. Administrador de la página web institucional.
e. Encargada de la comunicación del IFED.
2. A partir del día 15 de diciembre de 2011 el Lic. Luis Diego Brenes, Asesor de la Gestión Político Institucional y en esa condición presidente del Consejo, será el interlocutor con la KAS en todo lo relativo a su relevante colaboración en este ámbito.
3. El mismo Lic. Brenes procederá a la redacción de un manual de funcionamiento del Consejo, para lo cual podrá contar con la colaboración de los funcionarios Andrei Cambronero y Mariela Castro. La propuesta del manual deberá ser presentada a este Tribunal a más tardar el 31 de enero de 2012.
4. Durante el primer trimestre de 2012, el Consejo elaborará un Plan Anual de Comunicaciones.
5. Mantener como hasta ahora la publicación del “El Elector” a cargo de la Unidad de  Prensa y Protocolo, en el tanto ese medio de divulgación se ha convertido en un baluarte de la familia electoral.
6. A partir de la primera quincena de enero próximo, la Oficina de Comunicación preparará un boletín electrónico semanal de divulgación interna con noticias institucionales.
7. En lo sucesivo, la difusión por correo electrónico, altoparlante o pizarras informativas de boletines, alertas, comunicados, avisos, obituarios y de cualquier otra comunicación general que resulte de interés institucional, deberá ser canalizada a través de la Oficina de Comunicación. Queda exceptuado el servicio de noticias que brinda el Centro de Documentación del IFED, así como las circulares propias de su giro que emitan la Secretaría del Tribunal, las Direcciones institucionales y las jefaturas en lo que respecta a asuntos de interés organizacional.
Comuníquese lo resuelto a los funcionarios concernidos, así como a la señora Peña Borrero, el señor Peter-Alberto Behrens y el Lic. Sergio Araya de la Fundación Konrad Adenauer. ACUERDO FIRME.
A las quince horas terminó la sesión.