ACTA Nº 44-2010

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del veinte de mayo de dos mil diez, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González, quien preside, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría, los señores Magistrados Max Alberto Esquivel Faerron y Mario Seing Jiménez, y la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.
A) Informe del Órgano Fiscalizador de la contratación para la sustitución del servidor SMP-6400. De los señores Eric Schmidt Fonseca y Ronny Jiménez Padilla y de las señoras Marta Castillo Víquez y Patricia Chacón Jiménez, quienes integran la Comisión de Asesoría Técnica de la contratación suscrita con el Consorcio CR Soluciones-Advantics-Infca para la sustitución del servidor SMP6400, se conoce oficio n.º CPE-221-2010 del 14 de mayo de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en la Sesión Ordinaria Nº 039-2010, celebrada el 6 de los corrientes, oficio Nº STSE-1147-2010 de igual fecha, esta Comisión de Asesoría Técnica integrada para efectos del contrato que ejecuta el Consorcio CR Soluciones-Advantics-Infca para la sustitución del servidor SMP-6400, se refiere al oficio Nº OFSC-036-2010 del 4 de este mes, presentado por los integrantes del Órgano Fiscalizador del proyecto, en los siguientes términos:
Reiterar la recomendación vertida por esta Comisión mediante oficio Nº DE-439-2010 del 29 de abril de este año, avalada por el Superior en la Sesión Ordinaria Nº 038-2010, celebrada el 4 de mayo del año en curso, oficio Nº STSE-1112-2010 de igual fecha, en el sentido de que la administradora del proyecto deberá proceder en conjunto con el contratista y el DTIC a confeccionar un nuevo cronograma de ejecución a partir de la autorización concedida por la Contraloría General de la República para contratar directamente el desarrollo de una aplicación Web Services, y para lo cual deberá tomar como referencia el cronograma de dicha contratación que ayer remitió la Proveeduría Institucional en oficio Nº PROV-0661-2010 a esas instancias.
Por su parte, se reitera también que las acciones atinentes a la correcta ejecución del contrato son competencia exclusiva del órgano fiscalizador y deben ser adoptadas en forma eficiente y oportuna, de manera tal que cualquier prórroga o acción necesaria para la protección de los intereses institucionales debe adoptarse según las valoraciones y consideraciones técnicas que debe realizar dicho órgano quien con el apoyo de las instancias administrativas pertinentes, debe proponer y adoptar las decisiones que se requieran, en aras de lograr la satisfacción del interés público.".
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Para lo de su cargo, pase a conocimiento del órgano fiscalizador de dicha contratación. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Recargo de funciones del Coordinador de Servicios Regionales. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1095-2010, de fecha 17 de mayo de 2010, recibido el 19 de mayo en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Para los efectos pertinentes, me permito elevar a consideración del Superior el oficio número CSR-289-2010 recibido en este despacho el pasado 14 de mayo, que suscribe el Lic. Rodolfo Villalobos Orozco, Coordinador de Servicios Regionales, mediante el cual solicita que durante los dieciocho días de vacaciones que disfrutará a partir del próximo 25 de junio, sus funciones se recarguen en la Licenciada Andrea Quesada Masís, quien se desempeña como Asistente Funcional en esa misma unidad administrativa.
Puede apreciarse que la gestión cuenta con el visto bueno de la Licenciada Marisol Castro Dobles Directora General del Registro Civil y el aval presupuestario de parte de la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Contaduría.”.
Se dispone: Aprobar el recargo de funciones solicitado.
B) Renuncia del funcionario Carlos Fonseca Bustamante. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1099-2010, de fecha 17 de mayo de 2010, recibido el 19 de mayo en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Para conocimiento del Superior, remito a consideración la nota que suscribe el señor Carlos Fonseca Bustamante, funcionario interino de estos organismos electorales, mediante la cual presenta renuncia a su cargo con rige a partir del 28 de mayo de 2010.
El servidor Fonseca Bustamante labora en forma continua para la institución desde el 16 de octubre de 2009, actualmente se desempeña en un puesto de Auxiliar de Operación (Oficinista 1) de la Dirección General del Registro Electoral y para la fecha de renuncia habrá laborado un total de siete meses y doce días. Es importante indicar que para efectos del preaviso que corresponde, el citado funcionario ha formulado su renuncia con la antelación que señala el Código de Trabajo.”.
Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Carlos Fonseca Bustamante a partir del 28 de mayo de 2010. ACUERDO FIRME.
C) Solicitudes de ajuste, incorporación y reincorporación al Régimen de  Dedicación Exclusiva. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa a.i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-48-2010, de fecha 18 de mayo de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“En sesión número 02-2010 celebrada el pasado 22 de abril, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron varios funcionarios de la institución para ser incorporados al Régimen de Dedicación Exclusiva o bien para que se ajuste el beneficio que por ese concepto perciben.  Todos ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.
Realizados los estudios que corresponden, considera esta Comisión que en efecto las solicitudes de las señoras Lady Orozco Oses, Tatiana Alán Gómez, Betzi Melissa Díaz Bermúdez, Milena Araya Barrantes, Nancy Avendaño Infante y Paola Porras Orellana y de los señores Álvaro Chaves Umaña, Francisco Arce Oviedo, Mariano Villarreal Salazar, Esteban Brenes Hernández, Luis Chaves Ávila, Iván Mora Barahona, Jonathan Vargas Céspedes, Tommy Aguilar Peralta y Rónald Chacón Badilla son procedentes, pues se trata de colaboradores que han sido ascendidos, reasignados y nombrados en propiedad recientemente en cargos de nivel profesional para los cuales se requiere los grados académicos de bachillerato o licenciatura, condición que todos poseen en diferentes disciplinas.
De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomiendan (sic) aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada funcionario se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva, con rige a partir de la fecha que se anota en la última columna y que corresponde a aquella en que asumieron el nuevo puesto.  Se adjunta también copia del acta de la citada sesión número 02-2010.”.
Se dispone: Aprobar.
Sale del Salón de Sesiones la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde.
D) Nombramiento del señor Andrei Cambronero Torres, como Asistente de la Presidencia del Tribunal. Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en la resolución n.° 3363-P-2010 de las 10:20 horas del 5 de mayo del 2010, que declaró de confianza el puesto de "Asistente de la Presidencia del Tribunal", nombrar al señor Andrei Cambronero Torres, portador de la cédula de identidad 1-1319-0032, a partir del próximo 1° de junio del presente año en el puesto n.º 349930,  el cual corresponde al cargo antedicho. ACUERDO FIRME.
Reingresa al Salón de Sesiones la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES DEL 2010.
A) Solicitud de autorización para el reciclaje de papeletas y otros materiales. Del señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, se conoce oficio n.° CE-157-2010 de fecha 17 de mayo de 2010, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“De conformidad con el párrafo tercero del articulo 184 del Código Electoral, Ley No.8765 del 11 de agosto del 2009,  y el segundo del artículo 19 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y el Registro Civil, Ley No. 3504 del 10 de mayo de 1965, me permito por su medio solicitar autorización al Tribunal para coordinar la preparación y ejecución del reciclaje de las papeletas y otros documentos utilizados en las elecciones del pasado 7 de febrero.
De previo a esta petición, la Contraloría cumplió con el proceso de clasificación, selección, pesaje aproximado y custodia del material susceptible de eliminación, según lo planteado por el suscrito mediante Oficio CE-071-2010 del 18 de marzo del año en curso, aprobado por el Tribunal en Sesión Ordinaria No.026-2010 celebrada  ese día.
A continuación, la tabla que muestra el detalle del material que sería posible reciclar:

* En la conocida bodega “Las Brisas” se encuentran almacenados y debidamente asegurados 9.152 kg aproximadamente de papel blanco y de color impresos.

Ahora, producto de la citada autorización del Superior se inició y concluyó la revisión de sacos de tula y la extracción de los padrones y documentos electorales adjuntos con el fin de acomodarlos y custodiarlos en los espacios previstos para ese fin. Producto de esa labor se enviaron dichos sacos al programa de preparación de material electoral y sólo resta clasificar por color las papeletas utilizadas en los citados comicios como precondición para su reciclaje.
El apuntado artículo 184 electoral, en lo conducente señala: “…Las papeletas que se inutilicen se remitirán, junto con el resto de la documentación electoral, al TSE, el cual, después de la declaratoria respectiva, podrá disponer de ellas discrecionalmente”.
Al respecto, por medio de resoluciones Nos. 1310-E11-2010, del veintiséis de febrero de dos mil diez, 1820-E11-2010, del diecisiete de marzo de dos mil diez, y  No. 2059-E11-2010 del veinticinco de marzo de dos mil diez – adicionada por la No. 3271-E7-2010 del veintinueve de abril de dos mil diez, el Tribunal hizo la declaratoria de las elecciones presidencial (sic), de Diputados a la Asamblea Legislativa y de Regidores Municipales.
En virtud de lo antedicho, se solicita autorización al Tribunal para clasificar y preparar para su reciclaje, las papeletas y otro material electoral susceptible de él. Igualmente, es indispensable que se conceda autorización para las siguientes acciones:
1. A la Proveeduría para iniciar el proceso de contratación con base en los requerimientos que próximamente se harán de su conocimiento, incluida la definición de la posible cuantía del negocio. Téngase como antecedente válido el contrato de permuta celebrado con la firma “Kimberly Clark” CR Ltda, de conformidad con la resolución N°  465-PROVTSE-2009 del 23 de octubre del 2009.

2. A la Secretaría del Tribunal para que en conjunto con la Dirección Ejecutiva autoricen la jornada extraordinaria que será sometida a su conocimiento según oportunamente será especificado en términos  de funcionarios y horario.
3. A la Contaduría para que conjuntamente con la Dirección Ejecutiva avale y aprueben, respectivamente, la solicitud de viáticos o una solución similar que asigne recursos a los colaboradores que deban desplazarse y permanecer hasta 12 horas en las instalaciones de la adjudicataria del reciclaje, para financiar los tiempos de alimentación que corresponda durante el proceso.
4. A Seguridad Integral (sic) para que coordine -según lo requiera oportunamente esta Contraloría- la asignación del personal de seguridad que vigilará el traslado interno y carga de los materiales objeto de deshecho, y la regulación vial para el acceso de los vehículos de transporte que aportará la adjudicataria, que por sus dimensiones afectará en parte el tránsito normal por la avenida primera.
De la carga controlada de estos materiales en la Unidad de Almacenamiento de esta Contraloría y en las instalaciones de la Bodega conocida como “Las Brisas”, su traslado a las instalaciones de la adjudicataria, descarga y efectividad de su destrucción, se levantará las actas según el formato que se ha definido, y así se consignará en el libro que al efecto se lleva para este tipo de acciones.”.
Se dispone: Conceder la autorización que solicita el señor Contralor Electoral, quien oportunamente informará a este Tribunal de los resultados obtenidos. Procedan según corresponda la Dirección Ejecutiva, la Secretaría del despacho, los Departamentos de Proveeduría y Contaduría y la Oficina de Seguridad Integral. ACUERDO FIRME.
Sale del Salón de Sesiones la señora Magistrada Zetty Bou Valverde.
B) Proyecto de Reglamento sobre el material y documentación electoral y otras disposiciones relativas a las elecciones municipales. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DGRE-406-2010 del 17 de mayo de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con lo establecido en los artículos 158 y 169 del Código Electoral respecto a la definición por parte de este Tribunal, de los materiales, documentación y mecanismos que se utilizarán en cada elección, me permito remitirle el proyecto de reglamento respectivo para que éste sea elevado a conocimiento y aprobación del superior.
Respecto a ello no omito señalar que dicho documento no ha sido puesto en conocimiento de los partidos políticos como lo ordena el párrafo segundo del numeral 169 antes citado.".
Se dispone: Pase a estudio individual de las señoras Magistradas y los señores Magistrados de este Tribunal, para ser discutido en la próxima sesión ordinaria. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE COMISIONES INSTITUCIONALES.
A) Proyecto de manual de selección y eliminación de documentos. De las señoras Katia Zamora Guzmán, Nuria Ugalde Martínez, Rebeca Chacón Zúñiga y de los señores Oscar Fernando Mena Carvajal y Fernando Mora Ureña, integrantes del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y de la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-244-2010 del 06 de mayo de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 12 de mayo de 2010, al cual -en atención a lo ordenado en el acuerdo del artículo noveno de la sesión ordinaria n.º 024-010, celebrada el 11 de marzo de 2010- adjuntan proyecto de "Manual de selección y eliminación de documentos".
Se dispone: Tener por rendido el proyecto. Aprobar el Manual que interesa, de conformidad con el siguiente texto:
"SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
La ley del Sistema Nacional de Archivos n.º 7202 de 24 de octubre de 1990 regula lo relacionado con la selección y eliminación de documentos de las instituciones públicas. En ese sentido en su artículo 31 contempla la creación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, a la que corresponde dictar las normas sobre selección y eliminación documental, en atención a su valor científico-cultural. Por su parte, el artículo 33 encarga a cada institución la creación de un Comité que evalúe y determine la vigencia administrativa y legal de los diferentes tipos documentales, y realice las consultas de rigor a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, previo a su eliminación. Las unidades productoras deben remitir los diferentes tipos documentales al Comité para su análisis. Para ello la unidad productora debe verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos, a saber, la superación de la vigencia administrativa y legal y la ausencia de valor científico-cultural.
El Tribunal Supremo de Elecciones, en cumplimiento a lo dispuesto en la citada ley, dispuso en el artículo quinto de la sesión n.º 9683 del  18 de junio de 1991, la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
La selección documental es una tarea de suma relevancia en la administración actual, pues permite establecer el valor científico-cultural de los documentos y su vigencia legal y administrativa, a fin de decidir sobre su eliminación o conservación.
Una práctica adecuada en este campo evita la eliminación prematura de documentos y/o la acumulación masiva de aquellos que carezcan de valor actual y resulta en una utilización apropiada de los recursos materiales, humanos, de tiempo y espacio. 
Este Tribunal, consciente de lo trascendental y complejo de la función  del Comité, considera oportuno dotarlo de una herramienta metódica para el cumplimiento de su cometido, razón por la cual se dicta el siguiente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la selección y eventual eliminación de los documentos que recibe y produce cada oficina resulta indispensable determinar los plazos de vigencia y el valor científico-cultural de los documentos, a través del análisis parcial de estos, así como establecer tablas de plazos para su conservación.
Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:
COMITÉ: Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
COMISION: Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
DOCUMENTO: la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.
TABLA DE PLAZOS: instrumento que contiene la totalidad de los tipos documentales que produce y/o recibe una unidad productora. En él se consigna, entre otra información, la vigencia administrativa y legal de los documentos, su valor científico cultural, cantidad y fechas extremas.
TIPO DOCUMENTAL: nombre con el cual se identifica un documento. Por ejemplo: actas, informes, acuerdos, requisiciones, planillas, circulares, contratos, memorandos, oficios, expedientes, etc.
UNIDAD PRODUCTORA: unidad administrativa (oficina, departamento, dirección, etc.) que produce y recibe los documentos que requiere valorar.
VALORACIÓN PARCIAL: solicitud que, mediante el formulario respectivo, la unidad productora plantea al Comité para que valore parte de los documentos que ésta produce y recibe.
CONTRALORÍA ELECTORAL: oficina responsable de gestionar la eliminación de documentos, previa coordinación con la oficina productora.
ARCHIVO CENTRAL: oficina encargada de dictar políticas archivísticas y administrar la documentación institucional.
A. Valoración parcial de documentos
Se procederá a la valoración parcial de documentos en caso de que las unidades productoras no cuenten con la tabla de plazos respectiva o, aún contando con ella, se trate de un tipo documental que no contemple dicho instrumento, o bien cuando por alguna razón legal o administrativa varíe su vigencia.
Para esta valoración deben cumplirse los siguientes pasos:

1. Las unidades productoras presentan ante el Comité, la fórmula denominada “Solicitud de valoración parcial de documentos”, siguiendo los pasos del instructivo correspondiente.
2. El Comité analiza la solicitud y de ser necesario, le hace las observaciones y recomendaciones que correspondan.

También está facultado para convocar, en forma verbal o escrita,  a la jefatura o jefaturas correspondientes, a fin  de que amplíen o aclaren la información suministrada.
Debido a que la unidad productora es la administradora y conocedora de los tipos documentales que somete a  análisis del Comité, ésta es la responsable directa de establecer la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental.

1. La unidad productora atiende los requerimientos del Comité, realiza los cambios recomendados y le envía nuevamente la fórmula para su valoración.
2. El Comité vuelve a conocer del asunto. En caso de que sus observaciones y/o recomendaciones hayan sido acogidas por la unidad productora continuará el procedimiento, de lo contrario, podrá requerir nuevamente cualquier información adicional a la unidad gestionante, o de considerarlo pertinente planteará el asunto al Tribunal para que determine si valida los criterios de la oficina productora o los del Comité. El Tribunal lo trasladará al Comité, comunicando el criterio validado, para que continúe con el trámite ante la Comisión.
3. Una vez acogidas las recomendaciones del Comité por parte de la unidad productora, el Comité enviará la solicitud de valoración parcial a la Comisión, para que emita criterio.
4. La Comisión devuelve la solicitud de valoración al Comité, con las observaciones pertinentes, aprobándola total o parcialmente o bien denegándola.
5. El Comité analiza el informe remitido por la Comisión, e instruye a   la unidad productora para que proceda según corresponda.
6. En caso de que el informe de la Comisión indique valor científico-cultural para algún tipo documental, la unidad productora lo conservará por un período igual a la vigencia administrativa y legal establecida en su solicitud de valoración parcial. Una vez vencido dicho período, la unidad productora  lo remitirá al Archivo Central. Respecto de los documentos para los cuales no se indican valor científico-cultural alguno, se procederá a su eliminación según lo establecido en el punto C. de este procedimiento.

B. Tablas de plazos de conservación de documentos
Para la elaboración de las tablas y la valoración de su contenido se deben cumplir los siguientes pasos:

1. Cada unidad productora encargará a un funcionario para que complete el formulario denominado “Tabla de plazos de conservación de documentos”, bajo la supervisión de la jefatura. Para completar dicho formulario deben seguirse los pasos del Instructivo para la elaboración de "tablas de plazos de conservación de documentos".
2. La unidad productora envía al Comité la tabla de plazos para su análisis.
3. El Comité analiza la tabla y, de ser necesario, le hace las observaciones y recomendaciones que correspondan.

También está facultado para convocar, en forma verbal o escrita,  a la jefatura o jefaturas correspondientes, a fin  de que amplíen o aclaren la información suministrada.
Debido a que la unidad productora es la administradora y conocedora de los tipos documentales que somete a  análisis del Comité, ésta es la responsable directa de establecer la vigencia administrativa y legal de cada tipo documental.

1. La unidad productora atiende los requerimientos del Comité, realiza los cambios recomendados y le envía nuevamente la tabla para su valoración.
2. El Comité vuelve a conocer del asunto. En caso de que sus observaciones y/o recomendaciones hayan sido acogidas por la unidad productora continuará el procedimiento, de lo contrario podrá requerir nuevamente cualquier información adicional a la unidad gestionante, o de considerarlo pertinente planteará el asunto al Tribunal para que determine si valida los criterios de la oficina productora o los del Comité. El Tribunal lo trasladará al Comité, comunicando el criterio validado, para que continúe con el trámite ante la Comisión.
3. El Comité envía la tabla a la Comisión para su pronunciamiento.
4. La Comisión devuelve la tabla al Comité, con las observaciones pertinentes, aprobándola total o parcialmente o bien denegándola.
5. El Comité analiza el informe remitido por la Comisión, e instruye a la unidad productora para que proceda según corresponda.

• conservará por un período igual a la vigencia administrativa y legal establecida en su solicitud de valoración parcial. Una vez vencido dicho periodo la unidad productora, lo remitirá al Archivo Central, previa coordinación con esa Oficina. Respecto de los documentos para los cuales no se indican valor científico-cultural alguno, se procederá a su eliminación según lo establecido en el punto C. de este procedimiento.

Cuando una unidad productora cuente con una tabla de plazos de conservación de documentos, será improcedente presentar al Comité solicitudes de valoraciones parciales de los tipos documentales contenidos en la tabla.
La tabla será revisada y actualizada ordinariamente cada cinco años, pudiendo procederse a ello en forma excepcional en un período menor cuando las circunstancias lo ameriten, a criterio de la unidad productora, debidamente justificado ante el Comité.
C.  Eliminación documental
Los documentos sometidos al procedimiento de selección y valoración regulados en este Manual, serán susceptibles de eliminación cuando hayan superado su vigencia administrativa y legal y si a criterio de la Comisión, no poseen valor científico-cultural.
Para proceder a la eliminación de los documentos deben cumplirse los siguientes pasos:

• Una vez que el Comité cuente con el informe de la Comisión y se determine los tipos documentales a eliminar, lo comunicará a la unidad productora para que ésta coordine la entrega respectiva a la  Contraloría Electoral.
• La jefatura de la unidad productora que realice la entrega, deberá verificar que los documentos a entregar correspondan a los autorizados para la eliminación y que hayan cumplido con los plazos de vigencia establecidos. De dicha entrega se levantará un acta, en dos originales, con copia al Archivo Central, que contenga por lo menos la siguiente información:
• Lugar, fecha y hora
• Oficina productora
• Tipos documentales a eliminar
• Fechas extremas de cada tipo documental
• Número y fecha del oficio de la Comisión referente al resultado del estudio de valoración parcial o tabla de plazos de conservación, con base en el cual se eliminan los documentos. 
• Cantidad en metros lineales de documentos.
• Nombre, apellidos, cédula de identidad, puesto y firma de los funcionarios que participan en la entrega.
• El contenido del acta es responsabilidad exclusiva de la unidad productora y de la Contraloría Electoral.
• La Contraloría Electoral, cuando se realice la destrucción de  documentos, levantará un acta haciendo constar que éstos corresponden a los indicados en las respectivas actas de entrega. De este acta remitirá una copia al Archivo Central.".

Para lo de sus cargos, comuníquese a la servidora Arlette Bolaños Barquero y a la Biblioteca. ACUERDO FIRME.
Reingresa al Salón de Sesiones la señora Magistrada Zetty Bou Valverde.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Informe sobre investidura de Registrador Auxiliar a la Funeraria y Camposanto La Piedad. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0267-2010 de fecha 11 de mayo de 2010, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Cumpliendo con lo ordenado por el Tribunal Supremo de Elecciones en Sesión Ordinaria No.038-2010, artículo quinto, comunicado mediante oficio STSE-1117-2010 de fecha 04 de mayo del año en curso, relacionado con el otorgamiento de la investidura de Registrador Auxiliar a la Funeraria y Camposanto La Piedad, muy respetuosamente hago de conocimiento del Superior que esta Dirección General solicito un informe al Lic. Luis Antonio Bolaños Bolaños, Jefe de la Sección de Inscripciones, con la finalidad de determinar el posible destino de la documentación que se encontraba en custodia de la señora Marta Cortés Castillo,  el cual me permito transcribir a continuación:
“En atención al oficio N° DGRC-0259-2010 de fecha 07 de mayo pasado, respetuosamente me permito rendir el siguiente informe, de conformidad con los controles de entrega y recibo de documentación, que lleva la Sección de Inscripciones.

• El 5 de marzo del 2008, le fueron entregados a la Funeraria La Piedad, un total de 150 certificados. (Adjunto copia de la tarjeta respectiva)
• La numeración de esos certificados es la siguiente;
• 199901 al 199950
• 200101 al 200150
• 200151 al 200200
• Se adjunta informe del sistema integrado de información, que contiene los números y fechas de entrega de certificados de declaración de defunción, por parte de la Funeraria La Piedad.
• El saldo de formularios es de 35 certificados que va del número 200165 al 200200. La señora Marta Cortés Castillo fue investida por el Tribunal el día  13 de agosto de 2009 y falleció el 30 de agosto de 2009, fechas para las cuales, los formularios que tenía en uso la Funeraria La Piedad, eran los numerados del 200101 al 200150, según consta en el informe del SINCE referido.””

Se dispone: En el plazo de 5 días, amplíese el informe especificando si se logró determinar dónde están los certificados de defunción que no fueron utilizados por los registradores auxiliares de la referida funeraria y debidamente autorizados por este Tribunal. Además, infórmese sobre los resultados obtenidos en el cumplimiento de lo  dispuesto  por este Tribunal en acuerdo adoptado en sesión ordinaria n.° 078-2009, artículo sexto, celebrada el 13 de agosto de 2009 y comunicado mediante oficio STSE-2621-2009 de esa misma fecha, para informar al Tribunal periódica y puntualmente sobre la verificación del desempeño del cargo de todos aquéllos que han sido investidos como Registradores Auxiliares en las entidades e instituciones que así lo solicitaron. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS DEL PADRON NACIONAL ELECTORAL.
A) Informe de inclusiones y exclusiones al Padrón Electoral. Del señor Carlos Alberto Murillo Montoya, Jefe a.i. de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-1183-2010, de fecha 18 de mayo de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, con el cual -en virtud de la autorización brindada por este Tribunal respecto de la apertura del Padrón Nacional Electoral, para ejecutar las inclusiones y exclusiones pendientes- adjunta dos libros con el resumen con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la actualización que incorpora los movimientos electorales aplicados, producto de las gestiones electorales presentadas desde el 08 de octubre de 2009 al 30 de abril de 2010. Asimismo informa sobre aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, en razón de la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.
Se dispone: Tener por recibidos los libros y el informe que somete el señor Murillo Montoya. Continúese informando oportunamente sobre el particular.
ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
A) Informe de la rotación anual de los señores Magistrados  de la República de Honduras. Del señor Alejandro Martínez Quezada, Secretario General del Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras, se conoce oficio n.° SGTSE-160-2010 del 17 de mayo de 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 18 de este mes, mediante el cual, con instrucciones del Pleno de ese Organismo Electoral, informa que los señores Magistrados han realizado la rotación anual establecida para el periodo comprendido del 15 de mayo del 2010 al 14 de mayo de 2011, según lo dispone la Constitución de esa República y quedando constituido como a continuación:
Magistrado Presidente     Abogado David Andrés Matamoros Bastón
Magistrado Secretario     Licenciado José Sául Escobar Andrade
Magistrado Propietario     Abogado Enrique Ortez Sequiera
Magistrado Suplente        Ingeniero Denis Fernando Gómez Rodríguez
Se dispone: Agradecer la amable comunicación del señor Martínez Quesada, deseándole toda suerte de éxitos al Tribunal Supremo Electoral de la República de Honduras en su gestión. Tome nota para lo de su cargo la Secretaría del despacho.
ARTÍCULO NOVENO. PRESENTACION DEL INFORME DE LABORES 2009.
Sale del Salón de Sesiones la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde.
A) Presentación del Informe de Labores 2009. Se dispone: Hoy, 20 de mayo de 2010, fecha en la que se conmemora la promulgación de la Ley n.º 2345 del año 1959 -mediante la cual se reformó el artículo 93 de la Constitución Política, a efecto de establecer la obligatoriedad del sufragio- se presentó ante las autoridades nacionales y ante la ciudadanía costarricense el Informe de Labores 2009 de este Tribunal, dentro de cuyo marco el señor Magistrado Presidente, Dr. Luis Antonio Sobrado González, pronunció a las 10:30 a.m. en el auditorio institucional el discurso que a continuación se transcribe:
"DISCURSO
 DEL MAGISTRADO LUIS ANTONIO SOBRADO GONZÁLEZ
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
EN LA PRESENTACIÓN DEL
INFORME DE LABORES DE 2009
Jueves 20 de mayo
Auditorio del Tribunal Supremo de Elecciones
¡Buenos días!
Mucho nos complace presentar hoy este Informe de Labores en el que se exponen, públicamente, las principales características de la gestión institucional durante el 2009.
Cabe recordar que fue hace tres años que el Tribunal Supremo de Elecciones decidió efectuar este ejercicio periódico y complementario de  rendición de cuentas ante la ciudadanía, procurando siempre tener como testigos a los Presidentes de los Supremos Poderes o a sus representantes, cuya presencia agradecemos profundamente por realzar la importancia de este acto. Escogimos como fecha para hacerlo el 20 de mayo porque ese día, hace cincuenta y un años, se reformó el artículo 93 de la Constitución para que el sufragio no sólo fuera directo y secreto sino, además, función cívica primordial y obligatoria de los ciudadanos.
El Tribunal pone en manos de los costarricenses su Informe de Labores de 2009, entendiendo que, en su acepción más elemental, la democracia es un sistema político en el cual el poder reside en el pueblo, ante el cual los funcionarios públicos –como simples depositarios de la autoridad– tenemos la obligación de rendir cuentas sobre la manera en que invertimos sus impuestos.
Este Informe de Labores adquiere una connotación especial pues el 2009 fue un año marcado por tres acontecimientos que le dotaron de una particular singularidad, a saber: la celebración del sexagésimo aniversario del advenimiento de la Constitución vigente y, con ella, del Tribunal y del sufragio femenino, la promulgación de un nuevo Código Electoral y, finalmente, la circunstancia de ser año preelectoral; conjunción particular a la cual me referiré a continuación.
La creación del Supremo de Elecciones constituye un hecho de indudable importancia para la democracia más longeva de Iberoamérica. La normativa constitucional confirió al Tribunal una posición de privilegiada independencia frente a las demás autoridades gubernamentales, convirtiéndose prácticamente en un cuarto poder, lo cual luego fue expresamente incluido en la Constitución en 1975. Los constituyentes asignaron al Tribunal la organización, dirección y vigilancia de los actos relativos al sufragio, el ejercicio de la justicia electoral y la prestación de los servicios de registración civil e identificación de los costarricenses. Este exitoso diseño constituyó una importante innovación en el Derecho Electoral comparado, que luego emularon con entusiasmo varios países de la región.
De manera concomitante, la Constitución de 1949 reconoció el voto femenino. Ese hito, de indudable trascendencia en la vida democrática del país, se robustece con la inclusión de los principios de paridad y alternabilidad por género consignados en el nuevo Código Electoral, a partir de una propuesta del propio Tribunal. De esta manera, seis décadas después de contemplar el sufragio activo de las mujeres, el país adquiere la madurez suficiente para establecer mecanismos tendientes a garantizar su acceso real a las estructuras partidarias y a puestos de gobierno.
Y es que el Código Electoral del 2009 constituye una apuesta por la modernización de la legislación electoral, que se pude resumir en tres ejes.

manera, se contemplan normas de inclusión política, como la plantilla para las personas con discapacidad visual, que el Tribunal había propiciado, aún antes de promulgarse la reciente legislación.
El segundo eje de ésta radica en la búsqueda de mayor eficiencia, transparencia, control y equidad del régimen de financiamiento para los partidos políticos. Entre los notables cambios introducidos, destaca el hacer extensiva la contribución estatal a las elecciones municipales, así como el prever un mecanismo de financiamiento permanente de las actividades de organización y capacitación partidarias. Además, se concretó por fin el derecho constitucional de los partidos a que se les adelante parte de esa ayuda estatal y se simplificaron los mecanismos para la comprobación del gasto, en procura de agilizar la percepción efectiva de la misma. En materia de donaciones privadas se eliminó la posibilidad de que personas jurídicas aporten dinero a los partidos, de manera que únicamente lo puedan hacer las personas físicas costarricenses, sin límite de suma, pero asegurando la transparencia y la publicidad de esos aportes. La nueva legislación proporciona al Tribunal herramientas para auditar las finanzas de los partidos y corroborar la seriedad de los reportes financieros.
El tercer eje de esta reforma es el fortalecimiento de la institucionalidad electoral, mediante la introducción de cambios relevantes respecto del Tribunal y de los partidos políticos.
Ciertamente la ley amplía y desarrolla las funciones del Tribunal, a la vez que modifica su estructura orgánica. Se aumenta su conformación a cinco miembros para atender las elecciones municipales, tal y como ocurre en las nacionales; asimismo, ve apoyada su gestión con la creación de un Registro Electoral, paralelo al Civil. A la clásica función de administración electoral asignada al Tribunal, se acompaña una novedosa regulación para la jurisdicción electoral, que, inspirada en una construcción jurisprudencial de una década, logra su radical reposicionamiento. Adicionalmente, el Código Electoral asigna al Tribunal nuevas atribuciones, muy específicas en la promoción de la ciudadanía activa y de la cultura democrática, lo cual se refleja en la creación del Instituto de Formación y Estudios para la Democracia, IFED.
El nuevo Código también aspira a fortalecer los partidos, como actores indispensables de la dinámica democrática e interlocutores permanentes del diálogo político. Para tales efectos, se prevé una estructura más acorde a la exigencia ciudadana de transparencia, se mejoran los mecanismos garantes de la democracia interna y se les asignan fondos para mejorar su organización y estimular su función de capacitar a la ciudadanía en el ejercicio de sus derechos políticos.
Por último, es de resaltar que el 2009 fue año preelectoral, durante cuyo transcurso se emitió la convocatoria a las elecciones presidencial, legislativa y de regidores municipales que culminarían el pasado 7 de febrero. Esto supuso que, durante dicho año, la actividad administrativa y jurisdiccional del Tribunal se intensificó notablemente, a causa de todas las actividades preparatorias de esa cita con las urnas. La aprobación del Código Electoral, tan sólo un mes antes de la convocatoria oficial a elecciones, obligó al Tribunal a realizar un esfuerzo titánico para ajustar toda la logística electoral a la nueva ley, realizar los cambios de la organización institucional por ella requeridos y dictar más de treinta reglamentos.
Hasta aquí hemos explicado algunos aspectos singulares que caracterizaron al año 2009. Quisiera ahora referirme, de manera general, al contenido del Informe de Labores de 2009, que hoy mismo se ha colgado en nuestra página web y que está organizado en cuatro partes. La primera describe los principales rasgos filosóficos, estratégicos, jurídicos y orgánicos del Tribunal, cuyo objeto es situarlo en el escenario de la institucionalidad costarricense. La segunda se concentra en el ejercicio de la función jurisdiccional. La tercera reseña los principales resultados de la gestión electoral y registral. La cuarta y última sección resume las actividades de proyección institucional durante el año predicho.
En el primer capítulo del informe, relativo a los objetivos y estructura del Tribunal, describe un andamiaje institucional orientado a satisfacer las necesidades registrales civiles y las específicas del proceso electoral. En un período preparatorio de los comicios de 2010, que debían atenderse con base en la nueva normativa, la estructura organizativa del Tribunal fue reforzada, con miras al mejor despliegue de sus competencias. Así, por ejemplo, iniciaron funciones la Dirección General y demás departamentos del Registro Electoral, asumiendo tareas que antes estaban a cargo de la Dirección General del Registro Civil y de la Coordinación de Programas Electorales.
El capítulo segundo del informe, dedicado al rol del Tribunal como juez electoral, pone de manifiesto que la experiencia y prácticas consolidadas de la justicia electoral en Costa Rica, resultaron decisivas durante el año 2009. Primero, el juez electoral orientó, gracias al aprendizaje acumulado por la jurisdicción electoral, la regulación de los institutos procesales en el nuevo Código Electoral. Luego aclaró, en uso de su competencia interpretativa, las dudas surgidas sobre las novedosas disposiciones del régimen electoral. Finalmente, mediante una jurisprudencia oportuna, clara y de sólido sustento jurídico, generó en la sociedad una sensación de estabilidad  en medio de una situación que, objetivamente, fue de cambio.
El capítulo tercero, relativo a los resultados de la gestión electoral y registral, abunda en lo concerniente a las políticas y acciones desarrolladas en consonancia tanto con el plan operativo como con el plan estratégico 2008-2012. La información consignada, que se acompaña de múltiples gráficos, tablas y datos estadísticos, resume la actividad sustantiva de los Registros Civil y Electoral, como también los principales logros de las acciones estratégicas, los avances en la modernización tecnológica y la correspondiente evaluación presupuestaria.
En relación con este capítulo, quisiera recalcar el tenaz compromiso del Tribunal con la filosofía de gobierno digital y la incorporación de nuevas tecnologías. Como ejemplos, me permito señalar el empeño en incorporar modalidades de voto electrónico en un futuro no muy lejano, así como la propuesta de modernización del sistema de identificación ciudadana.
Esta última es particularmente crítica respecto del desarrollo nacional, no solo porque la obsolescencia del actual sistema demanda su pronta sustitución, sino también porque aspiramos a una cédula de identidad con renovados estándares de calidad y seguridad que, al mismo tiempo, sea capaz de albergar la denominada “firma digital”. Las nuevas autoridades del Poder Ejecutivo son conscientes de la relevancia de concretar este proyecto, así como de la necesidad de procurar con rapidez los recursos financieros que requiere. Hago propicio este momento para insistir en el carácter prioritario que este asunto debe tener en la agenda país.
El último capítulo del informe constituye un recuento de una serie de actividades que han proyectado al Tribunal, tanto a nivel nacional como internacional. Entre ellas resalta la celebración de convenios en procura de incrementar la calidad de los servicios institucionales, resultando particularmente relevante el Acuerdo de Cooperación Técnica Electoral suscrito con la Organización de Estados Americanos, a fin de establecer un Sistema de Gestión de Calidad. Asimismo, se realizó una labor constante de proyección comunitaria, particularmente orientada a promover la participación ciudadana; entre esos esfuerzos cabe destacar el curso intitulado “Promoción de una cultura democrática en espacios educativos”, dirigido a docentes universitarios y público en general. Además, la institución tuvo presencia internacional participando en diversos eventos y foros vinculados al fortalecimiento de los organismos electorales latinoamericanos. Por otra parte, el Tribunal mantuvo durante 2009 una constante proyección en el campo académico, mediante su consolidada Revista de Derecho Electoral, de la cual se publicaron dos números. En este terreno también sobresalió la realización, en la Universidad de Salamanca, España, de una mesa redonda sobre el sexagésimo aniversario del Tribunal y de un concurso de ensayo, la organización de un seminario para el análisis del nuevo Código Electoral, el lanzamiento del Atlas Electoral en conjunto con la Universidad de Costa Rica, así como haber sido sede de la conmemoración del referido aniversario constitucional, entre otras actividades.
El Tribunal es una entidad con visión de futuro. La democracia se construye día a día, robusteciéndola y actualizándola para dar respuestas adecuadas a las nuevas expectativas de una sociedad dinámica y cambiante. En este sentido, somos conscientes de la necesidad de promover el afinamiento legal que merece el régimen de financiamiento partidario, a la luz de las lecciones aprendidas en los comicios recién celebrados. Debe también discutirse la pertinencia de nuevos rumbos constitucionales respecto de la carrera parlamentaria y del diseño de las circunscripciones territoriales para los comicios legislativos. Asimismo, es importante fortalecer la independencia financiera del Tribunal, por lo cual exhortamos a los señores diputados a prestar atención al respectivo proyecto de enmienda constitucional que ya se encuentra en la corriente legislativa.
Los avances tecnológicos y legislativos se conjugan, por su parte, en retos como la ya indicada necesidad de una nueva cédula de identidad y el avance hacia modalidades de voto electrónico. Particular desafío institucional representa también la implementación del voto consular para las elecciones de 2014.
Nuestro compromiso con la autoevaluación, la transparencia y el mejoramiento constante, asegura, bajo los más altos estándares mundiales, la eficiente gestión de los procesos electorales y una administración de justicia electoral paradigmática. A partir de la Constitución Política de 1949, hemos atendido quince elecciones generales, dos comicios municipales autónomos y un referéndum nacional, lo cual ha generado un acervo de experiencia insólito entre los organismos electorales de Latinoamérica, tanto en lo referente a la gestión comicial y a la administración registral, como en la construcción de doctrina jurídico-electoral.
El Tribunal es consciente de su enorme responsabilidad para con la sociedad costarricense. Heredamos de la segunda mitad del siglo XX una democracia moderna, madura y confiable y, mediante esta iniciativa de rendición de cuentas, reafirmamos nuestro compromiso de continuar abonando la democracia costarricense y de proyectarla con visión de futuro. 
¡Muchas gracias!".
Hágase formal remisión del Informe a los Poderes del Estado, así como a la Contraloría General de la República. ACUERDO FIRME.
ARTICULO DECIMO. ASUNTOS DE PARTIDOS POLITICOS.
A) Audiencia para el Comité Ejecutivo Nacional del Partido Renovación Costarricense. Del señor Justo Orozco Álvarez, Presidente del Comité Ejecutivo Nacional del Partido Renovación Costarricense, se conoce memorial del 20 de mayo de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En reunión Extraordinaria del Comité Ejecutivo Nacional, celebrada el día miércoles 19 de mayo de 2010, Acuerdo Primero, se acordó lo siguiente:
ACUERDO PRIMERO Y UNICO:(sic) Solicitar con carácter de urgencia, audiencia ante el Tribunal Supremo de Elecciones para el Comité Ejecutivo Nacional, con el fin de plantear situación referente a la prórroga de la garantía de cumplimiento (ADELANTO DE VEINTICINCO MILLONES DE COLONES). Acuerdo firme.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Conceder la audiencia solicitada para las 15:30 horas del miércoles 26 de mayo de 2010. Asistirán a la misma los señores Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y el señor Jefe del Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.