ACTA Nº 61-2010
 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por la señora Magistrada Zamora Chavarría y por el señor Magistrado Rodríguez Chaverri, quienes no participaron de dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
Sale del Salón de Sesiones el señor Magistrado Mario Seing Jiménez.
A) Solicitud de vacaciones del señor Magistrado Seing Jiménez. Del señor Magistrado Mario Seing Jiménez se conoce oficio sin número del 14 de julio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho ese mismo día, mediante el cual indica lo que se transcribe a continuación:
“Mucho les estimaré, se sirvan concederme el lunes 19 y martes 20 del mes en curso, en calidad de vacaciones.”.
Se dispone: Aprobar las vacaciones conforme se solicitan. Para sustituirle, previo sorteo de rigor, se designa al Magistrado Juan Antonio Casafont Odor. ACUERDO FIRME.
Reingresa al Salón de Sesiones el señor Magistrado Mario Seing Jiménez.
B) Solicitud de licencia sin goce de salario del funcionario Andrés Córdoba Serrano. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1577-2010 de fecha 14 de julio de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número ORHE-1354-2010 recibido en este despacho el pasado 21 de junio y que suscribe el Lic. Alcides Chavarría Vargas, Jefe de la Oficina Regional de Heredia, con el que adjunta la solicitud del señor Andrés Córdoba Serrano, funcionario de esa sede, para que se le conceda una licencia sin goce de salario del 15 de agosto de 2010 al 27 de julio de 2011 con el propósito de avanzar en la carrera de Ingeniería Eléctrica que cursa en la Universidad de Costa Rica, para lo cual adjunta documentos probatorios de dicha universidad.
El señor Córdoba Serrano labora para la institución desde el 3 de octubre de 2005, actualmente se desempeña como Asistente de Operación y durante su trayectoria no ha disfrutado de licencia alguna como la que ahora pretende, por lo que podría entonces concederse, salvo superior criterio, con fundamento en lo que dispone el artículo 33-c-2 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
Como puede apreciarse, la solicitud del empleado cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Civil, del Jefe de la Sección de Coordinación de Servicios Regionales y de su jefe inmediato, quien mediante su oficio ORHE-1354-2010 también solicita que en caso de aprobarse la gestión, se nombre a un servidor interino para sustituirlo durante esa licencia, recomendando para tales efectos al señor Mauricio Jesús Villalobos Vargas, quien actualmente labora en un puesto de Auxiliar de Operación en esa oficina regional.
Si el Superior no tiene objeciones con respecto a lo que se expone en este oficio, se le concedería al señor Andrés Córdoba Serrano una licencia sin goce de salario por el período comprendido entre el 16 de agosto de 2010 y el 31 de julio de 2011 y se nombraría al señor Villalobos Vargas como Asistente de Operación por ese mismo período en el puesto número 45592 de la Oficina Regional de Heredia. No omito manifestar que el señor Córdoba Serrano disfrutaría previamente las vacaciones ordinarias y proporcionales a que tiene derecho, tal y como es usual en casos de esta naturaleza.”.
Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario conforme lo solicita el señor Andrés Córdoba Serrano, que se iniciaría a partir del día siguiente a aquel en que agote las vacaciones a las que tenga derecho. Asimismo, durante el respectivo período, se nombra interinamente en su lugar, como Asistente de Operación (puesto n.° 45592), al señor Mauricio Jesús Villalobos Vargas. ACUERDO FIRME.
C) Encargo de las funciones de la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1576-2010 del 14 de julio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho ese mismo día, mediante el cual indica lo que se transcribe a continuación:
“Con el propósito de atender asuntos de importancia para el suscrito y de acuerdo con el plan de vacaciones de este despacho para el presente año, he solicitado autorización para disfrutar tres días de vacaciones contados del 15 al 19 de julio en curso, ambas fechas inclusive.  En virtud de lo anterior, me permito solicitar al Tribunal Supremo de Elecciones que durante ese breve lapso mis funciones se encarguen en la Licda. Jocelyn Brown Pérez, quien ocupa el cargo de Subjefe de Recursos Humanos y es la persona que me sustituye. Para tales efectos, la presente gestión cuenta con la anuencia de los señores Director Ejecutivo y Secretario del Tribunal.”.
Se dispone: 1.- Incorporar del orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones en la Subjefatura del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES DEL 2010.
A) Ampliación de horario de atención al público para el cierre del Padrón Nacional Electoral. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0419-2010 de fecha 9 de julio de 2010, recibido el 12 de julio en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Muy respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, el oficio DEL-1244-2010 de fecha 08 de julio del año en curso, suscrito por la Licda. Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor del Departamento Electoral, mediante el cual solicita la ampliación del horario de atención del público en la Sede Central y todas las Oficinas Regionales, a partir del  26 de julio y hasta el 05 de agosto del año en curso, según se sirve detallar.
Esta Dirección General, con todo respeto, solicita al Superior la aprobación del horario sugerido por la Licda. Fernández Alvarado, con la finalidad de facilitar la atención de los ciudadanos que se apersonan a estos Organismos, con el propósito de realizar su gestión de cédula, previo al cierre del Padrón Nacional Electoral.”.
En el referido oficio DEL-1244-2010, la señora Oficial Mayor del Departamento Electoral sugiere ampliar el horario para la recepción de gestiones cedulares que puedan modificar las listas de electores según el siguiente detalle:
Del lunes 26 al viernes 30 de julio de las 8:00 a las 17:00 horas (una hora más diaria).
El sábado 31 de julio y el domingo 1° de agosto: de las 8:00 a las 16:00 horas (8 horas diarias).
Del martes 3 al jueves 5 de agosto (fecha de cierre) de las 8:00 a las 17:00 horas (una hora más diaria).
Se dispone: Aprobar conforme se propone. Póngase en conocimiento de los Partidos Políticos y de la Oficina de Comunicación para el respectivo comunicado de prensa y colóquese en la página Web de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud al Ministerio de Educación Pública sobre centros de votación. Del señor Gerardo Abarca Guzmán, Director General a.i. del Registro Electoral, se conoce oficio n.° DGRE-472-2010 del 5 de julio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 15 de este mes, mediante el cual indica lo que se transcribe a continuación:
“Recientemente, la Coordinación de Programas Electorales en conjunto con la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva, la Contraloría Electoral y el Programa de Asesores Electorales, con base en el listado oficial de centros educativos suministrado por el Ministerio de Educación Pública, elaboraron una base de datos codificada de todos aquellos que funcionan como centros de votación. Dicha labor  permitió la revisión y actualización de ciertos datos relevantes para la administración electoral, tales como: nombre oficial del centro educativo, ubicación exacta respecto a región, provincia, cantón, distrito, poblado, naturaleza -público, privado o subvencionado- número de teléfono, de fax y correo electrónico;   cantidad de aulas y las condiciones generales de la infraestructura y si cuenta con laboratorio de cómputo; así como la recopilación de información relativa a aspectos de accesibilidad y disponibilidad de servicios básicos en cada uno de los centros educativos.
Precisamente de la labor llevada a cabo, se identificaron y codificaron 4829 centros educativos en todo el país, entre ellos los 2040 centros de votación que se utilizaron en las elecciones celebradas en febrero 2010. No obstante, dicha cantidad no contempla los Hogares de Ancianos, Centros Penitenciarios y Salones Comunales, con los cuales el total sería de 4927 centros de votación.
Ahora bien, teniendo presente que algunos de los datos obtenidos corresponden a aspectos de accesibilidad y disponibilidad de servicios públicos en los centros de educación, los cuales corresponde atender al Ministerio de Educación Pública en razón de la naturaleza y destino particular de esas edificaciones y de las competencias concretas de esa institución respecto de ellos, el señor Erick  (sic) Schmidt Fonseca, Coordinador  (sic) de Programas Electorales, mediante oficio n. ° CPE-338-2010 del 23 de junio recomendó elevar a conocimiento del Superior la información antes referida a efectos de que si a bien lo tiene, envié atenta instancia al Ministro de Educación acompañada con la información recopilada y procesada por este Tribunal para que él, dentro de sus competencias y de cara al próximo proceso electoral de diciembre de 2010, valore la posibilidad de acondicionar aquellos centros educativos en los que se identificaron problemas de accesibilidad para personas con algún tipo de discapacidad.
En ese orden de ideas, a efectos que el Superior apruebe la propuesta antes referida, la cual no omito manifestar cuenta con el aval de esta Dirección, le solicito respetuosamente se sirva elevarla a conocimiento de las señoras y los señores Magistrados.”.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar la propuesta sometida a conocimiento de este Tribunal. Proceda la Secretaría del despacho, con la colaboración de la misma Dirección General del Registro Electoral, a comunicar lo pertinente al señor Ministro de Educación. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS RELATIVOS A LAS CARTAS DE NATURALIZACION.
A) Propuesta de control interno relativo al manejo de las cartas de naturalización. Del señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, se conoce oficio n.° CE-219-2010 de fecha 01 de julio de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, mediante el cual, en atención a lo acordado por este Tribunal en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 048-2010, celebrada el 1° de junio de 2010, en el que se dispuso en lo conducente: “En el plazo de un mes, proceda el señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, a adoptar las medidas pertinentes con el propósito de diseñar, implementar y fortalecer el sistema de control interno relativo al manejo de dichas fórmulas, de tal manera que con ello se pueda evitar su extravío, según lo señalado por el señor Auditor Interno.”; y, de conformidad con los argumentos que expone, concluye recomendando lo que literalmente se transcribe a continuación:
“(…) 5.1. Que los tres procedimientos propuestos sean aprobados para la inmediata implementación en la Contraloría Electoral, para lo cual se tramitará la asignación del código respectivo y se formularán los diagramas de flujo de mérito.
5.2. Que de conformidad con el artículo 22 de la LGCI, incisos b) y d),  y el artículo 2 d) del Reglamento de Funcionamiento y Organización de la Auditoria (sic) Interna, ella asesore -al Jerarca- sobre la suficiencia y pertinencia de esos procedimientos, precisamente por derivación de la advertencia hecha al Superior, con el fin de identificar cualquier otra acción de mejora.
5.3. Que la Proveeduría, en lo sucesivo, incluya en las bases de los procedimientos que tramite para la compra de formularios de cartas de naturalización, la obligatoriedad de los oferentes de aportar una copia del protocolo de seguridad relativo a la producción de documentos de seguridad, y que a modo de cláusula invariable los oferentes declaren bajo gravedad de juramento que destruirán todos los insumos utilizados en ese tipo procesos, en virtud de lo previsto en el párrafo tercero del artículo 19 de la LOTSERC.
5.4. Que se comunique el acuerdo que sobre este particular alcance el Tribunal, a la Dirección Ejecutiva en virtud del proceso de  seguimiento institucional que ejecuta del control interno y por lo dispuesto por el Tribunal en el Artículo Octavo de la Sesión Ordinaria No.042-2010, celebrada el pasado 18 de mayo de mayo, a la Auditoria (sic) Interna por lo recomendado anteriormente y a la Sección de Opciones y Naturalizaciones, porque con su titular, como usuario principal de las cartas de naturalización, se revisaron en la apuntada reunión los alcances esperados de los procedimientos propuestos.”.
Asimismo, se conoce conjuntamente el oficio n.° CE-226-2010 del mismo señor Vega Garrido, en el que indica lo que se transcribe a continuación:
“En atención a su Oficio STSE-1785-2010 del 5 de los corrientes, me permito expresarle lo siguiente.
Como se infiere del planteamiento del suscrito contenido en el Oficio CE-219-2010, la propuesta de control interno requerida por el Tribunal aspira operacionalizarce (sic) mediante la implementación de los tres procedimientos específicos que la integran.
Esos procedimientos fueron identificados desde el entendimiento que se tiene de los actores, sus intereses y los diferentes momentos en que intervienen, sea o no interactuando. Así, desde la definición de las bases de la compra de los formularios para las cartas, pasando por su fabricación e ingreso en el sitio seguro previsto para su custodia, hasta su distribución y la eliminación de las cartas anuladas, se estimó necesario y pertinente identificar puntos de control.
Como la propuesta fue requerida por el Superior y fundamentalmente se concreta en los tres citados procedimientos, el suscrito entendió que su aprobación “per se” implicaba la de esos elementos que la componen, restando solo -conforme se recomendó- completar el trámite de codificación y formulación de diagramas de flujo, en lo que ya se trabaja.
Como parte del análisis que el suscrito hizo de la situación actual resultó indispensable conocer el procedimiento que se seguía, con el fin de identificar posibles oportunidades de mejoramiento sin perder de vista el criterio y advertencia hecha al Jerarca por la Auditoria (sic) Interna.
De un procedimiento bastante general como el vigente se pasa a tres puntuales en atención a lo ya expuesto y que se relaciona con actores, incidencia, momentos y grados de participación, de modo que desde ese punto de vista lo que se propone pareciera abarcar más y mayor fiscalización para minimizar focos de riesgo.
Interesa destacar que la Ley General de Control Interno (LGCI) en su artículo 17, dispone que el seguimiento del SCI comporta actividades para valorar la calidad de su funcionamiento, lo que conlleva autoevaluaciones al menos anuales para su perfeccionamiento, aspectos que inciden en la determinación de la suficiencia esperada del sistema.
Comparativamente, el procedimiento existente y los propuestos permiten opinar, preliminarmente, que los focos de riesgo que ocuparon a la Auditoria (sic) Interna deberían tender a reducirse, lo que hablaría de la potencial pertinencia de la propuesta.
Precisamente, entendiendo que los SCI son objeto de evaluación y perfeccionamiento y que el rol constructivo de la Auditoria (sic) Interna a través de los hallazgos y el análisis posterior de las acciones correctivas adoptadas contribuyen a realimentarlo, estimé importante la proactividad de la Auditoria (sic).
Su concepto funcional, de conformidad con el artículo 21 de la LGCI, señala que le compete “…validar y mejorar sus operaciones –las de la administración- y contribuir “… a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. El artículo 22 incisos b) y d) de la LGCI brindan su mayor armonía a este concepto.
Con todo, hago también oportuno el presente para adicionar el Oficio No. CE-219-2010, en el sentido que sería también recomendable que exista certeza sobre el plazo que debe transcurrir antes de la eliminación de las cartas de naturalización anuladas por la Sección de Opciones y Naturalizaciones, de modo que no se custodien indefinidamente; así, podría el titular de esa Sección -en tanto usuaria y productora de los documentos anulados- coordinar con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos la determinación de dicho extremo.”.
Se dispone: 1.- Aprobar las recomendaciones propuestas en el entendido expreso de que los procedimientos aprobados corresponden a las acciones eficientes y eficaces en materia de producción, entrega, custodia, control y eliminación o destrucción de cartas de naturalización, incluidas las anuladas. 2.- Una vez implementadas dichas acciones será necesario incluir en la Matriz de Riesgos los aspectos de control referidos a variables de impacto y frecuencia con sus respectivas acciones correctivas que permitan minimizar los eventuales riesgos detectados, de lo cual corresponde al señor Vega Garrido estar vigilante. 3.- De conformidad con la normativa, la Auditoría Interna revisará o verificará en cualquier momento el cumplimiento de estas disposiciones, sin perjuicio del seguimiento que realiza la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva en materia de riesgos. 4.- En cuanto al plazo que debe transcurrir antes de la eliminación de las cartas de naturalización anuladas, proceda la Sección de Opciones y Naturalizaciones en conjunto con el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos a recomendar a este Tribunal el plazo de conservación de las cartas anuladas antes de su destrucción. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS RELATIVOS A INFORMES DE LA AUDITORIA INTERNA.
A) Remisión de Informe de Relación de Hechos. Del señor Óscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-172-2010 del 9 de julio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 12 de este mes, mediante el adjunta el informe n.° IRH-003/2010, referente a “RELACION DE HECHOS SOBRE LA OMISION Y DEMORA EN APLICACIÓN DE LA NORMATIVA QUE REGULA LA PRESENTACION DE LAS LIQUIDACIONES DE LAS SOLICITUDES DE ADELANTOS DE VIATICOS Y DEPOSITO DE SOBRANTES DE EFECTIVO”, así como el expediente que contiene las pruebas que lo sustenta.
De conformidad con lo expuesto, el señor León Alonso solicita disponer el análisis del referido documento en el curso de los próximos treinta días hábiles, contados a partir de su recibo e informar a esa Auditoría lo pertinente.
Se dispone: Pase a la Inspección Electoral para que dé inicio al procedimiento administrativo del caso, con formulación de cargos. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS RELATIVOS A LA CELEBRACION DEL 60° ANIVERSARIO DEL SUFRAGIO FEMENINO.
A) Actividad de cierre de la celebración del 60º Aniversario del Sufragio Femenino. La Magistrada Zamora Chavarría refiere que, con ocasión del cierre de la celebración del 60° aniversario del sufragio femenino, el Tribunal designó como enlace ante la Comisión organizadora a las señoras Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, y Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, según acuerdo de la sesión ordinaria n.° 27-2010 del 23 de marzo del 2010, comunicado mediante oficio n.° STSE-0795-2010. Ambas funcionarias informaron que la Comisión organizadora -de entre los muchos eventos realizados- estará asistiendo a los programados para celebrarse en San Carlos, razón por lo que solicitan autorización para que algunos de sus integrantes puedan acompañarla en dicho evento, al que asistirán en el nombre de este Tribunal, según acuerdo de la sesión ordinaria n.° 52-2010 del quince de junio pasado, comunicado mediante oficio n.° STSE-1626-2010.
Se dispone: En virtud de que la actividad de cierre de la celebración del 60º Aniversario del Sufragio Femenino se realizará el próximo 30 de julio en Ciudad Quesada, San Carlos, se autoriza la participación institucional en dicho evento mediante la asistencia de una representación de la Comisión de Género Institucional, para lo cual se aprueban los gastos de viaje pertinentes.
Asimismo se autoriza la participación de la Contraloría de Servicios mediante la colocación de un “stand” de información y prestación de los servicios de estos organismos electorales, para lo cual la Coordinación de Servicios Regionales y la Unidad de Protocolo prestarán la colaboración pertinente. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.