ACTA Nº 77-2010

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del veintiséis de agosto de dos mil diez, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González, quien preside, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría, y los señores Magistrados Max Alberto Esquivel Faerron, Mario Seing Jiménez y Ovelio Rodríguez Chaverri.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Nombramiento interino de la señorita María del Sol Quesada Anchía, en la Oficina Regional de Atenas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1828-2010 de fecha 25 de Agosto de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número ORAT-494-2010 del 23 de agosto que suscribe el Lic. Elías Arroyo García, Jefe de la Oficina Regional de Atenas, mediante el cual solicita el nombramiento interino de la señorita María del Sol Quesada Anchía en la plaza de Auxiliar de Operación – 86327 – que se encuentra vacante en esa dependencia en virtud del ascenso interino de su propietario, Michael Rojas Alvarado, a un puesto de Analista de Operación en el Departamento de Coordinación de Programas Electorales.
Si el Tribunal no tiene objeciones, se podría nombrar interinamente a la señorita Quesada Anchía a partir del próximo 1° de setiembre y hasta el 31 de diciembre del presente año en la oficina y en el puesto indicados en el párrafo que antecede. Como puede apreciarse, la presente gestión cuenta con el visto bueno de la Dirección General del Registro Civil en su condición de superior jerárquico.”.
Se dispone: Aprobar el nombramiento interino conforme se propone a partir del 1° de septiembre del año en curso, con la aclaración según la cual las eventuales prórrogas deben ser expresamente acordadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.
B) Prórroga de colaboradores nombrados temporalmente en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de los Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-551-2010 de fecha 23 de agosto de 2010, recibido el 25 de agosto en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“En acuerdos tomados por en (sic) las Sesiones Ordinarias N°042-2010 y N°047-2010, celebradas el 18 y  27 de mayo de 2010, respectivamente, el Superior acordó el traslado, por un lapso de tres meses, prorrogable en caso necesario, de 35 funcionarios de nuestra institución al Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos, con el fin de que formaran parte del equipo de trabajo encargado del proceso de revisión de las liquidaciones de gastos, presentadas por las agrupaciones políticas que optan por el aporte estatal.
Dentro de este contexto, la colaboración brindada por éstos funcionarios ha permitido, a la fecha, la presentación del informe sobre los resultados de la revisión de las liquidaciones correspondientes a dos partidos políticos; sin embargo dado que el volumen de trabajo que resta por analizar sigue siendo significativo de conformidad con lo expuesto por el señor Ronald Chacón Badilla, Jefe del Departamento de Financiamiento (sic), mediante Oficio N°DFPP-387-2010 del 17 de agosto del corriente,  esta Dirección considera pertinente prorrogar por un lapso de tres meses, el nombramiento de 25 de los servidores asignados al Departamento antes mencionado, los cuales  se detallan en la lista adjunta. En ese sentido no omito indicar que la reducción en el número de personas, originalmente asignadas, obedece a que como bien lo indica el señor Chacón Badilla, la colaboración de los funcionarios ha permitido avanzar con las actividades de revisión, por lo que ésta Dirección considera que la prórroga del nombramiento de 25 colaboradores sería suficiente para lograr los objetivos planteados por ese Departamento.
Así las cosas, en caso de aceptarse el presente planteamiento, se propone, respetuosamente, solicitar a las señoras y señores Magistrados prorrogar el nombramiento de los servidores enlistados, hasta el 15 de noviembre de 2010, prorrogable en caso de resultar estrictamente necesario.”.
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
C) Recargo de funciones en el Departamento de Recursos Humanos. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1840-2010 del 26 de agosto del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Para los efectos pertinentes, me permito informarle que la señora Teresa Mora Solís, madre del Lic. Ricardo Carías Mora, jefatura titular de este departamento, falleció el día de hoy (sic) en horas de la mañana. Siendo así, el Lic. Carías Mora inició el disfrute de la licencia con goce de salario de conformidad con lo que establece el artículo 32, inciso c, del Reglamento Autónomo de Servicios.
En virtud de lo anterior, solicito que las funciones propias de la jefatura se recarguen en la suscrita, lo que cuenta con el aval de Dirección Ejecutiva, en calidad de instancia superior inmediata.”.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.
A) Informe sobre devolución de recursos previstos para referéndum y proyecto de padrón electoral. Del señor Francisco Rodriguez Siles, en su condición de Coordinador de la Comisión de Presupuesto, se conoce oficio n.° CPRE-027-2010 del 23 de agosto del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal el 24 de este mes, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Por su digno medio me permito hacer de conocimiento del Tribunal que esta Comisión en reunión ordinaria n.° 9-2010, celebrada el 19 de este mes, determinó con base en resoluciones recientes que por lo que resta del presente año no será posible que se ejecute un proceso de referendo, para lo cual fue prevista  la suma de ¢ 2.500.000.000,00 (dos mil quinientos millones de colones) en el actual presupuesto. Asimismo, dado que los planes para el desarrollo de la solución del padrón fotográfico fueron postergados, también se dispone de recursos previamente presupuestados para tal fin y que según estimaciones de la Dirección General del Registro Electoral, ascienden a ¢600.000.000,00 (seiscientos millones de colones). Ante esto se recomienda que se remita atento oficio al señor Ministro de Hacienda ofreciéndole disponer de los recursos previstos para estos propósitos en el actual ejercicio económico, a efecto de que puedan ser utilizados en otras prioridades que deba atender el Gobierno de la República.”.
Se dispone: Aprobar conforme se sugiere. Proceda la Secretaría del despacho, con la colaboración de la misma Comisión de Presupuesto, a comunicar al Ministerio de Hacienda lo pertinente. ACUERDO FIRME.
B) Informe de modificación de subpartidas presupuestarias. Del señor Francisco Rodriguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-932-2010 del 24 de agosto del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual indica que, de conformidad con la circular Nº DGPN-937-2009 de 7 de diciembre del año pasado, suscrita por la señora Marjorie Morera González, Directora General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, el plazo para presentar la próxima propuesta de modificación presupuestaria vence el próximo 27 de agosto.
Indica además el señor Rodríguez Siles que, por tal motivo, la Comisión de Presupuesto, en su reunión n.° 9-2010, realizada el 19 de agosto del año en curso, de conformidad con las necesidades institucionales y el comportamiento de la ejecución presupuestaria, ha analizado los distintos rubros y las solicitudes de las dependencias, producto de lo cual en esta propuesta se redistribuyen varias sumas para dar financiamiento a las subpartidas que lo requieren, según detalla.
Por las razones indicadas, recomienda lo que se transcribe a continuación:
“(…) 3) RECOMENDACIÓN
De conformidad con lo establecido en los artículos 99 y siguientes y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda al Superior que se dirija atenta instancia a la señora Directora General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, para que se sirva efectuar los siguientes traspasos presupuestarios:
REBAJAR
TITULO 401
TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
PROGRAMA 850
SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
(GASTO OPERATIVO)
REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES
REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR

TITULO 401
TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

PROGRAMA 850
SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES
(GASTO OPERATIVO)
REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES
REGISTRO CONTABLE 401.850.02

Se acompaña la certificación del saldo de las subpartidas a rebajar emitida por la Contaduría Institucional y el cuadro “Uso y Aplicación de Recursos Subprogramas 01 y 02”, documentos que deben adjuntarse al oficio que se remitirá al Ministerio de Hacienda.”.
Se dispone: Aprobar conforme lo sugiere la Dirección Ejecutiva. La Secretaría del despacho, con la colaboración de esa Dirección, comunicará lo pertinente a la Dirección General de Presupuesto Nacional. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE COMISIONES INSTITUCIONALES.
A) Acta n° 05-2010 CGD de la Comisión de Gobierno Digital. Del señor Rodolfo Delgado Rojas, Secretario de la Comisión de Gobierno Digital, se conoce oficio n.º CGD-021-2010 del 20 de agosto de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 24 de agosto de 2010, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para hacerlo de conocimiento del Superior, adjunto copia del acta de la reunión n.° 05-2010, celebrada el 16 de agosto del año en curso por la Comisión de Gobierno Digital.
Asimismo, para los fines consiguientes me permito transcribirle el artículo cuarto para lo que a bien tenga disponer el Superior.
“ARTÍCULO CUARTO: De la señora Sandra Mora Navarro, de la Oficina de Proyectos Tecnológicos se conoce el oficio PTE-110-2010 del 28 de julio del presente año, que dice:
“La Comisión de Gobierno Digital en reunión ordinaria n.° 02-2010 del 26 de marzo del 2010, solicita valorar los documentos presentados por el ITCR en relación al levantamiento de bases de datos de genealogías costarricenses, a efecto de determinar si requieren ser ampliados.  Sobre el particular se expone lo siguiente:
La documentación evaluada es un informe de carácter técnico investigativo del proyecto denominado “Levantamiento de bases de datos de genealogías costarricenses”, cuyo objetivo es determinar la aplicabilidad de la información genealógica en formato digital y no digital con que cuenta el TSE, para fines históricos, genealógicos y genéticos en Costa Rica.
Con el propósito de determinar si dichos documentos requieren ser ampliados para que la iniciativa sea tomada como un proyecto institucional, se deben tomar en cuenta las políticas internas relativas a proyectos informáticos, la metodología de proyectos aplicable y el plan estratégico institucional, por lo cual se determina lo siguiente:

1. Se debe definir el alcance (problema o necesidad) y los objetivos del proyecto, en relación al plan estratégico institucional e incorporarlo a la cartera de proyectos de TI definiendo su prioridad.
2. Se requiere la aplicación de la “Guía Complementaria” por parte del DTIC, para que éste valore las necesidades presentadas y realice el dimensionamiento respectivo.
3. Si la necesidad presentada requiere la participación de terceros, el CATI deberá ordenar el desarrollo del respectivo estudio de factibilidad.
4. En caso de que esta iniciativa corresponda a la adquisición de un bien tecnológico informático que no involucre un desarrollo, el DTIC deberá establecer las condiciones técnicas y el dimensionamiento respectivo para que el CATI ordene el estudio de mercado correspondiente.

Los documentos presentados forman parte de una investigación, no obstante no podrían ser considerados dentro de la institución como un estudio formal preliminar o de factibilidad dado que el propósito que se busca con la elaboración de dichos estudios es proporcionar elementos de juicio para la toma de decisiones en cuanto a la viabilidad de desarrollar un proyecto.
Un documento a este nivel debe contener información muy precisa sobre algunas variables que permiten visualizar el problema o la necesidad a resolver, la viabilidad política desde las perspectivas de las estrategias de desarrollo institucional, la disponibilidad y posibles recursos, diferentes alternativas de solución, logro de los objetivos y la importancia de la posible inversión, es decir, que se requiere de un grado de profundidad mayor, según la naturaleza, magnitud y costos del proyecto, así como el uso racional de los recursos que se asignen. 
Cabe recordar que a nivel de factibilidad un documento requiere toda la información y análisis sobre las variables del proyecto, que contempla un análisis de los diversos escenarios en que podría actuar; desde el punto de vista de su evaluación incorpora todos los indicadores técnicos y financieros, el análisis de costo beneficio  así como el análisis de riesgos y factores críticos de éxito.
SE ACUERDA: en vista de las prioridades estratégicas que tiene establecida la institución con respecto a la implementación de proyectos hasta el año 2014, se recomienda al Superior no ejecutar el proyecto de genealogías costarricenses, sin demérito de que otras instituciones como la Caja Costarricense de Seguro Social, RACSA o la Secretaría Técnica de Gobierno Digital puedan retomar su desarrollo.”.
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de los señores Mauricio Arroyo Herrera y Luis Alexander Calvo Valverde, funcionarios del Instituto Tecnológico de Costa Rica, así como  de las entidades supra indicadas. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.
A) Invitación de IFES para participar en Programa Especial en honor a las Elecciones Generales de los Estados Unidos. Del señor William R. Sweeney, Jr., Presidente de la Fundación Internacional de Sistemas Electorales (IFES), se conoce oficio sin número del 17 de agosto del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual invita a participar en el Programa Especial de esa Fundación en honor a las Elecciones Generales de los Estados Unidos del 2010, según detalla.
Indica el señor Sweeney que espera que los participantes cubran sus gastos de viaje y hospedaje, así como la cuota de inscripción destinada a cubrir materiales, alimentación y eventos especiales dentro del programa.
Se dispone: Agradecer al señor Sweeney Jr. la cordial invitación cursada, la cual lamentablemente es preciso declinar en vista de que este Tribunal se encuentra atendiendo el proceso electoral para escoger autoridades municipales y los compromisos resultantes que impiden ausentarse del país. Se le desea al señor Sweeney Jr. éxito en el desarrollo del antedicho programa. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Agradecimiento por el apoyo recibido en la celebración del 25 aniversario de CONAMAJ. Del Dr. Román Solís Zelaya, Presidente de la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ), se conoce oficio sin número del 10 de agosto del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal el 24 de este mes, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Con motivo de la realización de la Celebración de los 25 años de Conamaj, realizada el 04 de agosto del 2010, en el Salón Multiuso del Edificio de la Corte Suprema de Justicia, me dirijo a ustedes para manifestar nuestra gratitud por el apoyo y acompañamiento recibido de Su parte, así como del Personal del Tribunal en la realización de este evento.
En el TSE Conamaj ha encontrado un socio y un amigo de inestimable valor.”.
Se dispone: Este Tribunal agradece las manifestaciones del Dr. Solís Zelaya y renueva su compromiso con los objetivos que persigue la CONAMAJ, en punto a los cuales ofrece toda la colaboración que esté al alcance de sus posibilidades. ACUERDO FIRME.
B) Suscripción de convenio con el INAMU. En atención a la necesidad de continuar los esfuerzos institucionales para el cumplimiento efectivo de los derechos de las mujeres, dentro del marco de la ejecución de funciones propias y particulares de este Tribunal y del Instituto Nacional de las Mujeres (INAMU),
Se dispone: Manifestar a la señora Maureen Clarke Clarke, Presidenta Ejecutiva del INAMU, el interés de este Tribunal en suscribir un nuevo Convenio Marco de Cooperación con esa institución, para lo cual se comisiona al Departamento Legal y a la Unidad de Género de este Tribunal, a efectos de coordinar lo pertinente. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.
A) Informe sobre la contratación directa con el fin de desarrollar una aplicación de “Web Service”. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-943-2010 del 24 de agosto de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención a lo dispuesto por el Superior en la Sesión Ordinaria n.º 074-2010, del 17 de agosto del año en curso, Oficio STSE-2356-2010 de esa fecha, en que se dispone que esta Dirección se refiera al oficio de la Auditoría Interna, AI-194-2010 del 13 de agosto, me permito referirme a los cuatro aspectos sobre los cuales advierte el señor Auditor Interno en el oficio precitado. A su vez, propicio la oportunidad para informar respecto a la propuesta para la continuidad del servicio, presentada con oficio DTIC-1695-2010 del 17 de agosto, por la señora Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC)  y el señor Dennis Cascante Hernández en su condición de Fiscalizador Técnico de la contratación para la sustitución del servidor SMP6400, según lo dispuesto por el Superior  en  Sesión n.° 075-2010 del 19 de agosto, oficio STSE2375-2010 de esa fecha.
A. DE LOS CUATRO ASPECTOS A QUE SE REFIERE LA AUDITORÍA INTERNA
1.  Objeto contractual de la Contratación N° 2010CD-001212-85002 “Desarrollo de aplicaciones Web Services”
En el Anexo N° 1 de este oficio, me permito transcribir el criterio técnico, emitido por el DTIC, por medio del cual se demuestra que la utilización de los términos “desarrollo de una aplicación Web Services”, “consumo de Web Services” y “desarrollo de una nueva versión del Servidor de Interface” (Web Services), son utilizados como sinónimos para la aplicación que requiere este Tribunal, de manera que las estaciones de trabajo se puedan comunicar con seguridad, eficiencia y utilizando protocolos actualizados con el servidor SICI, que sustituirá al servidor SMP 6400. Tal como se puede apreciar en el diagrama del referido Anexo, el nuevo aplicativo Web Services eliminaría la conexión tipo ftp en Oracle 7 e instauraría aplicativos en Oracle 11.  De esta manera, se reitera que el objeto contractual se mantiene invariable.
En virtud de lo anterior, se efectuó una reunión el pasado 20 de agosto en este despacho, con la presencia de las señoras Mary Anne Mannix Arnold, Marta Castillo Víquez, María Auxiliadora Protti Quesada y los señores Oscar Alberto León Alonso, Arturo Morales Soto, Erick Guzmán Vargas, Eduardo González Paniagua y el suscrito, en la que el señor González Paniagua explicó ampliamente en qué consiste técnicamente la contratación de los Web Services, para una mejor comprensión del objeto contractual.
2.  Recursos presupuestarios por la eventual suspensión del contrato para la sustitución del servidor SMP 6400
De conformidad con lo acordado en Sesión n.° 069-2010 del pasado 5 de agosto, en que el Superior conoció el oficio CPRE-020-2010 enviado por la Comisión de Presupuesto el 29 de julio y dispuso que se presentaran medidas para mitigar cualquier inconveniente presupuestario en el 2011 respecto de la sustitución del servidor SMP 6400, esta Dirección envió oficio DE-878-2010 del 13 de agosto, conocido y el cual se tuvo por rendido por parte del Superior en Sesión n.° 075-2010 del 19 de agosto, oficio STSE-2365-2010.
También debe considerarse la Resolución N° 5579-P-2010 del Tribunal, del 8 de agosto del presente, “Resolución que suspende la ejecución del contrato suscrito entre este Tribunal y el Consorcio CR Soluciones-Advantics-Infca correspondiente a la solución integral que permitirá sustituir el computador central SMP 6400 del Sistema Integrado de Cédulas de Identidad”, que en el “POR TANTO” señala:
“Se ordena suspender el contrato suscrito con el  Consorcio CR Soluciones-Advantics-Infca, por un periodo de seis meses, que se contarán a partir de la notificación de la resolución, lo anterior con estricta observancia en lo dispuesto por el artículo 202 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. El Órgano Fiscalizador velará para que lo ejecutado hasta el momento por la contratista se conserve, para lo cual levantará el acta correspondiente con indicación de su estado. Se encomienda a dicho órgano colegiado comunicar por escrito a la contratista, la fecha de reinicio de la ejecución contractual. La Comisión de Presupuesto tomará las previsiones presupuestarias del caso, a efecto de no efectuarse las prestaciones restantes en el presente periodo presupuestario, se cuente con los recursos económicos necesarios para honrar tales actividades el próximo año.”
Como podrá comprender la Auditoría Interna, la administración está haciendo ingentes esfuerzos para concluir este proyecto en el presente año; no obstante, de persistir situaciones que impidan finiquitarlo, las instancias respectivas han tomado las medidas necesarias para atender las eventuales necesidades presupuestarias que requeriría este asunto.
3.  Aspecto de confidencialidad de la información, según cláusula 1.4 de las Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información, respecto de la salida del Consorcio CR Soluciones – Advantics - Infca
El apartado 1.4 de las Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE) emitidas por la Contraloría General de la República, efectivamente indica lo que textualmente transcribe el señor Auditor, que a la letra dice:
“La organización debe garantizar de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales.” (El subrayado no es del original)
Sin embargo, el párrafo siguiente del mismo apartado 1.4 citado por el señor auditor, complementa el fondo de la directriz, expresando lo que debe hacerse, para lo cual indica:
“Para ello debe documentar e implementar una política de seguridad de la información y los procedimientos correspondientes, asignar los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos y considerar lo que establece la presente normativa en relación con los siguientes aspectos…” (El subrayado no es del original)

“…Además debe establecer las medidas de seguridad relacionadas con: El acceso a la información por parte de terceros y la contratación de servicios prestados por éstos…”
Esta normativa de la Contraloría General de la República, fue acatada por el Tribunal mediante la aprobación de un documento de políticas de seguridad de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios de la Institución, el cual sobre el particular y en apego al control 6.2.3 del código de práctica para administración de seguridad de la información ISO 27002:2005, establece una serie de controles para la gestión contractual con terceros.
Así las cosas, una cláusula o acuerdo de confidencialidad de este tipo, constituye un control de seguridad como el requerido por la Contraloría General de la República y las normas internacionales sobre la materia, como el ya citado control 6.2.3 del ISO 27002:2005. Asimismo, cabe señalar que éste es solo uno, de una serie de controles técnicos y administrativos que se implementaron en este proyecto para garantizar de manera razonable (tal como lo ordena la CGR), la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, algunos de los cuales se pueden apreciar en el mismo contrato, cartel y licitación respectiva. (Por ejemplo, así se indica en la cláusula décima octava, inciso h), Obligaciones del adjudicatario: 2.2.23 del cartel de licitación).
La aplicación de los controles particularmente asociados a la información confidencial de los ciudadanos  mencionados en el informe de la Auditoría Interna, se encuentra claramente establecida en la cláusula vigésimo quinta del contrato suscrito con el Consorcio CR Soluciones -Advantics – Infca, en la que se estipuló:
“VIGÉSIMA QUINTA. DE LA CONFIDENCIALIDAD. Toda la información y documentación relacionada con el contrato, o con los bienes y servicios involucrados, que se trasmita entre las partes directamente o a través de sus representantes y/o empleados identificada explícitamente por alguna de las partes como “INFORMACIÓN CONFIDENCIAL”, será considerada por las partes como confidencial y por tanto no podrá ser divulgada por las partes a terceros, ni utilizada para otros fines diferentes ajenos a la ejecución del presente contrato.
Las partes manifiestan que no se considerará Información Confidencial: (i) La información que fuere de dominio público, salvo aquella información calificada como confidencial al amparo de este contrato; ii) la información que llegue a poder de las partes bajo bases de no confidencialidad, provenientes de personas distintas que no estén obligadas con cualquiera de las partes que suscriben este Contrato, o con las cuales no exista contrato o convenio de confidencialidad o que les esté prohibido trasmitir dicha información; iii) la información que fuere conocida por una de las partes previamente a su divulgación por la otra.
El contratista acepta que a través de su personal tendrá acceso a información confidencial del Tribunal, en relación con su arquitectura tecnológica y las bases de datos de su propiedad, razón por la que acepta que el uso de dicho material o su revelación oral, escrita, digital o de cualquier otra forma, será utilizada únicamente para los efectos que le sean suministrados. En caso de duda sobre la confidencialidad de la información, se considerará ésta como confidencial y así será tratada.
El contratista se compromete a adoptar las medidas necesarias para proteger la información confidencial del Tribunal, que incluyen: a) no permitir que personas ajenas al personal que sea estrictamente necesario para brindar los servicios requeridos por el Tribunal, tenga acceso a la información señalada: b) impedir duplicidad, transmisión, publicación y/o reproducción de la Información Confidencial para efectos diferentes a aquellos para los cuales se facilitó. Para dar la protección requerida a la información, ésta no deberá salir de las instalaciones y lugares señalados por el Tribunal; c) se entiende que se adoptará cualquier otra medida para proteger la información confidencial, razón por la cual la lista de las medidas antes citadas, no se considera taxativa.
La información confidencial que se facilitará o a la que tenga acceso el contratista, será únicamente para la ejecución de los servicios contratados.
El presente compromiso se interpretará y regirá por la legislación costarricense vigente.”
De lo anterior se desprende la responsabilidad de dicho Consorcio de garantizar el correcto y apropiado manejo de la información propia del TSE.
No obstante ante la preocupación que señala la Auditoría Interna y que esta Dirección comparte, hemos procedido a remitir una instrucción al DTIC mediante oficio DE-930-2010 del 24 de agosto del año en curso, con la indicación de que se establezca y contemple, tanto en los carteles como en los contratos en que medie utilización de equipos con conexión a las bases de datos del TSE, revisiones lógicas y documentadas al retirar equipo o finalizar cada contratación.  Con esta acción se procura aumentar aún más los niveles de seguridad de la información existentes en la Institución.
4.  Consulta a la Contraloría General de la República de Costa Rica por el cambio de sujeto en la contratación de los Web Services.
A su vez y con base en reunión citada en el punto 1 de este oficio, esta Dirección recomienda, si así lo tiene a bien el Superior, que se envié (sic) una consulta al órgano contralor por el cambio de sujeto en la contratación de los Web Services, de manera que se pueda materializar la contratación con la empresa IAFIS de Costa Rica Ltda. Para ello, como Anexo N° 2 me permito adjuntar la propuesta de la referida consulta.
Además se adjunta copia certificada del expediente  de la contratación n.° 2010CD-001212-85002 “Desarrollo de aplicaciones Web Services” a efecto de que también se remita a la Contraloría General de la República.
B. DE LAS MEDIDAS DE CONTINGENCIA PARA LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO
Respecto al acuerdo tomado por el Superior  en  Sesión n.° 075-2010 del 19 de agosto, oficio STSE-2375-2010 de esa fecha, a la propuesta presentada con el oficio DTIC-1695-2010 del 17 de agosto precitado.
En dicho oficio, se exponen dos opciones que podría adoptar la Administración  como medidas de contingencia para la continuidad del SICI por el riesgo de un eventual fallo del servidor SMP 6400, dado su nivel de obsolescencia.
Esta Dirección recomienda, si así lo tiene a bien el Superior, que se apruebe la opción 1 y que respecto del punto 3 de dicha opción, las unidades administrativas involucradas en este asunto empleen todos los esfuerzos necesarios para iniciar la reimpresión de cédulas a la brevedad posible, de este asunto la Dirección Ejecutiva dará puntual seguimiento y mantendrá informado al Superior sobre el avance de esta propuesta.
Respecto de la opción “2”, se reitera que tanto el Departamento Legal,  Proveeduría, DTIC, la Administradora del Proyecto y el órgano fiscalizador colegiado, deberán continuar abocados para culminar el proyecto de sustitución del servidor SMP 6400. Por su parte y en caso de requerirse, las jefaturas del DTIC, Legal y el suscrito, propondrán oportunamente al Tribunal una solución para atender adecuadamente una contingencia en el servidor SMP 6400.". 
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe y acoger las consideraciones planteadas por el señor Director Ejecutivo, referidas a las observaciones externadas por la Auditoría Interna en el oficio n.º AI-194-2010, por lo que se tiene por gestionado lo relativo al servicio de advertencia suministrado a este órgano colegiado. Proceda la Secretaría de este Tribunal a tramitar lo correspondiente, en relación con la consulta al órgano contralor, según propone el señor Director Ejecutivo. En lo relativo a las medidas de contingencia elevadas a consideración de este Tribunal, se acoge la recomendación planteada por el señor Director Ejecutivo. Procedan en consecuencia la propia Dirección Ejecutiva, la Proveeduría, la Contaduría, los Departamentos de Tecnologías de Información y Comunicaciones y Legal, la Dirección General del Registro Civil, la Administración del Proyecto de sustitución del servidor SMP 6400 y el órgano fiscalizador colegiado de dicha contratación. Comuníquese a la Auditoría Institucional. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Manual de Consulta para el Usuario – Trámites y Requisitos. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil y del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.º DGRC-0465-2010 del 27 de julio de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En cumplimiento con (sic) los acuerdos tomados por el Tribunal, en Sesiones Ordinarias Nos. 125-2009 y 033-2010, celebradas el 10 de diciembre de 2009 y 15 de abril de 2010, respectivamente, se remite documento concerniente al “Manual de Consulta para el Usuario – Trámites y Requisitos” debidamente aprobado, el cual para su conformación final la Dirección General del Registro Civil, envió los Oficios DGRC-0191-2010,  DGRC-0192-2010 y DGRC-0193-2010 al Oficial Mayor Civil, al Secretario General a.i. del Registro Civil y a la Oficial Mayor Electoral, en su orden, con la finalidad de que cada jefatura coordinara lo pertinente para la validación definitiva referente a los textos de los respectivos trámites institucionales, sus requisitos, oficinas que realizan el trámite y su fundamento legal o técnico, entre otros aspectos. Una vez recibida las respuestas (sic) por parte de las jefaturas mencionadas, la Dirección procedió a homologar la información, lo que también se coordinó con la Contraloría de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones y se procedió a incluir las observaciones dadas por las mencionadas jefaturas.
De conformidad con la Circular STSE-0093-2009, se remite una copia a la Secretaría del Tribunal, a la Coordinación de Servicios Regionales, a la Biblioteca institucional, al Webmáster, y a la Oficina de Comunicación, para los efectos correspondientes.
Por otra parte, se sugiere para su uso y consulta y como medio de divulgación, se apruebe la producción de 300 ejemplares -tamaño carta- para ser enviados a cada una de las oficinas institucionales, y 1000 ejemplares -tamaño ¼ carta- para su uso y entrega en las ferias de servicios u otras actividades institucionales en donde sea pertinente la entrega de un ejemplar.". 
Se dispone: Aprobar el "Manual de consulta para el usuario - trámites y requisitos del Registro Civil", de conformidad con el texto propuesto por la señora Sary Montero Cabezas, Encargada de la Unidad de Género, los señores Rodrigo Fallas Vargas, Oficial Mayor del Departamento Civil, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Jefe de la Sección de Inscripciones y Olivier López Jiménez, Jefe de la Sección de Cédulas y Jefe a.i. de la Sección de Análisis y Control, a quienes este Tribunal agradece la depuración de la propuesta. Para la reproducción de los ejemplares aludida, pase a la Dirección Ejecutiva. Colóquese en el apartado “Nuestros Servicios” de la web institucional. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.