ACTA Nº 94-2010

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Nombramientos interinos en la Oficina de Seguridad Integral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2172-2010 del 13 de octubre del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Con el propósito de ocupar las plazas de oficial de seguridad de servicios especiales que se incorporaron en el presupuesto institucional del presente año, me permito remitir a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número SI-418-2010 de ayer que suscribe el Lic. Richard Poveda Solórzano, Jefe de Seguridad Integral, mediante el cual solicita el nombramiento interino de las siguientes personas:

Todos los candidatos cumplen los requisitos que se exigen para esas plazas vacantes de oficial de seguridad, forman parte del registro de elegibles para tales efectos y cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos. En caso de que el Superior no tenga objeciones, serían nombrados en los puestos antes citados de servicios especiales en la Oficina de Seguridad Integral, lo que bien puede hacerse con base en el artículo 22 del Reglamento a nuestra Ley de Salarios. En cuanto al rige de tales nombramientos, sería a partir del próximo martes 19 de octubre y por el resto del año 2010, pues dichas plazas tienen una vigencia presupuestaria que finaliza el 31 de diciembre entrante.
 Puede apreciarse que la presente gestión cuenta con la anuencia de la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos.”.
Se dispone: Aprobar los nombramientos interinos de los señores Manuel Cerdas Villalobos, William Castro Badilla, Jorge Enrique Jara Solano y José Mauricio Granados Badilla, según se proponen. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS RELATIVOS A CONTROL INTERNO.
A) Propuesta de mejora del sistema de control interno de la Contraloría Electoral. Del señor Javier I. Vega Garrido, Contralor Electoral, se conoce oficio n.° CE-338-2010 del 11 de octubre del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal el mismo día, mediante el cual remite propuesta de mejora del Sistema de Control Interno, relativa al “Protocolo de Seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones, para la custodia y manejo de los insumos utilizados en la producción de las cédulas de identidad”. De conformidad con la normativa que cita el señor Vega Garrido, recomienda al Tribunal lo que se transcribe de seguido:
“(…) 1. Que se autorice la inclusión de la administración y controles de los insumos para expedir la TIM al ámbito del apuntado “protocolo” de seguridad.
2. Que un equipo de trabajo integrado por los usuarios principales de los documentos identidad (sic), sea: Oficial Mayor Civil (sic), quien lo coordinaría, Jefe de la Sección Coordinación de Servicios Regionales -en cuanto tal-, (sic) Jefe a.i. de la Sección de Cédulas y el suscrito, proponga la actualización de ese protocolo.
3. En virtud de la existencia de un espacio institucional y de procedimientos sobre la clasificación y eliminación de documentos, que la Comisión de Selección y Eliminación -por el conocimiento que se entendería tiene del acervo documental- establezca si las certificaciones no retiradas por los interesados que expiden los Departamento (sic) Civil y Electoral, así como los formularios para registrar hechos civiles, constituyen documentos con valor científico y cultural, son formularios de seguridad como las cartas de naturalización, o simplemente carecen de esos atributos y compete a cada oficina generadora de ellos su custodia y eliminación.
4. Lo anterior es fundamental para clarificar si tales formularios se insertan en el ámbito de fiscalización de esta Contraloría dispuesto en el predicho artículo 19 de la Ley Orgánica, cuyo párrafo segundo dice: “De toda incineración de fórmulas o destrucción de instrumentos de seguridad, se levantará acta”. El subrayado es propio.
En esa tesitura, sólo los formularios, documentación electoral e instrumentos de seguridad – desde luego incluidos los insumos para producir documentos de identidad- serán objeto de custodia y control por parte de la Contraloría Electoral.
El resguardo de otros formularios y documentos sin aquel valor tiende a aumentar los costos de gestión de la Contraloría y debilita el Sistema de Control Interno (SCI) según lo define (sic) los artículos 7 y 8 de la LGCI, en términos de racionalidad, razonabilidad y legalidad.
Podría corresponder a la Auditoría Interna, con arreglo a los artículos 21 y 22 inciso b) de la LGCI, verificar el cumplimiento de esta propuesta de mejora del SCI.
Finalmente, este planteamiento es congsruente con la política institucional: “…Robustecer la gestión institucional, la cultura de planificación y la rendición de cuentas”, cuyo lineamiento 4.1.1 declara: “…Promover la mejora continua en los procesos de planeamiento, dirección, coordinación y ejecución de las actividades administrativas de la Institución…”.”.
Se dispone: En cuanto a las recomendaciones 1 y 2 se acogen en virtud de que este Tribunal estima pertinente la actualización del “Protocolo de seguridad del Tribunal Supremo de Elecciones para el manejo y custodia de los insumos utilizados en la producción de la cédula de identidad” aprobado en sesión n.° 90-2003 del 4 de setiembre del 2003. Una vez elaborada la propuesta de actualización, el equipo de trabajo a que se refiere la recomendación n.° 2 deberá trasladarla al Director Ejecutivo y a la Directora General del Registro Civil a fin de que -conjuntamente- hagan la valoración del caso y recomienden lo pertinente a este Tribunal. En lo relativo a las recomendaciones 3 y 4, pase a la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos para su estudio y recomendación a este organismo electoral. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Resolución de la Sala Constitucional sobre acceso a expedientes civiles. Del señor Ricardo Chavarría Barquero, Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, se conoce oficio n.º OYN-1129-2010 del 06 de octubre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para los efectos correspondientes, de la manera más respetuosa le envío copia de la resolución de la Sala Constitucional No. 2010015400 de las once horas y veintisiete minutos del diecisiete de setiembre del año dos mil diez.".
Se dispone: Tomar nota. Remítase copia de la resolución adjunta a la Dirección General del Registro Civil y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.
A) Solicitud de la UNEC para la asignación de área para archivar documentos. De las señoras Ilenia Ortiz Ceciliano y Ana Lucilla Quirós Matarrita, Secretaria General y Secretaria Suplente, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-91-2010 del 13 de octubre del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Los documentos que a través del tiempo se han producido en esta organización, son guardados en una pequeña bodega compartida con la Oficina de pensionados, lo que ha provocado que la misma en estos momentos haya cumplido con su vida útil para este propósito y ante la necesidad de aprovechar el poco espacio con el que cuenta la oficina de esta organización, es necesario que constantemente debamos trasladar los documentos de los archivos activos a los pasivos.
Por lo anterior, solicitamos se nos asigne un área con la seguridad adecuada para continuar almacenando los documentos que produzcamos.”.
Se dispone: Para su debida atención, pase este asunto a la Dirección Ejecutiva.
A las doce horas terminó la sesión.