ACTA Nº 113-2010

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Justificación de ausencias a causa de la tormenta Tomás. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2622-2010 del 26 de noviembre de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 29 de noviembre de 2010 en el que literalmente manifiesta:
“Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones y como complemento a nuestro oficio número RH-2359-2010 del pasado 9 de noviembre, remito a consideración nuevos oficios que han enviado a este despacho diversas jefaturas de la institución, a través de los cuales exponen la situación que se le presentó a varios de sus funcionarios con motivo de los problemas de comunicación terrestre que se dieron a inicios de este mes en diferentes partes del territorio nacional por las fuertes lluvias, lo cual les impidió presentarse a su trabajo según el siguiente detalle:

En virtud de lo expuesto, salvo superior criterio el suscrito se sirve recomendar la concesión de licencia con goce de salario para todos los funcionarios anotados en el cuadro que antecede, dado que su ausencia al trabajo en los días señalados fue causada por motivos totalmente justificados y ajenos a su voluntad, como fueron los daños ocasionados en las carreteras nacionales por las fuertes lluvias. En caso afirmativo, bien podría el Tribunal proceder en ese sentido con fundamento en lo que señala el artículo 31 de nuestro Reglamento Autónomo de Servicios.”.
Se dispone: Dados los especiales y extraordinarios acontecimientos que causaron la ausencia a su trabajo de los funcionarios que indica el señor Carías Mora, y de conformidad con su recomendación, se les concede licencia con goce de salario para los días señalados. En lo sucesivo, ante situaciones similares y de conformidad con lo dispuesto por el artículo 31 del Reglamento Autónomo de Servicios, en los casos de ausencia por un día o menos, las justificaciones las concederá -dentro del plazo establecido- la jefatura inmediata, en orden a que el Departamento de Recursos Humanos remita a conocimiento y resolución de este Tribunal únicamente los casos que vayan más allá de un día. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe de participación en reunión “Sistemas de Información Electoral con Perspectiva de Género”. Del señor Juan Eladio Ramírez Campos, Estadístico de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1644-2010 del 29 de noviembre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, al cual adjunta informe sobre su participación en el encuentro denominado "Sistemas de Información Electoral con Perspectiva de Género", celebrado en República Dominicana los días 28 y 29 de octubre de 2010, en la cual participó en representación de este Tribunal. En dicho informe, el señor Ramírez Campos literalmente recomienda:

"(…) VIII. RECOMENDACIONES

• Modificar el acceso a las estadísticas electorales, creando en la página principal de la Web, un titulo (sic) o icono para obtener en forma rápida a la información (sic).
• Debido a que la captura información (sic) sobre la participación de los ciudadanos (obtenida de los padrones registro) se retrasa más de un año es importante que en próximas elecciones este proceso este (sic) a cargo de Unidad de Estadística por ser la encargada de realizar publicación de Estadísticas del Sufragio.
• Analizar en conjunto con el DTIC y la Dirección de Registro Electoral (sic) la posibilidad de sistematizar la información a fin de construir  indicadores de participación de las mujeres en:
• Estructuras partidarias por puesto
• Candidatas a puestos del directorio de cada partido político
• Asambleas de partidos políticos
• Juntas receptoras de votos
• Juntas cantonales
• Auxiliares Electorales".

Se dispone: Tener por rendido el informe. En relación con la primera recomendación, una vez finalizado el proceso electoral que actualmente ocupa a estos organismos electorales, la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva y el administrador del sitio Web procederán con lo que a cada uno corresponda, a fin de incluir un acceso consolidado a "Estadísticas electorales" en el módulo de "INFORMACIÓN ELECTORAL". Sobre las restantes consideraciones, rindan criterio los señores Directores Ejecutivo y General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.
B) Convenio de préstamo de funcionario con la Procuraduría General de la República. De la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.º DL-780-2010 del 30 de noviembre de 2010, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En atención al oficio STSE-3719-2010, de 25 de noviembre de 2010, en que se ordena al Departamento Legal redactar el Convenio de Cooperación interinstitucional con la Procuraduría General de la República, para el préstamo de un funcionario del Tribunal a dicha entidad, procedo a informar lo siguiente:
Mediante acuerdo adoptado por el Tribunal en Sesión Ordinaria n.º 110-2010, el Tribunal acogió la solicitud de la señora Procuradora General de la República, a fin de que se autorice al funcionario Maurilio Mora Sequeira, electricista del Tribunal, para que realice diversas labores en las instalaciones de la Procuraduría, durante el mes de enero de 2011.
La suscrita conversó con la Asesora Legal de la Procuraduría, Licenciada  Yansi Arias Valverde, sobre la información necesaria a fin de elaborar el Convenio.  Como respuesta,  remitió el oficio ASL-043-2010, de fecha 29 de noviembre, en el que se indica lo que de seguido se transcribe:
“La Procuraduría General requiere que el Tribunal Supremo de Elecciones nos facilite los servicios del funcionario Maurilio Mora Sequeira, -vía préstamo interinstitucional- por un período de un año, prorrogable por un año más, previo acuerdo entre partes, con el propósito de que se traslade a nuestras instalaciones, ubicadas en San José, Avenida 2 y 6, calle 13, diagonal a los Doctores Echandi, una vez por semana, si a bien lo tiene ese Tribunal, en una jornada ordinaria de 8 horas, para que proceda con la revisión de la instalación eléctrica de nuestros edificios y de las líneas telefónicas -tablero eléctrico que contiene todas las conexiones telefónicas y de electricidad- así como de cualquier avería que se presente en el campo de su competencia.
No omito manifestar que, los servicios que preste el señor Mora Sequeira, durante la jornada ordinaria indicada, serán cancelados en su totalidad por el Tribunal Supremo de Elecciones. Asimismo, se aclara que esta Procuraduría no requería que dicho funcionario laboré (sic) tiempo extraordinario”.
En vista de que los términos en que se plantea la gestión son diferentes a los aprobados en el acuerdo dicho, de previo a elaborar el Convenio respectivo, se requiere que el Tribunal se pronuncie sobre los aspectos del oficio ASL-043-2010.".
Se dispone: Aprobar la elaboración de la respectiva convención, en los términos que ahora plantea la Licda. Arias Valverde, a excepción del plazo, el cual será de seis meses, prorrogables por un único tanto igual y previo acuerdo de las partes. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de prórroga para informar sobre estudio en la Sección de Opciones y Naturalizaciones. De los señores Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Ricardo Chavarría Barquero, Jefe de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, se conoce oficio n.º DE-1609-2010 del 29 de noviembre de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:
"En atención al oficio n.° STSE-1590-2009 del 19 de mayo de 2009, en que se dispuso que esta Dirección y la Sección de Opciones y Naturalizaciones rindieran informe conjunto de la ejecución de las medidas aprobadas respecto del estudio administrativo de dicha Sección; de la manera más respetuosa se solicita al Superior, si así lo tiene a bien, conceder una prórroga para rendir este informe durante el próximo mes de febrero de 2011.".
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS RELATIVOS A LA AUDITORIA INTERNA.
A) Observaciones al informe de autoevaluación del sistema de control interno 2010. Del señor Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-264-2010 del 26 de noviembre del 2010, recibido en la Secretaría del Tribunal ese mismo día, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Esta Auditoría se refiere al acuerdo adoptado por ese estimable Órgano Colegiado  en Sesión Ordinaria No. 100-2010, celebrada el 2 de los corrientes, con el cual se aprobaron las recomendaciones presentadas por la Dirección Ejecutiva en oficio No. DE-1300-2010 del 29 de octubre de 2010, en relación con el informe de Autoevaluación del Sistema de Control Interno del 2010.
Sobre el particular y respecto de las recomendaciones que fueran  comunicadas con la Circular STSE-0062-2010, concretamente en cuanto a la recomendación No. 1, se procede a indicar lo siguiente:

• La referida recomendación No. 1 señala:

 “…Que la Auditoría Interna, según sus competencias……verifique (sic) el cumplimiento, la validez y la suficiencia del grado de madurez que reportan las unidades administrativas sobre el sistema de control interno.” (El destacado es nuestro).

• De conformidad con la herramienta denominada “Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno Institucional”, en la cual se fundamentó la guía de autoevaluación aplicada por el Tribunal, y que fuera aprobada en Sesión Ordinaria No. 75-2010 (que con ligeras variantes se ajusta al modelo emitido por el Órgano Contralor), se señala en cuanto a su naturaleza, en el apartado “MARCO DE APLICACIÓN”, lo siguiente:

“…El modelo de madurez del sistema de control interno es una herramienta de diagnóstico que permitirá a la administración activa conocer el estado de su sistema de control interno, por lo que se constituye en un insumo importante para la autoevaluación del sistema de control interno que debe realizar anualmente, según lo establecido en el inciso b) del artículo 17 de la Ley General de Control Interno. Es una herramienta que se propone como una mejor práctica para las instituciones y que se integre como parte de los demás instrumentos que poseen para el seguimiento del sistema de control interno”.  (El destacado es nuestro).
Se desprende de lo indicado, que el Modelo de Madurez fue concebido como una herramienta para autoevaluar el grado de madurez del sistema de control interno, y que a partir de los resultados obtenidos, la Administración Activa deberá disponer las acciones necesarias, tendientes a fortalecer dicho sistema mediante planes de acción, todo lo cual es congruente con lo que señala el artículo No.10 de la citada Ley General de Control Interno, que a la letra señala:
“Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo cumplimiento. (El destacado es nuestro).

• El artículo 17 de la Ley General de Control Interno, No. 8292, en relación con el “seguimiento del sistema de control interno”, establece:

“Entiéndase por seguimiento del sistema de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos…”  (El destacado es nuestro).

1. Adicionalmente, procede señalar que el ámbito funcional de las auditorías internas consiste en la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección, mediante una verificación posterior y selectiva.

Por consiguiente, esa orientación podría rozar con lo dispuesto en la recomendación de cita, lo cual encuentra sustento en el contexto del análisis que realiza la Procuraduría General de la República, sobre el ámbito del concepto funcional de las auditorías internas:
“…El control interno es parte de la Administración activa. Si la Administración activa no solo tiene que implantar sistemas de controles sino que es órgano de control, se plantea la necesidad de deslindar su control de la función del auditor interno…”.
“…A través de la evaluación, de la asesoría, de las recomendaciones, la Auditoría interna participa en el control interno. Y lo hace por medio de la evaluación de la efectividad de otros controles. La auditoría representa una verificación posterior y selectiva de un ámbito de la actividad de la organización. Esa verificación y evaluación no es continua o concomitante con las acciones administrativas u otras acciones de control. Es periódica…” (El destacado no es del original).

1. Por otro lado, al analizar el ámbito de las competencias de las auditorías internas, a la luz de lo dispuesto por el artículo 22 de la ley de repetida cita, la Procuraduría señaló en el dictamen antes referido, lo siguiente:

“…La Ley regula la frecuencia con que ciertas labores deben ser realizadas. Ello se debe a que la auditoría ejerce control sobre los controles normales, permanentes, de la Administración: evalúa el funcionamiento de los mecanismos de control que ejercen otros órganos en forma permanente. Es función de la auditoría verificar que se cumpla y que sea adecuado el sistema de control interno. Por lo que se ejerce una verificación posterior y selectiva, que permitirá en su momento fortalecer los controles internos existentes, sugerir nuevos controles o promover la eficiencia de los existentes. Para ello, una de las tareas del auditor es verificar que el control sea ejercido por los funcionarios administrativos, como parte del ejercicio de su competencia…”. (El destacado es nuestro).

1. Por último, la Procuraduría General de la República ha manifestado:

“La realización de labores de administración activa, repetimos, colocaría al auditor interno en un conflicto de intereses lesivo de la independencia con que debe ejercer la auditoría interna…”.
Con fundamento en lo expuesto en el presente oficio, esta Auditoría Interna se permite solicitar respetuosamente a ese estimable Órgano Colegiado, se aclare el alcance de la recomendación No. 1 del informe de la autoevaluación del sistema de control interno 2010, emitido por la Dirección Ejecutiva, en el sentido que este Órgano de Control realizará la evaluación del sistema de control interno institucional conforme al marco normativo que regula su actuación, esto es, a través de una verificación posterior y selectiva del ámbito de la actividad de la organización, y no como se propone en el mencionado informe, para que se realice la evaluación verificando lo reportado por todas y cada una de las diferentes dependencias institucionales, al confeccionar el Modelo de Madurez suministrado por la Unidad de Control Interno Institucional.
Lo anterior con el propósito de garantizar nuestra independencia funcional, ya que la actuación encargada, según lo comentado, favorecería el ejercicio de funciones administrativas y de control propias de la Administración Activa.”.
Se dispone: Tomar nota de lo manifestado por el señor Auditor. Con el fin de garantizar la independencia funcional de la Auditoría Interna y a fin de que no asuma labores que corresponden a la Administración activa, proceda la Dirección Ejecutiva con lo de su cargo -según sus competencias- en relación con la verificación señalada en la recomendación 1 supra transcrita. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Información sobre el sistema electoral brasileño. Del señor Tadeu Valadares, Embajador de la República Federal de Brasil en Costa Rica, se conoce oficio n.º 24 del 26 de noviembre de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 29 de noviembre de 2010, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Con referencia a su carta nº 3531, de fecha del 8 de noviembre en curso, tengo el honor de comunicarle que, consultado sobre el interés manifestado por Vuestra Excelencia en iniciar un proceso de cooperación con la Justicia Electoral brasileña, el Ministro Ricardo Lewandowisk, Presidente del Tribunal Superior Electoral (teléfonos […]) informó su disponibilidad en recibir visita de Vuestra Excelencia, el año venidero, en fecha a ser acordada conforme lo permita su agenda y la del Presidente del Tribunal Superior Electoral de Brasil.
2. (sic) Con miras a la futura visita de Vuestra Excelencia a Brasilia, y a solicitud del Ministro Lewandowisk, tengo el agrado de enviarle, en anexo, artículos referentes al sistema electoral brasileño, de eventual interés del Tribunal Supremo de Elecciones.
Aprovecho la ocasión para reiterar a Vuestra Excelencia las muestras de estima y consideración. ".
Se dispone: Agradecer al señor Embajador Valadares y al Tribunal Superior Electoral de la República Federal de Brasil la atención dispensada a este Tribunal y aceptar con beneplácito el cordial ofrecimiento planteado. Oportunamente se coordinarán y comunicarán las fechas en las que se realizará la respectiva visita. La Oficina de Proyectos Tecnológicos propondrá a este Tribunal -en su oportunidad- las recomendaciones que resulten procedentes, a fin de obtener el mayor provecho de dicha visita. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES 2010.
A) Traslado de centro de votación en el cantón de Abangares, Guanacaste. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DGRE-835-2010 del 1º de diciembre de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La señora Francina Flores Jiménez, Encargada del Programa de Asesores Electorales, mediante oficio PAE-613-2010 de fecha de 29 de noviembre del corriente, nos informa de la situación que acontece en el cantón de Abangares, donde la Escuela de Pozo Azul, que inicialmente se iba a utilizar como centro votación, esta (sic) siendo remodelada, de suerte tal que esos arreglos al citado inmueble, imposibilitan que se utilice como centro de votación.
En virtud de lo anterior, esta Dirección encuentra conveniente trasladar el centro de votación que inicialmente se iba a ubicar en la Escuela de Pozo Azul al Salón Comunal de Pozo Azul del cantón de Abangares, en virtud de lo cual le solicito interponer sus buenos oficios y elevar dicha gestión a las señoras y señores Magistrados, habida cuenta de que se trata de locales privados y de conformidad con el artículo 34 del Código Electoral se requiere para ello la autorización del TSE.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el traslado referido conforme se propone. ACUERDO FIRME.
B) Traslado de centro de votación en el cantón de Nicoya, Guanacaste. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DGRE-848-2010 del 25 de noviembre de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 02 de diciembre de 2010, mediante el cual literalmente manifiesta:
"La señora Francina Flores Jiménez, Encargada del Programa de Asesores Electorales, mediante oficio PAE-623-2010 de fecha de 2 de diciembre del corriente, nos informa de la situación que acontece en el distrito de Nicoya, donde la Escuela San Fernando no se podrá utilizar como centro de votación del día 5 de los corrientes, debido a que la única vía de ingreso a ese centro está inhabilitada debido a que el puente se derrumbo.
En virtud de lo anterior, esta Dirección encuentra conveniente trasladar el centro de votación anteriormente citado al Salón Comunal de Buena Vista ,en (sic) virtud de lo cual le solicito interponer sus buenos oficios y elevar dicha gestión a las señoras y señores Magistrados habida cuenta de que se trata de locales privados y de conformidad con el artículo 34 del Código Electoral se requiere para ello la autorización del TSE.".
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el traslado referido conforme se propone. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.
A) Aprobación del contrato de compra de servidores de cómputo. Del señor Elard Gonzalo Ortega Pérez y la señora María Calderón Ferrey, por su orden Gerente Asociado y Fiscalizadora de la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República, se conoce oficio n.º 11676 (DCA-0705) del 29 de noviembre de 2010, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 02 de diciembre de 2010, mediante el cual comunica la aprobación del contrato de compra de servidores de cómputo suscrito entre este Tribunal  la empresa Componentes el Orbe S.A.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer al señor Ortega Pérez y a la señora Calderón Ferrey la atención dispensada a este Tribunal. Conforme a sus competencias, procedan con lo de sus respectivos cargos la Dirección Ejecutiva, la Contaduría, la Proveeduría, el Departamento Legal y el órgano fiscalizador de dicha contratación. Hágase del conocimiento de la contratista. La Dirección Ejecutiva verificará el cumplimiento de las condiciones indicadas por el órgano contralor. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.