ACTA Nº 18-2007

Sesión extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del dieciséis de febrero del dos mil siete, con asistencia de los señores Magistrados Oscar Fonseca Montoya, quien preside, Luis Antonio Sobrado González y la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría. 

ARTÍCULO PRIMERO.- El señor Magistrado Presidente Oscar Fonseca Montoya informa haber recibido llamada telefónica del señor Luis Fishman Zonzinski, Presidente del Partido Unidad Social Cristiana, solicitando se le conceda audiencia tanto a él como a los demás Presidentes de los Partidos Acción Ciudadana, Liberación Nacional y Movimiento Libertario, para tratar asuntos varios.

Se dispone: Conceder la audiencia para el próximo jueves 22 de febrero, a las 11:00 horas. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Del señor Fernando Víquez Jiménez, Director Ejecutivo, se conoce:

1) Oficio Nº DE-123-2007 del 16 de febrero del 2007, al que adjunta el oficio Nº A.I. 40-2007 del 15 de este mes, suscrito por el señor Víctor Manuel Vargas Meneses, Auditor Interno, en el que expresa que con el fin de no interferir en las deliberaciones, personal de esa oficina no participará en el análisis FODA programado para el 23 de los corrientes, relativo a la forma en que se relacionan la parte contralora y la administración activa de la Institución, agregando el señor Vargas en su nota, entre otras cosas, que la mayor relación de ese despacho, en términos de comunicación, se ha dado directamente con el Tribunal por lo que manifiesta que sería deseable que “…ese Órgano Colegiado participe de la actividad o al menos dicte los lineamientos que estime oportunos, con fundamento en los antecedentes que motivaron la solicitud de llevar a cabo el FODA”. Menciona a su vez que deben definirse con claridad los objetivos, fines y descripción de la utilidad institucional derivada de esta actividad y que es preciso que se defina el periodo funcional del estudio. Asimismo, el señor Víquez Jiménez con fundamento en las razones que expone considera que tanto el ente contralor como la misma Auditoría Interna partieron de la participación de ambas partes en la actividad, a la vez que resulta claro, según se lee en el oficio de la misma Contraloría, cuáles son los objetivos del FODA y su propósito o utilidad.

Se dispone: El señor Auditor Interno consultó a la Contraloría General de la República, mediante oficio n.º 193-A-I 2005 de 1º de junio de ese año, sobre la viabilidad jurídica de un análisis FODA “sobre el modo en que se relacionan la parte activa y la parte contralora” del Tribunal, con la participación de las jefaturas de este órgano electoral.

Posición de la Contraloría General de la República:

La Contraloría dio respuesta a tal gestión mediante oficio Nº 08652, correspondiente al informe DI-CR-390, de 21 de julio del 2005, indicando, en lo que aquí interesa, que:

“…resulta de singular importancia destacar la disposición mostrada por la administración del TSE a efectos de restablecer “una relación más armoniosa” con la Auditoría Interna de ese Órgano Electoral en aras de mitigar el “clima de hostilidad“ imperante entre ambas partes, la “anuencia a colaborar” manifestada por esa Auditoria (sic), así como el interés de ese Tribunal por “divulgar y reflexionar” sobre la normativa que en materia de auditoría interna y control en la gestión pública ha sido promulgada en períodos recientes por esta Contraloría General. En este contexto, se estima que toda actividad que, bien orientada, facilite un adecuado acercamiento entre las partes, vendría a representar oportunidades que deben ser aprovechadas por la Administración Activa y la Auditoría Interna para que, entre otros asuntos, se propicie, fortalezca y consolide el entendimiento del trabajo que compete a éstas; competencias que si bien son diferentes, son necesarias y complementarias para una debida gestión de la institución, todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico vigente”.

Más adelante, en el mismo informe, la Contraloría le señala al señor Auditor lo siguiente:

“En punto a lo solicitado por la Auditoría en su consulta, se sugiere a la Auditoría Interna que escuche atentamente, con total apertura y sin perjuicio (sic) alguno, las inquietudes de la administración, en razón de que a partir de estas tendría elementos de juicio para encaminar el desarrollo de su participación en la actividad de manera ordenada y metódica. En este sentido, son un insumo para apreciar si se refieren a cuestiones de forma o de fondo del trabajo de la Auditoría …Así las cosas, la participación de esa unidad en tal actividad debe caracterizarse por tener en cuenta el ordenamiento jurídico y técnico vigente en materia de auditoria (sic) interna y de control interno, particularmente en resguardo de la independencia funcional y de criterio de ese órgano auditor respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa, pero con plena conciencia de que las mejores relaciones, comunicaciones, adecuados tonos y entendimiento son necesarios para que se complemente la labor de la Auditoría con el de la Administración, en pro del objetivo común para ambas partes, que consiste en garantizar la legalidad y la eficiencia en los sistemas de control interno y el manejo de los fondos públicos correspondientes; observando para ello lo expuesto en el presente documento”.

Resulta evidente que la Contraloría no solo califica como jurídicamente viable la realización del análisis FODA y la participación de la Auditoría en la actividad a realizarse, sino que la considera provechosa tanto para ese despacho como para la Institución.

Sobre la necesaria participación de la Auditoría en la actividad programada:

La realización de esta actividad -analizar mediante la utilización del instrumento “FODA” la forma de relacionarse los sectores activo y contralor de la organización- reviste el mayor interés institucional. La misma Auditoría Interna lo acepta y así lo plasma en el oficio n.º 08-A.I.-2007 de 9 de enero del año en curso, en el que indica:

“No obstante que la propuesta para realizar el referido análisis data del año 2005 (Circular Nº 0369-TSE SUSTITUIR del 28 de enero del 2005), debido a la importancia que reviste la evaluación para el accionar de la Auditoría Interna y dado el interés que sobre este tema ha manifestado el Lic. Víctor Manuel Vargas Meneses, Auditor Interno, me permito solicitar respetuosamente que el citado análisis se efectúe una vez que el Lic. Vargas Meneses se reincorpore a sus funciones normales”.

En atención a tal solicitud proveniente de la propia Auditoría, esta actividad, programada originalmente para celebrarse en el mes de enero, se reprogramó fijándose como fecha de celebración el próximo 23 febrero, según informa el señor Director Ejecutivo.

En punto a regulaciones administrativas aplicables al auditor y subauditor internos, la Ley General de Control Interno establece en el artículo 24, denominado “Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables” lo siguiente:

“El auditor y el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. / … /Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente” (la negrita no es del original).

En este caso ya existe dictamen de la Contraloría que avala la celebración de la actividad, así como la asistencia del Auditor y de los funcionarios subordinados que interese, por lo que su negativa carece de justificación y, en consecuencia, se le ordena participar en los términos ya señalados por el ente contralor.

En cuanto a los demás extremos del oficio de la Auditoría, este Tribunal dispuso que la organización del evento corresponde a la Dirección Ejecutiva, por lo que es el titular de ésta al que corresponde resolver lo que estime pertinente. ACUERDO FIRME.

2) Memorando Nº DE-108-2007 del 16 del mes en curso, mediante el cual recomienda la aprobación de las solicitudes de pedido que adjunta, correspondientes a los números 4010720054, 4010720055, 4010720056, 4010720057, 4010720058, 4010720059, 4010720061 y 4010720062, por montos totales de: ¢70.254.000, ¢26.825.400, ¢16.896.000, ¢21.546.000, ¢10.432.800, ¢27.102.600, ¢16.569.000 y ¢12.852.000, respectivamente, y cuyos objetos se permite detallar en cada formulario.

Se dispone: Aprobar. Para efectos de ejecución de los respectivos contratos, se designan como órganos fiscalizadores: en la Nº 4010720054 a las jefaturas de Archivo – Microfilm, Servicios Generales y de Proveeduría; en la Nº. 4010720055 al Coordinador de Servicios Regionales y a la jefatura de la Oficina Regional de Buenos Aires; en la Nº. 4010720056 a las jefaturas de las Oficinas Regionales de Cañas, Cartago, Coto Brus y Golfito; en la Nº 4010720057 al Coordinador de Servicios Regionales y a las jefaturas de las Oficinas Regionales de Guatuso y Liberia; en la Nº 4010720058 al Coordinador de Servicios Regionales y a las jefaturas de las Oficinas Regionales de Limón y Nicoya; en la Nº 4010720059 a las jefaturas de las Oficinas Regionales de Osa, Pérez Zeledón, Puriscal y San Carlos; en la Nº 4010720061 a las jefaturas de las Oficinas Regionales de San Ramón, Santa Cruz, Sarapiquí y Siquirres; y en la Nº 4010720062 a las jefaturas de las Oficinas Regionales de Salamanca, Tarrazú, Turrialba y Upala, respectivamente. ACUERDO FIRME.

Sale del Salón de Sesiones la Magistrada Zamora Chavarría.

ARTÍCULO TERCERO.- De la señora Jeannette Carrillo Madrigal, Presidenta Ejecutiva del Instituto Nacional de las Mujeres (INAMU), se conoce fax correspondiente al oficio Nº. PE-0155-2007 del 12 del mes en curso, mediante el cual cursa cordial invitación a la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría a participar de la sesión inaugural de la “Jornada Nacional para el Diálogo”, que se llevará a cabo el 21 de febrero a las 8:30 de la mañana, todo dentro del proyecto “Fortalecimiento de la Gobernabilidad, Género y Participación Política de las Mujeres en el Ámbito Local”. Indica la señora Carrillo Madrigal que dicha jornada tiene los objetivos que detalla, señalando que jornadas similares se están realizando en Centroamérica y la Región Andina y transcribe la dirección de la página web del proyecto. 

Se dispone: Designar a la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría para que participe, en representación de este Tribunal, en la “Jornada Nacional de Diálogo” programada. ACUERDO FIRME.

A las once horas terminó la sesión.