TSE, Acta 12-2005

ACTA Nº 12-2005

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del tres de febrero del dos mil cinco, con asistencia de los señores Magistrados Fonseca Montoya, quien preside, Sobrado González y la señora Magistrada Fallas Madrigal.

ARTÍCULO PRIMERO.- Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Se conocen los siguientes asuntos:

a) Se dispone: Asignar una cuota mensual de 400 litros de gasolina, para los vehículos que utilizarán los licenciados Juan Antonio Casafont Odor y Ovelio Rodríguez Chaverri, quienes se integrarán como Magistrados de este Tribunal a partir del 5 de febrero del año en curso. La Oficina de Comunicación y Protocolo diligenciará lo necesario para proporcionarles el pin que identifica a los Magistrado Propietarios del Tribunal Supremo de Elecciones. ACUERDO FIRME.

b) Del señor Javier Vega Garrido, Proveedor, se conoce oficio Nº 090-05 del 1º de febrero del 2005, mediante el cual dice lo que a continuación se transcribe literalmente:

“La administración suscribió el contrato: “Arrendamiento del Servicio Internet Comercial Conmutado” con la empresa Radiográfica Costarricense, S.A. (RACSA), producto del cual se le asignó a esta Proveeduría, como usuaria, la cuenta N°2287006, al paso que se creó la dirección electrónica provtse@sol.racsa.co.cr; esto con el fin de suplir la ausencia de cableado estructural que a su vez impedía asignar un correo institucional a sus funcionarios. Ahora bien, una vez subsanada la indicada limitación técnica y consolidadas las cuentas de correo institucional de nuestros colaboradores, en términos del conocimiento que de ellas tienen los usuarios externos, así como superada la contingencia implícita en aquella dirección de correo electrónico ante eventuales fallas en el servidor central, se estima que la supracitada cuenta ha perdido valor, de ahí que en aras de contribuir a generar una modesta economía, solicito en mi rol de Órgano Fiscalizador, realizar el trámite respectivo a fin de rescindir totalmente dicho contrato y si el Tribunal lo tiene a bien, que el señor Secretario del Tribunal comunique a la contratista la voluntad de la administración de prescindir del apuntado servicio, para lo cual, de ser necesario, el DTIC dada su especialidad podría brindar el soporte que la gestión requiera.”

Se dispone: Procédase conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

c) Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce:

1) Oficio Nº 119-2005-DRH del 2 de febrero del 2005, al que adjunta solicitud de la señora Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor del Departamento Electoral, para que durante los diez días de vacaciones que disfrutará el señor Oscar Mena Carvajal, Jefe de la Sección de Análisis, sus funciones se encarguen en el señor Gerardo Arroyo Muñoz, Jefe de la Sección de Solicitudes Cedulares. Agrega el señor Carías Mora, que lo que procede es un recargo, en virtud del período de que se trata.

Se dispone: Aprobar como recargo de funciones. Se reitera que este tipo de gestiones deben efectuarse con suficiente antelación para su trámite oportuno. ACUERDO FIRME.

2) Oficio Nº 120-2005-DRH del 2 de febrero del 2005, mediante el cual somete a consideración el plan de vacaciones del personal de la Oficina de Seguridad y Vigilancia, así como la prórroga del nombramiento interino de los servidores Rafael Valles Obregón, William Villalobos Elizondo y Manuel de Jesús Cerdas Villalobos, este último en sustitución de Rodrigo Artavia Granados, quien recientemente fue nombrado en otro puesto.

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Se reitera que este tipo de gestiones deben efectuarse con suficiente antelación para su trámite oportuno. ACUERDO FIRME.

d) Del señor Gerardo Hernández Granda, Jefe a.i. del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, se conoce oficio Nº 153 DTIC del 1º de febrero del 2005, mediante el cual rinde el informe solicitado según acuerdo tomado en sesión Nº 07-2005, sobre el análisis efectuado a la propuesta de la empresa Unisys de Centro América S.A., planteada por oficio Nº SP-2004-2005 (sic), adjuntando un detalle del análisis técnico respectivo para cada punto señalado, así como las correspondientes recomendaciones.

Se dispone: Agregar a sus antecedentes para su oportuna consideración. ACUERDO FIRME.

e) Del señor José Adrián Vargas Barrantes, Tesorero Nacional del Ministerio de Hacienda, se conoce fax correspondiente a oficio Nº TN-281-2005 del 24 de enero del 2005, recibido el pasado 2 de febrero, mediante el cual se refiere al oficio Nº 5374-2004 de este Tribunal y otros remitidos por el señor Gilberto Gómez Guillén, Contador institucional, relacionados con las propuestas de pago preparadas al finalizar el período presupuestario 2004, por pagos para ser acreditados al Fondo General de Elecciones, así como a la “Cuenta de Importaciones”. Asimismo, solicita se realicen los ajustes pertinentes en lo correspondiente a la constitución de cartas de crédito, conforme al procedimiento establecido al efecto.

Se dispone: Para su estudio e informe, pase al señor Contador Institucional. ACUERDO FIRME.

f) De los señores Marco Alvarado Quesada y Cristian Campos Monge, Gerente Asociado y Fiscalizador, respectivamente, de la División de Asesoría y Gestión Jurídica de la Contraloría General de la República, se conoce oficio Nº 00889 del 25 de enero del 2005, recibido el pasado 2 de febrero, mediante el cual, en atención a la solicitud planteada por este Tribunal, conceden la prórroga por un mes calendario adicional a la autorización otorgada por oficio Nº 11189 (DAGJ-2369-2004) del 17 de setiembre pasado, relacionada con la contratación del licenciamiento corporativo denominado “Enterprise Agreements”, advirtiendo que se prorroga por segunda y última ocasión.

Se dispone: Acusar recibo y dar las gracias por la atención dispensada. Póngase en conocimiento de las partes involucradas para los efectos consiguientes. ACUERDO FIRME.

g) De los señores Arturo Acosta Mora y Alfonso Aguilar Quesada, Presidente y Tesorero, respectivamente, del partido Unión Nacional, se conoce oficio Nº CE-003-11 del 2 del mes en curso, mediante el cual informan que esa agrupación política, estará realizando asambleas distritales en la provincia de San José, cantón Central, distritos Hospital, San Francisco, Hatillo y San Sebastián; cantón Montes de Oca, distritos San Rafael y San Pedro; en la provincia de Limón, cantón Siquirres, distrito Siquirres, según detalle adjunto.

Se dispone: Se aprueba la supervisión correspondiente. Póngase en conocimiento de la Coordinación de Programas Electorales, para lo de su cargo. Respecto a la jornada extraordinaria que se genere, pase a la Dirección Ejecutiva para los efectos pertinentes. ACUERDO FIRME.

h) Del señor Ottón Solís Fallas, Presidente del partido Acción Ciudadana se conoce fax correspondiente al oficio Nº PAC-050-2004 (sic) del 1 del mes en curso, mediante el cual comunica el cambio de la asamblea cantonal de Talamanca, provincia de Limón, ya programada en el oficio Nº PAC-048-2005, en el lugar, fecha y hora según detalle.

Se dispone: Póngase en conocimiento de la Coordinación de Programas Electorales. ACUERDO FIRME.

i) De la señora Marianela Aguilar, Secretaria General a.i. del partido Acción Ciudadana, se conoce:

1) Oficio Nº PAC-043-2005 del 2 de febrero del 2005, al que adjunta copia del acta de la Asamblea Nacional de esa agrupación política, celebrada el pasado 21 de noviembre del 2004, lo mismo que el Estatuto con las reformas aprobadas en dicha asamblea. Asimismo, informa el nuevo número de fax de dicha Partido para futuras notificaciones.

Se dispone: Pase a la Dirección General del Registro Civil para lo de su cargo. Tome nota la Secretaría del despacho del nuevo número de fax que se indica. ACUERDO FIRME.

2) Oficio PAC-052-2005 del 1º de febrero del año en curso, mediante el cual comunica los datos de las personas que integran los respectivos comités ejecutivos provinciales y los delegados a la Asamblea Nacional de las provincias de San José, Guanacaste, Puntarenas, y Limón.

Se dispone: Póngase en conocimiento de la Dirección General del Registro Civil y de la Coordinación de Programas Electorales para lo de sus cargos. ACUERDO FIRME.

j) De la señora Ethel Abarca Amador, Secretaria General del partido Patria Primero, se conoce oficio Nº PPP-004-2005, en el que se refiere al acuerdo tomado por este Tribunal y comunicado con el oficio Nº 0436-TSE-2005 de la Secretaría del despacho, relacionado con las asambleas distritales programadas en Heredia Centro y Potrero Grande en Puntarenas, informa que serán canceladas. En cuanto a la distrital de San Juan de San Ramón de Puntarenas (sic), fue cambiada de lugar según detalle.

Se dispone: Se aprueba la supervisión, correspondiente de las asambleas a celebrarse en San Rafael Arriba, Desamparados, San José, y San Juan, San Ramón, Alajuela. En cuanto a las demás, se omite la designación de delegados en virtud de no cumplirse apropiadamente con la prevención hecha por este Tribunal. Póngase en conocimiento de la Coordinación de Programas Electorales, para lo de su cargo. Respecto a la jornada extraordinaria que se genere, pase a la Dirección Ejecutiva para los efectos pertinentes. ACUERDO FIRME.

k) Del señor José Ángel Jara Chavarría, Presidente del partido Guanacaste Independiente, se conoce nota del 31 de enero de 2005, mediante la cual comunica que esa agrupación política estará celebrando Asamblea General en Limonal de Abangares, en la fecha, hora y lugar según detalle. Además indica la agenda que se conocerá en esa asamblea.

Se dispone: Se aprueba la fiscalización correspondiente en la medida de lo posible. Póngase en conocimiento de la Coordinación de Programas Electorales, para lo de su cargo. Respecto a la jornada extraordinaria que se genere, pase a la Dirección Ejecutiva para los efectos pertinentes. ACUERDO FIRME.

l) De la señora Rocío Álvarez Olaso, Subsecretaria del Comité Ejecutivo Provisional del partido Unión para el Cambio, se conoce oficio UPC-014-05 del 1 del mes en curso, mediante el cual informa acerca de las asambleas distritales que esa agrupación política llevará a cabo, según detalle. Además adjunta agenda que se conocerá en las mismas asambleas.

Se dispone: De previo, en el plazo de 24 horas, precísense las direcciones en que se realizarán las respectivas asambleas (agregar número de casa, o sus características como color, de una o dos plantas, etc.), excepto la de Santa Rosa que si la tiene. ACUERDO FIRME.

m) Del señor José Manuel Villalobos Umaña, Presidente del Comité Ejecutivo del partido Alianza Democrática Nacionalista, se conoce oficio ADN-Electorales 0012-05 del 1 del mes en curso, mediante el cual en relación con el acuerdo de este Tribunal, comunicado en el oficio Nº 0425-TSE-2005, en el cual se le previno informar la agenda a conocer en las asambleas distritales programadas por dicha agrupación política, detalla la misma.

Se dispone: Se aprueba la supervisión correspondiente, excepto la de Potrero Grande por no indicarse la dirección conforme se previno. Póngase en conocimiento de la Coordinación de Programas Electorales, para lo de su cargo. Respecto a la jornada extraordinaria que se genere, pase a la Dirección Ejecutiva para los efectos pertinentes. ACUERDO FIRME.

n) Del señor Pablo Álvarez Granados, Secretario del partido Unión Patriótica, se conoce oficio UP-CE-D-21-05, del 2 del mes en curso, mediante el cual comunica que esa agrupación política estará celebrando asambleas distritales en la provincia de San José, cantón Central, distritos Mata Redonda y Carmen; cantón Dota, distrito Santa María; cantón Puriscal, distrito Desamparaditos; cantón Goicoechea, distritos San Francisco y Purral; provincia Guanacaste, cantón Nandayure, distritos Porvenir y San Pablo, cantón La Cruz, distrito La Cruz; provincia Heredia, cantón San Pablo, distrito San Pablo; cantón San Rafael, distrito San Josecito; provincia Alajuela, cantón Orotina, distrito Orotina; cantón Central, distrito Guácima, en los lugares, fecha y horas según detalle. Además indica la agenda que se conocerá en esas asambleas.

ARTICULO TERCERO.- De la señora Magistrada Olga Nidia Fallas Madrigal se conoce moción del 1º de febrero del 2005, para que se solicite al señor José Enrique Zamora Picado, Jefe de la Sección de Capacitación, un informe sobre los cursos, costos y el personal del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, que ha recibido instrucción en el campo de la informática.

Se dispone: Aprobar.

ARTICULO CUARTO.- Del señor Fernando Víquez Jiménez, Director Ejecutivo, se conoce oficio Nº 10-2005 C. de C. del 1º de febrero del 2005, al que adjunta copia del acta de la reunión Nº 543-05, celebrada el 31 de enero pasado, por la Comisión de Construcciones.

Se dispone: Tomar nota.

ARTICULO QUINTO.- Del señor Fernando Víquez Jiménez, Coordinador del Comité Gerencial de Informática, se conoce oficio Nº 569-2005 C.G.I. del 2 de febrero del 2005, que dice lo que a continuación se transcribe literalmente:

“Para los fines consiguientes me permito adjuntar copia del acta de la reunión ordinaria N. 04-2005 CGI, celebrada hoy por este Comité.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo segundo, inciso a), y a lo dispuesto por el Superior en sesión N. 4-2005 del 13 de enero del presente año (Oficio N. 0134-TSE-2005), se comunica que luego de la presentación realizada por los representantes de Microsoft y escuchado el parecer del Jefe del Departamento TIC, como Secretaría Técnica de este Comité, se recomienda autorizar la realización del estudio que se propone por ser de interés institucional, considerando a su vez que esto no genera compromiso alguno entre las partes y así es aceptado por los representantes de dicha empresa.

En relación con el artículo segundo, inciso d), y a lo dispuesto por el Tribunal en sesión N. 9-2005 del 27 de enero del presente año (Oficio N. 0371-TSE-2005), se informa que el mantenimiento, por parte de Unisys al arreglo de discos, está considerado en el contrato, el cual el DTIC estima necesario, por lo que se recomienda que dicho Departamento y la Asesoría Jurídica verifiquen la fecha de finalización de la garantía conforme a los antecedentes de este asunto para comprobar y gestionar el inicio del mantenimiento mencionado.”

Se dispone: Tomar nota. Se concede la autorización que se solicita en el inciso a) del artículo segundo. Se aprueba la recomendación que se hace en el inciso d) de ese mismo artículo.

La señora Magistrada Fallas Madrigal consigna la siguiente nota separada:

“La Magistrada Fallas Madrigal, por la importancia que reviste para la toma de una decisión final, considera urgente que a la mayor brevedad posible se valore y analice la propuesta de la Corporación G.B.M., a que se refiere al artículo cuarto de esta acta.”

ARTICULO SEXTO.- Del señor José Gilberto Alvarado Villalobos, Subdirector Ejecutivo, se conoce oficio Nº 568-2005 C.G.I. del 31 de enero del 2005, al que adjunta copia del acta de la reunión ordinaria Nº 03-2005 CGI, celebrada por el Comité Gerencial de Informática el 26 de enero pasado. De conformidad con lo dispuesto en el artículo quinto, inciso d), remite la respectiva documentación para los efectos del seguimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República, relativas al avance de las recomendaciones relacionadas con el “Padrón Registro con Fotografía” (Oficio Nº DFOE-GU-19/2004).

Se dispone: Tomar nota. Para los efectos que se indican en el inciso d) del artículo quinto, remítanse los documentos a la Auditoría Interna institucional.

ARTICULO SETIMO.- Del señor Víctor Manuel Vargas Meneses, Auditor Interno, se conoce oficio Nº 38-A.I.-2005 del 2 de febrero del 2005, en el que manifiesta lo que a continuación se transcribe literalmente:

“En virtud del oficio No. 0378-TSE-2005 del 31 de enero del año en curso, mediante el cual comunican la emisión del Reglamento de la Oficina de Coordinación de Programas Electorales, nos permitimos, muy respetuosamente, advertir a la Señora y Señores Magistrados que esta Auditoría Interna expuso al Superior en el informe No. 112-A.I.-2004 del 21 de mayo del 2004, el riesgo Institucional que se corre en mantener una estructura en donde no son claras las relaciones jerárquicas entre los puestos, los canales de comunicación, la coordinación e información formal, la delegación de autoridad y las responsabilidades que se deriven de la jerarquía, lo que eventualmente podría provocar una doble estructura orgánica, que ocasionaría que funcionarios deban rendir cuentas o seguir instrucciones, a dos autoridades diferentes, lo que podría significar el debilitamiento del Sistema de Control Interno Institucional.

Tal como lo indicamos en el informe de Auditoría No. 112-A.I.-2004, antes citado, la mayoría de las funciones electorales están asignadas en el Código Electoral y la Ley Orgánica del TSE, a dependencias definidas en la estructura orgánica del TSE, por lo que no deben ser objeto de tratamiento como un Programa específico.

En este informe recomendamos al Tribunal Supremo de Elecciones ordenar a la Dirección Ejecutiva la realización de un estudio técnico, por medio de especialistas en métodos, organización y asuntos legales relacionados con la materia electoral, tales como Ingenieros Industriales, Administradores, Abogados, entre otros, ya sea por contratación externa o interna, con el fin de establecer en forma apropiada una estructura organizativa que responda en forma eficiente, eficaz y económica a la razón de ser de la Institución, y que no permita el fenómeno de la dualidad de mando. Estructura que debe incorporar la actividad electoral como parte de las actividades normales de la Institución con base en la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y el Código Electoral.

Esta estructura apoyaría efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, y por ende, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes, lo cual implica definir las actividades, procesos o transacciones, especificar las labores que deben contemplarse en la organización, distribuidas entre los diferentes puestos, y asignarles a estos últimos no sólo la responsabilidad por su cumplimiento, sino también la autoridad necesaria para ejecutarlas a cabalidad, todo lo anterior debidamente descrito en Manuales Institucionales.

La mencionada concordancia jurídica, debe ser extensiva a la elaboración de los Manuales de Procedimientos que se ha iniciado con la colaboración de FUNDATEC.

Por lo anteriormente expuesto, esta Auditoría estima conveniente que, de previo a su publicación se revise el Reglamento de la Oficina de Coordinación de Programas Electorales, en relación con las recomendaciones de la Auditoría en su informe No.112-A.I.-2004.”

Se dispone por mayoría: El Tribunal ya se pronunció sobre el informe que cita el señor Auditor Interno en sesión Nº 83-2004, artículo segundo, y como recordará éste los argumentos que ahora retoma fueron rechazados por el Tribunal, por no compartirlos; razón suficiente para desechar la recomendación que ahora se hace.

La señora Magistrada Fallas Madrigal, respetuosamente se aparta del criterio de mayoría y emite su voto en los siguientes términos:

“Vista las manifestaciones que hace el señor Auditor Interno en el oficio que se conoce, Nº 38-A.I.-2005, y dado que la suscrita no consideró al momento de emitirse el “Reglamento de la Oficina de Coordinación de Programas Electorales” el voto salvado contenido en el artículo segundo de la sesión Nº 115-2003 del 11 de noviembre del 2003, comunicado mediante oficio Nº 3479-2003, y considerando que aún mantengo la misma posición de aquél entonces, resulta necesario salvar mi voto y en consecuencia acoger la recomendación por el Lic. Vargas Meneses, para que de previo a la publicación del referido reglamento sea revisado en los términos que propone.”

ARTICULO OCTAVO.- Del señor Gilberto Gómez Guillén, Contador, se conoce:

a) Oficio Nº 058-2005 del 31 de enero del 2005, mediante el cual, en atención a lo dispuesto en la sesión Nº 04-2005, manifiesta que no procede el pago de la factura por el curso “2277 Implementing, Managing and Maintaining a Microsoft Windows Server 2003 Network Infraestructure: Network Services”, por las razones expuestas.

Asimismo, se conoce oficio Nº 156 DTIC del 1º de febrero del 2005, suscrito por el señor Gerardo Hernández Granda, Jefe a.i. del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, mediante el cual rinde el informe que también le fue solicitado sobre el particular.

Se dispone: Dentro del plazo de quince días, la Asesoría Jurídica rendirá el informe pendiente sobre esta materia, y en el momento que se reciba se conocerá conjuntamente con los oficios citados.

b) Oficio Nº 060-2005 del 1º de febrero del 2005, mediante el cual remite el informe sobre la solicitud de reajuste de precio planteada por la empresa Multinegocios Internacionales América S.A., con respecto al “Contrato de servicios de aseo y limpieza en la Torre Principal y en la Plaza de la Libertad Electoral y de jardinería en las áreas verdes externas del nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones”, detallando los cálculos respectivos, así como anotando las correspondientes observaciones.